Проектирование бизнес-процесса "закупки и снабжение" в MS Project

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОУ ВПО ЧЕРЕПОВЕЦКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНЖЕНЕРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

Кафедра менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

По дисциплине «Информационные  ресурсы в менеджменте»

 

«Проектирование бизнес-процесса «закупки и снабжение»

в MS Project»

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студентка группы 5М - 31

Кузьмич Ж.Ю.

Проверил: кандидат социологических наук,

доцент кафедры менеджмента Тишин Ю.Н..

 

 

Подписано к защите «___» ___________ 20__ г.       Принято «___» __________20__ г.

 

Защита состоится «___» ______________ 20__ г. Оценка _____________________

 

Подпись руководителя_____________________ Подписи членов комиссии:

_______________    (Тишин  Ю.Н.)

 

_______________ (______________)

 

 

 

 

 

Череповец

2010

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………...............3

 

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЛОГИСТИКИ ЗАКУПОК И

 

 СНАБЖЕНИЯ……………………………….………………………………….5

 

     1.1. Место логистики снабжения в логистической системе……..………….5

 

1.2.Виды закупок и материальных ресурсов……….……………………….7

 

1.3. Этапы процесса закупок  и снабжения…….……………….…..............9

 

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БИЗНЕС – ПРОЦЕССА «ЗАКУПКИ И

 

СНАБЖЕНИЕ»  ООО «РОСЫ»………………………………………………..11

 

2.1. Планирование задач проекта…………………………………………11

 

2.2. Создание ресурсов и назначений…………………………………….13

 

2.3. Анализ проекта…………………………………………………………15

 

2.4. Отчетность по проекту………………………………………………...20

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…..…………………………………………….……………22

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………...……….23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

     Цель данной курсовой работы: составить проект процесса закупок и снабжения пекарни ООО «Росы».

     Объектом  исследования является закупочная  логистика и снабжение, предметом  – бизнес-процесс «закупки и снабжение» мини-пекарни           ООО «Росы».

    Можно выделить следующие задачи курсовой работы:

- рассмотреть  теоретические аспекты закупочной  логистики и снабжения;

- разработать  проект процесса закупок и  снабжения с помощью программы MS Project (планирование задач проекта, создание ресурсов и назначений, анализ созданного проекта).

     Актуальность  проблемы закупочной и снабженческой  логистики заключается в том,  что все организации в разной степени зависят от сырья, материалов и услуг, которыми их обеспечивают другие организации (например, помещение, тепло, свет, средства связи, офисное оборудование и т. д.). Осуществление закупок и снабжения - одна из основных функций в каждой организации.

     Термины "закупка" и "снабжение" почти взаимозаменяемы. В общем понимании термин "закупка" описывает процесс покупки: осознание необходимости, поиск и выбор поставщика, переговоры о цене, а также прочие условия, например связанные с доставкой товара. Иными словами, при использовании понятия "закупка" имеют в виду фактическую покупку. Термин "снабжение" имеет более широкое значение. Оно может включать различные типы приобретений (закупку, аренду, выполнение по контракту и т. д.), а также связанные с этим операции (активности): выбор поставщиков, проведение переговоров, согласование условий, экспедирование, мониторинг показателей работы поставщиков, грузопереработку материалов, транспортировку, складирование и приемку товаров, полученных от поставщиков).

     Как правило, снабжение самостоятельно не занимается перемещением материалов, а организует его. Оно информирует поставщиков о необходимости поставки тех или иных материалов, производит обмен прав собственности на материалы, т. е. в первую очередь связано с обработкой информации. В широком смысле снабжение образует основное звено между организациями, входящими в цепь поставок, и служит механизмом координации материального потока между потребителями и поставщиками. В каждой точке логистического канала снабжение отправляет назад по каналу сообщения о том, чего хотят потребители, и вперед - сообщение о том, что поставщики могут предложить. После этого начинаются переговоры, уточняющие условия каждой поставки.

     Снабжение важно также потому, что на него приходится значительная доля общих расходов. Типичный производитель тратит 60% на материалы, поэтому снабжение непосредственно отвечает за большую часть расходов компании, и даже относительно небольшие улучшения в этой области могут принести существенные выгоды.

     Исходя из поставленной цели и задач, курсовая работа построена следующим образом.

     В первой главе работы приводятся краткое описание роли и места логистики закупок и снабжения в логистической системе, виды материальных ресурсов, типы закупок, дается толкование каждого этапа процесса закупок и снабжения.

     Во  второй главе приводится отчет  по созданию проекта бизнес-процесса закупок и снабжения предприятия – пекарни ООО «Росы».

 

 

 

 

 

 

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЛОГИСТИКИ ЗАКУПОК И СНАБЖЕНИЯ

 

     1.1.Место логистики снабжения в логистической системе

 

     Логистика закупок и снабжения является первой логистической подсистемой, основная цель которой - управление материальными потоками и услугами в процессе обеспечения организации материальными ресурсами и услугами (рис.1).

Рис.1. Место  логистики закупок и снабжения  в логистической системе

     В обобщенном виде цель снабжения - гарантировать, чтобы организация имела надежную поставку материалов соответствующего качества, необходимого объема, в нужное время, от квалифицированного поставщика, с высоким уровнем сервиса и по приемлемой цене.

