Информационные технологии в управлении некоммерческим предприятием на примере ГКУЗ «КПБ №1»

Общеизвестно, что чрезвычайно важным для эффективного привлечения клиентов на рынке продуктов  и услуг является формирование их позитивного отношения к бренду и репутации корпорации. Теперь это  положение распространяется и на рынок труда.

Многие передовые  корпорации создают на своих сайтах в интернете хорошо различимые HR-бренды, представляя совместно рекламу  как продуктов, так и рабочих  мест для их производства. Страницы корпоративных сайтов создаются  с учетом интересов потенциальных  работников и на них указываются  преимущества, которые предоставляются  сотрудникам компании, такие как  гибкий график для работающих матерей, особенности социального пакета и многие другие.

 Электронная  почта - технология и предоставляемые  ею услуги по пересылке и  получению электронных сообщений  по распределённой (в том числе  глобальной) компьютерной сети. Для  облегчения процесса ведения  электронной переписки, сотрудникам  отделов кадров рекомендуется  пользоваться специализированными  почтовыми программами. Почтовая  программа - программное обеспечение,  устанавливаемое на компьютере  пользователя и предназначенное  для получения, написания, отправки  и хранения сообщений электронной  почты одного или нескольких  пользователей или нескольких  учётных записей одного пользователя.

Стоит также  помнить, что правила ведения  электронной переписки несколько  отличны от ведения бумажной переписки. Например, не смотря на то, что массовая рассылка является достаточно эффективным  и дешёвым способом привлечения  новых сотрудников, данный метод  никогда не создаст о компании хорошего впечатления.

Программы мгновенного  обмена сообщениями - программы для  обмена сообщениями через интернет в реальном времени через службы мгновенных сообщений. Могут передаваться текстовые сообщения, звуковые сигналы, изображения, видео. Многие из таких  программ могут применяться для  организации групповых текстовых  чатов или видеоконференций.

Профессиональные  интернет-сообщества и социальные сети.

Профессиональные  интернет-сообщества представляют собой  порталы или группы сайтов, взаимосвязанных  по тематике и профессиональным интересам  посредством ссылок - своеобразные виртуальные клубы, сообщества, сетевые  профессиональные организации.

Деятельность  сетевого сообщества в сети предоставляет  возможности для знакомства с  составом и характеристиками составляющих его пользователей, специалистов в  разных областях. При определенной активности в рамках подобного сообщества можно решать задачи и целевого подбора  кадров. Для того чтобы найти носителя знаний, например по управлению персоналом, можно обратиться на определенные профессиональные ресурсы.

Существуют  также профессиональные сети, организации, по своему содержанию не относящиеся  к управлению персоналом, но они  объединяют квалифицированный персонал, который может оказаться нужным вашей компании. Профессиональное сообщество не решает задачи трудоустройства своих  членов, но если кто-то испытывает потребность  в квалифицированных кадрах в  данной сфере профессиональных знаний, если нужна целевая аудитория  определенного уровня, то, войдя  в подобную сеть, кадровый специалист или руководитель найдет массу экспертов  по самым разным вопросам.

Таким образом, можно сказать, что профессиональные сообщества являются новым, еще только формирующимся пространством для  поиска кадровых ресурсов, тем не менее, уже сегодня многие рекрутеры  ведут активную работу с форумами и блогами, так как там зачастую можно встретить узкоспециализированных специалистов, которых можно переманить в свою компанию.

В течение  последних нескольких лет особенно популярными стали так называемые социальные сети. Их появление дало массу новых возможностей для менеджеров. Большинство социальных сетей поддерживает возможность создания профессиональных сообществ и объявлений о поиске новых сотрудников. Помимо обычных социальных сетей, появляются также специализированные профессиональные социальные сети. Наиболее популярной социальной сетью для поиска и установления деловых контактов на сегодняшний день является LinkedIn. В LinkedIn зарегистрировано свыше 75 миллионов пользователей, представляющих 150 отраслей бизнеса из 200 стран.

