Совершенствование информационного обеспечения управления фирмы

 

 

Федеральное агентство высшего  образования РФ

Негосударственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

 «Омская гуманитарная  академия»

Кафедра информатики, математики и естественнонаучных дисциплин

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

Тема: «Совершенствование информационного обеспечения управления фирмы»

                                

                         

 

                                                        Выполнила: студентка Петрова  А.И.,

                                                        ГМУ , 4 курс

                                                        Научный руководитель: Денисов Д.П.

 

 

Омск 2011

Содержание

 

 

     Введение…………………………………………………………………….3

1. Теоретические  основы информационного обеспечения управления фирмы ……………………………………………………………………
1. Сущность информационного обеспечения……………………….
2. Технология информационной деятельности……………………..
2. Информационное обеспечение управления фирмой……………….
1. Внутрифирменная система управления информацией………….
2. Система документооборота………………………………………
3. Совершенствование информационного обеспечения управления фирмы…………………………………………………………………..
1. Пути совершенствования информационного обеспечения управления фирмы………………………………………………..

 

2. Формирование комплексной информационной системы………

 

Заключение…………………………………………………………………

Список использованной литературы……………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ 

 

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики  предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся  экономическую ситуацию. Хорошее  информационное обеспечение это  не только залог успеха и конкурентоспособности  фирмы, но и порой выступает как  средство выживания в условиях жесткой  конкуренции.

Информационное обеспечение  управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в  целом.

В современных условиях информационное обеспечение стало важной областью, которое состоит в сборе и  переработке информации, необходимой  для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении  и деятельности фирмы на высший уровень  управления и взаимный обмен информацией  между всеми взаимосвязанными подразделениями  фирмы осуществляются на базе современной  электронно-вычислительной техники  и других технических средств связи.

В настоящее время в  России научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые  методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что  эффективная деятельность современного предприятия возможна только при  наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс  управления производством. Такие системы  стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых  товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций  на рынке и победы в конкурентной борьбе.

Одна из главных задач  современной фирмы - опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность  на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими  затратами - и именно здесь на помощь приходит совершенствование информационного  обеспечения управления фирмы. Принятие управленческих решений часто вызывает затруднения из-за отсутствия у руководителей  адекватной информации, необходимой  для их обоснования. С этих позиций, правильность принимаемых управленческих решений и, как следствие, достижение стратегических и тактических целей  предприятия, во многом обусловлены  и зависят от достоверности циркулирующей на предприятии информации, от рациональности информационной инфраструктуры. В этой связи вопросы информационного обеспечения управления эффективностью предприятия приобретают ключевое значение. С другой стороны, расширение внешнеэкономических связей предприятий привело к осознанию необходимости преобразований в системе учетной информации, адекватных международным принципам и стандартам ее формирования, и заставляет уделять повышенное внимание этой проблеме и определять ее как одну из важнейших.

Цель данной курсовой –  проанализировать основные пути совершенствования  информационного обеспечения управления фирмы.

Исходя из вышепоставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть сущность  информационного обеспечения; 

- проанализировать основные  информационные технологии, использующиеся  для информационного обеспечения  управления фирмы; 

- определить основные  пути совершенствования информационного  обеспечения управления фирмы.  Объект исследования – информационное  обеспечение фирмы. Предмет исследования  — системы информационного обеспечения  управления.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ФИРМЫ 

 

1.1. Сущность информационного  обеспечения 

Важнейший фактор повышения  эффективности производства в любой  отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов  управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего  развития информатики, занимающейся изучением  законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических  средств.

Различные информационно-технические  новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления  аппарата управления. Так, например, появление  телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к  совершенствованию системы информационного  обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано  с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула  информацию в качестве важнейшего фактора  производственного процесса [12, с. 35].

От совершенствования  информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия  расходов за счёт снижения: - фонда  заработной платы; - коммунальных  услуг; - стоимости программного  обеспечения; - расходов на почту; - расходов на оформление договоров; - расходов на перераспределение  сырья. 

2) Устранение возможных  расходов в будущем: - избежание  будущего роста численности персонала; - уменьшение требований к обработке  данных; - снижение стоимости обслуживания.

3) Возможные нематериальные  выгоды: - улучшение качества информации; - повышение производительности; - улучшение  и ускорение обслуживания; - новые  производственные мощности; - более  уверенные решения; - улучшение контроля; - уменьшение просроченных платежей; - полное использование программного  обеспечения. 

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи и получения  информации представлен ниже на схеме (Рисунок 1). Это простая схема  передачи информации в одном направлении [12, с. 37].

Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а  это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и  искажение. Кроме того, информация может  преобразовываться в зависимости  от того к кому она адресована. Так, например, при передаче информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передаче вниз, от руководителя к подчинённым  наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных  допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации [12, с. 47].

В процессе управления постоянно  происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых  к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли  фирмы в прошлом квартале или  указание руководителя (Рисунок 2) [12, с. 55].

Iвх Управляющая подсистема

Iу

U

Iос

Управляемая подсистема

V

Рисунок 2. Система управления объектом

где, Iвх – входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть

Iос – осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления

Iу – управляющая информация в результате сравнения

U – воздействие исполнительного  органа на объект управления 

V – отклонение состояния  объекта управления под воздействием  внешней среды 

Из рисунка видно, что  на эффективность принимаемых решений  по управлению влияет множество показателей:

- качество, достоверность  и оперативность получения информации;

- знания, опыт, личные качества  руководителя;

- квалификационный состав  подчинённых; 

- ситуация на рынке. 

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную  информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных  методов и технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать  на возникающие в динамично развивающейся  обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и  точной информацией, но уметь осмысливать  ее, делать необходимые выводы и  результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия  информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого  процесса.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают  неопределенность интересующих менеджера  событий. Информация в менеджменте  — сумма нужных, воспринятых и  осознанных сведений, необходимых для  анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное  управленческое решение, осуществить  контроль за его выполнением [9, с. 75].

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к  руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся  все типы планов, которые разрабатываются  на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые  содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит  бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные  явления, процессы, их результаты. Своевременный  и полный анализ данных, которые  имеются в учетных документах и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение  выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического  учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и  процессов, используются для углубленного изучения взаимосвязей, выявления экономических  закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или  бухгалтерским учетом обеспечению  анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия  для повышения эффективности  аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые  машинные источники информации. К  ним относятся данные, которые  содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы: