MS Access

Тақырыбы: MS Access.

 

MS Access  ең  кең таралған деректер қорын  басқару жүйелерінің (ДҚБЖ) бірі  болып табылады.

MS Access ақпаратты  көрсету және сақтау үшін пайдаланылатын  жеке компоненттерден тұрады. Олар: кесте, форма, есеп беру, сұраныстар, деректерге мүмкіндік беретін беттер, макростар және модульдер. Формалар мен есептерді құру үшін конструкторлар қолданылады, сондықтан бұл компоненттер конструкторлық объектілер деп аталады. Конструкторлық объектілер басқару элементтері деп аталатын едәуір кіші объектілерден тұрады (олар: өріс, батырмалар, диаграммалар, жақтаулар, және т.б.).

Кесте деректер қорының негізі болып табылады. MS Access-те бүкіл ақпарат кестелерде беріледі.

Формалар- форма терезесінде кестелерді енгізу мен көру үшін қолданылады. Олар экранда бейнеленген ақпараттың көлемін шектеуге мүмкіндік береді және оны тиісті түрде көрсетеді. Шебердің көмегімен форманы, оған алдын-ала құрылған шаблонның біріне сәйкес орналастырып берілген кестенің өрістерін енгізе отырып, құруыңызға болады. Форманың конструкторы көмегімен кез-келген күрделі дәрежедегі формаларды құрасыз.

Есеп  берулер деректер қорында бар ақпаратты бейнелеу үшін қолданылады. Есеп берулер конструкторының көмегімен деректер тобын, өрістер тобын және есептелінетін өрістерді, оларды сәйкес жасайтын өз есеп беруіңізді дайындайсыз.

Сұраныс деректер қорынан ақпаратты алады, әрі мұнда деректер бірнеше кесте арасында бөлінген болуы мүмкін. MS Access-те сұранысты пішімдеу үшін үлгі бойынша сұрату деген әдіс қолданылады. Визуалды ақпарат негізінде бұл әдісті қолдана отырып бір немесе бірнеше кестелерден қажетті деректерді аласыз.

Деректерге  қатынау беті MS Access немесе Microsoft SQL Server деректер қорында сақталған Интернет немесе Интернет арқылы жұмыс істеуге және оларды көруге арналған Web парақтың арнайы түрін ұсынады.

Макростар жиі орындалатын операцияларды автоматтандыруға арналған. Әрбір макрос бір немесе бірнеше макрокомандалардан тұрады, олардың әрқайсысының белгілі бір қызметі бар, мысалы, формаларды немесе есептерді баспаға жібереді.

Біз MS Access 2000-мен жұмысты бастаймыз. Егер Windows ортасында жұмыс істеген болсаңыз, онда меню, саймандар тақтасы, диалог терезесі ұғымдарымен таныс боларсыз. MS Access-ті іске қосу үшін келесі тәсілдердің бірін қолдануға болады:

1. Access-ті  іске  қосуды бастау үшін  Windows жүйесіндегі  Запуск  батырмасын қолданыңыз.  

Access-ті  баптау  аяқталған соң, қатты дискідегі  С:\Windows\Start-menu\Programs  бумасына Access үшін  іске қосу файлы құрылады. Бұл  бумадағылар басты менюден шақырылатын  Бағдарламалар (Programs) бағыныңқы менюінің элементтері болып табылады, сонымен қатар онда Access-ті  іске қосу (1-сурет) командасы көрінеді.

 

 

1-сурет. MS Access-ті басты меню арқылы іске қосу.

 

Запуск (Start) батырмасын басыңыз және MS Access шақыратын командасы  бар Бағдарламалардың бағыныңқы менюінен ашыңыз. Бағдарламаны іске қосу үшін осы командалы батырманы басыңыз.

2. Екі рет басу арқылы іске қосу.

Егер MS Access-ті бастау менюінен қолдану арқылы іске қосу қолайсыз болса, онда бағдарламаны жүктеу үшін екі рет басу тәсіліне көшіңіз. Windows Explorer бағдарламасын іске қосыңыз және MS Access орнатылған бумаға көшіңіз. MS Access.ехе  файлын табыңыз. Егер MS Access қай папкіде екені белгісіз болса, онда Windows жүйесіне осы файлды іздеуді қайта тапсыруға болады. Ол үшін басты менюде Поиск (Find) бағыныңқы менюін, оның ішінде Файлы или папки (File or Folders) командасын таңдаңыз. Ашылған Найти (Find) диалог терезесіндегі Имя мен орналастыру (Name and Location) жапсырмасындағы Имя (Named) аралас өрісінде MS Access.ехе жазбасын енгізіңіз. Искать (Look in) аралас өрісінде Менің компьютерім мәнін (My Computer) тауып, Найти (Find Now) батырмасын басыңыз. Файл табылған соң, іздеуді аяқтап, іске қосылатын файлды жұмыс столына орын ауыстырады. Орын ауыстыруды Windows автоматты түрде Access-ті іске қосу үшін таңбаша құрады. Бұл таңбаша Windows\Жұмыс столы (2-сурет) бумасында да пайда болады.

 

            

 

2-сурет.  Жұмыс столында MS Access.exe үшін жарлық  құрылуы

 

Сіз қандай тәсілді  қолдансаңыз да, экранда Microsoft Access (3-сурет) шақыру терезесі пайда болады. Бұл диалог терезесінде алдын ала құрылған деректер қорын ашуға немесе оларды жаңадан құруға арналған опциялар бар. Деректер қорын жаңадан құру келесі тарауда қарастырылады, ал қазір MS Access-ті орналастыруға кіретін демонстрациялық Борей деректер қорын ашыңыз. Экранда деректер қоры терезесінен, меню жолынан, саймандар тақтасынан және қалып-күй жолынан тұратын MS Access басты терезесі (4-сурет) шығады.

 

 

3-сурет. MS Access шақыру терезесі

 

 

4-сурет. MS Access басты терезесі

Басты терезе

4-суретте деректер  қоры ашылған кездегі MS Access  басты терезесі көрсетілген.  MS Access деректер қорындағы барлық  кестелерді, есеп берулерді, пішіндерді, сұраныстарды, қатынас құру беттерін, макростарды және модульдерді  сақтайды. Сондықтан MS Access-ті бірінші рет іске қосқанда экранда деректер қорының терезесі және «Деректер қорының» саймандар тақтасы шығады. Экран бес аймақтан тұрады: тақырып, меню жолы, саймандар тақтасы, қалып-күй жолы және деректер қорының терезесі.

MS Access қосымшасы бір уақытта тек бір ғана деректер қорымен жұмыс істеуге мүмкіндік береді (бірақ ол кез-келген сыртқы көздерден деректер ала алады). MS Access терезесінің ішінде қор, кесте, пішін, сұраныс, т.б. құратын объектілер терезелерінің шексіз саны ашық тұруы мүмкін.

Тақырып басты  терезесінің жоғарғы жағында  орналасқан және үш объектіден тұрады. Олар: бағдарламалар пиктограммасының көшірмесі, басты терезенің тақырыбы және осы терезені басқару пиктограммалары.

Меню жолы ағымдағы терезе менюін құрайды. Windows-те жұмыс істейтін басқа да қосымшалар секілді, MS Access менюі істегелі жатқан жұмысыңызға байланысты өзгеріп отырады. Сонымен, Windows басқа қосымшалары сияқты, бұл менюлер айқын ретпен стандартқа сүйенеді. Егер Microsoft Office басқа бағдарламаларын қолданған болсаңыз, MS Access менюі сізге таныс.

MS Access-те саймандар  тақтасы көптеген әртүрлі батырмалар  жиынынан тұрады, олардың құрамы  нақты саймандар тақтасындағы  қызметіне байланысты. MS Access-ке бірінші  рет кіргенде экранда «Деректер  қоры» деп аталатын саймандар тақтасы бар болады. Батырмалардың көпшілігі көбінесе меню командаларын таңдау немесе пернелер комбинацияларын басу арқылы жүргізілетін операцияларды орындауға арналған. MS Access экранда саймандар тақтасын басқаруға, баптауға мүмкіндік береді.

Қалып-күй жолы басты менюдің төменгі жағында орналасқан. Жолдың сол жағында кесте немесе пішін өрістерінің сипаттамасы, жұмыс режимінің индикаторы және т.б. қажетті ақпараттар бейнеленуі мүмкін.

Деректер қорының  терезесі (4-сурет) оның жоғарғы жағында  орналасқан жеке саймандар тақтасынан және сол жағында объектілерді басқару тақтасынан тұрады.

Объектілерді  басқару тақтасы (кестелер, сұраныстар, пішіндер, т.б.) айқын типтегі объектілерге қатынауды қамтамасыз етеді. Деректер қорының жұмыс аймағында сәйкес категорияны таңдау кезінде көрсетілген типтегі объектілер тізімі бейнеленеді. Тізімнің жоғарғы жағында кестелер, сұраныстар, пішіндер, есеп берулер және қатынау беттері үшін сәйкес конструктор немесе шебер көмегімен көрсетілген типтегі жаңа объекті құруға арналған құралдар бар.

Объектілер  бөлімінің жоғарғы жағында Открыть, Конструктор және Создать батырмалары  орналасқан. Открыть батырмасы таңдалынған  объектіні ашуға арналған. Бұл  объекті кесте, сұраныс немесе пішін  болуы мүмкін. Кестені ашқанда  кесте терезесі ашылады және кесте деректерін көріп, оны түзетуіңізге болады. Сұраныстың ашылуы таңдалынған сұранысты орындауға және іріктеу нәтижесін көруге әкеледі. Таңдалынған пішін үшін Открыть батырмасын басқанда деректерді кестелер терезесінде емес, пішіндер терезесінде көріп, оны түзетесіз.

«Есеп берулер» категориясынан таңдағанда Открыть  батырмасының аты Просмотр болып  өзгереді, бірақ қызметі өзгермейді таңдалынған есеп беру көру режимінде  іске қосылады. Егер сіз «Макростар»  категориясын таңдасаңыз, онда бұл  батырманың аты қайта өзгергенін байқайсыз, енді ол Запуск деп өзгерді. Бұл батырманы басқанда таңдалынған макрос іске қосылуы мүмкін.

Конструктор батырмасы  таңдалынған объектіні толықтыру  үшін, ал Создать батырмасы жаңа объект құруға арналған.

 

Менюге шолу

MS Access-пен өзара әрекет ағымдағы менюден командаларды таңдау арқылы жүзеге асырылады. Командалардың көпшілігі иерархиялық болып табылады. Осылай командалардың бірін таңдау нәтижесінде экранда оның жандандырылған менюі шығады.

Windows-те жұмыс  істейтін басқа бағдарламаларға ұқсас MS Access менюі нақты жағдайға байланысты өзгеріп отырады. Әрбір типтің терезесіне берілген типтің объектісіне пайдаланылатын өзінің командалар және функциялар жиыны сәйкес келеді. MS Access 2000-ның әдеттегі менюі автоматты түрде басталады және оның жиі пайдаланылатын командалары бар. Жұмыс кезінде айқын іс-әрекетті орындау үшін меню командаларын пайдаланасыз. Осы кезде MS Access 2000 меню мазмұны жиі қолданылатын командалар мен батырмалар бейнеленетіндей өзгереді.

Егер менюден  алдында пайдаланбаған команда таңдалынса, ол орнатылған менюге қосылады. Егер команда жұмыстың бірнеше сеансы кезінде пайдаланылмай қалса, MS Access оны бапталған менюден жояды.

 

Меню командаларын таңдау

Меню жолынан  командаларды таңдау үшін келесі тәсілдердің  бірін пайдалануға болады:

• Ең қарапайым тәсілі тышқанды қолдану арқылы жүргізіледі. Командаларды орындау үшін тышқанның меңзерін қажетті командаға апарып, тышқан батырмасын басыңыз.
• Егер перне тақтаны пайдаланғыңыз келсе, алдымен меңзерді жол менюіне апарыңыз. Ол үшін F10 немесе Alt пернесін басыңыз. Сосын сәулелі нұсқағышты қажетті командаға апарып, Enter пернесін басыңыз.
• Сәулелі нұсқағышты жылжыту үшін ← және → пернелерін қолданыңыз. ← пернесін басқанда, ағымдағының сол жағындағы командаға барасыз. Егер команда ең соңғы сол жағында болса, жүйелік менюге баруыңызға қажет, ← пернесін қайта басу оң жақтағы командаға апарады, яғни командаларды айналып шығасыз. → пернесінің қимылы да дәл осындай.
• Командаларды таңдаудың альтернативті тәсілі – пернетақта көмегімен Alt+ оның атының асты сызылған символын басыңыз. Бұл тәсілмен таңдау кезінде командалар Enter пернесін баспай-ақ орындалады.

