Организация электронного документооборота на примере системы СЭД «ДЕЛО»

В ЕВФРАТ реализована автоматическая обработка документов и событий в рамках бизнес-процессов (на базе метода«Когнитивного отображения»). Благодаря этому спектр решаемых системой задач, помимо делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых бизнес-процессов. При этом исключения из рутинных операций человека позволяет добиться большей по сравнению с другими системами глубины, а значит и эффективности, автоматизации бизнес-процессов. Контуры автоматизации системы ЕВФРАТ:

• Электронный документооборот
• Электронный архив
• Управление договорами
• Работа с финансовыми документами
• Автоматизация бизнес-процессов

Наличие в ЕВФРАТ гибкого инструментария позволяет осуществлять настройку бизнес-процессов, внедрение и запуск системы в эксплуатацию, ее развитие и модификацию силами IT-специалистов заказчика.

Система Евфрат — мощный инструмент автоматизации  бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как  в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или  локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом Евфрат полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS, BPM и EMC систем.

Система Евфрат обеспечивает весь жизненный цикл электронных  документов в рамках ключевых бизнес-процессов  организации:

Ввод и регистрация документов

Бумажные  и электронные документы могут  быть автоматически импортированы  в систему. Механизм «понимания»  документов (поиск в электронном  документе реквизитов и данных) и  технология Drag&Recog (распознавание  реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию  ввода и регистрации документов в системе.

Работа с электронными документами

Система обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет  такие возможности как пакетный ввод бумажных документов; автоимпорт и поддержка версионности документов, полнотекстовый поиск, создание аналитических  отчетов и многое другое.

Контроль исполнения

Взаимодействие  сотрудников в ходе бизнес-процессов  поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить  на, какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается  в разы.

Рис 2. Контроль исполнения

Движение документов (технология Workflow)

Реальные  бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно  создавать жёсткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы  и связи представлены в наглядной  графической форме. Автоматически  выполняются наиболее стандартизированные  операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых  документов и подготовка ответов  на запросы по шаблонам.

Рассылка документов

Автоматическая  рассылка документов на адреса электронной  почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени.

Хранение документов

Создание  и управление единого электронного архива документов практически неограниченного  объема. Поддержка версионности позволяет  вести всю историю изменений  документа, не упустив ни малейшей детали. Средства оперативного поиска позволят найти нужный документ за секунды, а  система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять  базу документов.

Внутренняя почта

Система Евфрат позволяет автоматизировать документооборот и бизнес-процессы в компаниях всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом.

Рис 3. Почта

 

Система построена  на платформе нового поколения Сognitive Nexus, обеспечивающей роботизированную трансформацию потоков разнородных  документов в СУБД, и предоставляющей  расширенные возможности управления доступом и информационной безопасностью. Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных  с использованием встроенного в  систему графического редактора  маршрутов и форм документов. Благодаря  использованию данной платформы  база данных более не является ограничением для развития и масштабирования  системы, при этом организация получает возможность в любой момент изменить тип используемой базы данных.

Платформа является одной из наиболее перспективных  инновационных разработок компании Cognitive Technologies и не имеет аналогов на российском рынке. На базе Cognitive Nexus могут быть реализованы системы  управления документами любого масштаба и сложности. Cognitive Nexus позволяет  решать целый пласт задач, связанных  с созданием учетных систем любого назначения, начиная от традиционных CRM и Helpdesk систем, и заканчивая специфическими системами сбора информации и  требований. Еще одной важной отличительной  особенностью Cognitive Nexus является кроссплатформеннось, что позволяет использовать ее в  решениях для любых организаций, вне зависимости от применяемых  ими СУБД.

2.3. Система электронного документооборота Optima WorkFlow²

 

OPTIMA-WorkFlow — программная платформа для создания систем управления документами (электронного документооборота) в государственных и коммерческих организациях любого масштаба.

OPTIMA-WorkFlow обеспечивает комплексную автоматизацию процессов обработки документов и позволяет перейти к безбумажной технологии работы с электронными документами.

Платформа OPTIMA-WorkFlow — это открытая, web-ориентированная архитектура, функциональность, применение самых современных технологий и промышленных стандартов, интеграция с лидирующими ИТ-решениями, визуальные средства настройки и адаптации системы.

OPTIMA-WorkFlow обеспечивает визуальное проектирование и модификацию маршрутно-технологических схем любых деловых процессов прохождения и исполнения документов.

Для каждого из пользователей ведутся  индивидуальные списки доступной адресации  при рассылке документов в рамках свободной маршрутизации при  прохождении документа.

Система автоматически отслеживает и  сопоставляет плановые (нормативные) и  фактические характеристики выполняющихся  работ по обработке и исполнению документов, что позволяет своевременно обнаруживать отклонения в сроках выполнения работ и применять адекватные меры. Система имеет полноценный  механизм контроля версий документа, который  позволяет автоматически формировать  «хронологическое дерево» событий  в истории прохождения документа, с учетом всех его перемещений, возвратов  на доработку, вхождений в качестве составной части в другие документы  и т.д.

Благодаря поддержке механизма контроля версий, есть возможность однозначно определить – кто, когда, на каком технологическом  этапе, на каком рабочем месте  произвел то или иное изменение в  документе.

В платформе OPTIMA-WorkFlow реализованы развитые средства визуализации текущего местоположения актуальных версий документов, методы накопления коллекции резолюций к документу, вносимых на всех пройденных им этапов обработки. Все это обеспечивает возможности для организации полноценного управления прохождением и исполнением документов.

Типовое решение «Согласование договоров» на платформе OPTIMA-WorkFlowпредназначено для гибкой автоматизации процесса согласования договоров, дополнительных соглашений и другой контрактной документации.

Функциональность:

• автоматизация всех видов деятельности по обработке документов:
• делопроизводство и канцелярия
• управление бизнес-процессами и административными регламентами
• контроль исполнительской дисциплины
• мониторинг эффективности деятельности, формирование отчетности и поддержка процессов принятия управленческих решений
• архивное хранение бумажных и электронных документов
• электронные библиотеки, управление знаниями
• преобразование бумажных документов в электронный вид
• межтерриториальный и межведомственный обмен документами
• информационная безопасность, защита информации от несанкционированного доступа, применение ЭЦП и обеспечение юридической значимости документов
• наличие типовых (коробочных) решений
• полнофункциональный Web-клиент
• возможность создания территориально-распределенных систем
• потоковое сканирование, распознавание, полнотекстовый поиск, штрих-кодовая и радиочастотная (RFID) маркировка и идентификация документов
• соответствие требованиям ГОСТ, ЕГСДОУ, ВНИИДАД, Росархива и MoReq2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4. Система электронного документооборота LanDocs³

 

LanDocs - разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов для комплексной автоматизации делопроизводства, создания/поддержки корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система LanDocs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, внедрить современные методы организации делопроизводственной деятельности. LanDocs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД; в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet; на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).

Основные функциональные возможности.  

Функциональность  системы LanDocs полностью отвечает потребностям организаций различных отраслей и форм собственности в части задач автоматизации документационного обеспечения управления

LanDocs как технологическая платформа  позволяет строить полный спектр  систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности

LanDocs обеспечивает комплексную поддержку  офисных деловых процессов, максимально  используя накопленные навыки  персонала и сложившуюся коммуникационную и сетевую инфраструктуру. Особенностью LanDocs является сочетание богатой функциональности с гибкостью, позволяющей при внедрении тонко настроить продукт в соответствии с нормативной базой и практикой документооборота конкретного предприятия, ведомства или учреждения.

Основные  функции LanDocs:

• Работа с электронными документами

• Автоматизированный контроль исполнения поручений

• Интеграция с внешними Windows-приложениями

• Интеграция с электронной почтой

• Территориально-распределенный документооборот

• Обеспечение информационной безопасности

Присвоение документу  регистрационного номера происходит автоматически на основе настраиваемого формата (шаблона). Это позволяет безболезненно перейти от бумажной регистрации документов к электронной, не прерывая нумерации и не меняя принятых в организации правил номерообразования. При регистрации документа происходит автоматическая проверка документа на факт повторной его регистрации. При этом система обеспечивает автоматизированный ввод части реквизитов, сокращая время ручного заполнения полей РК.

Для каждой компании (предприятия, учреждения) LanDocs позволяет настроить  перечень журналов, в которых производится регистрация документов. Свои журналы могут быть настроены для каждого подразделения. В системе реализована возможность создания фильтров (ограничивающих условий) на просмотр журналов и возможность создания консолидированных журналов, включающих документы, отобранные по заданным условиям.

LanDocs позволяет устанавливать  и редактировать связи между документами с указанием содержательного типа связи, например: «первичный документ — ответный документ», «приказ — дополнение к приказу» и т.п.