Предмет информационного менеджмента

Внутренняя  организация области обработки  информации до последних лет подчинялась прежде всего решению внутренних задач создания, развития, обслуживания и эксплуатации ИС. Однако техническая и технологическая децентрализация, появление типовых автоматизированных (по отечественной терминологии) рабочих мест (АРМ) и мощных стандартных проблемно-ориентированных пакетов прикладных программ (ППП) привели к возникновению в области обработки информации объемных задач консультирования пользователей и сопровождения ИС. требующих значительной квалификации. Эти новые сложные задачи привели к тому, что в мировой практике организации ИС возникла новая типовая специфическая организационная единица - информационный центр (ИЦ). Организационно ИЦ чаще всего совпадают с отделами (или вообще - со службами) развития/обслуживания и эксплуатации ИС.

Профиль задач обработки информации подвергается превращениям: после внедрения на предприятиях системы АРМ в качестве основного варианта технологического комплекса в составе ИС среди  функций специалистов стали преобладать  консультации пользователей в технических  и программных вопросах. Такие  консультации становятся их основным вкладом в помощь пользователям  при развитии и обслуживании ими  ИС на рабочих местах пользователей, а также в обеспечение качества изготовляемых самими пользователями программных и технологических средств.

Наряду  с внутренней организацией изменяется также уровень вхождения подразделений  по обработке информации в иерархию предприятий. При повышении уровня сферы обработки информации в  производственной иерархии предприятия  рекомендуется, конечно, сохранять  благоразумие: пропагандируемый время  от времени в США вариант «первый  руководитель от информации» не всегда должен и может быть реализован. Вполне разумно разместить оперативные  подразделения по обработке информации на третьем или даже на четвертом  уровне структуры предприятия и только ответственность за планирование и контроль сферы информатизации поднять на второй или даже на первый уровень.

Организационные изменения, если таковые потребуются, должны быть, естественно, разъяснены всем непосредственным участникам, даже если изменения должны быть «реализованы»  на предприятии в целом. Обычно эти  мероприятия реализуются на оперативном  уровне. Сами организационные изменения  на предприятии как процесс должны сопровождаться соответствующими организационными мероприятиями (например, созданием  на определенное время комиссии по управлению этим процессом, мероприятиями  по обучению работников и т.д.).

2.1 Этапы формирование организационной структуры

 

Организационная структура формируется не сама по-себе, а связана с организацией основной деятельности и обеспечивающей эту деятельность структурой. Связь эта взаимна, взаимодействие проходит типовые фазы и имеет определенные типовые характеристики в этих фазах: (признаки стадий по Р.Л. Нолану)

1 стадия – "инициирование". Предприятие достигает критического состояния, при котором оправдано применение ЭВМ, экономия затрат выступает на первый план.

2 стадия  –  "распространение". Спрос на прикладные (по областям применения) автоматизированные системы растет, очень быстро растут бюджет сферы ОИ, мощность техники.

3 стадия  –  "контроль  и управление". Экспансия бюджета сферы ОИ остановлена руководством, разработаны методы анализа затрат и получаемого эффекта, укрепляются позиции планирования и контроля.

4 стадия – "интеграция". Идет интеграция все новых ИТ, банков данных, совершенствования систем планирования и контроля.

5 стадия – "ориентирование  данных". Данные рассматриваются как ресурс предприятия, они единым образом планируются и управляются.

6 стадия – "зрелость". Обработка информации согласована с задачами менеджмента и полностью поддерживает реализацию стратегий предприятия.

На формирование организационной структуры в  сфере обработки информации оказывает  влияние целый ряд общих (типичных) для текущего времени факторов и  индивидуальных для каждого конкретного  предприятия.

Общие факторы:

Сформировавшийся  к моменту рассмотрения состав задач подразделения обработки информации (центра обслуживания всех подсистем). Может иметь место "агрессивная стратегия", учитывающая новые достижения информационных технологий, или "оборонительная стратегия", игнорирующая это развитие, оказывающая предпочтение продуктам собственной разработки и полностью ограничивающаяся только своими возможностями.

Процесс и достигнутый уровень разделения труда. В сфере ОИ важную роль при этом играют исходная квалификация, способность к совершенствованию всех имеющихся на предприятии работников, состояние рынка рабочей силы. Часто бывает необходимо выбрать между специалистами широкого профиля и узкоспециализированными работниками, т.е. между двумя крайностями: одна – это работник "универсал", который может исполнять все имеющиеся и предполагаемые в будущем задачи обработки информации, другая – "узкий специалист", с высоким качеством делающий работу определенного профиля. В пользу "узких специалистов" говорит растущая сложность почти всех средств информатизации, а в пользу "специалистов-универсалов" – весьма существенная роль "общего видения" проблем, связанных с задачами интеграции систем.

Децентрализация деятельности. Пространственная децентрализация опирается на физические места расположения технологических комплексов, на которых выполняются функции обработки информации. Тесно связанная с этим технологическая децентрализация охватывает уровни технических средств и сетей, распределенные системные программные средства и распределенные данные. При использовании организационной децентрализации осуществляется распределение задач обработки информации и ответственности за их результаты.

