Підвищення ефективності роботи реєстратури поліклініки, скорочення витрат часу пацієнтів на очікування прийому, спрощення ведення докум

3. Медичний реєстратор несе відповідальність за:

• неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним трудовим законодавством;
• правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством;
• завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством.

4. Медичний реєстратор, що оформляє медичні документи, посадова інструкція.

Основними завданнями реєстратора є:

• оформлення та облік листків та довідок тимчасової непрацездатності;
• підтвердження відповідними печатками медичних документів, виданих хворим лікарями;
• основними завданнями медичного реєстратора, що працює в столі довідок міської поліклініки, є дача різного роду довідок як при особистому зверненні відвідувачів, так і по телефону;
• призначення та звільнення медичного реєстратора здійснюється головним лікарем поліклініки відповідно до чинного законодавства;
• медичний реєстратор підпорядковується завідувачу реєстратурою;
• у своїй діяльності медичний реєстратор керується цією посадовою інструкцією та іншими офіційними документами.

Призначення та звільнення медичного реєстратора здійснює головний лікар поліклініки в установленому порядку.

Реєстратор, зайнятий розділом оформлення листків та довідок тимчасової непрацездатності, підпорядковується безпосередньо завідувачу реєстратурою. У своїй діяльності реєстратор керується цією посадовою інструкцією.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2. ПОСТАНОВКА ЗАВДАННЯ

 

2.1. Організація роботи реєстратурі поліклініки

 

Перше знайомство відвідувачів з поліклінікою починається в реєстратурі. Вона є основним її структурним підрозділом з організації прийому хворих у поліклініці і вдома.

У завдання реєстратури входить:

• організація попередньої і невідкладної запису хворих на прийом до лікаря як при безпосередньому зверненні в поліклініку, так і по телефону;
• забезпечення чіткого регулювання інтенсивності потоку населення з метою створення рівномірного навантаження лікарів і розподіл його за видами допомоги, що надається;
• проведення своєчасного підбору і доставки медичної документації в кабінети лікарів, правильне ведення і зберігання картотеки поліклініки.

Раціональна організація прийому покликана скоротити час очікування хворих на прийом до лікарів. Управління складним потоком хворих у поліклініці забезпечується впровадженням прогресивних форм організації праці лікарського і середнього медичного персоналу, а також шляхом вдосконалення існуючих форм роботи реєстратури з урахуванням встановлених норм навантажень.

Робота реєстратури повинна будуватися по централізованій системі і виходити з дільнично -територіального принципу обслуговування населення та бригадного методу роботи лікарів поліклініки. Роботою реєстратури керує завідувач, який призначається на цю посаду наказом головного лікаря поліклініки.

Медичному реєстратору відводиться велика роль у справі правильної організації прийому хворих. Він перший зустрічає хворого, розмовляє з ним, в необхідних випадках допомагає хворому розібратися в організації прийому. Медичний реєстратор повинен розбиратися в питаннях сортування хворих за медичними показаннями, що дає можливість правильно вирішувати питання регулювання потоку хворих.

Найважливішим елементом роботи реєстратури є запис відвідувачів на прийом до лікаря, реєстрація викликів додому, напрямок звернулися в поліклініку на флюорографічне обстеження і профілактичні огляди. Від організації роботи реєстратури залежить значною мірою ритмічність роботи всіх підрозділів поліклініки, забезпечення найбільш оптимального розподілу потоків відвідувачів, зменшення витрат часу хворих на відвідування поліклініки.

В даний час передбачено три методи організації запису відвідувачів на прийом до лікаря: талонна система, самозапис, комбінований метод. При талонній системі запису потік первинно звернулися хворих проходить через дільничних реєстраторів. Відвідувачі попередньо одержують талони із зазначенням порядкового номера черги , прізвища лікаря , номера кабінету і часу явки на прийом. При самозапису на прийом до лікаря відвідувачі самі в спеціальні аркуші вписують свої паспортні дані із зазначенням зручного для них часу прийому. Для цього у фойє поліклініки обладнуються столики з папками аркушів самозапису на 5 днів вперед. Черговий реєстратор дає необхідні усні довідки, в окремих випадках допомагає відвідувачам записатися на прийом до лікаря. Заповнені листи самозапису в кінці дня мають бути передані працівниками до медицинського архіву, які по них підбирають медичні карти амбулаторних хворих. Перед прийомом медична сестра кабінету бере з медицинського архіву підібрані медичні карти і лист самозапису.  

