Задание. Создать новую базу данных «Деканат», в которой будут
храниться сведения о студентах вашего
потока.
1. Запустить ACCESS. (Пуск, Программы, MS Access)
2. При запуске появится с правой стороны
диалоговое окно, в котором надо выбрать
строкуНовая база данных.
3. В окне Файл новой базы указать
имя новой БД («Деканат») в поле ввода Имя файла и выбрать нужную
папку. Нажать кнопку Создать.
Рис.12. Создание файла новой
базы данных
4. В появившемся окне База данных активизировать
вкладку Таблицы и щелкнуть по кнопкеСоздать.
5. Создать таблицу, воспользовавшись Конструктором. В окне Новая таблица выбрать
пунктКонструктор и подтвердить
выбор.
Рис.13. Создание таблицы в
режиме Конструктора
6. Определить поля таблицы. Поля таблицы
определяются пользователем исходя из
того, какую информацию он собирается
хранить в своей базе данных. Мы будем
хранить информацию о студентах вашего
потока, а именно, их фамилии, имена, отчества,
номера студенческих билетов, даты рождения
и т.д.
В окне, появившемся после запуска Конструктора, создать
поля БД, согласно таблице.
Поле
Тип поля
Размер
Номер
Числовое
Целое
Фамилия
Текстовое
15
Имя
Текстовое
10
Отчество
Текстовое
15
Дата рождения
Дата
Краткий формат
Группа
Текстовое
5
Дом адрес
Текстовое
20
Типы полей снова определяем по той информации,
какую мы будем в них хранить. Например,
тип поля «Фамилия» текстовый, так как в этом
поле мы будем хранить текст, а именно
фамилию студента. Размер поля – 15, так
как мы предполагаем, что более длинные
фамилии нам не встретятся.
Для ввода типа поля использовать значок
всплывающего меню, который появляется
при установке курсора в столбец Тип данных.
Рис.14. Создание полей таблицы
базы данных
7. Определить первичный ключ для таблицы. Первичный ключ – это поле
базы данных с уникальным значением для
каждой записи таблицы. Ключ или ключевое
поле позволяет отличать записи в таблице
одну от другой. В данной таблице ключевым
является поле «Номер», так как каждый
студент имеет индивидуальный номер студенческого
билета, и нет двух студентов с одинаковым
номером билета.
8. Сделать поле «Номер» ключевым. Для этого
нужно выделить его и выбрать меню Правка/Ключевое_поле или
нажать кнопку Ключевое_поле на панели
инструментов. При этом слева от имени
ключевого поля таблицы появится изображение
ключа.
Рис.15. Создание ключевого
поля
9. Закрыть заполненную таблицу и сохранить
ее под именем «Студенты».
10. В результате мы получили пустую таблицу
базы данных с заданными полями.
2.1. Ввод данных
в таблицу
Рекомендуется выполнять сразу после
заданий темы 2.
Задание. Ввести сведения о студентах потока в
таблицу «Студенты» базы данных
«Деканат».
1. Запустить ACCESS. (Пуск, Программы, MS Access)
2. Справа найти в списке имя своей базы
данных – «Деканат» - и щелкнуть
по ней правой клавишей мыши. Если окна
справа нет, то дать команду Файл, Открыть и в открывшемся
диалоговом окне выбрать папку, где сохранена
база данных «Деканат», и нажать кнопкуОткрыть. В окне папки выбрать
файл базы данных и щелкнуть по кнопке Открыть.
3. В окне «Деканат: база данных» найти
имя вашей сохраненной таблицы «Студенты». Для того чтобы
вводить данные, надо открыть ее в режиме
таблицы. Щелкнуть мышью по кнопкеОткрыть.
4. Откроется таблица, в которую можно вводить
данные. Занести в таблицу 10 записей, используя Приложение.
Рис.19. Таблица, открытая для
ввода данных
Рис.20. Заполненная данными
таблица
5. Добавить в таблицу еще две произвольных
записи.
6. Закрыть заполненную таблицу, нажав
на значок
Приложение.
