Microsoft Access мәліметтер қорын басқару жүйесі

1. Ақпараттың қайталанбауын болдырмау керек. Ақпараттың әр категориясына жеке кесте қолдану керек. Мысалы, қызметкерлер туралы ақпаратты сақтайтын кестеде бәлімдер сипаттамасы сақталмау керек. Мәліметтердің қайталанбауын болдырмауға мүмкіндік беретін кестелерді жобалау үрдісі қалыпқа келтіру деп аталады. Қалыпқа келтіру сонымен қатар мәліметтер кеңістігін үнемдеу мүмкіндігін береді және мәліметтердің қайталануы кезінде туатын қателерді болдырмауға көмектеседі. Access-те қалыпқа келтіру процедураларын орындауға анализ мастері көмектеседі.
2. Бар мәндердің ішінен оңай есептелетін мәндерді сақтамау керек. Мысалы, өнімдік сұраныстардың позицияларының суммасын сақтамау керек, оны жай формула көмегімен есептеу керек.
3. Өрістер үшін сәйкес мәліметтер типін таңдау керек. Ол мәліметтер қорының өлшемдерін азайтуға және операцияларды орындау жылдамдығын көбейтуге көмектеседі. өрісті сипаттау кезінде ол үшін керекті мәліметтерді сақтауға мүмкіндік беретін ең кіші өлшемді мәліметтер типін орнату керек.
4. Әр құрылатын кестеге алғашқы кілттің бағанын немесе бағандар жиыньығын қосуға тырысу керек. Алғашқы кілттер кестелер арасында “бірдің көпке” байланысын орнату үшін қажет. Одан басқа көптеген мәліметтер қоры сорттау операциялары мен іздеу жылдамдығын өсіретін индексті қолдана отырып алғшқы кілтпен шектеуді қолдайды. Бірнеше өрістері бар жинақталған кілтте оған қанша өріс керек болса, сонша өрісті қолдану керек.

Алғашқы кілтті құрмау тиімді болатын арнайы жағдайлар болады. Мысалы, кейбір кестлер үшін алғашқы кілтпен байланыстырылған индкс мәліметтер модификациясы мен енгізуді төмендетуі мүмкін. Кесте жобасы дайын болғаннан кейін оны құруға кірісу керек. Кестені екі амалмен құруға болады. Жаңа мәліметтерді енгізу үшін бос кестені құруға болады. Сонымен қатар басқа көздерде бар мәліметтерді қолдана отырып кесте құруға болады.

 

 

Конструктор режимінде  кестелер құру

 

Конструктор режимі кесте анықтауының  бар және құрылатын барлық компоненттерін басқаруға мүмкіндік береді. Конструктор  режимінде кесте құру үшін:

1. Мәліметтер қорының терезесіне өту. Басқа терезеден мәліметтер қоры терезесіне F11 пернесін басу арқылы өтуге болады.
2. Кестелер вкладкасын таңдап, құру батырмасын басу керек.
3. Жаңа кесте терезесінде конструктор элементін таңдау.
4. Кестеде әр өрісті анықтау. өрістерде жазбалар бөліктерін көрсететін мәліметтері бар. Қолданушының мәліметтердің беру форматын анықтауға, үнсіздік бойынша мәндерін көрсетуге және кестенің конструктор режиміндегі өріс қасиеттері бөліміндегі өрістер қасиетінің мәндерін бере отырып сұрыптауларды және іздеу операцияларын тездетуге мүмкіндігі бар. Microsoft Access өрістер қасиеті кқру және қолданушы мәліметтерді өзгерті кезінде қолданылады. Мысалы, қолданушымен берілген өріс форматы, енгізу маскасы және жазба қасиеттерінің мәндері кесте мен сұраныстың мәліметтер қорының түрін анықтайды. Кестенің өрістеріне қосылған жаңа формалар мен есептердегі басқару элементтері базалық кестенің осы өрістерінің қасиеттерін үнсіздік бойынша мұраға қалдырады. Басқа қасиеттер өрістер мәндеріне қосылған шарттарын анықтауға және өріске мәліметтерді міндетті түрде енгізуге беруге мүмкіндік береді. Microsoft Access кестеде мәліметтердің өзгертілуін немесе әр мәліметтер енгізу кезінде осы шарттардың орындалуын тексереді. Кесте құрылымының соңына өріс қосу үшін құрылымның бірінші бос жолын таңдау керек. Құрылымның ортасына өріс қою үшін жаңа өрісті қосатын жолды таңдап, құралдар саймандарындағы Жолдар қосу батырмасын басу керек. Бағана атауы бағанасына өріс атын енгізу керек. Мәліметтер типі бағанасында керекті мәліметтер типін таңдау керек немесе сол үнсіздік бойынша баптауын (мәтіндік) қалдыру керек. Сипаттама бағанасында міндетті емес өрістің қысқаша сипаттамасын беруге болады. Сипаттау мәтіні өріске мәліметтер қосу кезінде жағдай жолында шығады, сонымен қатар кестелер объектісінің сипаттамасына қосылады. Қажет деп табылған жағдайда терезенің төменгі жағындағы қасиеттер блогында өріс қасиетінің мәнін беруге болады.
5. Кестенің кілттік өрістерін қою. Кестеде кілттік өрістердің болуы міндетті емес. Бірақ, егер олар анықталмаған болса, онда кестені сақтау кезінде оларды құру керек пе деген сұрақ қойылады.
6. Кестені сақтау үшін кесте үшін атау беріп, саймандар тақтасындағы Сақтау батырмасын басу керек.