Після закінчення прийому медична сестра кабінету повертає карти в реєстратуру, а лист самозапису - в кабінет медичної статистики. При необхідності термінового прийому хворого реєстратор направляє його до відповідного фахівця або в кабінет долікарського прийому.

Одночасно він замовляє в медицинському архіві потрібну карту, яка відразу ж доставляється в кабінет лікаря.

Система самозапису дозволила значно скоротити витрати часу відвідувачів на запис до лікаря, яка складає в середньому 1 хвилин, а на отримання довідок пацієнти затрачають в основне не більше 2,5 хвилин.

При комбінованому методі в лист самозапису записуються тільки первинні хворі. За 15-20 хвилин до початку прийому лікаря хворий отримує в реєстратурі заздалегідь заготовлений талон і йде до кабінету лікаря, де буде прийнятий згідно із зазначеним у талоні часом . При такій системі реєстратор завжди знає, скільки людина не стало на прийом до лікаря , і має право після закінчення певного часу видати талони іншим хворим , бажаючим потрапити на прийом до лікаря в цей час. Повторним хворим лікар видає спеціальну «фішку» із зазначенням дати і часу прийому, яка підлягає обміну в реєстратурі на талон форми № 025-4 / у. При відвідуванні хворих вдома, якщо лікар визначив необхідність повторного огляду в поліклініці, він відразу ж видає хворому талон форми № 025-4 / у з зазначенням дати, часу прийому і номера черги.

Впровадження комбінованого методу запису дозволяє вирішити такі завдання:

• розділити потік первинних і повторних хворих;
• точно враховувати і контролювати навантаження лікаря;
• використовувати талони не з’явившихся хворих для видачі хворим, які потребують прийомі лікаря в день звернення;
• зменшити час очікування хворими прийому лікаря.

 

2.2.Створення форм для ведення даних

 

Швидке обслуговування хворих, що звернулися в реєстратуру, залежить від раціонального розміщення в ній амбулаторних карт. Найбільше відповідає цим вимогам система розстановки амбулаторних карт в стелажах по ділянках, а всередині них - по вулицях, будинках і квартирах . Багато в чому полегшує роботу медичного реєстратора система маркування амбулаторних карт, коли кожен терапевтичний ділянка має свою колірну маркування. Добре зарекомендувала себе номерна система зберігання медичних карт, при якій пошук однієї карти скорочується до декількох секунд. Для цього кожній ділянці визначається кількість номерів відповідно числу осіб, що проживають на даній території (як резерв слід додати приблизно 100 номерів з розрахунку можливого зростання населення). 
 У поліклініці можно знайти розклад роботи лікарів усіх спеціальностей із зазначенням годин прийому на всі дні тижня, номерів кабінетів лікарських дільниць з вхідними в них вулицями і будинками і розподіл їх між бригадами. Чітка інформація повинна бути і про правила виклику лікарів додому, про порядок попереднього запису на прийом до лікарів з урахуванням системи самозапису.

У реєстратурі повинні бути табло, що дозволяють пацієнтам отримати вичерпні відомості про режим роботи всіх підрозділів поліклініки: час і місце прийому населення головним лікарем та його заступниками; адреси чергових поліклінік і стаціонарів району (міста), які надають екстрену спеціалізовану допомогу населенню в недільні дні, поверховий покажчик лікарських кабінетів; номери телефонів виклику лікарів додому і виклику чергових лікарів у денний і вечірній час, годинник і обсяг робота кабінетів долікарського прийому , правила підготовки до досліджень (рентгеноскопії, рентгенографії, аналізів крові і т.д.).