Номер
Фамилия
Имя
Отчество
Дата рождения
Группа
Дом. адрес
1111
Сидоров
Алексей
Петрович
15.02.81
ГЛГ-1
Малкова,1-11
1125
Сергеева
Мария
Васильевна
14.12.80
ГИГ-2
Ленина, 12-25
1245
Васильева
Анна
Ивановна
26.01.82
ГЛГ-2
Вавилова, 4-85
1489
Петров
Евгений
Петрович
12.07.79
ГИГ-3
Букирева, 1-37
1392
Попов
Александр
Сергеевич
03.05.82
ГЛГ-1
Юрша, 7-33
2468
Ромашина
Татьяна
Николаевна
27.08.81
ГИГ-2
Ленина, 69-47
1497
Горшков
Валерий
Викторович
08.11.80
ГЛГ-1
Сибирская, 7-5
5269
Сметанина
Лариса
Петровна
21.07.81
ГИГ-1
Леонова, 25-64
2871
Гладких
Алексей
Иванович
30.01.82
ГЛГ-3
Лодыгина, 1-3
1693
Семенова
Надежда
Валерьевна
16.01.80
ГЛГ-1
Ленина, 2-17
2358
Иванов
Сергей
Николаевич
29.10.81
ГЛГ-2
Леонова, 12 -9
3546
Пирогов
Алексей
Викторович
18.02.81
ГИГ-1
Мира, 88-23
1461
Симонова
Марина
Игоревна
31.12.80
ГЛГ-3
Вавилова, 5-23
2297
Волегов
Александр
Иванович
28.06.81
ГИГ-2
Гагарина, 10-2
1364
Папанова
Ольга
Сергеевна
19.04.80
ГЛГ-1
Малкова, 6-59
3.2. Редактирование и сортировка данных
Рекомендуется выполнять сразу после
заданий темы 2.
Задание 1. Отредактировать сведения о студентах
потока в таблице «Студенты» базы данных
«Деканат».
1. Запустить ACCESS. (Пуск, Программы, MS Access)
2. Справа найти в списке имя своей базы
данных – «Деканат» - и щелкнуть
по ней правой клавишей мыши. Если окна
справа нет, то дать команду Файл, Открыть и в открывшемся
диалоговом окне выбрать папку, где сохранена
база данных «Деканат», и нажать кнопкуОткрыть. В окне папки выбрать
файл базы данных и щелкнуть по кнопке Открыть.
3. В окне «Деканат: база данных» найти имя вашей сохраненной
таблицы «Студенты». Для того чтобы
вводить данные, надо открыть ее в режиме
таблицы. Щелкнуть мышью по кнопкеОткрыть. Откроется
таблица, в которой можно редактировать
данные.
Рис.21. Открытие таблицы
4. Отредактировать введенные записи:
заменить во второй записи одно из полей.
Для этого установить курсор в одно из
полей во второй строке и удалить находящуюся
там информацию, используя клавиши Backspace или Delete. Ввести новую информацию
в это поле.
5. Удалить последнюю запись в таблице.
Для этого нужно выделить ее, установить
курсор мыши к левой границе таблицы до
изменения его в виде стрелки, направить
вправо, щелкнуть мышью и нажать клавишу Delete.
Рис.22. Удаление записи в таблице
6. Замените имя у студента в третьей записи,
фамилию – у студента в шестой записи
и дату рождения – у студента в девятой
записи.
7. Проведите сортировку записей
в таблице по возрастанию (в алфавитном
порядке) по полю «Фамилия». Для этого установите
курсор в любой записи в поле «Фамилия» и нажмите на
кнопку
или выберите команду Записи, Сортировка, Сортировка
по возрастанию. Обратите внимание
на изменение порядка записей в таблице.
8. Проведите сортировку записей по полю
«Имя» в порядке убывания.
Для этого установите курсор в любой записи
в поле «Имя» и нажмите на кнопку
или выберите команду Записи, Сортировка, Сортировка
по убыванию. Обратите внимание на
изменение порядка записей в таблице.
9. Закройте таблицу «Студенты» – изменения
сохранятся автоматически.
3.3. Применение простого и расширенного
фильтров
Применение простого фильтра,
фильтра по выделенному и расширенного
фильтра
· Если удается легко найти и выделить
значение, которое должны содержать отбираемые
записи, следует использовать фильтр по выделенному.
· Фильтр по форме (простой фильтр) используется для выбора
искомых значений из списка без просмотра
всех записей или при указании нескольких
условий отбора одновременно.
Для создания сложных фильтров следует
использовать окно расширенного фильтра.
Расширенный фильтр применяется, если
производится:
· поиск записей, удовлетворяющих хотя
бы одному из условий.
· ввод выражений в качестве условий.
Задание 1. Произвести отбор данных в таблице «Студенты» базы данных
«Деканат», используя фильтр
по выделенному. Вывести на экран
студентов с именем «Александр». Для этого:
1. Открыть таблицу «Студенты».
2. Установить курсор в поле «Имя» со значением «Александр».
3. Выполнить команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному (или
использовать пиктограмму Фильтр по выделенному
).
4. Просмотреть полученные результаты.
5. Чтобы убрать фильтр, воспользоваться
командой Записи, Удалить фильтр (или
пиктограммой
).
6. Закрыть таблицу «Студенты».
Задание 2. Произвести отбор данных в таблице «Студенты» базы данных
«Деканат», используя простой фильтр.
Вывести на экран студентов группы «ГИГ-2». Для этого:
1. Открыть таблицу «Студенты».
2. Выполнить команду Записи, Фильтр, Изменить фильтр (или
использовать пиктограммуИзменить фильтр
). Вместо таблицы появится строка
для выбора параметров фильтра.
3. Установить курсор в поле «Группа», нажать на значок всплывающего
меню и выбрать номер нужной группы.