Роль і місце інформаційних технологій в сучасній соціальній сфері

Другий - методичний, який передбачає формулювання основних цілей, які можуть і повинні бути досягнуті в процесі надання соціальної допомоги, визначення шляхів, методів і способів передбачуваної діяльності, яка буде спрямована на вирішення конкретної проблеми.  
І, нарешті, третій, завершальний - це практичний або процедурний етап, який передбачає безпосереднє здійснення на практиці тих рішень, які були прийняті на попередніх двох етапах. Це і є власне рішення усвідомленої проблеми конкретного соціального суб'єкта.

Послідовна реалізація фахівцями кожного з вищевказаних етапів діяльності передбачає використання різних соціальних технологій. У цьому випадку з'являється можливість класифікувати їх наступним чином:  
По-перше, це технології соціального аналізу і соціального дослідження, які дозволяють глибоко і детально вивчити конкретну соціальну ситуацію, проаналізувавши її на різних рівнях. Основними рівнями аналізу соціальної ситуації є: індивідуальний рівень або рівень малих груп, рівень великих соціальних груп і прошарків, рівень територіальних спільнот різного масштабу, національно-державний рівень і, нарешті, транснаціональний або глобальний рівень.

Такий «багатошаровий» аналіз дозволяє не тільки зіставити різне бачення і сприйняття соціальної проблеми суб'єктами різного ступеня складності, але і виявити її коріння, основні причини виникнення, вказати на ускладнюють проблему фактори, розкрити деякі тенденції її функціонування і розвитку, а також, загальні напрямки її рішення.

По-друге, необхідно вказати на такий клас соціальних технологій, як технології соціального впливу, які припускають організацію та здійснення діяльності з безпосереднього вирішення конкретної проблеми. До них можна віднести універсальні соціальні технології (соціальна діагностика, соціальна терапія, соціальна адаптація і т.п.). Крім універсальних технологій до цього класу належать приватні соціальні технології, призначені для вирішення проблем конкретних соціальних суб'єктів (дітей, інвалідів, малозабезпечених та ін.) Якщо технології соціального дослідження можуть бути ефективно використані на першому етапі вирішення будь-якої соціальної проблеми, то технології соціального впливу ефективні та результативні на другому і третьому етапах діяльності.

 

3. Значення інформації. Види комунікацій та етапи комунікаційного процесу

Основними критеріями раціональної організації управління є порядок у записах і використання персоналом необхідної інформації. Більшість парадигм керівництва базується на споживанні і використанні інформації. Інформація, одержувана соціальним працівником, здебільшого не систематична і надходить з різних джерел, наприклад з розмов зі співробітниками, з газет, обговорення різних питань зі службовцями з інших організацій. Найбільш ж важливо використання систематизованої інформації, що циркулює у сфері дії управлінських інформаційних систем та розробки соціальних програм. Інформація, отримувана з цих джерел, може і повинна бути використана для поліпшення організаційної та виконавчої діяльності, і працювати на клієнта, який є головним об'єктом уваги в соціальній роботі.

Метою управління в сфері соціального обслуговування є успішна робота організації з обслуговування клієнта. Фахівці з соціальної роботи розробляють програми, розпоряджаються людьми, ресурсами, а також інформацією. Не заперечуючи того, що для покращення роботи організації необхідний компетентний персонал і відповідні ресурси, ясно, що ця робота може бути поліпшена, і в деяких випадках радикально, за рахунок використання сили інформації.

Умілі систематизація та розповсюдження інформації надають необхідну енергію і мотивацію дій, допомагають зорієнтувати персонал на такі види діяльності, які збільшать ефективність праці та поліпшать його організацію. Інформація також може об'єднати завдання організаційних структур та виконавчого персоналу. При цьому її ніколи не слід використовувати для того, щоб "залякати людей". Інформація, мабуть, сама по собі є достатнім мотивом для діяльності.

Потенціал комп'ютерних інформаційних систем і систем розробки програм полягає в тому, що вони стають інструментом, за допомогою якого організація може поліпшити свою роботу. Для цього необхідні три елементи:

1) здатність персоналу на всіх  рівнях акуратно і вчасно збирати, зберігати і надавати інформацію про поточну роботу;

2) можливість доступу до інформації, здатної вплинути на вибір управлінського рішення;

3) здатність інформації спонукати  персонал змінити свою поведінку, якщо це необхідно.

