4. Выполнить команду Фильтр, Применить фильтр (или
использовать пиктограмму
) на панели инструментов. Просмотреть
появившиеся на экране записи и убедиться,
что в списке присутствуют все студенты
группы ГИГ-2.
5. Чтобы убрать фильтр, воспользоваться
командой Записи, Удалить фильтр (или
пиктограммой
).
6. Закрыть таблицу «Студенты».
Задание 3. Произвести отбор данных в таблице «Студенты» базы данных
«Деканат», используя расширенный фильтр.
Вывести на экран список студентов группы
«ГИГ-2», код которых превосходит
1500. Для этого:
1. Открыть таблицу «Студенты», установить
курсор в поле «Группа», содержащее значение
«ГИГ-2».
2. Выполнить команду Записи, Фильтр, Расширенный
фильтр. Вместо
таблицы появится окно для ввода условий
отбора.
3. В строке Условие отбора под полем
«Номер» ввести «>1500», как того требует
условие.
Рис.24. Создание расширенного
фильтра
4. Для просмотра данных выбрать пункт
меню Фильтр, Применить фильтр (или
нажать на кнопку Применить фильтр на панели
инструментов). Проанализировать отобранные
данные.
5. Если бы нужного нам поля не оказалось
в списке полей по умолчанию (там находились
бы лишь поля «Номер» и «Группа»), мы могли бы выбрать
их из списка, щелкнув в свободной ячейке
справа от поля «Группа».
6. Чтобы убрать фильтр, воспользоваться
командой Записи, Удалить фильтр (или
пиктограммой
).
7. Закрыть таблицу «Студенты».
4.1 Создание отчета в режиме
мастера
Задание. Создать отчет на основе таблицы «Студенты», выбрав из нее
4 поля: «Номер», «Фамилия», «Имя», «Дата рождения». Данные
в отчете должны быть отсортированы по
полю «Фамилия», вид отчета – Табличный, стиль отчета
– Строгий.
1. Запустить ACCESS и открыть базу данных
«Деканат».
2. В окне «База данных» активизировать вкладку Отчеты и щелкнуть кнопку Создать. В появившемся
окне «Новый отчет» выбрать в
качестве источника данных таблицу «Студенты» и выбрать пункт Мастер отчетов и нажать
кнопку ОК для его запуска.
Рис.25. Создание отчета с помощью
Мастера
3. В появившемся диалоговом окне выбрать нужные
поля, используя кнопку
, после чего нажать на кнопку Далее.
Рис. 26. Выбор полей для отчета
4. Пропустить пункт «Уровни группировки»,
нажав еще раз на кнопку Далее.
5. В диалоговом окне задать сортировку
по полю «Фамилия» по возрастанию,
выбрав поле из списка полей. Второй уровень
группировки задавать не нужно. Нажать
на кнопку Далее.
6. Выбрать вид (макет) отчета – Табличный, ориентация
– Книжная. Нажать на кнопкуДалее.
7. В следующем окне задать стиль отчета
– Строгий. Нажать на кнопку Далее.
8. Дать отчету имя «Студенты», выбрать пункт
«Просмотреть отчет» и
нажать на кнопкуГотово.
9. Просмотрите готовый отчет.
10. Закройте отчет и выйдите в окно База данных.
4.3. Создание формы в режиме
мастера
Форма предназначена для удобного представления
и ввода информации на экране. Форма похожа
на обычный бланк с полями, который необходимо
заполнить. ACCESS связывает форму с таблицей
и хранит в таблице введенную в форму информацию.
Данные в таблицу БД удобнее вводить, если
воспользоваться экраном в виде формы.
Такой способ позволяет видеть на экране
все данные одной записи.
Задание. Создать однотабличную пользовательскую
форму для ввода и редактирования данных
в ранее созданную таблицу «Студенты» базы данных
«Деканат», содержащую
все поля этой таблицы. Внешний вид формы
выбрать – В один столбец, стиль – Официальный.
1. Запустить ACCESS и открыть базу данных
«Деканат».
2. В окне «База данных» активизировать
вкладку Формы и щелкнуть кнопку Создать. В появившемся
окне «Новая форма» выбрать в
качестве источника данных таблицу «Студенты» и выбрать пункт Мастер форм и нажать кнопку ОК для его запуска.
Рис.31. Создание формы в режиме
Мастера
3. В появившемся окне выбрать поля для
создаваемой формы: из списка «Доступные поля» перенести
в список «Выбранные поля» при помощи
кнопки
, кнопка
, переносит сразу все поля. В нашем случае,
форма должна содержать все поля таблицы
и мы можем воспользоваться этой кнопкой.
Рис.32.Выбор полей формы
4. Щелкнуть по кнопке Далее, выбрать внешний
вид формы В один столбец, щелкнуть
по кнопке Далее.
5. Выбрать стиль формы Официальная, щелкнуть
по кнопке Далее.
6. Указать название формы «Студенты», указать в качестве
дальнейших действий Открыть форму для просмотра
и ввода данных и нажать кнопку Готово.
7. Добавить в таблицу 5 записей в режиме
формы.
8. Познакомиться с возможностями перемещения
в таблице, представленной в виде формы
(переместиться на следующую запись и
обратно, к первой записи, к последней
записи, новая запись).
Рис.33. Просмотр данных в режиме
формы
9. Закрыть окно формы.
