Основные программы обработки информации в офисе

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

 

КАФЕДРА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

по  дисциплине «Информатика»

на тему:

«Основные программы обработки  информации в офисе».

 

 

 

                               Исполнитель:               Н. В. Путилина

           специальность               ФК

                                                 группа                            бюджет + договор 1поток

                            № зачетной книжки      03ФФБ02216

                                 Руководитель:             Е. Ф.КАЗАКОВ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЛИПЕЦК

2007

Оглавление

 

 

Введение  …………………………………………………………………… 3

Теоретическая часть                                             

1.Офисные программы ………………………...…………………………...4

2. Пакет Microsoft Office 2003 .………..…………..………………………..5

3. Microsoft Word ……………………………………………………………7

4. Microsoft Exсel ..………………….……………………………………….9

5. Microsoft Outlook .………………………………………………………..10

6. Microsoft PowerPoint……………………………………………………..13

Заключение….………………………………………………………………16

Практическая  часть

Задача, решенная с использованием пакета

электронных таблиц Microsoft Excel……………………………………...17

Использованная литература….……………………………………………24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

  Использование компьютеров  вместо людей при принятии решений имеет множество преимуществ.

Рассмотрим лишь несколько  наиболее очевидных.

• компьютеры обрабатывают данные с очень высокой скоростью. Предел быстродействия – 10^9 операций в секунду.
• с помощью компьютеров можно решать задачи, слишком сложные для человеческого разума.
• огромные объемы памяти позволяют хранить большие количества информации с последующей ее обработкой.
• компьютеры не придают эмоциональной окраски обрабатываемым данным. Они объективно учитывают все введенные факторы и ограничения, и строят на их основе неискаженную эмоциями модель.

Целью данной работы является изучение офисных программ.

       Офисные программы – это программы, которые наиболее часто используются в офисе. В общем, строгого разделения программ на офисные и неофисные нет, однако, учитывая тот факт, что практически весь мир пользуется пакетом Microsoft Office от корпорации  Microsoft именно этот комплект программ определяет, что такое офисный набор.

В теоретической части  курсовой работы были изучены  программы, наиболее часто используемые в офисе - Word, Exсel, Outlook. В практической части решена задача с использованием Приложения Microsoft Excel.

       При  написании данной работы использовался  компьютер с процессором Intel Soc-478 Celeron-2600/400, монитором Samsung Sync Master 763 MB и оперативной памятью 256 Мбайт.

 

 

 

 

Теоретическая часть

1. Офисные программы

 

Три основные программы, считающиеся, безусловно, офисными, - это текстовый  редактор, электронные таблицы и  органайзер. Текстовый редактор используется для создания простейших текстов (записка, письмо, договор, контракт), различных бланков и документов самой разнообразной степени сложности. Электронные таблицы применяются для ведения и хранения структурированных данных (таблица), в которых необходимо производить различные расчёты (например, бухгалтерия, бизнес - план). Органайзер – многофункциональная система, в которой, как правило, ведётся база ваших контактов (людей и предприятий), записываются различные дела и задачи, создаются всевозможные напоминания

В стандартный офисный  пакет от корпорации  Microsoft также входят ещё две программы: пакет для создания демонстраций и презентаций PowerPoint, а также система для создания и ведения баз данных Access. Бывают и другие программы, которые можно отнести к офисным. Различные переводчики, бухгалтерии, системы распознания текста, программы ведения документооборота и разнообразные справочники можно считать офисными. Однако к офисным программам не принято относить специализированные пакеты, которые не используются обычными офисными работниками, например различные средства администрирования сети, системы для профессиональной работы с графикой и так далее.

Но не только Microsoft выпускает офисные программы. Раньше существовал пакет Русский офис, куда входили текстовый редактор Лексикон, переводчик Сократ, система ведения личных финансов Декарт и файловый менеджер ДИСКо Командир, но этот пакет даже в России не был особо популярен. Кроме того, существуют десятки и сотни фирм и тысячи независимых разработчиков, которые создают различные полезные офисные программы.

2. Пакет Microsoft Office 2003

 

 Рассмотрим пакет программ Microsoft Office 2003, поскольку около 95% корпоративных и домашних пользователей работают именно с ним. Microsoft Word стал синонимом текстового редактора (хотя существуют и другие текстовые редакторы), а  Microsoft Exсel – синонимом электронных таблиц.

На сегодняшний день Word, Exсel, Outlook – это великолепные программы, одновременно простые в освоении, но невероятно мощные по предоставляемым возможностям. Но подавляющее число пользователей, работающих с данными программами, реально используют не более 5% их возможностей.       

Пакет Microsoft Office 2003 поставляется в различных модификациях. Кроме того, почти все программы, входящие в него, можно приобрести отдельно. Стандартный комплект называется Microsoft Office Standart Edition 2003, и в него входят следующие основные программы:

• Microsoft Office Word 2003;
• Microsoft Office Exсel 2003;
• Microsoft Office Outlook 2003;
• Microsoft Office PowerPoint 2003.

Расширенная модификация  называется Microsoft Office Professional Edition 2003, и в неё кроме вышеперечисленных программ также входят:

• Microsoft Office Publisher 2003;
• Microsoft Office Access 2003;
• Microsoft Office Outlook 2003 c Business Contact Manager.

Также существует вариант под названием  Microsoft Office Small Business Edition 2003, в котором, в отличие от  Professional Edition, отсутствует Microsoft Office Access.

Предназначение программ, представленных в самом полном варианте Microsoft Office 2003 (Professional Edition):

• Word 2003 – мощнейший текстовый редактор с элементами издательской системы;
• Exсel 2003 – создание, обработка, анализ и отображение информации в форме электронных таблиц;
• PowerPoint 2003 – быстрое создание мультимедийных презентационных роликов;
• Access 2003 – создание баз данных для различных применений, как для начинающих пользователей, так и для опытных разработчиков;
• Outlook 2003 – ведение базы контактов, планирование всевозможных мероприятий, система напоминаний, работа с различными документами, в том числе – с электронной почтой;
• Publisher 2003 – настольная издательская система: гибкая, мощная и простая в освоении.

Также существует ещё  несколько программ, относящихся  к Microsoft Office, которые поставляются отдельно. Это:

• Project Professional 2003 – одно из самых популярных в мире приложений для ведения и управления различными проектами;
• FrontPage 2003 – специальное приложение, позволяющее в лёгкой и наглядной форме создавать интернетовские странички;
• Visio 2003 – система построения диаграмм, предлагающая средства для наглядного представления идей, информации и систем;
• OneNote 2003 – новое приложение системы Microsoft Office, которое позволяет записывать, упорядочивать и повторно использовать электронные заметки на переносных, настольных и планшетных компьютерах;
• InfoPath 2003 – новое приложение, которое упрощает процесс сбора данных, позволяя группам и организациям легко создавать разнообразные динамические формы и работать с ними.

 

 

3. Microsoft Word

 

Word – это наиболее часто использующаяся программа из комплекта Office. Но это не просто текстовый редактор, обычный текстовый редактор – это WordPad, который входит в стандартный комплект операционной системы Windows XP.

Microsoft Word – это целый программный комплекс, объединяющий в себе простоту текстового редактора и мощь издательской системы  с возможностью многопользовательского ведения большого количества различной документации.

Наиболее значимые возможности  Word:

• создавать, обрабатывать и распечатывать документы различной степени сложности;
• редактировать текст, используя многоуровневый буфер обмена;
• представлять документ в различных форматах: обычный, разметка, структура, web – документ, режим чтения;
• добавлять в документ специальные поля: колонтитулы, колонцифры, сноски и примечания;
• отслеживать в документе все изменения, внесённые различными пользователями, а также хранить их прямо в документе, чтобы можно было вернуться к предыдущему состоянию редактирования;
• использовать при редактировании различные средства автозаполнения полей;
• добавлять рисунки, изображения и фотографии;
• добавлять в текст специальные значки и символы;
• использовать мощные средства настроек шрифтов и абзацев;
• создавать и применять стили, позволяющие почти мгновенно изменять внешний вид целой группы абзацев текста;
• использовать автоматическое форматирование по заданным параметрам текста при вводе;
• в удобной форме проверять правильность написания слов на различных языках;
• использовать статистику;
• создавать документ совместно несколькими пользователями;
• пользоваться мощной системой макросов для автоматизирования многих процессов, необходимых при создании документов;
• автоматически создавать оглавления и указатели;
• работать с таблицами различных видов, в том числе производить в этих таблицах сортировку данных по различным критериям;
• получать подробные сведения и справки по всем возникающим вопросам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Microsoft Exсel

 

 

Microsoft Exсel – это одна из самых распространённых в мире программ для работы с так называемыми электронными таблицами. Электронные таблицы – это специальный формат работы с данными, при котором рабочий лист представляет собой как бы бесконечную таблицу, состоящую из строк, столбцов и образуемых ими ячеек, в которые заносится различная информация, в том числе и формулы. Главное в электронной таблице – возможность задания формул, что позволяет, например, при изменении всего одного параметра автоматически пересчитывать огромное количество данных, в формулы которых входит этот параметр.

Первыми прообразами  электронных таблиц были программы VisiCalc фирмы VisiCalc (первая версия появилась в 1979 году) и MultiPlan от Microsoft (1981 год). VisiCalc первоначально была разработан для компьютера Apple II, но её вариант для IBM – совместимых PC получился достаточно неудачным и популярность так и не приобрёл, а MultiPlan от Microsoft адаптировалась к различным компьютерным архитектурам, но из – за этого и проиграла, когда в 1983 году фирма Lotus представила свой вариант электронных таблиц – программу Lotus 1-2-3, жёстко ориентированную на РС и MS-DOS, которая и завоевала огромную популярность, в результате чего Microsoft потерпела поражение и её  MultiPlan сошла с компьютерной арены. Затем фирма Borland попыталась внедриться на этот рынок и выпустила в свет свою программу для работы с электронными таблицами Borland Quatro (Quatro переводится как четверть), которая как раз четверть рынка и захватила. А потом снова пришла Microsoft – и все «умерли», в том смысле, что входящие в состав Microsoft Office электронные таблицы Exсel довольно быстро «задавили» всех остальных конкурентов.  

 

 

5. Microsoft Outlook

 

Microsoft Outlook – это целая интегрированная система, обладающая очень широкими возможностями. Microsoft Outlook – это и органайзер, и мощнейшая база любых видов контактов, и коммуникационная система, и дневник взаимодействия с различными контактами, и электронная почта.  

Контакты. Контакты – база физических лиц, позволяющая хранить по каждому человеку большое количество всевозможной информации. После создания контакта необходимо заполнить форму. Причём будет достаточно ввести только имя, а вновь появившуюся информацию по данному человеку можно будет добавить в любое время. В закладке Подробности можно указать различные дополнительные данные.  

Рассмотрим пункт меню Действия.

Создать контакт в той же организации – откроется новый контакт, в котором вбиты все данные организации данного контакта.