2. Специализированное программное обеспечение

- Справочно-правовые  системы (информационно-правовые  системы) особый класс компьютерных  баз данных, содержащих тексты  указов, постановлений и решений  различных государственных органов.  Кроме нормативных документов, они  также содержат консультации  специалистов по праву, бухгалтерскому  и налоговому учету, судебные  решения, типовые формы деловых  документов. На сегодняшний день  в России и СНГ существует  множество справочно-правовых систем. Их можно разделить на 2 группы: государственные и коммерческие.

Справочно-правовые системы нельзя назвать специализированными  системами по управлению персоналом, но они активно используются в  работе кадрового менеджмента.

Экспертные  системы - это программные комплексы, аккумулирующие знания специалистов в  конкретных предметных областях и тиражирующие их для консультирования менее квалифицированных  пользователей.

Основная  разница между информационно-поисковыми и экспертными системами заключается  в том, что первые осуществляют лишь поиск имеющейся в их базе заданной информации, а вторые - еще и логическую переработку ее с целью получения  новой информации.

Экспертные  системы для кадровой деятельности условно можно разделить на следующие  группы в зависимости от решаемых задач:

Многофункциональные системы (решаемые задачи: профориентация, профотбор, аттестация работников, формирование резерва);

Системы для  группового анализа состояния персонала (задачи стратегические: анализ и оптимизация  структуры организации, определение  тенденций развития подразделений);

Системы для  специалистов-психологов (выявление  негативных проявлений работников, в  том числе криминальных наклонностей, скрытой конфликтности, негативных тенденций в подразделениях и  организации в целом).

Отдельные программы  авторизации - это программные продукты автоматизирующие отдельные функциональные задачи. Как правило, это программы  кадрового учета, расчета заработной платы, найма персонала, аттестации, тестирования, управления компенсационным  пакетом, оценки, обучения, развития и  мотивации персонала. Это не комплексные  системы в процессе разработки, а  полностью законченный продукт. Как правило, системные решения, лежащие в основе этих разработок, не позволяют им развиваться как  комплексным HRM-системам. Такие программы  имеют локальное применение и  могут быть рекомендованы только небольшим организациям для решения  учетно-отчетных задач в конфигурации зарплата-кадры.

В соответствии со Словарем APICS (American Production and Inventory Control Society), термин «ERP-система» (Enterprise Resource Planning - управление ресурсами предприятия) может употребляться в двух значениях. Во-первых, это - информационная система  для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые  необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета  в процессе выполнения клиентских заказов. Во-вторых, - это методология эффективного планирования и управления всеми  ресурсами предприятия, которые  необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета  при исполнении заказов клиентов в сферах производства и оказания услуг. Важное значение при выборе ERP-системы  для организации является наличие HRM-модуля. В общем контексте, HRM - это комплекс мероприятий, включающий в себя: выработку политики по персоналу, планирование развития персонала (включая  карьерный рост и формирование кадрового  резерва), подбор, обучение, аттестацию, учет трудозатрат и оплату труда, поддержание дисциплины труда, разработку мотивационных схем и компенсационных  пакетов, планирование и реализацию социальной политики [9].

Несмотря  на то, что большинство информационных технологий, используемых в кадровом менеджменте, изначально не были созданы  для данной области управленческой деятельности, потребности современного бизнеса выдвинули новые требования к их функционалу. На сегодняшний  день информационные технологии позволяют  оптимизировать и ускорить процесс  трудовой деятельности специалистов в  сфере HR практически на каждом этапе работы с персоналом. Поэтому современным компаниям требуются не только высококвалифицированные сотрудники, способные работать с информационными технологии, но и сотрудники, умеющие сформулировать потребность организации в информационных технологиях, так как информационные технологии требуют значительных финансовых вложений, которые, в случае неправильно сформулированной потребности, могут быть потеряны в двойном или тройном размере [5].

 

Глава 2. Информационные технологии в управлении не коммерческим предприятием на примере ГКУЗ «КПБ №1»

2.1 Описание предприятия

Для проведения исследования в области применения информационных технологий в управлении государственным учреждением было выбрано учреждение ГКУЗ «КПБ №1».

