Проектирование бизнес-процесса "закупки и снабжение" в MS Project

    4.Оперативное управление поставками (оперативное формирование и корректировка плана поставок, организация доставки ценностей, приемка и первичный контроль качества, документальное оформление поставок).

    В соответствии с условиями поставки по договору, компания - заказчик принимает груз (материал) по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза, сопоставление характеристик. После получения материала, специалистами функционального отдела компании заказчика проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного материала с заявленными поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.

     5.Хранение и передача ресурсов (размещение и хранение ресурсов, передача ресурсов, выявление неликвидов и принятие решения об их реализации).

    После  приёмки груза заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные: идентификатор материала; дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка;  количество; краткое описание материала; цели закупки (внутреннее или внешнее потребление).

 

     Таким  образом, рассмотрев основные  этапы процесса закупок и снабжения, спроектируем данный процесс с помощью программы MS Project для предприятия ООО «Росы», которое занимается производством и продажей хлебобулочных изделий в г. Череповце и Череповецком районе.

 

ПРОЕКТИРОВАНИЕ  БИЗНЕС – ПРОЦЕССА «ЗАКУПКИ И СНАБЖЕНИЕ» ООО «РОСЫ»

     2.1. Планирование задач проекта

     1.Настройка календаря.

     Календарное планирование проекта, которое состоит в определении календарных дат выполнения всех работ, ставит цель координацию деятельности привлеченных к проекту исполнителей для обеспечения его успешного завершения.

     В стандартном календаре (Сервис/Изменить рабочее время) устанавливаем праздничные дни для координации поступления ресурсов. Итоговый вид окна после всех преобразований изображен на рис. 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1. Изменение рабочего времени

     2.Ввод перечня задач проекта.

     Составляем список задач проекта, содержащий вехи, фазы и обычные задачи. Располагаем задачи таким образом, чтобы их порядок соответствовал последовательности выполнения, после каждой фазы должны быть перечислены входящие в нее вехи и задачи.

    В столбце Длительность установим для вех длительность в 0 дней. Результат – на диаграмме Ганта эти задачи изображены ромбиками. Результат ввода задач проекта изображен на рис. 2.

Рис.2. Ввод задач проекта

     3. Преобразование задачи в фазу.

     Для преобразования задачи в фазу все подзадачи этой фазы должны следовать в таблице непосредственно после нее. Для этого выделяем  строки задач с номерами 2 – 5, 7 – 10, 12 – 15, 17 – 20, 22 - 24 и нажимаем кнопку (на уровень ниже) на панели инструментов Форматирование. Результат – выделенные задачи становятся подзадачами. Результат совпадает с изображением на рис. 3.

    4. Создание связи в окне сведений о задаче.

    Создаем связи при помощи столбца Предшественники. Заносим длительность выполнения задач (рис. 4). В пункте меню Проект/Сведения о проекте задаем дату начала 11.01.2010. 

Рис.4. Создание связей

     Таким образом, календарное планирование нуждается в не только определении сроков выполнения работ, но и согласование их с состоянием обеспечения необходимыми ресурсами и возможностью финансирования.

 

     2.2.Создание ресурсов и назначений

 

     Под ресурсами в проекте понимают рабочую силу, технику (компьютеры  и другое оборудование), материалы и деньги. Это разновидные товары, необходимые для исполнения работ, что есть обязательным условием исполнения какого-либо проекта.

     Очень важным является составление и оценка потребностей в ресурсах, сроков их получения и обеспечения полного и эффективного использования. Необходимо, прежде всего, решить проблему исполнения работ по проекту с необходимым уровнем качества, используя минимально возможное время, ресурсы и деньги.

     После того как определен состав задач проекта, нужно определить, кто эти задачи будет исполнять и какое оборудование будет использоваться. Для этого нужно ввести в план проекта список ресурсов и информацию о них, а затем распределить эти ресурсы между задачами.

1.Ввод списка ресурсов.

     В пункте меню Вид/Лист ресурсов в поле Название ресурса вводим ресурсы, необходимые для исполнения проекта (рис.5).

Рис.5. Ввод списка ресурсов

2.Создадим назначения ресурсов. Выбираем пункт меню Вид/Использование задач (рис.6).

 
Рис.6. Назначения ресурсов

      2.3. Анализ проекта

 

     Проект предпринимается для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ, и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Для этого и следует проводить анализ проекта.

     1.PERT-анализ длительностей задач.

     Данный метод используется для оценки продолжительности проекта при высоком уровне неопределенности оценок продолжительностей отдельных работ. PERT использует метод критического пути или средневзвешенной оценки продолжительности работ.

     Выведем на экран панель инструментов для PERT-анализа: Вид/Панели инструментов/Анализ по методу PERT. На Листе ввода PERT (на экране таблица ввода оценок длительности) введем значения оптимистической, ожидаемой и пессимистической длительности (рис.7).

Рис. 7. Лист ввода PERT

     Нажав кнопку Вычислить по методу PERT на панели инструментов, получаем в результате изменение значений длительностей всех задач (рис.8).

Рис.8. PERT-анализ

      Проанализируем различные варианты проекта.