10. Открыть таблицу и просмотреть добавленные
записи в таблице.
11. Закрыть таблицу, выйти в окно «База данных».
5.1. Создание простого запроса
Запросы представляют собой средства для извлечения
информации из базы данных, отвечающей
некоторым критериям. В результатах запроса
приводятся не все записи из таблицы, а
только те, которые удовлетворяют запросу.
С помощью запроса можно определить условие,
описывающее искомое подмножество записей;
при выполнении запроса Access отображает (в режиме
таблицы) только записи, удовлетворяющие
этому условию.
Запросы могут быть простыми: например,
можно вывести все записи, в которых цена
книги превышает $100 - или сложными, в которых
производится ряд последовательных сравнений
содержимого полей и учитываются альтернативные
условия. Так, в результате запроса могут
быть найдены записи о книгах в мягкой
обложке, купленных за последние 2 года,
и книгах в жесткой обложке, купленных
за последние 5 лет.
В основе любого запроса лежит бланк
запроса, в строках и столбцах которого
вводятся соответственно просматриваемые
поля и условия. Результаты запроса всегда
отображаются в режиме таблицы. В этом
режиме можно переставлять столбцы, сортировать
записи и вносить другие изменения.
Задание. Создать простой запрос на выборку из
таблицы «Студенты» базы данных
«Деканат», содержащую
сведения о студентах, чей год рождения
раньше 1981 года.
1. Запустить ACCESS и открыть базу данных
«Деканат».
2. В окне «База данных» активизировать
вкладку Запросы и нажать кнопку Создать.
3. Выбрать режим Простой запрос и подтвердить
выбор, нажав на кнопку ОК.
Рис.34. Создание простого запроса
4. В появившемся окне «Создание простых запросов» выделить имя таблицы,
из которой будет производиться запрос
– таблицы «Студенты». Список полей
таблицы «Студенты» должен появиться
в окне «Доступные поля».
Рис.35. Выбор полей для запроса
5. Выбрать поля, которые будут составлять
запрос, и переместить их с помощью кнопки
в окно «Выбранные поля». Так как
условие отбора в нашем запросе накладывается
на дату рождения, то в число этих полей
обязательно должна входить дата рождения.
Итак, выберем для создания запроса следующие
поля: «Номер», «Фамилия», «Имя», «Дата рождения». Нажать
на кнопку Далее.
6. В открывшемся окне ввести имя запроса
«Возраст» и выбрать пункт
«Изменить макет запроса». Нажать
кнопку Готово.
Рис.36. Изменение макета запроса
7. В открывшемся окне «Запрос на выборку» в строке Условия отбора внести в
поле «Дата рождения» критерий отбора:
«<01.01.82». В строке Вывод на экран значок
«галочка» означает, что в результате
выполнения запроса данное поле будет
выводиться на экран.
Рис.37. Задание условия отбора
8. Для просмотра отобранных данных, выполнить
команду Запрос\Запуск (или
использовать пиктограмму
).
9. Для сохранения запроса нажать на кнопку
и выбрать Сохранение изменения макета.
5.2. Создание запроса в режиме
конструктора
Задание. Создать запрос – выборку из таблицы
«Студенты» базы данных
«Деканат», содержащую
сведения о студентах, чьи номера не превышают
1599.
1. Открыть базу данных «Деканат».
2. В окне «База_данных» активизировать
вкладку Запрос и нажать кнопку Создать.
3. Выбрать режим Конструктор и
подтвердить выбор.
Рис.38. Создание запроса в
режиме Конструктора
4. В появившемся окне «Добавление таблицы» выделить
имя таблицы, из которой будет производиться
запрос(сейчас это таблица «Студенты»), и нажать кнопку Добавить.
Рис.39. Добавление таблицы
Список полей этой таблицы должен появиться
в окне «Запрос на выборку».
5. Закрыть окно «Добавление таблицы».
6. В окне «Запрос на выборку» щелкнуть
верхнюю левую ячейку, относящуюся к заголовку
«Поле».
7. В ячейке должен появиться значок всплывающего
меню, щелкнув по которому мышью, мы увидим
список всех доступных для запроса полей.
Выберем в списке имя первого поля запроса
– «Номер».
Рис.40. Выбор полей запроса
8. Аналогично заполнить другие ячейки
первой строки, выбрав следующие поля:
«Фамилия», «Имя», «Дата рождения».
Установить сортировку по полю «Фамилия».
9. В строке Условия отбора внести
в нужное поле критерий отбора:
в поле «Номер» ввести «<1599».
10. В строке Вывод на экран значок «галочка»
означает, что в результате выполнения
запроса данное поле будет выводиться
на экран.
Рис.41. Ввод условия отбора
11. Для просмотра отобранных данных, выполнить
команду Запрос\Запуск (или
использовать пиктограмму
).
12. Для сохранения запроса нажать на кнопку
и выбрать сохранение изменения макета.
Сохранить запрос под именем «Номера».
5.3. Формирование условий для
отбора
Задание. Сформировать условия отбора студентов
и создать запросы к таблице «Студенты» базы данных
«Деканат». Отобрать следующих
студентов: 1) с отчествами, начинающимися
на букву «И»; 2) родившихся в мае;
3) с именами «Алексей» и «Александр».
1. Для задания условий отбора, используются
логические операции OR, AND, NOT и различные операторы
задания шаблонов. Приведем несколько
примеров.