Информационные технологии в туризме

Итак, мы выяснили, что  на рынке программных продуктов  представлено несколько компьютерных систем, позволяющих автоматизировать внутреннюю деятельность туристской фирмы. Как правило, эти системы обеспечивают ведение справочных баз данных по клиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также ведение туров и учет платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходных документов и т.д. Практически все программные комплексы обеспечивают формирование бухгалтерской отчетности и часто экспорт-импорт данных в специализированные бухгалтерские программы, такие, как 1С и др.

Наряду с автоматизацией туристских фирм ведется аналогичная разработка программ автоматизации деятельности гостиниц, ресторанов и других предприятий туристского бизнеса. Применение информационных систем в этой области приводит к существенным изменениям в менеджменте, а также повышает качество обслуживания.

 

 

 

2. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА  ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ (СОФТ) ДЛЯ ТУРФИРМ - ОБЗОР IT-РЕШЕНИЙ  ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ТУРОПЕРАТОРА  И ТУРАГЕНТА

 

Проведем краткий обзор  основных IT-решений для автоматизации  в туризме.

Программа V-PRICE - автоматизация расчета цен туристических путевок и оформления прайслистов. Программа представляет собой “макрос” EXCEL, который автоматически пересчитывает стоимость одного дня проживания в отеле (конфиденциальные тарифы принимающей стороны) в стоимость готового турпакета.

Расчет стоимости ведется по формуле: Стоимость авиабилета + Стоимость трансфера + Стоимость дня проживания, введенная в ячейку * кол-во дней тура (в версии 1.1 добавлена возможность расчета цены путевки при изменении стоимости отеля в течение тура) + Стоимость страховки в день * кол-во дней тура + Накладные расходы + Желаемая прибыль [4].

Программа может автоматически  приводить любые валюты к доллару  и округлять результаты вычислений.

Таким образом, если менеджер пользуется данной программой и имеете цены отеля за ночь проживания, он один раз вводит остальные составляющие тура, а все остальное V-PRICE сделает сам.. Кроме того в программу заложены возможности быстро увеличить или уменьшить все цены прайслиста, что позволят быстро реагировать на динамику туристического рынка моментальным изменением цен, не прибегая к утомительным расчетам.

Достоинством программы  также является и то, что при просмотре прайслиста другими фирмами, они не смогут определить никаких конфиденциальных данных, так как прайслист, созданный программой V-PRICE не содержит формул.

Новое в версии V-PRICE 1.2. Исправлен расчет страховки. Теперь страховка считается по дням, а не по ночам, как стоимость отеля. Так как стоимость трансфера обычно высылается принимающей стороной в местной валюте появилась возможность ввода без пересчета в доллары. Для этого надо поставить "галочку" около трансфера возле надписи "местная валюта" [4].

Появилась возможность  пересчета прайслистов в другую валюту, например из долларов в рубли  или евро [4]. Для этого введена еще одна закладка "пересчет валют" Для пересчета прайслистов вы как обычно выделяете ячейки и вводите кросс-курс. Числа в ячейках будут умножены на введенный Вами кросс-курс. Т.е. если вы хотите пересчитать прайс-лист из долларов в рубли, вы вводите 31,5 (или текущий курс доллара).

Единая база цен туроператоров  Москвы Toursoft .

Это Единая база по ценам туроператоров Москвы:  цены на туры (СПО и Каталоги); отели (описания и фотографии); Stop Sale; расписание вылетов.

Главная цель проекта - облегчение маркетинга для туристических агентств. Можно забыть о горе факсов и электронных сообщений, которое приходится просматривать менеджерам турагентств каждый день. Пользуясь базой Toursoft, агентства получают все предложения операторов, нажатием всего одной кнопки. TourSoft позволяет не только увеличить скорость и объемы продаж, но и повлияет на имидж компании в целом. Турагентство может забронировать тур непосредственно из программы.

Все цены, которые менеджер видит  на экране компьютера могут быть доступны и клиенту на web - сайте компании. Обновление цен на сайте происходит автоматически по мере внесения изменений. Туроператорам эта программа интересна с целью ознакомления с ценовыми предложениями конкурентов, увеличения агентской сети и получения статистики по основным туристическим направлениям.

Программа Toursoft работает в режиме off - line и не требует постоянного  подключения к Интернет. Поступление  новых предложений от туроператоров  происходит непрерывно с 9.00 - до 22.00

К достоинствам TourSoft можно  отнести: удобный интерфейс; четкое отслеживание Stop листов; большой выбор туроператоров по массовым направлениям; быстрота обработки запросов клиентов; сокращение затрат на обслуживание web сайта; возможность бронирования; гибкая ценовая политика [2].