     Исходя из этого, можно сформулировать основные задачи логистики снабжения:

     - налаживание надежного и непрерывного материального потока для обеспечения бесперебойного функционирования организации. Дефицит сырья, топлива, энергии и т. п. может привести к остановке производства, снижению объемов производства, следовательно, и объемов реализации, невыполнению своих обязательств перед заказчиком в срок;

    - поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складе;

    - развитие отношений с подразделениями, использующими эти материалы.       Деятельность снабжения не может быть эффективной без сотрудничества с другими подразделениями организации. Например, информация о требованиях к сырью в отдел закупок поступает от главного инженера и производственного отдела.

    На основании данных отдела закупок бухгалтерией производится:

    - расчет с поставщиками;

    - поиск компетентных поставщиков, тесное взаимодействие с ними и формирование выгодных отношений. Например, если предприятие закупает программное обеспечение у поставщика, который впоследствии не сможет обеспечить его долговременного обслуживания (т. е. модификацию и обновление), то первоначально выгодная цена обернется высокой стоимостью содержания всей системы;

    - поддержка и повышение качества закупаемых материалов подразумевают, что производство продукции или оказание услуг должны осуществляться с определенным уровнем качества, иначе конечный продукт или слуга не будут отвечать принятым требованиям и не смогут обеспечить конкурентоспособности товаров и услуг;

    - договоренность о наименьшей общей стоимости с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса;   

    - повышение конкурентоспособности. Контроль над всеми расходами сети снабжения позволяет выявить операции (деятельность), не приносящие прибыли или требующие дополнительного времени (как, например, дополнительное хранение на складе, транспортировка и проверка), повысить конкурентоспособность организации в целом. Кроме того, отдел закупок несет ответственность за обеспечение равномерного потока сырья, необходимого для производства продукции и предложения услуг, чтобы ответить по своим обязательствам перед поставщиками по условиям поставки продукции.

 

     1.2.Виды закупок и материальных ресурсов

 

     Объект логистики снабжения - поток материальных ресурсов и услуг, циркулирующий в функциональном цикле снабжения.

    Потребляемые материальные ресурсы на предприятиях можно разделить на основные и вспомогательные.

    К основным относятся:

- сырьевые материалы, не прошедшие первичной обработки;

- исходные материалы, прошедшие небольшую степень обработки, и предварительно смонтированные детали, составляющие значительную часть конечного продукта (т. е. полуфабрикаты).

     Вспомогательные материалы занимают обычно небольшую часть в составе конечного продукта. К ним можно отнести всевозможные металлические изделия, проволоку, монтажные болты и др.

    Существует и группа производственных материалов, которые обеспечивают ввод в эксплуатацию машин и оборудования (горючесмазочные материалы, охлаждающая жидкость, электроэнергия и др.).

    Закупки в логистике снабжения можно объединить в две большие группы: традиционные и нетрадиционные виды закупок. Традиционные виды закупок:

- сырье - так называемые "подвижные товары", такие как медь, пшеница, цемент и т. д.;

- особые товары - товары и сырье, которые нужны для конкретного производства;

- стандартные товары включают в себя болты и гайки, многочисленные профили стали, трубы, цены на которые относительно стабильны и определяются на основе "прайс-листа со скидкой";

- малоценные предметы - товары относительно небольшой стоимости, приобретаемые для содержания и ремонта.

     Нетрадиционные виды закупок:

- основные товары относятся к группе основных активов (основных средств) предприятия;

- услуги - эта категория закупок довольно широка и включает многие виды услуг, такие как, например, реклама, аудиторские услуги, архитектурный дизайн, юридические услуги, услуги по страхованию, туристические услуги и т. д. Главным отличием приобретения услуг от приобретения товаров является: 1) невозможность хранения - это означает, что время оказания услуги должно совпадать со специфическими потребностями покупателя и что последствия несвоевременности могут быть очень серьезными и дорогими; 2) трудность в оценке качества;

- товары для перепродажи - эта категория подразделяется на две группы: 1) комплектующие изделия, которые ранее изготовлялись на предприятии, а теперь заказываются у внешних источников (например, крупный производитель бытовой техники, который продает микроволновые печи, но уже не производит данную продукцию, покупает микроволновые печи в сборке под своей маркой); 2) товары, реализуемые через розничную сеть, такие как одежда, продаваемая в крупных универмагах, продукты питания, продаваемые через супермаркеты, и т. п. Такие закупки обычно осуществляются мерчендайзерами, которые предварительно должны спрогнозировать дальнейший спрос на данную продукцию, на основании чего принимаются решения о закупке.

 

 

 

     1.3.Этапы  процесса закупок и снабжения

 

     Технология проведения бизнес-процесса закупки и снабжения состоит из следующих стадий:

    1.Планирование закупок (определение потребности в материале, подготовка заявки на материал, оформление заявки на материал, согласование заявки на материал).

     На данном этапе происходит определение потребности в материале. Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал. Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала.

   2.Поиск и выбор поставщиков  (анализ рынка поставщиков, выбор поставщика по ценовому критерию, согласование условий поставок, заключение предварительной договоренности с поставщиком).

    На данном этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

     3.Заключение договора с поставщиком (подготовка проекта договора с поставщиком, юридическое оформление договора, согласование договора с заинтересованными сторонами, заключение договора).

     Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.