Перший елемент - це, по суті, питання забезпечення вихідною інформацією про реальні проблеми, які необхідно вирішити. Багато дослідників вважають, що навичка правильно знаходити інформацію є навіть кращим запорукою успішної діяльності фахівця, ніж його здібності до вирішення проблем. Проблемно-орієнтована вихідна інформація необхідна для запобігання організаційних криз, нормальної роботи персоналу і послідовного виконання програми.

Другий елемент включає в себе доступ до інформації, що допомагає вирішити проблему. Несистематизована вихідна інформація мало, що говорить фахівцеві про те, що йому робити. Інформація про способи вирішення проблеми допомагає йому вибрати спосіб дії або метод рішення. Вона може включати в себе, наприклад, інформацію про успішні соціальні програми, ефективної практики управління, програмах підготовки персоналу або адміністративних інструкціях. Джерела такої інформації надзвичайно різноманітні - від колег і підлеглих до журнальних статей, публіцистики, урядових постанов і дослідницьких звітів.

Третій елемент - це безпосередньо роль фахівця. Організації потрібно не тільки адекватна інформація, а й умілі соціальні працівники, які прагнуть втілити інформацію в дію.

У багатьох випадках успішна діяльність обумовлюється не стільки інформацією, як такої, і не простим і механічним її засвоєнням; ключ до успіху швидше в здатності фахівця "переварювати" інформацію. Наприклад, проведене дослідження службовців державних установ виявило, що 44% респондентів цілеспрямовано відбирали інформацію, що має відношення до проблем, з яких їм було необхідно приймати рішення.

Комп'ютеризовані управляючі інформаційні системи (УІС) швидко стають основним механізмом забезпечення працівників соціальної сфери інформацією, необхідної для розробки і здійснення програм. Первісне розвиток інформаційних систем було стимульовано вимогами "вести господарство" та надавати звітність. Ці системи були розроблені в розрахунку на роботу великих комп'ютерів, спрямовану на збільшення ефективності і точності "видачі квитанцій" клієнтам, персоналу та іншим агентствам. Інший міцно усталеної характеристикою хорошого "ведення господарства" є підтримання в порядку своїх записів, списків клієнтів, професійних документах.  
Обсяг необхідної документації зараз досяг критичної величини, найчастіше даремний збір інформації відволікає від виконання основної роботи, знижує задоволеність працею.

Перевантаженість інформацією зменшує продуктивність зібраних відомостей. Які ж види комунікацій виділяють?

Комунікації між організацією і її середовищем.  
Організації користуються різноманітними засобами для комунікацій зі складовими свого зовнішнього оточення.

Комунікації усередині організації бувають двох видів: горизонтальними і вертикальними.

Горизонтальні комунікації забезпечують обмін інформацією між підрозділами одного рівня для взаємної координації їх дій.

Вертикальні комунікації - коли відбувається обмін інформацією з рівня на рівень. Коли інформація рухається зверху вниз, тобто з вищих рівнів управління на нижчі, говорять про вертикальної комунікації по низхідній. Так підлеглим рівням управління повідомляється про поточні завдання, конкретних завданнях, про зміни. Це можуть бути накази, циркуляри, рекомендації, розпорядження. У випадках, коли інформація рухається знизу вгору, то це комунікації по висхідній. Керівництву направляються звіти, пропозиції.

Ефективність горизонтальних і вертикальних комунікацій всередині організації різна. У горизонтальних вона досягає 90%, так як люди, що працюють на одному рівні, краще знають і розуміють проблеми один одного. При русі інформації за низхідною (зверху вниз) втрати можуть досягати 80%. Так від керівника вищого рівня до керівника середньої ланки доходить лише 40% інформації, а до працівників - не більше 30%. Найгірше становище складається при русі інформації по висхідній (знизу вгору). Тут втрати складають 90% і вище. Тим не менш, на сьогоднішній день вертикальні комунікації є основними, на їх частку випадає 2 / 3 інформаційного обміну.

Комунікації можуть бути формальними і неформальними. Формальними комунікації вважаються, коли обмін інформацією відбувається між особами, які займають ті чи інші офіційні посади. Це накази, інструкції, звіти.  
Неформальні комунікації засновані на особистих відносинах. Неформальний обмін інформацією здійснюється за допомогою чуток. Цей канал працює оперативно. Якщо інформація не забарвлена ​​особистими емоціями, то ступінь її надійності може досягати 80%.

