Совершенствование информационного обеспечения управления фирмы

1. Официальные документы,  которыми обязан пользоваться  субъект хозяйствования в своей  деятельности: законы государства,  указы президента, постановления  правительства и местных органов  власти, приказы вышестоящих органов  управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей  предприятия. 

 

2. Хозяйственно-правовые  документы: договора, соглашения, решения  арбитража и судебных органов,  рекламации.

3. Решения общих собраний  коллектива, совета трудового коллектива  предприятия в целом или отдельных  ее подотделов.

4. Материалы изучения  передового опыта, полученные  из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты  и т.д.).

5. Техническая и технологическая  документация.

6. Материалы специальных  обследований состояния производства  на отдельных рабочих местах (хронометраж,  фотография и т.п.).

7. Устная информация, которая  получена во время встреч с  членами своего коллектива или  представителями других предприятий. 

По отношению к объекту  исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и  т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных  изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы  и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области [14, с. 120].

По периодичности поступления  аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте. Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести  к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки  и преобразований (отчетность, конъюнктурные  обзоры и т.д.) [14, с. 125]..

Важную роль в использовании  информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное  хранение и выдача информации в требуемой  форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими  словами необходимо рассмотреть  технологию информационной деятельности.

1.2. Технология информационной  деятельности 

Информатизация менеджмента  в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:

- формирование соответствующей  технико-технологической базы (с  применением новейших информационных  технологий и современных электронно-вычислительных  и коммуникационных средств);

- организацию производства  и сферы распределения информационно-вычислительных  услуг; 

- отработку механизма  информационного обслуживания и  создание действенной системы  управления данными процессами;

- внедрение и эксплуатацию  прогрессивных форм, методов и  средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает  возможности более экономичной  и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и  динамичности, расширения диапазона  анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса  преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно  уровень управления [4, с. 27].

Эффективное применение ЭВМ  зависит от следующих условий:

- создания самих вычислительных  машин; 

- создания для них программного  обеспечения; 

- подготовленности среды  применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы: - повышает эффективность  проектно-конструкторских работ; - обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование; - заменяет секретарей-машинисток, делопроизводителей; - в бухгалтерском деле облегчает  составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения  расчетных задач. В современных  условиях ЭВМ стали все чаще применять  для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать  характеру задач, решаемых с помощью  компьютера.

Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным  при эффективном размещении и  хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных [15, с. 358].

Во многих фирмах созданы  базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально  подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом  на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью  штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс получения  информации из круга источников первичной  информации и обеспечивает возможность  выбора правильного и точного  метода исследований для решения  современных проблем.

Создание пакетов прикладных программ получила в современных  условиях существенное развитие. Разработкой  программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы  на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной  фирмой, другие - на разработку прикладного  программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки  информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных  процедур по обработке информации.

Создание комплексной  автоматизированной системы включает последовательные этапы:

- автоматизация процессов  сбора, хранения и выдачи данных;

- использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

- интеграция обособленных  процессов обработки информации  в единую внутрифирменную систему; 

- объединение технических  средств цифровой и текстовой  информации посредством электронной  почты; 

- использование всего  комплекса технических средств  обработки информации, переход к  единой системе обработки всех  видов информации.

Внедрение персональных компьютеров  в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение  и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием  компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой  форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров  и повышение уровня заработной платы  обслуживающего персонала.

Совершенно очевидным  стал тот факт, что сегодня при  работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий:

- систем в архитектуре  клиент-сервер;

- систем сканирования  и распознавания текста;

- систем управления базами  данных;

- систем поиска документов;

- Internet/Intranet.

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ  УПРАВЛЕНИЯ ФИРМЫ 

2.1. Внутрифирменная система  управления информацией 

В деятельности крупных  фирм передача информации является непременным  и первостепенным фактором нормального  функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение  оперативности и достоверности  сведений. Для многих фирм внутрифирменная  система информации решает задачи организации  технологического процесса и носит  производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения  предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным  каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для  принятия управленческих решений и  является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение  его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в  принятии решений играет научно-техническая  информация, содержащая новые научные  знания, сведения об изобретениях, технических  новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий  фонд и потенциал знаний и технических  решений, практическое и своевременное  использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности [13, с. 108].

Информация служит основой  для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для  выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость  формулировок, своевременность поступления; 

- удовлетворение потребностей  конкретных управляющих; 

- точность и достоверность,  правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и  непрерывность сбора и обработки  сведений.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические  средства обработки цифровой и текстовой  информации в единую внутрифирменную  систему информации.

Наиболее эффективной  считается система информации, основанная на одновременном использовании  вычислительной техники и средств  автоматизированной обработки текстовой  информации [13, с. 137].

Автоматизированные системы  быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и  облегчения пользования ими.

2.2. Система документооборота 

Что является основой управленческой деятельности? В первую очередь - это  делопроизводство, охватывающее процесс  создания документов и организацию  работы с ними. От того, как организован  документооборот на предприятии, зависит  эффективность работы предприятия  в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность  и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность  работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов. Таким образом, автоматизация документооборота необходима для:

- формирования целостной  картины происходящего на предприятии; 

- слаженной работы всех  подразделений; 

- улучшения качества обслуживания  клиентов;

- эффективного использования  людских, коммуникационных, инвестиционных  и других производственных ресурсов.

Впервые требования к работе с документами были описаны М. М. Сперанским в 1811 году. Он разработал методику ведения делопроизводства в государственных учреждениях  и стал основоположником науки, изучающей  закономерности делопроизводства, - документоведения. Основные принципы и задачи документооборота до настоящего времени остались практически  неизменными. По мере развития цивилизации, внедрения в повседневную жизнь  достижений науки и техники в  делопроизводстве стала использоваться оргтехника. И, наконец, когда на смену  печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной  без использования конвертов  и почтовых марок.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с  документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система  документооборота - такая же часть  производственной инфраструктуры, абсолютно  равноправная и необходимая, как  и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени  от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности  быстро найти нужный документ.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, обычно разделяют следующим образом:

1. Входящие.

2. Исходящие. 

3. Приказы: 

- по основной деятельности;

- по командировкам; 

- по личному составу; 

4. Внутренние  

- финансовые;

- служебные. 

Затраты на работу с документами  складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа  и на его регистрацию. Затраты  времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых  документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального  компьютера, программного обеспечения  и принтера). Затраты на регистрацию  документа состоят из времени  согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных  организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать.