Информационное обеспечение управления в современной организации

(*) наименование вида  продукции, применяется в отношении  продукции, произведенной до вступления  в силу пункта 3 статьи 1 Федерального  закона от 18 июля 2011 г. № 218-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции" и отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившим силу Федерального закона "Об ограничениях розничной продажи и потребления (распития) пива и напитков, изготавливаемых на его основе" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 30, ст. 4566; № 49, ст. 7016; 2012, № 26, ст. 3446; № 27, ст. 3589; № 30, ст. 4170).

 

Можно заметить, что достаточно много из кодов в изначальной таблице было убрано, но их всё равно остается достаточно много.

Особое внимание нужно уделить  кодам со звездочкой. С 1 июля 2012 года начал действовать Федеральный  закон № 218 “О внесении изменений в Федеральный закон ”О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции”. И теперь при заполнении декларации нужно смотреть дату розлива (для импорта – дату ввоза) продукции, а затем определять код продукции. Например: коньяк «Старый Кенигсберг», если у него дата розлива значится 30.06.12, то код вида продукции будет – 230, но если дата розлива – 1.07.12, то код вида продукции будет – 229.

Ввиду этого нужно уделять большое  внимание при приемке товара от поставщиков, т.к. не со всеми накладными прикладывают сертификаты соответствия с датой розлива (датой ввоза) алкогольной продукции. Особое внимание заслуживает проведение ревизий на складах и местах продаже, просматривать нужно каждую бутылку, которая может иметь новый или старый код. Продукцию, коды которой не изменились, можно считать не проверяя дату розлива (дату ввоза).

 

4.2.2. Требования к сотруднику и его рабочему месту

 

При занесении декларации очень  важен человеческий фактор. А именно черты:

- внимательность;

- собранность;

- усидчивость.

Во время работы делать перерывы 5-10 минут необходимо делать перерывы 5-10 минут каждые час-полтора, так как от напряженной работы очень быстро устают глаза.

Желательно, чтобы сотрудник находился  в отдельном кабинете и ему  никто не мешал.

Требования к рабочему месту:

- большой стол, на котором должно  помещаться не менее 4 стопок документов формата A4, при этом не сковывая движений сотрудника;

- компьютер с одним (желательно  с двумя) жидкокристаллическими  мониторами;

- удобное кресло;

- желательно, наличие в кабинете  чайника или кофемашины;

- желательно отсутствие в кабинете  стационарного телефона совмещенного  с другими телефонами. Телефон  приветствуется, только если у  него отдельный номер АТС.

Комфорт сотрудника на рабочем месте  во многом определяет качество его работы, отсутствие ошибок и высокую мотивацию труда, что повышает скорость его работы.

 

4.2.3. Предварительная обработка данных в Microsoft Excel

 

Так как все люди ошибаются, то вносить  данные сразу в программу Декларант-Алко не очень удобно. Это связано с тем, что в нее заносятся только коды видов продукции без наименования самого вида продукции, вследствие чего проверка будет затруднена. Поэтому, по своему опыту работы, я предлагаю заносить сначала все данные в Microsoft Excel и там их обрабатывать, а лишь затем оттуда, используя некоторые полезные функции Microsoft Excel заносить данные в Декларант-Алко.

Рассмотрим таблицу, которая необходима для обработки данных:

• Код вида продукции (столбец А) – заполняется самостоятельно. Код определяется по приложению 1. Указывается при занесении данных в Декларант-Алко;
• Наименование продукции (столбец B) – заполняется по накладной, желательно в формате: “тип наименование”, например: “ликер самбука рамазотти”;
• Объем продукции, л (столбец C) – указывается объем каждой бутылки;
• Количество штук (столбец D) – количество штук в партии;
• Объем, дал (столбец E) – объем, который указывается при занесении данных в Декларант-Алко, для удобства рассчитывается автоматически в каждой строке по формуле Ex=Cx*Dx*0,1;
• Производитель/импортер (столбец F) – производитель или организация осуществившая ввоз продукции на территорию РФ.
• Дата розлива/ввоза продукции (столбец G) – указывается из сертификата продукции, который прилагается вместе с накладной для данной партии алкогольной продукции;
• Дата закупки по накладной (столбец H) – указывается из даты накладной, необходим при занесении данных в Декларант-Алко;
• № накладной (столбец I) – номер накладной данного товара, необходим при занесении данных в Декларант-Алко;
• Поставщик (столбец J) – поставщик данного товара, необходим, при занесении данных в Декларант-Алко.

Таблица 2

 

В таблицу 2, описанную выше вставляем данные из накладных (см. приложение 2 и 3) и она принимает вид таблицы 3:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 3

Для данной работы я взял две накладные на поставку алкогольной продукции ресторану «Дионис» (ООО «Дионис») от ООО «Неско Северо-Запад» и ООО «Диал-Север».

Теперь данные в таблице 3 необходимо еще раз проверить в соответствии с накладными и можно заносить в программу «Декларант-Алко»

Данный способ, хоть и кажется очень простым, но если у вас большое количество накладных, наименований, поставщиков – незаменим. Он позволяет легче находить ошибки, группировать данные, любыми способами и занимает минимальное количество времени на проверку.

Далее данные заносятся в соответствии с теоретической частью по программе «Декларант-Алко»

 

5.  Занесение данных в «Декларант-Алко»

 

Теперь вводим данные из разработанной  нами таблицы в программу «Декларант-Алко».

Как можно заметить данные используются только частично. Используются:

• Код вида;
• Производитель;
• Поставщик;
• Дата закупки;
• № ТТН;
• Объем продукции, в декалитрах.

Из этого следует вывод, что  обнаружить ошибку в коде очень сложно, когда несколько наименований суммируются  по коду и производителю, при занесении.

Вывод: программа «Декларант-Алко», хоть и является хорошим средством, для предоставления декларации по алкогольной  продукции в ФСРАР, но работа с  ней требует внимательности и  зачастую дополнительных таблиц, для  контроля занесения данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Информационное обеспечение управления в современной организации представляет собой распределенную информационно-управленческую систему, обеспечивающую сбор, обработку  и представление информации, предназначенной  для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений в организации.

Основные принципы информатизации – это принцип - первого лица, принцип автоматизации и другие. Особенности информационно-аналитического обеспечения состоят в том, компьютерные информационные системы должны создаваться с учетом расширяемости их функций и постоянной готовности программно-технического комплекса и информационной системы в целом к возможным преобразованиям и/или модернизации в управлении.

В настоящее время существует уже  огромное количество различных информационно-аналитических систем. Однако их число постоянно увеличивается, причем как не парадоксально, но рынок дорогих и сложных систем насыщен гораздо больше, чем рынок систем малого и среднего масштаба. Очень часто информационно-аналитические и информационно-технические отделы берутся за построение информационно-аналитической системы своими силами, предпочитая такой метод покупке готовой системы со стороны.

Информационная технология и пользователь играют роль "генератора информационного дохода", когда они в процессе интерактивного диалога создают информационный продукт и порождают "добавочную аналитическую стоимость информации", обогащая и рафинируя исходное информационное сырье. Диктуемые потребности в повышении качества управления, уровня соответствия информационных процессов реальным управленческим процессам (в том числе ускорение документооборота и подготовки принятия управленческих решений) являются ключевым фактором для развития современных информационных систем. Автоматизированные информационные системы как связующее звено при выработке стратегии управления, изменении управления играют значимую роль в успешной реализации стратегии современной организации.

В настоящее время все большую  популярность в информационном обеспечении управления получают системы электронного документооборота, которые позволяют:

- свести воедино все информационные  потоки, циркулирующие как между  структурными подразделениями организации,  так и между организациями;

- повысить оперативность обмена  актуальной информацией;

- в полном объеме реализовать  концепцию гарантированной доставки  электронных документов;

- максимально защитить от несанкционированного  доступа информационные ресурсы  организации.

Развитие информационных технологий все более направлено в область интеллектуальных, наукоемких проблем. Визуализация данных, обработка изображений, создание виртуального пространства позволяет человеку погрузиться в образную среду решения сложных задач, приблизиться к поставленным целям на качественно новом уровне, облегчить подготовку и принятие управленческих решений.

Информационное обеспечение современных  организаций отличается тем, что  в них широко используются электронные  способы получения, хранения и распространения  информации посредством информационно-коммуникационных общественных сетей. В новых информационных технологиях огромный объем информации становится мгновенно доступным в любое время и в любой точке планеты.

 

 

 

Список  использованной литературы и источников

 

1.  Андрианов Д.Л., Селянин А.О. и др. Информационно-аналитическое обеспечение принятия управленческих решений на уровне регионов и федерального центра // Обзор "Информационные технологии в органах государственной власти: шаги вперед". М., 2004.

2.  Берг А.И., Черняк Ю.Я. Информация и управление. М, 1996,.

3. Ермошкин Н.Н. Демистификация ИТ: что на самом деле информационные технологии дают бизнесу. М., 2006.

4.  Информационные технологии управления. Учебное пособие для вузов/ Под ред.проф. Г.А. Титоренко. М., 2005.

5.  Информационные технологии управления: Учебное пособие/ Под ред. Ю.М. Чекасова. М., 2004.

6. Карминский А. М. Информационные системы в экономике: в 2 Частях. Часть 1: Методология создания. М., 2006.

7. Кибернетики и общество. М., 1998.

8. Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. М., 2004.

9. Лазарев И.А., Хижа Г.С., Лазарев К.И. Новая информационная экономика и сетевые механизмы развития. М., 2006.

10. Лычкина Н.Н. Моделирование социально-экономического развития регионов / Материалы научно-практического семинара кафедры информационных систем / Под ред. Ю.М. Черкасова. М., 2001.

11. Мильнер Б.З. Теория организации. М., 2000. С. 374.

12. Самарина Е.А. Модульно-тематические, информационные технологии в профессиональном образовании // Информатика и образование. 2003. № 12.

13. Самолысов П.В. Роль информационных технологий в профессиональном обучении государственных служащих. / Информатика и образование. 2002. № 9.

14. Уэйл П., Росс Д.У. Управление ИТ: опыт компаний-лидеров: Как информационные технологии помогают достигать превосходных результатов.М., 2005.

15. Черешкин Д.С. О государственной программе построения информационного общества в России // Информационное общество. 2003. Вып. 1.

16. Юсупов Р.М., Заболоцкий В.П. Научные и методологические основы информатизации. СПб., 2005.

17. www.deklarant-alko.com Декларант-Алко – декларирование алкогольной продукции.

18. www.fsrar.ru – Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

                                                                                                                   Приложение № 1

к Порядку заполнения деклараций об объеме

                                           производства, оборота и (или) использования