Организация учета издаваемых конфиденциальных документов

Российский Государственный  университет туризма и сервиса

Факультет информационных и коммуникационных технологий

 

 

 

 

Курсовая работа на тему:

«Организация учета издаваемых  
конфиденциальных документов»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва, 2007 г.

ОГЛАВЛЕНИЕ:

 

Введение  3

Защита государственной  тайны и конфиденциальных сведений 5

Государственные информационные ресурсы и вопросы  защиты персональных данных 6

Защита от внешних  информационных воздействий  14

Информационная  война  17

Информационная  безопасность России в условиях глобализации 18

Зарубежный  опыт информатизации  21

Место и возможности  России в процессе

мирового информационно-технологического развития 23

Проблемы информатизации и организации отечественного

производства  информационных технологий 25

Заключение 30

Список источников информации 32

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Истоки делопроизводства: информация, управление, документ

Современное общество справедливо  называют «информационным». Объясняется  это тем фактом, что достигнутый  прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельности человека зиждятся на информации, информационных технологиях.

Информация (от лат. information — осведомлять) — глубокое, емкое понятие. В делопроизводстве, где информация рассматривается на основе отождествления ее с такими понятиями, как «сведения», «сообщение», «пояснения» и т. п., принята формулировка, приведенная в федеральном законе Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: «Информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». Формулировка, если честно, так себе, поскольку автор работы считает, что понятие «информация» применимо только к субъектам живой природы. Компьютер, например, не обрабатывает информацию, он обрабатывает данные.

Информация обладает рядом свойств, таких как коммуникативность, т. е. способность к обмену, разнообразие форм, возможность обработки и  передачи, накопление, сохранение при  использовании и др. Эти свойства изначально используются для целенаправленного воздействия на людей, необходимого для согласования и координации их совместной деятельности, т. е. в управлении.

В практике управления используется информация различных видов. Основными  из них считаются социально-экономическая, научная, техническая, культурная, медицинская, сельскохозяйственная. Важнейшей из них является социально-экономическая информация. Её характерная черта — тесная связь с процессами управления коллективами людей, управлением разного рода организациями, учреждениями, предприятиями и другими структурами народного хозяйства.

Социально-экономическая  информация на практике более известна под названием управленческая информация. Управленческую информацию можно определить как совокупность сведений о процессах производственной, коммерческой, финансовой и хозяйственной деятельности людей, используемой для руководства этой деятельностью.

В настоящее время  преобладающая часть управленческой информации (до 90% объема) согласно общим  требованиям многих законодательных  актов Российской Федерации должна в обязательном порядке фиксироваться, закрепляться. Фиксация информации осуществляется в виде документов на материальном носителе — бумаге или в электронном виде. Документальное оформление управленческой информации необходимо не только для передачи ее во времени и на расстояние, но также для осуществления текущего контроля исполнения принятых решений и анализа процесса управления с целью повышения его эффективности.

Понятие «документ» имеет  своим истоком латинское слово  «docco», что переводится как «извещаю», «учу». Производная форма от «docco» — «documentum», означающая «доказательство», «свидетельство», впоследствии во многих отраслях науки и практической деятельности человека, в частности в сфере управления, закрепилась в качестве специального термина.

Считается, что термин «документ» в русский язык ввел Петр I, применив его в значении «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовой аспект понятия. Управленческий характер документа как носителя информации, предназначенной для организации координации совместной деятельности людей, утвердился в XIX в. Однако в практической работе учреждений дореволюционной России, а затем в советское время вплоть до 20-х годов XX в. термин «документ» почти не употреблялся. Использовались в качестве тождественных такие понятия, как «грамота», «акт» и в особенности — «деловая бумага».

Позднее, в 30-х годах XX в., в нормативных актах Советской власти появился термин «служебный документ», затем, по мере накопления знаний о закономерностях образования и функционирования документов, внедрения новых видов материальных носителей информации, термин «документ», постепенно эволюционируя, стал наполняться современным содержанием и закрепился сначала в формулировках государственных стандартов СССР, а затем, с учетом уточнений и необходимости удостоверения официальности документа (его идентификации) — в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

С учетом получившего  распространение в научной среде наряду с термином «документ» словосочетания «документированная информация» ГОСТ Р 51141-98 дает следующую формулировку определения термина «документ»: «документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Под реквизитами согласно ГОСТ Р 51141-98 понимаются обязательные информационные элементы оформления официального документа (автор, дата, текст, условное обозначение и др.). Стандарт определяет официальный

документ как любой вид документа, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (например, чертёж, резюме, протокол, удостоверение личности, книга, автобусный билет и т. д.). Официальный документ обладает юридической силой, т. е. свойством, сообщаемым ему действующим законодательством, компетенцией создавшего его органа и установленным порядком его оформления. Особую категорию официальных документов составляют служебные документы — документы, образующиеся в сфере управления (приказы, распоряжения, служебные письма, акты, протоколы и др.).

ГОСТ Р 51141-98 определяет служебный документ как официальный  документ, используемый в текущей  деятельности организации. Служебная  документация в практике управления широко известна под названием управленческая документация. В дальнейшем термины «документ», «служебный документ», «управленческий документ» будут применяться в работе как синонимы в значении документа, призванного обеспечить управленческий процесс в организации, учреждении, фирме.

Важным моментом является вопрос о том, распространяется ли определение  термина «документ» по ГОСТ Р 51141-98 на документ в электронной форме.

В структуре электронного документа различают общую и  особенную части. Общая часть  содержит информацию, включающую смысловое содержание документа и сведения об адресате. Особенная часть касается электронной цифровой подписи. Особенность в том, что использование в управлении электронного документа без вывода его на бумажный носитель возможно лишь при условии правового обеспечения применения электронной цифровой подписи. Однако, при соблюдении соответствующих требований (см. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Гражданский кодекс Российской Федерации и др.) цифровая подпись в электронном документе становится юридически равносильной подписи в документе на бумажном носителе. В законе «Об электронной цифровой подписи» четко указано, что электронные документы — это всего лишь особая категория документов, к электронным документам следует относиться так же, как к документам на бумажном носителе.

Процесс создания служебной  документации в соответствии с действующими нормами и правилами, технология работы с документами, вплоть до управления их огромными массивами, требуют  своего методологического и организационного обеспечения в виде особой отрасли деятельности людей. Такую отрасль деятельности, обеспечивающую документирование управленческой информации и организацию работы с документами, в старину называли «вершением дел», в настоящее время согласно ГОСТ Р 51141-98 официально именуют терминами — делопроизводство и документационное обеспечение управления.

В дальнейшем изложении автор работы будет использовать традиционный термин — «делопроизводство.

 

Нормативно-правовое обеспечение российского делопроизводства

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной  России составляет совокупность законодательных  актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы  создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1).

 

 

Рис. 1.5. Структура  законодательной и нормативной  базы делопроизводства

 

 

В законодательстве о  делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции указано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (4.4, ст. 29). Это положение развито в важнейшем правовом акте — Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Федеральный закон установил  ряд основополагающих положений  по документированию информации, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация, электронное сообщение и др.), определил принципы правового регулирования в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК РФ установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных правонарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных  актов РФ (Законы «О языках народов  Российской Федерации», «Об участии  в международном информационном обмене», «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения  товаров», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «О бухгалтерском учете», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержат нормы, которые должны учитываться при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе с помощью электронной почты, Интернета, а также приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

К рассматриваемой тематике относится также ряд постановлений Правительства РФ: «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации» и др.

Остановимся на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении. Вот эти документы:

— Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

ГСДОУ в настоящее  время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.