Цим каналом часто користуються офіційні особи, наприклад, коли потрібно обережно підготувати людей до прийдешніх змін.  
Типова інформація, що передається по каналах поширення чуток:

1. зміни в структурі організації;

2. прийдешні переміщення і просування  по службі;

3. докладний виклад суперечки  двох керівників на останній нараді;

4. майбутні скорочення працівників;

5. нові заходи з покаранням за запізнення;

6. хто кого чекає після роботи.

 Отже, комунікації бувають: між організацією і її середовищем, всередині організації - горизонтальні та вертикальні (по низхідній і висхідній вертикалі), формальні і неформальні.

Комунікаційний процес - це обмін інформацією між двома або більше людьми. У процесі обміну інформацією виділяють 4 основні елементи:

1. відправник - особа, що генерує  ідеї або збирає інформацію  і передає її (передає повідомлення  про події або про цілі);

2. повідомлення - власне інформація, закодована за допомогою символів (виражена в цифрах, словах, жестах);

 3. інформаційний канал - засіб передачі інформації (телефон, лист, електронна пошта, радіо);

4. одержувач - той, кому призначена  інформація, і хто може прийняти  її і використовувати.

Для того, щоб краще розуміти процес обміну інформацією й умови його ефективності необхідно знати про стадії процесу. При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємозалежних етапів:

1. зародження ідеї;

2. кодування і вибір каналу;

3. передача;

4. декодування.

Розглянемо кожен етап комунікаційного процесу.

1. Обмін інформацією починається з формулювання ідеї або добору інформації. Відправник вирішує, яку важливу ідею чи повідомлення слід зробити предметом обміну. Керівнику необхідно так обмінятися інформацією з підлеглими, щоб вони зрозуміли, які саме потрібні зміни, чому потрібні, яким чином слід здійснювати зміни.

2. Перш ніж передати ідею, відправник її кодує, використовуючи при цьому слова, інтонацію, жести. Інформація кодується так, щоб вона була зрозуміла одержувачу. Відправник вибирає канал передачі інформації. Він повинен бути сумісним з типом символів, які використані для кодування. Наприклад, картина варта тисячі слів, але не при передачі повідомлення по телефону. Тобто, якщо канал не відповідає ідеї, обмін інформацією буде менш ефективний.

Рекомендують не обмежуватися одним каналом. Бажано використовувати два або більше каналів (одночасне використання коштів усною і письмовою інформацією звичайно ефективніше, ніж обмін тільки письмової).

3. На третьому етапі відправник  використовує для доставки повідомлення  одержувачу, тобто передає ідею  чи інформацію. Тут мова йде тільки про фізичну передачу повідомлення. Однак багато людей помилково приймають передачу за сам процес комунікацій. Необхідно знати, що передача є одним з етапів, через які необхідно пройти, щоб донести ідею до одержувача.

4. Після передачі повідомлення  відправником одержувач декодує  його. Декодування - це переклад символів відправника в думці одержувача. Якщо символи, обрані відправником, мають таке ж значення для одержувача, то одержувач буде знати, що саме мав на увазі відправник, коли формулював ідею. Якщо реакції на ідеї не потрібно, те процес обміну інформацією на цьому має завершитися.

З точки зору керівника, обмін інформацією вважається ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, тобто справив дії, яких чекав від нього відправник.

Таким чином, комунікаційний процес - обмін інформацією між двома або більше людьми; до основних елементів комунікаційного процесу відносяться - відправник, повідомлення, канал і одержувач; комунікаційний процес складається з наступних етапів - зародження ідеї, кодування і вибір каналу, передача, декодування.

 

4. Соціальні передумови та наслідки використання інформаційних технологій в соціальній сфері

Разнохарактерность і гострота соціальних проблем, які доводиться вирішувати органам соціального захисту населення муніципальних утворень, надають особливу актуальність питань технологізації соціальної роботи в органах соцзахисту технології його управлінської діяльності. Це тим більше необхідно, що органи соціального захисту населення є провідниками соціальної політики держави і від них залежить дуже багато що в справі реалізації федеральних законів і нормативних правових актів, різного роду соціальних програм. На рівні місцевого самоврядування вирішується широкий спектр та інших завдань, що дає можливість розвивати соціальну сферу, розширювати асортимент, підвищувати якість надаваних населенню соціальних послуг, оперативно реагувати на зміни в законодавстві, бо все це пов'язано з повсякденним життям і турботами багатьох тисяч людей.