Проектирование и разработка информационной системы «Учет клиентов регионального информационного центра компании «КонсультантПлюс»

5. Учет и анализ маркетинговых воздействий. Отдел рекламы ООО «фирма Байт» организует работу по продвижению СПС КонсультантПлюс. Вся информация о рекламных акциях в отношении конкретного потенциального клиента также отображается в программе. Анализ проведенных рекламных действий позволяет сделать выводы о целенаправленности, оправданности работы в направлении конкретного потенциального клиента. На основе этих данных определяется эффективность маркетинга.

Учет клиентов позволяет строить сложные логические запросы к базе данных. Например, можно получить список контактных лиц, которые относятся к определенной отрасли. Например, при планировании проведения семинара по теме «Налогообложение в сфере сельского хозяйства» с помощью клиентской базы отбираются предприятия, занимающиеся именно сельскохозяйственной деятельностью. Такие организации в первую очередь информируются о проведении семинара. Именно благодаря ведению учета клиентов легко сформировать потенциальных посетителей конкретного семинара.

6. Многопользовательский режим. Права на просмотр и изменение информации в системе «1С:Предприятие» настраиваются администратором в зависимости от функциональных обязанностей каждого пользователя.

Многопользовательский режим работы позволяет распределить зоны ответственности: отдел продаж делает договоры, финансовый отдел выставляет счета, контролирует оплаты, производственный отдел следит за тем, чтобы своевременно обновлялась информация о предоставляемых организацией услугах и т. д.  Именно благодаря доступу любого сотрудника ООО «фирма Байт» к информации о конкретном клиенте происходит отлаженный режим своевременного взаимодействия. Так, например, сервис - инженер заносит информацию об интересах клиента в какой-либо сфере законодательства. Соответственно, при подготовке семинара такая информация о клиенте будет ценной, а значит, благодаря взаимодействию отделов компании упрощается работа по сбору необходимых данных. Либо же, отражение менеджером такой информации о клиенте, как недостаточное умение пользоваться и работать с СПС КонсультантПлюс, позволяет оперативно реагировать учебно-методическому центру.

 На современном этапе развития рынка информационных услуг важна не только общая информация о состоянии рынка в целом, но и более конкретная информация, позволяющая точнее исследовать каждого клиента. Данное развитие информационных потребностей отражается на типе собираемых данных.

Общие принципы учета клиентов в ООО «фирма Байт» заключаются в следующем:

– информация о клиентах должна быть максимально объемной;

– необходима всесторонняя оценка клиентов, включая их управленческое, маркетинговое, финансовое, производственное и социально – психологическое состояние;

– необходимо знать прошлый опыт каждого клиента в сфере информационных услуг.

В настоящее время ООО «фирма Байт» пытается наладить с клиентами прямые контакты, установить постоянные партнерские отношения. Наблюдение за клиентом требует постоянного использования информационного учета.

Полезность маркетинговой информации, характеризующей клиентов ООО «фирма Байт» определяется способностью извлекать информацию для решения следующих задач:

– учет информации об организации (клиенте) и сотрудниках;

– уточнения сведений о клиентуре;

– определения способа контактов с клиентами;

– удовлетворения потребностей клиента;

– определения способов завоевания доверия клиентов;

– прогнозирования будущих клиентов.

Ценная маркетинговая информация о клиентах без ведения систематического учета может рассеиваться. Наличие детализированной и всесторонней информации о клиентах позволяет разрабатывать соответствующие стратегии в отношении разных сегментов информационного рынка.

Данные обо всех контактах и сделках с клиентом вносится в единую базу

учета. Процессы анализа информации, характеризующей конкретного клиента идут непрерывно. Это позволяет отслеживать все происходящие изменения. Сегментирование клиентов может постоянно углубляться, проводится, например, по их ожиданиям или по уровню рентабельности их обслуживания. В единой базе учета содержатся максимально полные сведения о клиентах.

На основании данных учета клиентов ООО «фирма Байт» проводит системный анализ данных о клиентах (Приложение H), который позволяет прогнозировать взаимоотношения с ними. Предприятие заинтересовано как в удержании имеющихся клиентов, так и в расширении бизнеса. В данном случае ведение учета клиентов (потенциальных клиентов) помогает создать единый фонд посредством характеризующей их информации. Данная база данных основана на постоянных, деловых контактах с клиентами.

Таким образом, на примере применения модуля программы 1С, мы видим как в ООО «фирма Байт» осуществляется учет клиентов. Однако, наша задача состоит в том, чтобы автоматизировать базу данных клиентов, используя пакет Microsoft Access. Преимущество данного программного средства более подробно будет рассмотрено в практической части дипломной работы.

 

  

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

 

2.1 Обоснование выбора СУБД ACCESS

 

В настоящее время среди разработчиков базы данных (БД) большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД – это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

База данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа.

 Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, сотруднике, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, наименования и адреса сотрудников, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

– добавить в таблицу одну или несколько записей;

– удалить из таблицы одну или несколько записей;

– обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

– найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах.

В настоящее время в связи  с переходом на рыночную экономику, появилась потребность в создании информационных систем, для малого бизнеса позволяющих автоматизировать большинство информационных потоков, увеличить производительность и эффективность труда на предприятии, тем самым добиться необходимых конкурентных преимуществ во всех отраслях деятельности. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов: систем управления базами данных, CASE-систем автоматизации проектирования, средств администрирования и защиты баз данных и других.

В данной дипломной работе требуется произвести создание базы данных «Учет клиентов ООО «фирма Байт», в которой предусмотреть ведение учета клиентов, пользующихся услугами данной фирмы, организовать выход необходимой информации на печать в виде отчетов, создать удобный интерфейс,  ориентированный на комфортную работу пользователя.

 

2.2 Инфологическое моделирование  системы

 

Современные информационные системы характеризуются огромными объемами хранимых данных, большой скоростью их обработки и актуализации, высокой эффективностью обработки запросов пользователей. В широком смысле слова база данных – это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой – то предметной области. Под предметной областью понимают часть реального мира, нуждающегося в организации управления и автоматизации, например, предприятия, банки, учебные заведения и т.д.

Проектирование базы данных состоит в построении комплекса взаимосвязанных данных. На рисунке 2.1 условно отображены этапы процесса проектирования базы данных.

 

Рисунок 2.1 Этапы процесса проектирования базы данных

 

Важнейшим этапом проектирования базы данных является разработка информационно-логической (инфологической) модели предметной области. В инфологической модели средствами структур данных в интегрированном виде отражают состав и структуру данных, а также информационные потребности.

Информационно-логическая (инфологическая) модель предметной области отражает предметную область в виде совокупности информационных объектов и их структурных связей.

Проектирование базы данных состоит в построении комплекса взаимосвязанных данных. Важнейшим этапом проектирования базы данных является разработка информационно-логической (инфологической) модели предметной области, не ориентированной СУБД.

Инфологическим подходом к построению информационных систем называется концепция установления соответствия между состоянием программного обеспечения и его восприятием и отображением в базе данных. При инфологическом моделировании основным составным элементом программного обеспечения является «сущность».

Сущностью называется некоторая принятая в конкретной постановке задачи абстракция реального мира, процесса или явления, о котором необходимо хранить информацию в системе. В качестве синонима термина «сущность»  используется также термин «информационный объект».

Объекты в каждый момент времени характеризуются определенным состоянием, которое описывается набором свойств и отношений (или связей) с другими объектами.

Характеристика, описывающая какое-либо свойство сущности, которое можно сформулировать и записать, называется атрибутом. Атрибут, который однозначно определяет сущность, называется идентификатором.

Сущность – объект любой природы, данные о котором хранятся в базе данных. Данные о сущности хранятся в отношении (таблице, в которой содержатся данные).

Каждый объект предметной области характеризуется некоторым наборов атрибутов, отображающим свойства объекта. Атрибуты используются для определения того, какая информация должна быть собрана об объекте. Примерами атрибутов для объекта «Организации-клиенты» служат Код организации, для объекта «Сотрудники» - Фамилия, Имя, Отчество и т.д.

В рассматриваемой предметной области можно выделить следующие сущности:

1. Организации – клиенты – содержит информацию о наименовании организации, почтовом и юридическом адресе, ИНН, КПП, расчетном счете, банке, размере организации, виде деятельности и т.д.

2. Договора – содержит информацию о номере договора, дате договора, коде организации, сроке договора и т.д.

3. Расшифровка договора – содержит информацию о экземпляре системы, количестве.

4. Системы – содержит информацию о наименовании экземпляра системы СПС «Консультант-Плюс», коде раздела справочной информации, номере дистрибутива, стоимости, периодичности обновления и т.д.

5. Разделы – содержит информацию о названиях раздела   справочной информации   СПС Консультант-Плюс.

6. Заявки – содержит информацию о номере заявки, дате заявки, виде обучения, дате обучения, виде занятий, коде организации и т.д.

7. Подписка – содержит информацию о дате подписки на печатное издание «Главная книга», наименование подписки, коде организации, ID расшифровки подписки и т.д.

8. Расшифровка подписки – содержит информацию о сроке подписки, стоимости подписки.

9. Номенклатура услуг – содержит информацию о коде номенклатуры, наименовании услуги.

10. Сотрудники – содержит информацию о фамилии, имени, отчестве сотрудника, коде подразделения, должности.

11. Подразделения – содержит информацию о подразделениях.

Следующим этапом проектирования инфологической модели является детализация атрибутов сущностей. На этом этапе также проверяется соответствие полученной модели нормальным формам. Каждой сущности приписываются: первичный ключ; внешние ключи соответственно типам связей; атрибуты.

Перечисленные выше сущности содержат различные атрибуты.