Основные программы обработки информации в офисе

Создать список рассылки – вывод формы для создания списка рассылки. Это способ рассылать одно письмо целой группе адресатов, которые принадлежат к данному списку. Можно создать список рассылки для обсуждения какой – то специальной темы (например, реализации некоего проекта).

Создать мгновенное сообщение – создание сообщения (с помощью Word), которое будет отправлено данному контакту или по локальной сети, или через Интернет.

Новое письмо – при нажатии на этот пункт меню будет вызван Word со специальным Мастером писем, с помощью которого можно автоматически создать заголовок письма (например, с почтовым адресом и именем данного контакта), а потом просто написать письмо для последующей отправки по обычной (или электронной) почте.

Создать задачу для контакта – здесь можно поставить перед контактом задачу, причём в дальнейшем Outlook поможет вам отслеживать процесс её выполнения.

Создать запись в журнале контактов – здесь можно создать самому себе напоминание для данного контакта.

Связь – создание связи данного контакта с какими – то элементами Outlook (например, с заметками или дневником) или с файлами (картинками, документами).

Позвонить контакту – набор номера контакта (если есть модем), а также, при желании, фиксирование в журнале факта и продолжительности телефонного разговора.

К исполнению – с помощью этого пункта можно отметить данную задачу для напоминания контакту о необходимости её исполнения.

Отобразить схему адреса – поиск введённого адреса на сайте MSN Maps (для российских адресов это не актуально).

Посмотреть веб–страницу – открытие веб-страницы контакта в браузере (программе для просмотра интернетовских страниц).

Добавить рисунок – добавление изображения (например, фотографии) в информацию о контакте.

Календарь. Календарь Outlook представляет собой мощный ежедневник, обладающий большим количеством самых разнообразных возможностей.  Выглядит как листок настольного календаря. Внешний вид календаря можно менять, выбирая различные варианты представления: один день, рабочая неделя, полная неделя, месяц. В этот календаре можно планировать встречи, события, собрания. События календаря могут быть повторяющимися, причём расписание события задаётся в очень удобной форме. По каждому событию можно настроить соответствующее оповещение, которое будет сделано заранее.

Задачи. Задача имеет состояние, важность и процент выполнения. В этом и состоит главное отличие задачи от события в календаре. Событие в календаре – это простое напоминание. При вызове ярлыка Задачи на экране появляется список всех созданных задач. Режим вывода задач, их отбор и сортировку можно менять любым удобным способом.

 Заметки. Это нечто вроде стикеров. Только стикеры в данном случае создаются на компьютере и будут располагаться внутри монитора, а не на его корпусе.С одной стороны, в этих заметках нет никакой необходимости, потому что с помощью повторяющихся событий в календаре можно создать любые типы напоминаний. Но с другой стороны – многим пользователям удобно записывать простенькие напоминания именно в виде заметок – стикеров. Поэтому в Outlook и включён данный сервис. Работает он следующим образом.  Если щёлкнуть по ярлыку Заметки, то возникает список всех введённых стикеров, каждый из которых можно открыть для просмотра двойным щелчком мыши. Окно с раскрытым стикером является независимым, поэтому оно может находиться в любом месте экрана, а не только в поле открытой программы  Outlook. Если напоминание, для которого создан стикер , отработано, то необходимо его удалить, и он пропадает из списка. К стикерам не привязываются никакие даты и время, а отличаться друг от друга они могут выбранными категориями важности/срочности и цветом.

Почта. При нажатии на кнопку Почта из списка слева появляется система для работы с почтой  Outlook. Это не только электронная почта, так как Outlook может использоваться для корпоративной переписки – то есть переписки внутри фирмы по локальной сети. Однако переписка с контактами, находящимися в данной локальной сети, ничем не отличается от переписки с контактами из Интернета.

 

 

 

 

 

6. Microsoft PowerPoint

 

 Применение современной  техники для презентаций стало  обычным при проведении семинаров,  конференций. Подготовка презентаций является весьма трудоемким процессом. PowerPoint 2003 – быстрое создание мультимедийных презентационных роликов.

  PowerPoint - это графический пакет  подготовки презентаций и слайд-фильмов.  Он предоставляет пользователю  всё необходимое - мощные функции  работы с текстом, включая отрисовку контура текста, средства для рисования, построение диаграмм, широкий набор стандартных иллюстраций и т.п.

 Презентация - это набор слайдов  и спецэффектов, сопровождающих  их показ на экране, раздаточный  материал, а также конспект и  план доклада, хранящиеся в одном файле, созданным с помощью PowerPoint.

Слайд - это отдельный кадр презентации, который может включать в себя заголовок, текст, графику, диаграммы  и т.д.

        Раздаточный  материал - в качестве раздаточного  материала служат распечатанные  в компактном виде слайды презентации: два, четыре или шесть слайдов на одной странице.

        Конспект доклада - в процессе  работы над презентацией в  PowerPoint можно получить конспект доклада, при печати которого на каждой странице будет выведено уменьшенное изображение слайда и текст, поясняющий его содержание.

Структура презентации представляет собой документ, содержащий только заголовки слайдов, а также основной текст без графических изображений  и  специального оформления.

        Термины и  определения используемые в PowerPoint:

        Шаблон - это презентация, формат которой и схема цветовмогут использоваться для подготовки других презентаций. PowerPoint поставляется

более с 100 профессионально  оформленных шаблонов, которые вы можете использовать для подготовки ваших собственных презентаций.

 Установочная презентация PowerPoint - это презентация PowerPoint, используемая в качестве шаблона по умолчанию. С этой презентацией можно работать прои выборе переключателя Blank Presentation (Пустая презентация) в диалоговом окне New Presentation (Новая презентация).

Мастер - в пакете PowerPoint имеются мастера для каждой ключевого компонента презентации: слайд-мастер, мастер структуры презентации, мастер раздаточного материала и мастер примечаний.

Слайд-мастер - слайд, который содержит форматированные рамки фиксации (placeholders) для заголовка, текстов и других фоновых рисунков, которые вы хотите иметь на слайдах. Если вы сделаете какие-либо изменения

на слайд-мастере, то они  будут автоматически применены  ко всем слайдам, которые настроены по слайд-мастеру.

Схема цветов  - основа из восьми цветов, которую можно применять в слайдах, страницах примечаний и раздаточном материале. Схема цветов состоит из цвета фона, цвета линий и текста и шести дополнительных цветов. Баланс этих цветов улучшает восприятие слайдов.

Другие  цвета  - цвета, отсутствующие в основной схеме цветов, которые можно использовать для специальных целей.

Объект  - текст, линии, формы, которые создаются при помощи инструментов работы с текстом и рисования геометрических фигур, а также любые картинки, которые импортируются из других приложений.

Атрибут  - свойство объекта, которое можно использовать для манипулирования объектом, использую инструменты и команды PowerPoint (линии, заливка, тень, цвет и форма).

Форма  - этот атрибут имеют объекты, которые  создаются при использовании инструментов работы с текстом или Автоформы. Объекты, созданные с помощью инструментов рисования линий, дуг и свободных (произвольных) фигур, не имеют формы, как атрибута.

Контур  - видимая линия по краям объекта.

Рамка Фиксации  - рамка, которая появляется на слайде при работе с текстом до того, как вводится текст. Каждая такая рамка окружена линией, состоящей из точек. Используя элементы управления этих рамок, можно изменить их размер, перемещать текст по слайду, изменять шрифт и цвет текста внутри рамок; возможно также изменение положения самого текста относительно этой рамки.

Инструмент  «Текст»   - можно ввести текст в любом месте слайда, используя инструмент ввода текста панели инструментов Рисование. Текст, который вводится при использовании  этого инструмента, не выводится на экран в режиме работы со структурой презентации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Современную жизнь представить  без современной техники просто невозможно. Ни одна фирма не обходится  без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление  графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций - во всем  этом нам помогает компьютер, и помогает успешно. В курсовой работе рассмотрен и изучен программный пакет Microsoft Office 2003, с помощью которого можно достичь всего вышеперечисленного.  В частности были рассмотрены следующие программы:

• Microsoft Office Word 2003;

• Microsoft Office Exсel 2003;

• Microsoft Office Outlook 2003;
• Microsoft Office PowerPoint 2003.