Для використання медичної та загальної документації в практичній та науковій роботі в поліклініці має бути створений медичний архів. У медичному архіві виробляються прийом, облік, класифікація, зберігання і видача документальних матеріалів як персоналу поліклініки, так і хворим у разі зміни їх місця проживання або запитів різних організацій. В архіві зберігаються вся документація про роботу поліклініки, в тому числі накази по поліклініці, річні звіти, особисті справи звільнених, а також вся медична документація (в основному медичні карти амбулаторних хворих). Медичні карти амбулаторних хворих надходять в архів з реєстратури в тому випадку, якщо хворий протягом 3 років не звертався до поліклініки. Крім того, в діючий архів можна передавати «потовщені» і прийняли недбалий вигляд медичні карти , після того як натомість їх будуть заведені нові з копіюванням з старих карт уточнених діагнозів і короткого епікризу .

Значне місце в роботі реєстратури займає оформлення медичних документів: довідок, напрямків та інше. Реєстраторам надано право затримувати неправильно видані і невірно оформлені документи і передавати їх для з'ясування адміністрації. Разом з тим, вони несуть відповідальність за документи, поряд з особами, які видали документ.

Особливої ​​уваги вимагає оформлення листків непрацездатності (лікарняних листів). Бланки листків непрацездатності, видані лікарям із зазначенням номерів, реєструються в «Книзі реєстрації листків непрацездатності».

 

2.3 Реєстратура поліклініки

 

Реєстратура автоматизує процес складання розкладу прийому лікарів поліклініки, запису на прийом по сітці складеного розкладу, записи поза сітки розкладу додаткових пацієнтів. Можливий запис, як пацієнтів, що відносяться до групи прикріпленого контингенту медичні, так і разових пацієнтів. Складений розклад використовується для підбору амбулаторних карт в кабінети до часу прийому. У програмі реєструється «маршрут» руху амбулаторної картки з кабінету в кабінет.

Реєстратура є модулем, що підключається до систем «Поліклініка» та «Електронна амбулаторна картка» та використовують загальні для всіх завдань відомості про прикріплений контингенті, відділеннях, медичному персоналі поліклініки.

 

Реєстратура складається з наступних основних частин:

Запис на прийом:

• запис пацієнта на прийом;
• друк замовлення карт в реєстратурі;
• друк денного розкладу прийому відділення або лікаря;
• перегляд маршруту руху карти;
• перегляд всіх змін у базі даних запису на прийом із зазначенням автора змін (авторство записів).

Реєстратура:

• проставлення відмітки за виданими реєстратурою амбулаторним картками;
• проставлення відмітки після повернення карти в реєстратуру;
• перегляд маршруту руху карти ( в яких кабінетах і коли повинна знаходитися карта).

 

    Розклад роботи лікарів:

• складання загальних шаблонів роботи лікарів;
• складання персональних шаблонів роботи лікарів;
• перенесення старої інформації з розкладу в архівну базу;
• організація доступу до архівних записів.

Адміністратор:

• розміщення файлів даних за каталогами;
• розподіл рівнів доступу і присвоєння паролів користувачам;
• перегляд журналу реєстрації помилок виконання програми.

Реєстратура передбачає 3 типи користувачів: адміністратор - з повними правами доступу до системи, реєстратор - з обмеженими правами доступу, користувач - з правами тільки перегляду інформації.     

Реєстратура оптимізує процес побудови єдиного розкладу на підставі всіх відомостей про роботу лікарів. Наявність глобальних шаблонів приймання, наприклад, «ранкова зміна», «вечірня зміна» і персональних шаблонів прийому за фахом лікаря, де вказано час на обслуговування одного пацієнта, спрощує роботу  реєстратури.

 

2.4. Поліклініка

 

Поліклініка є універсальною, багатофункціональною системою для збору, обробки та зберігання статистичних даних по всіх видах медичної діяльності поліклініки. Програма складається з модулів, які можуть бути тематично розділені на групи: медична статистика, розрахунки, аналітичні звіти про діяльність поліклініки для керівництва. Модулі можуть функціонувати автономно і в будь-яких поєднаннях.