Организация электронного документооборота на примере системы СЭД «ДЕЛО»

Оглавление

Введение………………………………………………………………………………………….3

1 Глава. Обзор  АИС электронного документа…………………………………………………5

1.1. Концепция построения систем  автоматизации документооборота 5

1.2. Понятие  документооборота. 5

1. 3. Общие  требования к системе документооборота 7

2 Глава. Обзор рынка программных  средств 8

2.1. Сравнение  систем 9

2.2. Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот………………10

2.3. Система электронного документооборота Optima WorkFlow…………………………..13

2.4. Система электронного документооборота LanDocs……………………………………..15

2.5. Система электронного документооборота  БОСС-Референт 17

2.6. Система электронного документооборота DIRECTUM. 18

2.7. Система электронного документооборота NauDoc 22

3 Глава. Система "ДЕЛО"……………………………………………………………………...25

3. 1. Регистрация документов 26

3.3. Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль) 28

3.4. Кабинеты 30

3.5. Работа с проектами документов 32

3.6. Прием и внешняя рассылка  документов 34

3.7. Движение документов внутри  организации 36

3.8. Формирование дел 37

3.9. Информационно-справочная работа 38

4 глава. Влияние электронного  документооборота на деятельность  организации. 42

4.1. Эффект от внедрениея СЭД 43

4.2 Эффективность внедрения СЭД «ДЕЛО»: 43

Заключение 45

Список использованной литературы………………………………………………………….46

 

 

 

 

 

Введение

 

Наиважнейшей  задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

Сегодня единственным эффективным путем  решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации  на максимальное использование электронных  документов, которые перемещаются и  обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Применение  современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации  внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения  стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное  при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение  управляемости, а также достижение более высокой оперативности  в работе ведь для госаппарата  быстрота реагирования - одна из важнейших  характеристик эффективности функционирования его учреждений, а в коммерческих структурах - это важное условие  повышения конкурентоспособности  организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это  определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.

Цель работы - проанализировать АИС электронного документооборота и подробно рассмотреть одну из представленных программ.

Достижение  цели требует выполнения комплекса  задач:

рассмотреть возможности электронного документооборота, сравнив функциональные свойства электронного и бумажного документов;

проанализировать  типологию систем автоматизации  делопроизводства, рассмотрев основные критерии их классификации;

изучить организационно-методическое обеспечение  внедрения систем электронного документооборота.

 

1 глава. Обзор АИС электронного документооборота.

1.1. Концепция построения систем  автоматизации документооборота

 

Документ  является основным способом представления  информации, на основе которой функционирует  любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что  за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между  структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная  имеет юридическую силу в отличие  от транзакции в базе данных. Сегодня  пришло понимание необходимости  автоматизации хранения и обработки  неструктурированной информации, так  как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции  построения систем, предназначенных  для автоматизации документооборота имеют некоторые различия.

 Резервы  повышения общей эффективности  предприятия лежат в уменьшении  стоимости хранения информации. За счет сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных  документов; более компактного хранения  бумажных документов; переноса бумажных  архивов в более дешевые по  стоимости хранения, удаленные места,  например за город; увеличения  скорости поиска и доступа  к необходимым документам.

Существуют  оценки, что до 90% времени сотрудников  тратится на так называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых  для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании  документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и  наконец, она становится практически  невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность  практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить  расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т. п; сократить  время на передачу документов между  исполнителями.

 

1.2. Понятие документооборота.

 

Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная часть  информации представленная на определенном носителе. Как правило, документы  различаются по типам носителей  информации, (рисунок 1). И основные резервы  повышения эффективности работы с документами лежат именно в  типах носителей. Если не говорить о  клинописи на камне, надписях на заборах  и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей информации.

Рис 1. Типы документов и их взаимодействие.

• Бумага.
• Микрофиши (практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньше места (до 72 страниц на одной микрофише), соответственно меньше стоимость копирования информации) могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети.
• Электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.

Очевидно, что один и тот же документ может  существовать в различных ипостасях  на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой. Применение того или иного  носителя информации определяется следующими факторами.

Стоимость хранения информации

  -прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации.

Стоимость (время) поиска необходимой  информации

определяется  системой индексации документов. В  том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также  прямо пропорциональна количеству хранимых документов.

Применение  простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить  скорость поиска. Применение системы  полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому

слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только для электронных  документов.

Стоимость коллективного использования  информации

- определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.

1. 3. Общие требования  к системе документооборота

 

Первоначально рассмотрим общие требования к системе  электронного документооборота.

Масштабируемость

Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так  и пять тысяч пользователей, и  способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью  соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может  быть обеспечено с помощью поддержки  индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая  самый широкий спектр производительности.

Распределенность

Основные  проблемы при работе с документами  возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура  систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут  объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность

Вполне  возможно, что заказчику может  не потребоваться сразу внедрение  всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач  документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных  между собой.

Открытость

Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать  систему с прикладной бухгалтерской  программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для  возможной доработки и интеграции с другими системами.

2 Глава. Обзор рынка программных  средств

 

Электронный документооборот постепенно входит в жизнь большинства российских компаний и государственных ведомств. Спрос, как известно, рождает предложение  и в настоящее время на рынке  представлены множество систем, как  отечественных, так и зарубежных. В данном материале рассмотрены  исключительно российские разработки. Оставшуюся долю рынка занимает ряд  малораспространенных продуктов, а  также локализованные версии иностранных  систем. Кроме того, существует довольно большое количество компаний, предлагающих проектные решения по реализации централизованного электронного документооборота.

Обязательные  задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с  регистрационными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация  защищенной работы в сетевом режиме.

2.1. Сравнение систем

 

Учитывая  высокую стоимость Lotus Domino/Notes при  создании полноценной конфигурации, реализующей полный набор функциональных характеристик, системы на ее базе ("БОСС-Референт", "ЭСКАДО", OfficeMedia/CompanyMedia) можно  выделить в отдельный класс. Внедрение  таких систем не рекомендуется предприятиям с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы  обмена электронной почтой от Microsoft. Сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать  персонал.

Территориально-распределенным организациям с большим количеством  отделов и подразделений стоит  задуматься над самыми дорогими системами - LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении  в полной комплектации могут быть настроены практически на любые  способы организации механизмов управления.

К системам средней ценовой категории можно  отнести "ДЕЛО" и "ЕВФРАТ-Документооборот". Причем внедрение системы "ДЕЛО", последовательно поддерживающей все  стандарты российского делопроизводства, и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится  оптимальным при наличии в  организации СУБД Oracle или MS SQL Server. Последний  вариант может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более  дешевым.

Продукт "ЕВФРАТ-Документооборот" является более гибким и более масштабируемым за счет использования объектно-ориентированной  СУБД "НИКА" (разработка Cognitive Technologies), и объединяет в себе простоту внедрения  и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов разработчика). Система обладает наиболее развитой функциональностью в стандартной  комплектации и в настоящее время  ориентирована не только на относительно небольшие организации, но и на крупные  предприятия и государственные  учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот¹

Cognitive Technologies представляет  систему ЕВФРАТ. Система ЕВФРАТ позволяет реализовать различные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Так внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления (функциональный подход), так и в соответствии с западными стандартами (процессный подход).