Организация учета издаваемых конфиденциальных документов

Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.

В ближайшие годы планируется  разработка новой редакции ГСДОУ  как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

Исходным мероприятием по переводу традиционного делопроизводства — документационного обеспечения  управления на более высокий уровень развития предполагается разработка Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности», подготавливаемого Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела. Закон будет сопровождаться комплексом подзаконных нормативных актов, устанавливающих единые требования к управленческой документации, учитывающих требования международных стандартов.

— Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству.

Типовая инструкция утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти — министерствах, агентствах, службах.

Типовая инструкция, отражая  специфику подготовки нормативной  документации федерального уровня, по содержанию и оформлению документов увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 в отношении требований к оформлению управленческой документации.

— Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Наряду с данным основополагающим законом в стране действуют нормативные акты разного уровня по обеспечению сохранности документов, на которые по мере необходимости в настоящем пособии будут делаться соответствующие ссылки.

— ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Национальный (государственный) стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим  нормативным документом по оформлению служебной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь — Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65-ст. В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению, к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.                                                                    

В свете вступившего  в силу с 1 июля 2003 г. Федерального закона от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом  регулировании», который ввел в практику добровольное использование национальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30-2003 внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере его требований. Поскольку в стране действует единственный стандарт на оформление организационно-распорядительной документации, то добровольность не следует истолковывать как необязательность. Речь может идти только о некоторых послаблениях в оформлении документов по сравнению с ранее действовавшим стандартом ГОСТ Р 6.30-97.

Кроме уже названных  нормативно-методических документов в  стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации. По мере необходимости на них будут делаться соответствующие ссылки.

Перечисленные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению  управления конкретной организации, предприятия, фирмы.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЙ  ДОКУМЕНТООБОРОТ. ПОНЯТИЕ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ 

В открытом делопроизводстве документооборот предприятия определяется как движение документов с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В соответствии с этим определением движение поступивших документов начинается с момента их получения, однако до регистрации документы проходят стадии предварительного рассмотрения, распределения, определения состава документов, не подлежащих регистрации, доклада документов руководству, передачи части из них в структурные подразделения. В конфиденциальном делопроизводстве предварительное рассмотрение, передача по назначению и другие работы с поступившими документами осуществляются тоже с момента их получения, но до начала движения они должны быть учтены. Следовательно, движение поступивших конфиденциальных документов начинается после того, как они учтены. Изданные на предприятии открытые документы включаются в документооборот с момента их создания. Документ считается созданным только тогда, когда он подписан (утвержден). После подписания производится регистрация и начинается движение документа. Поэтому фактически документ включается в документооборот с момента его регистрации. В конфиденциальном делопроизводстве изданные документы включаются в документооборот тоже с момента их учета. Но учет документов осуществляется не после подписания, а на стадии подготовки их проектов. С момента учета до подписания документы находятся в движении (прием-передача между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства, визирование), то есть они уже включены в документооборот. Поэтому применительно к конфиденциальным документам неправомерно говорить, что они включаются в документооборот с момента их создания. Движение документов выделенного хранения также начинается после их учета. В приведенном определении открытого документооборота движение документов завершается окончанием исполнения или отправкой.

В конфиденциальном делопроизводстве движение поступивших и изданных документов завершается их отправлением, подшивкой в дело или переводом на учет документов выделенного хранения. Движение документов выделенного хранения заканчивается их отправлением, уничтожением или передачей на архивное хранение. С учетом всего сказанного, можно дать определение конфиденциального документооборота как движение конфиденциальных документов с момента их учета до отправления, подшивки в дело или перевода на учет выделенного хранения поступивших и изданных документов и до отправления, уничтожения или передачи на архивное хранение документов выделенного хранения. Целью и открытого, и конфиденциального документооборота является обеспечение исполнения и использования документов. В процессе движения документов нужно создавать условия для сохранности документов, ибо их утрата исключает возможность исполнения и использования. Вместе с тем важной отличительной чертой и особенностью конфиденциального документооборота является необходимость защиты документов от несанкционированного доступа к ним с целью предотвращения утечки конфиденциальной информации. Поэтому организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов:

• разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;
• исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;
• целенаправленного регулирования процессов движения конфиденциальных документов;
• исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;
• фиксированной передачи конфиденциальных документов;
• обеспечения своевременного и качественного исполнения конфиденциальных документов;
• персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и на их отправление.

УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Учет конфиденциальных документов является одной из важнейших  составных частей конфиденциального  делопроизводства. В открытом делопроизводстве вместо термина «учет» употребляется термин «регистрация», которая, согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, представляет собой «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения». Основная цель регистрации - построение поисковой системы по документам. В конфиденциальном делопроизводстве запись учетных данных о документе не сводится только к фиксированию факта его создания, отправления или получения и является не только основой построения поисковой системы по документам, хотя и то, и другое относятся к целям записи. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращении таким образом утечки содержащейся в документах информации. Для достижения этого в регистрационных формах необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, поскольку утрата экземпляра или отдельных листов при безучётном их хранении зачастую приводит и к утечке конфиденциальной информации, но и любое движение и местонахождение документа, что позволяет, помимо расширения справочно-поисковых данных о документе, обеспечивать персональную ответственность за его сохранность и качественно проводить проверки наличия документов с целью своевременного обнаружения их возможных утрат. Поэтому применительно к конфиденциальным документам употребляется термин «учет», т.к. он является более емким и не сводится только к фиксированию данных о реквизитах документа.

Учет конфиденциальных документов осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства. В «Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» записано, что при небольшом объеме документов с грифом (пометкой) «Для служебного пользования» их учет разрешается вести совместно с несекретными документами. Однако формы учета несекретных документов не отражают всех показателей, необходимых для учета документов с грифом «Для служебного пользования», что создает условия для утраты документов. К тому же при совместном учете усложняется работа по регистрации, проведению проверок наличия, поиску, систематизации документов, содержащих служебную тайну. Поэтому оптимальным вариантом является раздельный учет несекретных и с грифом «Для служебного пользования» документов. Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от документов, содержащих служебную тайну. Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы. Учет конфиденциальных документов подразделяется на 3 вида: изданных документов, поступивших документов и документов выделенного хранения. Учет изданных документов охватывает документы, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или являются внутренними. Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие от других предприятий, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения.

Учет документов выделенного  хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивке в дела. В  открытом делопроизводстве нет такого вида учета. Документы, которые по различным причинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, технический архив или соответствующие производственные подразделения. В конфиденциальном делопроизводстве в силу того, что оно распространяется не только на управленческую, но и на научно-техническую документацию и учет этой документации осуществляется в одном подразделении, документы, не подлежащие подшивке в дела, ставятся или переводятся на учет документов выделенного хранения. Эти документы можно разделить на две категории. К первой относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дела. Например, различного рода технологические инструкции, с которыми параллельно работают несколько исполнителей. При подшивке их в дело исполнитель, взявший дело, лишает остальных исполнителей возможности пользоваться необходимыми им инструкциями. Ко второй категории относятся документы, которые по их внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дела (большого формата, сброшюрованные, чертежно-графические и т.д.). На этот