Совершенствование информационного обеспечения управления фирмы

Использование локальной  сети позволяет обмениваться сообщениями  между сотрудниками организации  в виде электронной почты. Это  как раз примерно в два раза сокращает количество служебных  записок из года в год. Возрастает деловая активность организации, выручка  от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнее время потоки исходящих сообщений резко сокращаются  за счёт использование глобальной сети Интернет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ФИРМЫ

 

3.1. Пути совершенствования  информационного обеспечения управления  фирмы 

Количество информации, которую необходимо переработать для  выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно  давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным  крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало  создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

К организации информационного  обеспечения анализа предъявляется  ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др. [1, с. 104].

Смысл первого требования заключается в том, что вся  система экономической информации независимо от источников поступления  должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление  данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических  явлений и процессов, выявления  влияния основных факторов и определения  внутрихозяйственных резервов повышения  эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться.

Это очевидно в сегодняшней  практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там  постоянно пересматриваются формы  документов, их содержание, организация  документооборота, появляются принципиально  новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются  не только собственно требованиями учета  или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости  информационного обеспечения для  выработки управленческих решений.

Управленческая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам  анализа, не будут соответствовать  действительности, а разработанные  аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут  оказаться вредными [1, с. 284].

Следующее требование, предъявляемое  к организации информационного  потока, - это единство информации, поступающей  из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа  может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что  информация должна поступать к аналитику  как можно быстрее. В этом состоит  сущность еще одного требования к  информации — оперативность. Повышение  оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.

Одно из требований к  качеству информации - это обеспечение  ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии  исчисления показателей и ряду других признаков.

И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование  данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления  или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс  ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость  изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Таким образом, информационная система должна формироваться и  совершенствоваться с учетом перечисленных  выше требований, что является необходимым  условием повышения действенности  и эффективности управления.

Получение информации не является самой целью бизнеса. Целями, как  правило, можно назвать выживание  и получение прибыли. Информационная система управления является кровеносной  системой, обеспечивающей достижение целей компании путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной  информации.

Информация - важнейший  стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает  неопределенность. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведется, как говорится, из «общего котла», для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких случаях используются как любая другая офисная оргтехника наряду с ксероксом или печатной машинкой, да еще для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса неизбежно появляются новые проблемы.

Выясняется, что компьютерная бухгалтерская программа, успешно  выполняющая свою задачу, мало пригодна для оперативного анализа. Дело в  том, что сведение баланса и подведение итогов производится не так часто, как это требуется в повседневной деятельности. «Пользоваться данными обычной бухгалтерской системы в режиме, нужном менеджеру, невозможно».

Бизнес на определенном этапе развития становится недостаточно управляемым. При недостатке необходимой  информации в удобной форме вдруг  обнаруживается избыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных подсистем. Оказывается, что для  управления отдельными «бизнесами»  фирмы недостает механизма оперативной  оценки эффективности каждого из них. Кроме того, нередко отсутствует  стратегическое планирование с эффективным  контролем.

Иными словами, для успешного  развития нужна комплексная система  управления, объединяющая все аспекты  менеджмента, а не одну бухгалтерию. И это не только технологические  задачи. Это, во-первых, проблемы постановки регулярного менеджмента и, во-вторых, — проблемы выбора и порядка внедрения  информационной системы.

Существует три основных варианта решения проблемы внедрения  информационных систем.

Первый путь — разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень  часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный  пример - макросы для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.

Второй путь — приобретение универсальной системы или пакета прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина  заключается в том, что бухгалтерский  учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения  законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим  разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причем это бывает связано не только с  разными отраслями или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает индивидуальность мастера (исполнителя, игрока). Поэтому, универсальных пакетов для комплексной  автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как  и бухгалтерские программы, они  требуют настройки. Большая их часть  «выросла» из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение  о приобретении универсальной системы  позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные  с информационным обслуживанием  бизнеса

Третий путь заключается  в делегировании функций и  полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход пока редко применяется в российских условиях. При правильном выборе фирмы-исполнителя достигаются ощутимые преимущества:

- экономия средств за  счет применения решений, ядро  которых прошло успешное внедрение  в других фирмах. Цена таких  систем ниже, чем у систем, разрабатываемых  «с нуля»; 

- профессионализм исполнения;

- сервисная поддержка; 

- возможность развития  системы с усложнением бизнеса. 

Имеются и потенциальные  опасности:

- потеря возможности развития  системы; 

- опасность потери информации  из-за незнания внутренней структуры  данных;

- зависимость сопровождения  от благополучия фирмы-исполнителя. 