          Әрбір кесте бағаннан тұрады, әрбір бағанға жол бір атпен жасалған, бағанның бір элементі өріс деп аталды, ал жолдар жазба деп аталады. Мына мысал соны көрсетеді, желілік модельдер де және иерархиялық модельдер де реляциялыққа  жасала алады.

Құрылымданған мәлімет  ЭЕМ-да мәліметтер қоры ретінде сақтала алады. Мәліметтер қоры машиналық өңдеуге жиынтығы ретінде таныла алады және мәліметтерді сақтау үшін де қолданылады. Оны бір немесе бірнеше қолданушылар пайдалана алады.

Мәліметтер қорына байланысты жоғарыда қарастырылған мәліметтер қоры иерархиялық, желілік және реляциялық болады.

Мәліметтер қорымен  МҚБЖ деген ұғым тығыз байланысты.  МҚБЖ (мәліметтер қорын басқару жүйесі) – мәліметтерді қолданатын бағдарлама, мәліметтер қорында сақталған ақпаратты  сақтайды және өңдеу жасайды, іздеу  жасайды, редактрлайды. МҚБЖ-де иерархиялық, желлік және реляциялық болып бөлінеді. Мәліметтерге байланысты өңделеді.

МҚБЖ-ның бірнеше түрлері  бар: IMS, CETOP, ORACLE, CLIPPER, FOXPRO, ACCESS.

 

 2.2 Формалар құру

 

Кесте мен сұруалар құру үшін жылдам әдіс автоформа көмегімен орындалады. Автоформа- қолданушымен диалогта жұмыс істеуге мүмкіндік беретін, формалар мастерінен өзгеше, қосымша сұраулар  енгізбей- ақ форма құру құралы.Автоформаның үш түрі бар: баған типтес автоформа; лента типтес автоформа: кесте типтес автоформа.

 

                               2.3  Access құралдары көмегімен Web  парақтар құру

 

HTML-файлын деректер қорында орындау. Деректер  қоры объектісімен  HTML файлға процедура болып есептеледі. Кестені (5 сурет) немесе сұранысты HTML файлына ауыстыру  мынандай амалдарды орындау керек:

 Автозагрузка жалауын  алдын- ала сақтап алу керек,  содан кейін à> Параметры вывода в формате HTML диалогтық терезе ашылады.

Обзор арқылы таңдап жол  ашамыз.

Internet Explorer терезінде HTML форматында дайын күйінде тұрады. 

         Кесте түрінде деректерге  жету үшін үлкен қорда айналдыру жолағын қолданасыз, ал формада  экранда  барлдық өрістерді бір мезгілде шығаруға болады, бұл жұмыста жеңілдетеді. Уақыт тығыз болса, автоформа қолданылады. Парақтар немесе деректерге жету  парақтары Access- тің  жаңа элементі. Форма мен есептен  айырмашылығы – парақтар HTML файл ретінде сақталады

 

 

 

 

 

ҚОРЫТЫНДЫ

Сонымен, практикалық жұмыстың басты обьектісі болып мәліметтер қоры табылады . Негізінен мұндай бағдарламаны жасау- жаңа бір ғаламат жасау емес. Мұндай аутоматтандырылған жұмыс орнының қолданысқа енгеніне он жылдан астам уақыт өтті. Алайда, мұндай бағдарлама жасауды қажет еткен әрбір субьекті үшін аутоматтандырылған жұмыс орнын құруға арналған бағдарлама жасаудың өзіндік ерекшеліктері бар.

Практикалық  жұмыстың практикалық қолданысқа енетін бөліміне назар аударатын болсақ, онда қолданушыны құтқаратын барлық алғышарттар қамтылғанына көз жеткізуге болады. Осы жұмыстың негізі мәліметтер қоры   жайлы ақпаратты толық реттелген, электронды күйге келтірілген түрде ұйымдастыру болып табылады. Бұндағы керекті өрістерге қойылатын сұраныстар, сұрыптаулар, іздеулер қолданушы жұмысын жеңілдетеді. Сонынымен қоса, қанағаттандыратын жазбаны экспорттауға және баспаға сол күйінде жіберу мүмкіндігі берілген. Яғни, бұл практикалық жұмыста қазіргі ғылыми технологиялық прогрестің жетістіктері саналатын барлық жаңа технологиялық әдістердің жаңа қырлары ашылады.

Өз практикалық  жұмысымды қорытындылай келе, мен  МҚБЖ- мәліметтер қоры деген түсінікке  ең алғаш рет қалыптасқан кезде ішінде тек  мәліметтер сақталатын. Ал қазіргі кезде заманға сай МҚБЖ- да тек мәліметтер ғана емес сонымен қатар ақпаратта сақталады. Ол мәліметтер құрылымы және де өз алдына толы мәліметтер жиынтығы. Сондықтан әр кәсіпорын басқарушылары деректер қорын Microsoft Access  қасиеттеріне сүйенгені жөн.

 

 

 

 

 

 

Қолданылған әдебиеттер

 

1. Дженнингс Р. «Microsoft ACCESS 97».Том I,II.-Санкт-Петербург,1997.
2. Ульман Дж. «Основы  систем баз данных»- М.: Финансы и статистика, 1983.-334 б.
3. Демирчоглян Г. Г., «Компьютер и здоровье», Москва, Лукоморье, Новый центр, 1997г.

4.     Робинсон  С.      «Microsoft      ACCESS   2000».Учебный   курс. –

Санкт – Петербург, 2000.

5.     П.Киммел    «Программирование   для   Microsoft   ACCESS 2000»   Санкт – Петербург  2000.

6.     С.В.Симонович «Информатика    базовый       курс» Санкт – Петербург 1999.