Особую  версию организационной, технологической  и пространственной децентрализации  представляет собой индивидуальная обработка данных (ИОД), подразумевающая что конечные пользователи могут самостоятельно разрабатывать приложения (для себя). В приложениях с краткой продолжительностью жизни ИОД практически всегда улучшает отношение затраты/польза, обеспечивает разгрузку профессиональных разработчиков прикладных систем, вызывает процессы обучения, усиление ответственности конечных пользователей и общее положительное влияние на отношение к обработке информации. Указанные достоинства ИОД могут быть реализованы в ИС, если конечные пользователи обеспечены необходимой информационной и технической поддержкой, если:

• сложность и трудоемкость разработки невысоки;
• предполагаемая продолжительность жизни приложения измеряется скорее месяцами, чем годами;
• число пользователей мало и частота использования приложения невысока;
• объем данных ограничен, обратное воздействие на центральные базы в виде изменений данных в них не имеет места;
• требования по сохранности и защите данных невысоки.

Индивидуальные  факторы:

• продолжительность использования и степень проникновения ИТ на предприятии;
• стиль руководства;
• существующая структура организации управления предприятием в целом.

В зависимости от масштаба сферы  информатизации обработки информации на конкретном предприятии возникают  разнообразные организованные структуры  в этой области. Малым считается  подразделение ОИ, в котором насчитывается 5 человек, средним – 6 – 20 человек, большим  – более 20 человек.

Примерные структурные схемы, характеризующие  типовые варианты организации служб  ОИ:

ШТАБ

Отдел организации производства

Отдел проектирования прикладных систем и их обслуживания

Информационный центр

Отдел базовых технологических  средств

Вычислительный центр

а). Структура  большого подразделения

Отдел организации производства – автоматизация работы в подразделении ОИ.

Отдел проектирования прикладных систем и их обслуживания – обеспечение развития подсистем предприятия, прикладное программирование.

Информационный центр – управление индивидуальной обработкой данных: консультации при выборе подходящих для ИОД программных и технических средств, поддержка при их инсталляции, обучение их применению, подготовка копии центральных баз данных, консультации при возникающих проблемах в процессе разработки приложений, публикация успехов и достижений, организация обмена опытом конечных пользователей.

 Отдел базовых технологических средств – планирование и управление базовыми средствами (вычислительными, периферийными, сетевыми.

Вычислительный центр – расчет различных коэффициентов, характеризующих работу ИС: коэффициент загрузки машин, затраты/польза и т.п.; хранение данных, если в ИС отсутствует подсистема «склад материалов» или «архив» учетом данных вместо них занимается вычислительный центр.

Штаб – стратегическое планирование, координация действий служб подразделения с другими подразделениями предприятия.

Разработка и обслуживание систем

Вычислительный центр

б). Структура  среднего подразделения

Разработка и сопровождение  приложений

(собственные разработки)

Подготовка и выполнение работ

Хранение данных

Выбор и ввод в эксплуатацию прикладных программных и информационных средств (справочные системы Cons+…); обслуживание конечных пользователей

(готовое ПО)

Выбор и адаптация стандартных  технических, программных и др. средств

Эксплуатация информационных структур

в). Структура  малого подразделения

2.2  Элементы теории организации. Организация как система

 

Существуют  различия в трактовке даже самого термина организация. Иногда под  ним понимают процесс или деятельность по упорядочению элементов объекта  во времени или в пространстве, что близко к понятию организовывать. Однако во многих случаях под термином организация рассматривается собственно некий объект, имеющий упорядоченную  структуру. В таком объекте совместно  существуют разнообразные элементы и связи между ними, при этом в качестве элементов могут быть как технологические элементы (машины, устройства и т.д.), так и люди. В настоящей книге в качестве основного используется именно такой подход.

Существует  специальная дисциплина - теория организации, которая в качестве специального университетского курса преподается  менеджерам как в нашей стране, так и за рубежом.

Здесь приводятся лишь основные понятия из этой дисциплины. Предполагается, что более глубокий интерес к теории организации  читатель сможет удовлетворить из указанных  источников. Для первого же представления  об общей теории организации может  оказаться достаточно и приведенных  ниже кратких сведений, особенно для  специалистов по ИТ.

В любом  обществе всегда существует множество  организаций самого разного толка. Теория организации призвана ответить на все общие вопросы, которые  могут возникнуть по поводу среды  существования человека в различных  организациях.

Для целей  настоящей книги достаточно определить организацию как «сознательно координируемое социальное образование с определенными  границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей  цели или целей» или как «группу  людей, деятельность которых сознательно  координируется для достижения общей цели или целей» [7]. Именно и прежде всего наличие цели определяет само существование организации.

«Теория организации» как научная дисциплина обеспечивает методологические основы успешного менеджмента. Для целей  настоящей книги достаточно принять, что она базируется на системном  подходе и методах системного анализа. В связи с этим при  изучении конкретной организации основными  являются вопросы, связанные с рассмотрением  внешней среды существования  и функционирования организации, внутренней ее среды, а также взаимосвязей, которые  образуются в организации.

Важно выделить различные факторы воздействия  на организацию внешней среды. В  качестве факторов прямого воздействия  можно принимать все, что связано с поставщиками разнообразных ресурсов, необходимых для работы организации; это прежде всего поставки материалов и энергии. Однако это и возможности привлечения капитала, и трудовые ресурсы -наем работников осуществляется из внешней среды. От того, как обстоят дела в окружающей организацию среде с наличием и уровнем квалификации рабочей силы, существенно зависит ее успех.

Потребители продукции организации тоже относятся  к факторам прямого воздействия, организация может даже ориентировать  свою внутреннюю структуру на наиболее влиятельные группы потребителей. В  чем-то они смыкаются с факторами, определяемыми конкурентами. Фактором прямого воздействия является сфера  законодательства по профилю организации. Факторы среды косвенного характера  обычно не влияют на организацию непосредственно, причем косвенные факторы обычно сложнее, чем прямые. По поводу механизма  их воздействия не бывает полной уверенности, приходится делать некоторые предположения.