Учреждение  создано в соответствии с распоряжением  правительства Забайкальского края от 21 октября 2011 года путем изменения  типа государственного учреждения здравоохранения  и находится в ведомственном  подчинении министерства здравоохранения  Забайкальского края.

Полное наименование учреждения: государственное казенное учреждение здравоохранения - «Краевая психиатрическая больница №1».

Учреждение  является некоммерческой организацией и создано в целях обеспечения  осуществления Министерством здравоохранения  Забайкальского края функций по оказанию государственных услуг в сфере  здравоохранения.

Учреждение  создано в целях:

• Развития психиатрической службы Забайкальского края.
• Совершенствования медицинской помощи душевнобольным.
• Развитие медико-социальной и трудовой реабилитации психических больных.
• Подготовки и обучения работников по вопросам в области оказания психиатрической помощи.

Для осуществления  данных целей учреждение осуществляет в установленном с действующим  законодательством порядке следующие  основные виды деятельности:

• Медицинская деятельность
• Фармацевтическая деятельность
• Образовательная деятельность

Для ГКУЗ «КПБ №1» характерна линейно-функциональная структура управления, основанная на соблюдении единоначалия и линейного  построения структурных подразделений, распределения функций управления между ними. Организационная структура  предприятия характеризуется тем, что всю полноту власти берет  на себя линейный руководитель, возглавляющий  коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке решений помогает специальный аппарат, состоящий  из функциональных подразделений.

Преобладающая часть персонала - это люди в возрасте от 35 до 45 лет. Эта часть сотрудников  имеет большой опыт работы. За последнее  время омолодился состав работников, были приняты на работу молодые специалисты, недавние выпускники ВУЗов.

Весь персонал можно разделить на медицинский  персонал отделений и общебольничный персонал подчиняющиеся заместителю  главного врача по медицинской части, и административно хозяйственный персонал, куда входят бухгалтера, экономисты, отдел кадров, водители и другой хозяйственный персонал, подчиняющиеся заместителю главного врача по административно-хозяйственной части.

Преобладающим стилем руководства является демократический.

2.2 Особенности применения  информационных технологий в  ГКУЗ «КПБ №1»

В связи с тем, что данное учреждение является сравнительно небольшим, а так же со спецификой его деятельности применение информационных технологий ориентировано в первую очередь на автоматизацию профессионального  труда конкретных специалистов. Для  решения поставленной задачи в учреждении имеется необходимые современные  технические средства обработки, хранения и передачи информации. Так ГКУЗ «КПБ №1» имеет:

• Городскую телефонную линию

• Факсы

• Ксероксы

• Сканера

• Персональные компьютеры

• Принтера

• Подключение к сети Internet

• ЛВС

Для обеспечения  функционирования технических средств, а так же их рационального использования  с целью решения различного рода задач пользователя необходимо соответствующе программное обеспечение. В ГКУЗ «КПБ №1» используется такое программное  обеспечение как: офисный пакет приложений Microsoft Office, различного рода программы для бухгалтерского учета, а так же программы юридической поддержки. Данные технические средства так же как и программное обеспечение периодически обновляется по мере необходимости.

Информационная  система предприятия в целом  развита довольно слабо и является формальной, что в первую очередь  определяется организационно-правовой формой предприятия, областью его функционирования, принятой моделью управления, а так  же небольшими размерами самого предприятия. В связи с этим информационные технологии на предприятии используются для решения задач бухгалтерского учета, создания информационных баз  данных по направленности деятельности организации и создания телекоммуникационной среды для связи пользователей  между собой или с другими  организациями.

Большинсвто рабочих  мест подключены к единой одноуровневой  локально-вычислительной сети, с подключением к сети Internet. Однако распоряжения чаще всего передаются при личной встрече  без использования средств телекоммуникационной связи, что в условиях небольшого государственного предприятия, где  деятельность всех сотрудников строго регламентирована является наиболее эффективным.