 Программа Turwin MultiPro

Ценность Turwin MultiPro для турфирмы заключается  и в том, что за счет интеграции с офисным пакетом программ MS Office, эффективность использования  персональных компьютеров в локальной сети компании повышается в несколько раз.

Основные возможности: возможность создания справочников по любому сегменту туристического продукта; формирование туров по одной стране или по странам; автоматическое формирование турпакетов и печать прайс-листа; оформление заказа; контроль загрузки рейсов и отелей; неограниченное число выводимых документов. Встроенный генератор отчетов; строгий учет движения денежных средств, печать основных бухгалтерских документов (счета, счета-фактуры, приходный кассовый ордер, кассовый отчет и др.); надежная работа в локальной сети (количество рабочих мест не ограничено); органичное использование совместно с программами, входящими в комплект "Microsoft-Office" [2].

Программа Turwin MultiPro одновременно является и сетевой и однопользовательской. Менеджеру достаточно указать в каком режиме доступа открывать файлы данных и где они физически находится (на каком-либо диске компьютера или на диске сервера сети) и программа сама будет использовать преимущества однопользовательского или сетевого обмена данными. При этом стоимость программы не зависит от количества компьютеров в сети.

Технические характеристики программы. Требования к аппаратуре: IBM совместимый компьютер (Pentium и выше), 32 Мб оперативной памяти, (а лучше - 64 Мб), 50 Мб свободного места на жестком диске, Windows 95,98 или NT; возможность настройки на сетевую или однопользовательскую работу; использовании программы в сетевом варианте); возможность оперативной разработки и дальнейшего сохранения отчетов [2].

Программные комплексы  САМО-Тур, Мастер-Тур и КомТур

Программный комплекс САМО-Тур.

Комплекс предназначен для оказания помощи менеджеру при работе с  клиентами турфирмы: выбор стандартного или подбор индивидуального маршрута; подбор периода тура; формирование анкет туриста; бронирование услуг тура; оформление скидок, комиссий, доплат и формирование суммарной стоимости тура для клиента или партнера.

Комплекс снабжен справочниками  партнеров, отелей, рейсов, услуг, размешения, цен, блоков номеров в отелях, блоков мест на транспорте и блоков мест в  туре. На основании выборок из справочников реализуется формирование пакетов услуг – описание маршрута тура, набора услуг в каждом пункте маршрута, создание заездов.

По заявкам клиентов распечатываются  ваучер, путевка ТУР-1, авиабилеты, страховые  полисы, анкеты в посольства для  получения визы, заявки на бронирование и списки туристов.

Заявка клиентов имеет статус «оплачено-неоплачено», что позволяет вести контроль оплаты на любой период времени, в  том числе по партнеру и в целом  по туру. На основании заявок генерируются бухгалтеские документы – счет, счет – фактура, приходный кассовый ордер. На основании документов формируется книга продаж. Оплаченные заявки включаются в книгу продаж [8].

База заявок используется для статистического  анализа и анализа эффективности  рекламы, в частности. Комплекс имеет возможность подключения к Интернету для удаленного оформления заявок турагентов туроператором.

В качестве средства обработки запросов при коллективной работе используется программа Windows SQL Server [8].

Программный комплекс Мастер-Тур

Назначение комплекса  аналогично предыдущему. Комплекс позволяет формировать турпродукт, просчитывать ожидаемую прибыль от реализации по туру и  размер комиссионных агенту, комплектовать группы туристов, генерировать весь набор документов для оформления продажи услуги: авиаперелет, трансфер, проживание в гостинице, несколько экскурсий, визы, страховка и специфические для тура дополнительные услуги [8].

Комплекс реализован в виде двух модулей: туристского  и финансового.

Туристский модуль реализует  функции формирования и реализации турпродукта, работы с партнерами и выхода в Интернет. В режиме администратора производится разграничение прав доступа к информационной базе – менеджер продаж, как правило, получает право только продажи, но не формирования готового продукта.

Финансовый модуль предназначен для формирования ведомостей расчетов с агентами, партнерами, отражения  движения средств по кассе, оценки затрат и финансовых результатов по заезду и в целом по предприятию.

В качестве средства обработки  запросов при коллективной работе используется программа SQL Server компании «Centura» [8].

Программный комплекс КомТУР.

Компании-провайдеры ЗАО  «Комстар» и ЗАО «МТУ-Интел»  объедияются для предоставления заказчикам комплексных услуг. Одна из острых задач – подготовка решений, ориентированных на отдельные отрасли промышленности. Именно отсутствие таковых западные аналитики называют основной проблемой ASP. Действительно, если модель ASP является претворением в жизнь лозунга «Покупай и используй», то такая модель реализоватна  на примере туриндустрии и проекта Комтур (www.comtour.ru) [8].

Компания «Интеграционные  технологии в коммерции» (Интехноком) выпустила принципиально новую  туристскую систему. АИС «Комтур» соединяет  функции внутриофисной туроператорской  программы  с возможностями электронных торговых площадок. Мировые тенденции развития туристской отрасли и темпы роста использования электронных средств коммуникаций говорят о том, что любые «локальные» решения устареют уже завтра.  Была поставлена задача: используя сеть Интернет, донести информацию туда, где она необходима – турагенту и потенциальному путешественнику. При этом максимально упростить поиск и бронирование в режиме реального времени электронных туров, которые представлены в виде привычных «прайс-листов».

Программные продукты фирмы  «Интур-Софт»

Система Travel Agent-2000. Программный продукт Travel Agent-2000, разработанный компанией «Интур-Софт», относится к программам типа front office и обеспечивает автоматизированный документооборот туристского офиса, отвечающий требованиям действующего законодательства, налоговых органов, современных туристских технологий.

Программа осуществляет следующие функции [2]:

• формирование заказа на продажу турпродуктов с автоматическим оформлением листа бронирования в адрес поставщика туристских услуг;
• поиск турпродукта по заданному критерию в системе резервирования и подтверждение заказа в режиме реального времени;
• пересылку листов бронирования туроператорам средствами электронной почты;
• автоматическую распечатку всех видов документов;
• подготовку туристских путевок установленного образца ТУР-1;
• регистрацию оплаты туров различными видами платежа (наличный и безналичный расчет, кредитные карты);
• оформление всех видов возвратов и рекламаций;
• ведение журнала и ведомости реализации;
• ведение кассовой книги с оформлением инкассации;
• ведение системы реестров, предупреждающих об окончании сроков действия заказа, оплаты счетов и др.;
• формирование любых видов отчетности о продажах с возможностью выборки по турпродуктам, периодам времени продаж, видам плательщиков, туристам и др.

Программный комплекс включает следующие функциональные блоки: ведения справочной информации; производственный; бухгалтерский; аналитический.

Блок ведения справочников содержит каталоги турпродуктов, авиакомпаний, курса валют и др.

Производственный блок ориентирован на работу с клиентом и включает режимы оформления заказа на продажу турпродуктов с автоматическим формированием листа бронирования в адрес поставщика туруслуг, выдачи необходимых документов - турпутевок, накладных на авиабилеты и др. Обеспечена регистрация платежей по любой форме оплаты - по кредитной карте, наличными или безналичными платежами. Поддерживается ведение архива клиентов, что исключает ввод данных по клиенту при его повторном обращении в турагентство. Имеется ряд предупреждающих реестров, ежедневно информирующих оператора продаж об истечении срока действия заказа и сроков оплаты счетов по конкретному заказу.

Система построена таким  образом, что исключается возможность  нарушения технологии продаж, обеспечивается контроль за действиями оператора - счет может быть выставлен только после формирования заказа; прием платежей осуществляется только после выставления счета; выдача турпродукта разрешена только после приема платежей и т.п.

В бухгалтерском блоке  предусмотрена возможность ведения  кассовой книги, книги выдачи первичных бухгалтерских документов - счетов, счетов-фактур, приходных и расходных ордеров и др.

Аналитический блок информационно  обеспечивает проведение анализа производственной и финансовой деятельности туристского  предприятия. Пользователь имеет возможность  сформулировать любые запросы и  получать практически неограниченное число финансовых, статистических и производственных отчетов.

Принципиальной особенностью системы является автоматическое отслеживание последовательности выполнения операций по обслуживанию каждого клиента [2]. Система фактически ведет пользователя на всем пути формирования заказа до выдачи турпродукта, сводя к минимуму возможные ошибки и предоставляя менеджерам и руководителям фирмы действенный механизм контроля за работой персонала. В данной системе последовательно реализуется принцип автоматизации функций формирования, продвижения и реализации туристского продукта.

В зависимости от особенностей организационной структуры конкретной туристской фирмы программа может  по-разному распределять функции  между персоналом. Это очень удобно, так как в небольших агентствах все операции могут выполнять один или два человека, в более крупных эти функции могут быть разграничены иным образом.