      Согласно оптимистическому плану на выполнение проекта потребуется 30 дней (рис. 9).

Рис.9. Оптимистический план проекта

     Ожидаемая  длительность выполнения проекта  – 37 дней (рис.10).

 

Рис.10. Ожидаемый  план проекта

     Согласно пессимистической версии на выполнение проекта потребуется

51 день (рис.11).

Рис.11. Пессимистический план проекта

     2.Анализ стоимости проекта.

     Добавим в проект суммарную задачу: Сервис/Параметры – установить флаг Суммарная задача проекта. Переключимся в диаграмму Ганта, а в ней выберем таблицу затрат: Вид/Таблица/Затраты. Результат – в столбце Общие затраты суммарная задача проекта содержит общую его стоимость, а фазы – стоимость каждой фазы (рис.12).

Рис.12. Общая  стоимость проекта

     Таким образом, стоимость проекта за 38 дней составляет 383450 руб.

     3.Анализ стоимости ресурсов разного вида.

     Проанализируем распределение стоимости по трудовым, материальным и затратным ресурсам (сколько стоят работа, материалы и прочие затраты). Для этого переключимся в представление использования ресурсов: Вид/Использование ресурсов. Выбираем таблицу Затраты: Вид/Таблица/Затраты. Сгруппируем ресурсы: Проект/Группировка/Тип ресурса. В результате стоимость разного вида ресурсов указана в итоговых строках группировок (рис. 13).

     Таким образом, на трудовые ресурсы за время выполнения проекта затрачивается 288450 руб., на материальные – 95000 руб. (рис.13).

    

 

             Рис.13. Стоимость ресурсов разного вида

     4.Анализ рисков задач с предварительными длительностями.

     В диаграмме Ганта выберем таблицу ввода: Вид/Диаграмма Ганта – Вид/Таблица/Ввод. Отобразим только задачи с оценкой длительности: Проект/Фильтр/Задачи с оценкой длительности.

     Результат – нет таких задач, риск отсутствует.

     5.Обнаружение перегруженности ресурса.

     Открываем лист ресурсов (Вид/Лист ресурсов). Ресурсы не выделены красным цветом. Это означает, что они не перегружены.

     6.Формирование статистики проекта.

     Откроем окно сведений о проекте: Проект/Сведения о проекте. Кнопка Статистика – на экране окно статистики проекта. Анализ содержимого окна показывает, что завершение проекта ожидается через 38 дней, трудозатраты составили 297,33 час., затраты на выполнение проекта – 383 450 руб. (рис.14).

Рис.14. Статистика проекта

 

     2.4.Отчетность по проекту

 

      Откроем окно с категориями стандартных отчетов. Выбираем в категории Назначения отчет Дела по исполнителям и времени. Таким образом, в отчете трудозатраты исполнителей сгруппированы по дням (рис.15).                                

Рис. 15. Отчет  Дела по исполнителям и времени

     Сформируем наглядный отчет.

     В открывшемся окне Отчет/Наглядные отчеты на вкладке Все выбираем отчет Сводный отчет о затратах ресурсов (Посмотреть). Отчет формируется в системе Excel и имеет вид круговой диаграммы (рис. 15).

Рис. 15. Отчет  о затратах ресурсов

     По  данному отчету видно, что затраты на материальные ресурсы составляют 95000 руб., на трудовые – 288450 руб.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Таким образом, был создан проект управления закупками и снабжением ООО «Росы» в программном комплексе Microsoft Project, что и являлось целью данной курсовой работы.

     Создавая данный проект, мы опирались на последовательность действий:

- определение опорных дат проекта;

- создание перечня работ с оценкой их продолжительности;

- организация иерархической структуры перечня графика работ;

- формирование ресурсного обеспечения.

     В процессе подготовки и написания данной курсовой работы мною были изучены теоретические основы логистики закупок и снабжения: место логистики снабжения в логистической системе, виды закупок и материальных ресурсов, этапы процесса закупок и снабжения.

     В практической части работы был спроектирован процесс управления закупками и снабжением ООО «Росы».

    Цель  любого предприятия состоит в  том, чтобы  минимизировать затраты, поэтому можно предложить следующие варианты снижения затрат:

- оптимизировать управленческие расходы (сократить подразделения, снизить зарплату и т.д.);

- оптимизировать распределение затрат капитала.

     Таким образом, данный проект может позволить руководителям динамично управлять календарными планами и ресурсами, получать сведения о состоянии проекта и анализировать его данные.

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Елиферов В.Г. Бизнес-процессы: регламентация и управление: учебник / В.Г.Елиферов, В.В. Репин. – М.: ИНФРА-М, 2005 г.

 

2. Корпоративный менеджмент: Управление процессом закупок. [Электронный документ] http://www.cfin.ru/vernikov/docflow/purchase.shtml

Проверено 10.04.2010

 

3. Неруш, Ю.М. Логистика: Учебник / Ю.М.Неруш – М.: Проспект, ТК Велби, 2008. 520 с.

 

4. Организация и управление закупочной деятельностью[Электронный документ] http://www.stadiya.ru/services/corporate/a407bfd8/ce8f85d8/

Проверено 10.04.2010