Это мощные прикладные программы для  коммерческого применения, которые  легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.

        Пакет Microsoft Office связывает эти приложения воедино. Все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже.

 

 

 

 

 

      

 

 

 

 

Практическая  часть.

Задача, решенная с использованием пакета Электронных  таблиц Microsoft Excel.

1.Общая характеристика задачи

 

Используя ППП на ПК, на основании сведений о наличии  и движении товаров в магазине, хранящихся в таблице данных ТОВАР (структура данных этой таблицы представлены на рис. 47), необходимо суммировать:

• оборотную ведомость по движению товара в магазине за отчётный период (рис. 48);
• ведомость остатков товаров в магазине (рис. 49).

Введите текущее значение даты между таблицей и ее названием.

По данным таблиц постройте  гистограмму с заголовком, названием  осей координат и легендой.

2.Описание алгоритма решения задачи

Электронная таблица  позволяет хранить в табличной  форме большое количество исходных и рассчитываемых данных и, разумеется, связей между ними, то есть формул. Но главное – при изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и изменяются прямо на глазах.

Для получения суммы  остатка на начало месяца необходимо перемножить цену товара и количество этого товара, оставшегося на начало месяца. Аналогично вычисляем сумму, на которую поступил товар и сумму, на которую был продан товар.

Количество остатка  на конец месяца = количество остатка  на начало месяца + количество поступившего товара - количество проданного товара

Сумма остатка на конец  месяца = количество остатка на конец  месяца * цена товара

Чтобы ввести формулу нужно:

1. выделить ячейку;
2. ввести «=»;
3. набрать формулу;
4. зафиксировать её нажатием на Enter или на соответствующую кнопку в Строке формул.

Для ввода в формулу  адреса ячейки пользоваться щелчком  мыши по соответствующей ячейке. Если же вместо числа в ячейке появились символы # # # #, значит, число не помещается в ячейке и нужно увеличить ширину столбца.

Чтобы заполнить столбец  однородными формулами надо ввести формулу в крайнюю ячейку и  распространить её с помощью маркера  заполнения. Ссылки в формуле смещаются одновременно со смещением формулы.

И, наконец, необходимо воспользоваться  функцией Автосуммирование.

• выделите ячейку, в которую надо записать сумму;

• щёлкните по кнопке панели инструментов Автосуммирование;
• бегущей пунктирной рамкой буден выделен интервал ячеек, подлежащих суммированию, если компьютер угадал содержимое каких ячеек надо сложить, то осталось нажать Enter, иначе выделите мышью нужный интервал и нажмите Enter.

2. Выбор ППП

Для решения данной  экономической задачи целесообразно  использовать Приложение Microsoft Excel, входящее в интегрированный пакет программ Microsoft Office . Microsoft Excel – это электронные таблицы, позволяющие производить операции над данными, представляя их в удобном для восприятия виде.

3. Проектирование формул выходных документов в графическом представлении данных по выбранной задаче

 

Для решения задачи создадим таблицы, которые приведены ниже:

Наименование  товара	Цена	Остаток на начало месяца		Поступило		Продано		Остаток на конец  месяца
		кол-во	сумма	кол-во	сумма	кол-во	сумма	кол-во	сумма
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Блокнот	37,60р.	19,00		100,00		80,00
Дырокол	58,00р.	11,00		28,00		25,00
Набор линеек	25,00р.	29,00		57,00		56,00
Набор ручек	23,00р.	27,00		150,00		161,00
Степлер	45,00р.	17,00		24,00		34,00
Тетрадь общая	18,30р.	34,00		150,00		124,00
Рис. 48. Табличные данные для расчёта оборотной ведомости движения товара в магазине     Наименование товара Артикул Единица измерения Цена товара Количество Сумма 1 2 3 4 5 6 Блокнот АВ штука 37,60р.     Дырокол НУ штука 58,00р.     Набор линеек РА штука 25,00р.     Набор ручек РУ штука 26,00р.     Степлер ТЕ штука 45,00р.     Тетрадь общая ДО штука 18,60р.     Рис.49. табличные данные ведомости по движению товара в магазине