Проектная академия «KAZGOR»

   Основным достоинством  реляционных баз данных является совместимость с самым популярным языком запросов  SQL.

   С помощью единственного  запроса на  этом языке можно  соединить несколько таблиц во  временную таблицу и вырезать  из нее требуемые строки и  столбцы (селекция и проекция).  Так как табличная структура реляционной базы данных интуитивно понятна пользователям, то и язык SQL является простым и легким для изучения. Реляционная модель имеет солидный теоретический фундамент, на котором были основаны эволюция и реализация реляционных баз данных. На волне популярности, вызванной успехом реляционной модели, SQL стал основным языком для реляционных баз данных.

 Но выявлены и  недостатки рассмотренной модели  баз данных:

• так как все поля одной таблицы должны содержать постоянное число полей заранее определенных типов, приходится создавать дополнительные таблицы, учитывающие индивидуальные особенности элементов, при помощи внешних ключей. Такой подход сильно усложняет создание сколько-нибудь сложных взаимосвязей в базе данных;
• высокая трудоемкость манипулирования информацией и изменения связей. [3]

2.4 Инструменты для работы с данными в Access

 

База данных Access может  содержать объекты следующих  видов:

- Таблицы

-  Запросы

- Формы

-  Отчеты

- Страницы

- Макросы

- Модули

Все эти объекты являются инструментами, позволяющими выполнять различные действия над данными.

 

2.5 Создание таблицы в MS Access

 

  Ассеss предоставляет пять способов создания таблиц. Рассмотрим способы создания таблиц в режиме Таблица и с помощью Конструктора. Находясь на закладке «Таблица», щелкните по кнопке Создать. Появится диалоговое окно.

Выбрав режим Таблица, получим возможность создать ее, задавая в первой строке имена полей, а ниже вводя данные каждого из полей. Таблица может содержать до 20 полей. Переход между полями осуществляется нажатием клавиши Таb или Shift-Tab или по стрелкам. После окончания ввода значений в диалоговом окне можно задать таблице свое имя (стандартно - Таблица 1), а также ключевое поле, которое будет введено автоматически. Затем можно просмотреть структуру таблицы в режиме Конструктор. Типы полей были определены автоматически на основе вводимых значений

 При первом открытии  окна базы данных Access всегда активизирует  вкладку Таблицы и выводит  на экран список режимов создания  таблиц:

• Создание таблицы в режиме конструктора;
• Создание таблицы с помощью мастера;
• Создание таблицы путем ввода данных.

    Для создания  новой таблицы можно выбрать  любой из этих режимов. Можно  выбрать Мастер таблиц для  определения полей таблицы с  помощью списков образцов таблиц и полей. Для создания произвольной таблицы целесообразно пользоваться  режимом Конструктора. Режим Создание таблицы путем ввода данных используется, как правило, для редактирования и ввода данных в уже существующие таблицы.

    Таблицей Access является совокупность данных, объединенных общей темой. Для каждой сущности назначается отдельная таблица, чтобы не было повторений в сохраненных данных. Таблицы состоят из записей и полей. Количество полей в записи определяется на стадии проектирования таблицы, поэтому прежде чем создавать таблицу с помощью приложения Access, необходимо четко представлять ее структуру.

    Величина и  тип полей определяется пользователем.  Необходимо выбирать  размеры полей не слишком большими, так как при завышенных размерах полей бесполезно расходуется память БД. Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому  необходимо назначить ключевое поле каждой таблице.

    Чтобы задать  первичный ключ в режиме Конструктора, необходимо выделить требуемое  поле, а затем щелкнуть на пиктограмме «Ключевое поле», расположенной на панели инструментов. Для назначения Внешнего (Вторичного) ключа в режиме Конструктора, необходимо выделить поле и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются).

Для выбора необходимого режима создания таблиц можно дважды щелкнуть на один из них в списке режимов, откроется требуемый режим. Кроме того, можно щелкнуть на пиктограмме «Создать» в окне БД, откроется окно диалога «Новая таблица», и в нем выбрать требуемый режим создания таблицы.

 

 

Рис.3 Создание новой таблицы

 

  При выборе режима  Мастер таблиц откроется окно  «Создание таблиц», в котором  с помощью образцов таблиц  и полей легко сформировать  поля новой таблицы. 

 

 

Рис.4 Создание таблиц с помощью Мастера таблиц

   Но если в  окне «Создание таблиц» нет требуемого образца таблицы, то необходимо выбрать режим Конструктора, откроется окно Конструктора таблиц

 

Рис.5 Создание таблицы в режиме Конструктора

 

    Типы данных  необходимо выбрать из раскрывающегося  списка:

• Текстовый – алфавитно–цифровые данные (до 255 байт);
• Поле МЕМО - длинный текст или числа, например, примечания или описания (до 64000 байт);
• Числовой - текст или комбинация текста и чисел (сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов);
• Дата/время – даты и время (8 байт);
• Денежный - используется для денежных значений (сохраняет 8 байтов);
• Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи (4 байта);
• Логический – данные, принимающие только одно из двух возможных значений, например, «Да/Нет» (1 бит);
• Поле объекта OLE – для вставки следующих объектов: рисунки, картинки, диаграммы и т.д. (до 1 Гбайта);
• Гиперссылка – адрес ссылки на файл на автономном компьютере или в сети (сохраняет до 64 000 знаков) ;
• Мастер подстановок - создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля. В области «Свойства поля» назначают свойства для каждого поля (например, размер, формат, индексированное поле и т.д.).

   При создании  структуры таблицы в первую  колонку вводят Имя поля, затем  необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных (по умолчанию  Access назначает тип данных, если этот тип данных не подходит, то выберите самостоятельно из раскрывающегося списка). Затем введите в третью колонку описание поля.

2.6   Структура простейшей базы данных

Сразу поясним, что если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть – это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных – деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.

Базы данных могут  содержать различные объекты. Основными  объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет  хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Структуру двумерной  таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в простейшей базе данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

2.7 Свойства полей базы данных

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они  еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

• Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
• Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
• Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
• Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
• Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средство автоматизации ввода данных).
• Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
• Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
• Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).
• Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.
• Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
• Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).
• Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях  могут содержаться данные разного  типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла. [1]

2.8 Типы данных

Таблицы баз данных, как  правило, допускают работу с гораздо  большим количеством разных типов  данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

• Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).
• Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.
• Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.
• Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.
• Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.
• Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.
• Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).
• Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.
• Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.
• 2.9 Безопасность баз данных