Организация учета издаваемых конфиденциальных документов

вид учета могут ставиться  документы на стадии их создания или  получения либо переводиться документы, уже взятые на учет изданных или поступивших документов. Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах или карточках. При большом объеме документов целесообразно использовать карточный способ учета, т.к. он сокращает время на поиск документов за счет помещения кар-точек в соответствующие рубрики картотек, дает возможность осуществлять ручной контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов. При карточном способе учета документов (как и носителей) необходимо вести контрольный журнал, предназначенный для регистрации карточек и обеспечения последовательности проставления их номеров, контроля за местонахождением документов, находящихся в обращении, ускорения их поиска, а также для проставления отметок о проверках наличия документов. Контрольный журнал заводится по каждому виду карточного учета документов. Он имеет следующую форму:

В графе 2 напротив соответствующего номера проставляются карандашом фамилия сотрудника, получившего документ, или другое местонахождение документа. При изменении местонахождения документа предыдущая отметка зачеркивается или вытирается и проставляется новая, при этом карточка учета данного документа каждый раз помещается в соответствующую рубрику картотеки. При отработке документа (переводе на другой вид учета, отправлении, подшивке в дело, уничтожении, передаче на архивное хранение) соответствующий номер в контрольном журнале округляется без указания окончательного местонахождения документа. Карточка помещается в картотеку отработанных документов по порядку номеров. В графе 3 напротив соответствующего номера проставляется дата проведения квартальной проверки наличия документа. Вместо контрольного журнала допустимо вести валовую картотеку, формируемую из вторых экземпляров учетных карточек, в которую вносятся данные, предусмотренные для контрольного журнала, но реальные затраты при этом возрастают за счет изготовления вторых экземпляров карточек.

Журналы или картотеки  учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года (кроме распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года, оформляемой по аналогии с отметкой о перерегистрации носителей: по изданным документам в графе 16, по поступившим - в графе 14. Журнал (картотека) учета документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы постоянного и долговременного хранения, и их ежегодная перерегистрация привела бы к увеличению трудоемкости обработки документов и созданию сложностей для их пользователей. Порядок оформления учетных форм документов и внесения исправлений в произведенные в них записи является таким же, как и для учетных форм носителей.

УЧЕТ ИЗДАННЫХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Ранее было сказано, что учет изданных конфиденциальных документов осуществляется на стадии подготовки их проектов. Там же была изложена технология учета и дана форма журнала (карточки) учета. Издаваемые на предприятии конфиденциальные распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения), а также протоколы, помимо учетного номера, должны иметь раздельную по видам тайны ежегодную порядковую нумерацию в пределах каждого из этих видов документов. Для обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускорения поиска документов необходимо вести журналы учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов по каждому их виду отдельно. Журнал имеет следующие графы:

Если документы издаются с одним грифом конфиденциальности, то в наименовании графы 1 слова «и гриф конфиденциальности» опускаются, рядом с номерами документов гриф не проставляется. В графе 3 проставляется учетный номер документа, присвоенный ему по журналу учета изданных документов. Графы 1-4 обязательны, целесообразность включения граф 5-7 должна определяться главным образом объемом и характером справочной работы по документам.

Работа с конфиденциальными документами

К служебным документам конфиденциального характера относятся  документы, содержащие информацию закрытого  характера, в частности, коммерческую тайну организации.

Под служебной (коммерческой) тайной согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139) следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в её получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

С 29 июля 2004 г. в стране действует Федеральный закон «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ, который регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, указывает меры обеспечения ее защиты от несанкционированного доступа.

На документе, содержащем коммерческую тайну, проставляют гриф ограничения в правом верхнем углу первого листа документа с указанием номера экземпляра по образцу:

Коммерческая тайна  Экз. №2

Работа по обеспечению  сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных — руководителем  канцелярии (офис-менеджером).

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами, содержащими коммерческую тайну, необходимо обеспечить следующие условия:

• работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении;
• выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;
• передача документов с грифом «коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального  характера учитываются в специальном  журнале и хранятся отдельно от других документов — в особых помещениях в запираемых и опечатанных несгораемых  шкафах или сейфах (в отдельных  случаях — под охраной и с соответствующей сигнализацией).

По окончании рабочего дня документы закрытого характера  проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной (коммерческой) тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.