Информационные технологии в управлении некоммерческим предприятием на примере ГКУЗ «КПБ №1»

В соответствии с признаком классификации по уровню государственного управления автоматизированные информационные системы делятся  на федеральные, территориальные (региональные) и муниципальные информационные системы, которые являются информационными  системами высокого уровня иерархии в управлении.

Информационные  системы федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

Территориальные (региональные) информационные системы  предназначены для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.

Муниципальные информационные системы функционируют  в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки  экономических, социальных и хозяйственных  прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических  областей города, административного  района.

В общем можно  сказать, что с позиции делового видения информационная система  представляет собой организационные  и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ  на вызов, посылаемый окружающей средой. Понимать информационные системы - это  не означает быть грамотным в использовании  компьютеров, менеджер должен более  широко понимать сущность организации, управления и технологий информационных систем и их возможность обеспечить решение проблем в деловой  окружающей среде [3].

1.2 Особенности применения информационных  технологий в организациях различного  типа

Информационные  технологии являются основной составляющей информационной системы организационного управления и непосредственно связаны  с особенностями функционирования предприятия или организации. Ковалев  определяет выбор стратегии развития в организации автоматизированной информационной технологии следующими факторами:

• областью функционирования предприятия или организации;
• типом предприятия или организации;
• производственно-хозяйственной или иной деятельностью;
• принятой моделью управления организацией или предприятием;
• новыми задачами в управлении;
• существующей информационной инфраструктурой.

Основополагающим  фактором для построения информационной технологии с привязкой ее к принятой модели управления и существующей информационной инфраструктуре является область функционирования объекта. Так же на формирование технологии обработки информации оказывает  влияние тип организации. В организациях различного типа в зависимости от требований к решению задач управления экономическим объектом формируется  технологический процесс обработки  информации. При внедрении информационных систем организационного управления и  технологий основными критериями также  являются величина организации и  область ее функционирования. С учетом этих критериев делается выбор программно-аппаратного  обеспечения информационной технологии решения конкретных функциональных задач, на основе которых принимаются  соответствующие управленческие решения.

Для изучения особенностей применения ИТ на различных  предприятиях все организации условно  можно разделить на три большие  группы - малые, средние и крупные [11].

1. На малых предприятиях различных сфер деятельности информационные технологии, как правило, связаны с решением задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями. Персонал малых предприятий работает в среде локальных вычислительных сетей различной топологии с организацией автоматизированного банка данных для концентрации информационных ресурсов предприятия.

Индивидуальные  приложения и функциональная информация специалистов малого предприятия локализуются на уровне автоматизированных рабочих  мест или рабочих станций локальной  вычислительной сети, а автоматизированный банк данных используется для эффективной  информационной поддержки работы верхнего звена управления. Поэтому на малых  предприятиях наиболее целесообразна  организация комбинированной информационной технологии, которая сочетает в себе распределенную обработку данных с  централизацией информационных ресурсов в автоматизированном банке данных.

В качестве центральной вычислительной системы, реализуемой для организации  автоматизированного банка данных, используются UNIX-сервер, мэйнфрейм  или суперкомпьютер.

Комбинированная сетевая организация автоматизированной информационной технологии имеет следующие  преимущества:

• экономия эксплуатационных расходов;
• возможность эффективной реализации архитектуры «клиент-сервер»;
• высокая адаптивность к требованиям пользователей за счет широкого спектра вариантов сочетания аппаратных и программных средств.

Однако концентрация системы вокруг единственного сервера  не всегда является лучшим решением, так  как существуют жесткие ограничения  на количество клиентов, подключенных к серверу. Увеличение числа клиентов приводит к замедлению реакции системы. Кроме того, в современных условиях функционирования предприятия или  организации для выработки оптимального управленческого решения необходимо централизованно решать разноплановые  задачи, начиная с традиционных бизнес приложений типа программ бухгалтерского учета и заканчивая задачами оценки коммерческого риска с использованием систем искусственного интеллекта. Практика показывает, что смешивать весь спектр подобных задач в одном компьютере неэффективно, а попытки обойти указанные  ограничения за счет наращивания  вычислительной мощности центрального сервера приводят к резкому увеличению финансовых затрат. Поэтому подобное комбинированное построение автоматизированной информационной технологии и организация  локальной вычислительной сети с  одним информационным узлом концентрации вполне себя оправдывают только при  реализации на малых предприятиях.