Вопрос о том, следует  ли идти по пути разработки информационной системы собственными силами, непростой. Он связан не только с возможностями  выделения для этого необходимых  средств. Мы считаем, что решение  применить покупную систему —  проявление высокого уровня зрелости организации. Это можно расценить  как проявление цивилизованного  разделения труда. «Не лечите зубы сами!» - призывают рекламные агентства. И с этим можно согласиться.

Профессионально сделанный  продукт, предназначенный для продажи, имеет одно важное качество, которое  отличает его от текущей версии программы, разрабатываемой внутри коллектива-пользователя. Это — функциональная работоспособность. Что-то может не устраивать, но то, что  в нем заложено и гарантировано  разработчиком - работает.

Если же система разрабатывается  своими программистами, возникает соблазн  перестройки системы на ходу, не разобравшись в глубинных причинах возникшей потребности. Конечно, при  наличии высокопрофессиональной группы программистов внутри фирмы и  при хорошо организованной постановке задач, принципиально возможно разрешить  проблему разделения ответственности  заказчика и исполнителя. И такие  примеры есть. Эта проблема, как  и многие другие, возникающие при  управлении информационными системами, связана с менеджментом, а не с  технологией.

Привлечение сторонней организации  для внедрения информационной системы  дает определенные удобства. Одно из них  заключается в необходимости  сформулировать бизнес - правила, без  которых невозможно заключить договор. В некоторых случаях, фирма, проводящая установку системы, предполагает, что  требования должны уже быть сформулированы. Существуют поставщики, предлагающие комплексное решение. Они либо проводят реорганизацию бизнес - процессов самостоятельно, либо — привлекают третью организацию, которая выступает в качестве консультанта или постановщика задачи. Стоит отметить, что самостоятельное решение задачи аппаратного обеспечения информационной системы тоже часто приводит к неприятностям, связанным с функционированием системы. Многих проблем можно избежать, заказывая систему у поставщика, работающего по принципу «все из одних рук».

Итак, допустим, руководитель осознал, что для внедрения информационной системы необходимо приобретение программного обеспечения. Какую программу выбрать? По каким критериям?

Рассмотрим рынок существующих программ с точки зрения удовлетворения ими потребностей клиентов, как мы его себе представляем. Система должна обладать следующими свойствами:

1. Сохранение инвестиций. Внедрение и эксплуатация системы  всегда предусматривает расходы,  выходящие за рамки стоимости  «коробки» и договора. Это, во-первых, средства, необходимые на адаптацию  системы в соответствии с изменяющимися  условиями бизнеса. Во-вторых, это  расходы, связанные с развитием  новых технологий, которые могут  возникать, например, в процессе  интеграции системы с новыми  программными продуктами и. т.д.  Мы считаем, что можно говорить  о возможности сохранения инвестиций  в связи с внедрением информационной  системы, если эти расходы будут  минимальными. На это влияет, во-первых, выбор системы управления базами  данных. Здесь речь идет не  только о технических аспектах. Необходимо учитывать позиции  разработчика на рынке, его  техническую политику в отношении  инноваций. Имеет значение и  стоимость самой базы данных. Второй аспект — техническая  реализация в разработке преимуществ,  предоставляемых системой управления  базами данных: объектно-ориентированный  подход, модульная структура и  т.д. 

2. Надежность - во-первых, гарантированная  сохранность и доступность данных  при любых технических неполадках, во-вторых, обеспечение эффективной  защиты данных от несанкционированного  доступа. 

3. Возможность роста - масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка модулей на заказ.

4. Степень автоматизации  различных видов деятельности - полнота  автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии. 

5. Интуитивность интерфейса - возможность пользователя разобраться  в интерфейсе без описания.

6. Возможности интеграции  с электронным документооборотом  - реализация функции документооборота  в системе или возможность  интеграции с внешней системой  документооборота 

7. Адаптированность к бизнесу клиента - степень согласования свойств системы с нуждами клиента при завершении расчетов с поставщиком.

8. Доступность по цене.

Ряд программ, предлагаемых на рынке, имеет свою специфику.

Большое распространение  получили программы фирмы 1С, поэтому  они заслуживают отдельного внимания. Они сочетают в себе доступную  цену и неплохие характеристики. Внедрение  программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки, которую весьма нелегко  выполнить собственными силами. Набор  начальных базовых процедур, как  правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для настройки  и сопровождения системы «1С: Торговля и склад» предполагается привлечение  региональных представителей разработчика. Внедрение «1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговля и склад» зачастую обходится заказчикам недешево, но иногда дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться в проблеме своими силами.