5-суретте Сервис  командасын таңдау нәтижесі көрсетілген.  Бапталған менюдің командалары  қанық түсте екенін ескеріңіз.

Жандандырылған меню командаларының келесі деңгейдегі жандандырылған менюі бар болуы мүмкін. Мұндай опциялар } символымен белгіленген. Сонымен қатар командалардың бірқатарының  атынан соң көп нүкте (...) қойылған. Бұл команданы таңдау нәтижесінде MS Access операцияларды жалғастыру үшін диалог терезесін ашады, онда нақты параметрлердің маңызы көрсетілген. Оларды таңдау нәтижесінде қосымша символдары жоқ командалар ғана бірден орындалады.

Жандандырылған  менюден опцияларды таңдау прецедурасы  меню командаларын таңдаумен бірдей, тек ← және → пернелерінің орнына ↑ және ↓ пернелерін қолданамыз. Егер команданы атының бірінші әріпі бойынша таңдасаңыз, онда Alt пернесін баспаймыз.

 

 

     5-суретте Сервис жандандырылған меню

 

Командаларды  таңдаудан бас тарту

Экранға шыққан жандандырылған менюдің опцияларын таңдаудан бас тарту үшін келесі тәсілдердің бірін таңдау керек:

• Ecs пернесін басып, алдыңғы деңгейдегі менюге шығасыз. Бұл кезде жандандырылған менюде (немесе менюде) сәулелі нұсқауыш таңдауға себеп болған төменгі деңгейдегі жандандырылған менюді шақыру опциясында орналасады.
• F10 пернесін басыңыз, нәтижесінде барлық екпінді жандандырылған менюлер экраннан жойылады.
• Алдыңғы деңгейдегі жандандырылған менюлердің бірінен кез-келген опцияларды тышқанмен басыңыз. Таңдалынған команда орындалады, ал барлық жандандырылған менюлер экраннан жойылады.
• Меню жолынан команданы тышқанмен басыңыз. Бұдан барлық екпінді жандандырылған менюлер экраннан жойылады, ал таңдалынған команда орындалады.
• Тышқанмен жұмыс аймағының кез-келген бос жерін басыңыз.

Файл менюі

Бұл менюдің  Создать және Открыть командалары  жаңа деректер қорын құруға немесе бар деректер қорын ашуға арналған. Сізге таныс баспа, алдын ала  көру, терезелерді жабу командаларынан басқа, меню деректер экспорты мен импорты, сол сияқты сыртқы кестелермен (MS Access, dBASE, MS Visual FoxPro және т.б.) байланыс орнату командаларынан тұрады.

Менюдің төменгі  жағынан өзіңіз жұмыс істеген  деректер қорларының аттары табылады. Егер деректер қорын ашқыңыз келсе, алдымен берілген тізімді қарап  алыңыз. Егер ол тізімде бар болса, оны «Деректер қорының файлын  ашу» диалог терезесінен іздеудің қажеті жоқ. Деректер қорының атын меню пунктінен таңдайсыз немесе оның номерін тересіз, сосын деректер қоры ашылады. Файл менюінің төменгі жағында Выход командасы бар. Ол ағымдағы терезеден емес, MS Access-тен толық шығуды білдіреді. Егер жұмыс істеп отырған терезеңізді ғана жапқыңыз келсе, Закрыть командасын таңдаңыз.

Access бағдарламасының Файл мәзірінің ішіндегі бұйрықтар тізімі:

Құру командасы  ДҚ файлын бос күйінде немесе Access бағдарламасындағы дайын құрылымдарды (Адрестік кітап,кітапша, жеке мүлік,негізгі қорлар т.с.с) пайдаланатын шебер арқылы құруға мүмкіндік береді .