2. В средних организациях большое значение для управленческого звена играют функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес процессам. Для таких организаций характерны расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа. Производится наращивание возможностей различных форм организации хранения и использования данных: разграничение доступа, расширение средств поиска, иерархия хранения и классификации.

Для исключения различных проблем связанных  с перегрузкой в организации  информационной технологии средних  предприятий используется несколько  серверов в различных функциональных подразделениях предприятия. Так, локальная  вычислительная сеть средних предприятий  представляет собой двухуровневую  вычислительную сеть, на верхнем уровне которой организована коммуникационная среда для обмена информацией  между локальными серверами, а на нижнем уровне -- подключение локальных  вычислительных сетей различной  топологии каждого функционального  подразделения к локальному серверу  для обеспечения пользователям  взаимного обмена информацией и  доступа к корпоративным ресурсам.

3. В крупных организациях информационная технология строится на базе современного программно-аппаратного комплекса, включающего телекоммуникационные средства связи, многомашинные комплексы, развитую архитектуру «клиент-сервер», применение высокоскоростных корпоративных вычислительных сетей. Корпоративная информационная технология крупного предприятия имеет, как правило, трехуровневую иерархическую структуру, организованную в соответствии со структурой территориально разобщенных подразделений предприятия: центральный сервер системы устанавливается в центральном офисе, локальные серверы -- в подразделениях и филиалах, станции клиентов, организованные в локальные вычислительные сети структурного подразделения, филиала или отделения - у персонала компании [7].

Таким образом, можно сделать вывод, что то, как  будут организованы информационные технологии на предприятия, в первую очередь зависит от размеров его  информационной системы, то есть количества обрабатываемой информации необходимой  для успешного функционирования и развития. Информационная система  же формируется исходя из области  функционирования объекта, типа, организационной  структуры и размеров.

1.3 Проблемы использования информационных  технологий в менеджменте и  пути их решения

Сегодня положение  дел в области ИТ характеризуется  крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным  увеличением объема технологических  предложений, требующих высоких  инвестиций, и соответственно с усилением  зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные расходы на нужды  ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами  предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения  фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат. Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной  деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, «виртуальных организаций» без жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.

Не способствует стабилизации и быстрый рост издержек в сфере ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей  гибкости в решении информационно-технологических  проблем, многие предприятия идут в  основном двумя путями. Первый заключается  в том, что фирма создает внутрифирменный  информационно-технологический участок, который предлагает услуги и внешнему рынку, доказывая тем самым возможность  рентабельного использования своих  мощностей.

Однако чаще предприятия выбирают другой путь, когда большая часть собственного информационно-технологического персонала  переводится в распоряжение вновь  создаваемых дочерних компаний или  совместных со специализированными  информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском  предприятии остается небольшая  группа сотрудников, на которую возлагаются  функции информационного менеджмента.

Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические  решения на сам хозяйственный  процесс и культуру предприятия. В связи с этим роль высшего  менеджмента в управлении данной областью функционирования организации  становится все менее значимой и  он вынужден делегировать соответствующие  вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы вне фирменных  информационно-технологических служб  не дает особых поводов для оптимизма  относительно эффективности решения  указанных проблем. В этой связи  возникают следующие ключевые вопросы:

• каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;
• что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;
• в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;
• какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.

Для решения  ряда вопросов необходимо рассмотреть  ответственность различных групп  рабочих за функционирование ИТ и  их взаимоотношения [10].

Гюнтер Мюлер-Штевенс  и Сесиль Ашванден в своей статье «Информационны технологии и управление предприятием» выделяют шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере информационных технологий:

1. Высшее руководство, которое должно осуществлять управление информационными технологиями как стратегическим потенциалом предприятия;

2. специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

3. менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов и снижать издержки;

4. менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:

5. поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

6. собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов  не получают признания. Высшее руководящее  звено часто делегирует соответствующие  функции группе руководителей, следя  за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего  менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений и постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также  и должная мотивация в этой сфере.

В связи с  ростом значения ИТ в обеспечении  успеха фирмы подобная политика неприемлема. Общефирменное руководство должно в настоящее время найти ответы на следующие два вопроса.

Во-первых, нужно  точно определить, какой вклад  должна внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь  заслуживают главным образом  три аспекта:

1. ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями;