Автоматизированная система управления персоналом "Отдел кадров"

– персональный учет;

– планирование организации;

– планирование выплат и компенсаций;

– анализ и ведение отчетности.

В системе Oracle HR Analyzer возможно использовать как типовые, так и нестандартные формы отчетности. Нестандартные формы отчетности можно создавать с помощью средства разработки приложений в среде Oracle — Oracle Discoverer. Кроме того, система Oracle HR Analyzer располагает средствами оперативного анализа данных и поддержки принятия решений на базе технологии OLAP (On-line Analytical Processing).

Следует также отметить, что в конце мая 2001 г. компания Oracle выпустила ПО Oracle Project Resource Management (PJRM), предназначенное для управления персоналом предприятия при выполнении проектов. Данное ПО представляет собой полную систему управления персоналом, предлагаемую в качестве составной части комплекта программных средств Oracle E-Business Suite. ПО Oracle Project Resource Management позволяет проектным организациям формулировать и реализовывать требования к персоналу, развертывать квалифицированные ресурсы для выполнения проектов, создавать различные виды отчетов (например, финансовые) по выполнению проектов на основе учета использования человеческих ресурсов и др. ПО Oracle Project Resource Management полностью интегрировано с ПО Oracle Projects, Oracle Human Resource Management и другими компонентами E-Business Suite, а также может быть развернуто автономно.

Одним из наиболее масштабных (для России) примеров внедрения системы управления персоналом Oracle Human Resourсes является Магнитогорский металлургический комбинат (ММК) [1]. Cледует сказать, что для ММК трудовые ресурсы имеют особое значение, т. к. комбинат является градообразующим предприятием для Магнитогорска, и на нем работает большая часть жителей города (более 60000 человек). Так как жизнь большинства жителей Магнитогорска связана с комбинатом, то практически все их социальные выплаты (пенсии, льготы, пособия, отдых и др.) связаны с кадровым учетом на ММК. Следует также отметить, что на комбинате осваиваются новые виды производства, идет его интенсивная реконструкция. Все эти обстоятельства потребовали как оперативного преобразования организационных структур, так и осуществления возможности долгосрочного планирования использования персонала и оперативного маневрирования им.

Следует сказать, что в настоящее время на ММК осуществляется комплексное внедрение КИС Oracle Applications. По ряду объективных причин внедрение Oracle Applications на ММК решили начать именно с системы управления персоналом Oracle Human Resourсes. На комбинате внедряются модули Human Resources (Кадры) и Payroll (Зарплата). На базе этих двух модулей решаются следующие задачи служб управления персоналом ОАО ММК [1]:

– учет кадров;

– ведение организационных структур и штатных расписаний;

– персонифицированный учет для Пенсионного фонда;

– ведение реестра рабочих мест и их аттестация;

– табельный учет;

– расчет зарплаты;

– автоматизированная подготовка отчетности в государственные органы (Пенсионный фонд, налоговую инспекцию и др.). Отчетность готовится как в бумажном, так и в электронном виде.

 

1.6 Функции отдела  кадров

 

К основным кадровым функциям можно отнести [4]:

– прием на работу новых сотрудников;

– увольнение сотрудников;

– кадровое перемещение (изменение категории, изменение должности, изменение разряда, изменение графика работы, перевод на другой объект);

– воинский учет;

– учет членства в профсоюзе;

– оформление отпусков;

– оформление больничных листов;

– ведение штатного расписания;

– отчетность (перед бухгалтерией, перед Пенсионным фондом, перед статистическими органами, перед руководством).

 

1.7 Описание документопотоков

 

Входящие и исходящие документы составляют 95% работы отдела кадров (рисунок 1.1 и 1.2). Также отдел кадров обязан вести личную карточку на каждого сотрудника.

 

 

 

Рисунок 1.1 - Основные документы, исходящие из отдела кадров

 

 

 

 

Рисунок 1.2 - Основные документы, входящие в отдел кадров

 

1.7.1 Отдел кадров—бухгалтерия

Отдел кадров направляет в бухгалтерию следующие документы [5]:

– приказы о приеме на работу;

– приказы о кадровом перемещении;

– приказы об увольнении;

– приказы по отпуску;

– больничные листы.

В перспективе при разработке информационной системы с единой базой данных для отдела кадров и бухгалтерии некоторые документы не нужно будет направлять в бухгалтерию, что позволит сократить бумажный документооборот, количество ошибок и повысит производительность работы.

 

1.7.2 Отдел кадров  – Пенсионный фонд

Между отделом кадров и Пенсионным фондом существует целый поток из нескольких типов документов в ту и другую сторону, причем часть из них в электронной форме (на дискете или по электронной почте с цифровой подписью).

Перечень документов, связанных с Пенсионным фондом [5]:

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– анкета застрахованного лица;

– заявление об обмене Страхового свидетельства;

– заявление о выдаче дубликата Страхового свидетельства;

– листок исправлений;

– запрос об уточнении сведений;

– справка о смерти;

– опись документов, передаваемых работодателем;

– сопроводительная ведомость;

– справка о соответствии;

– индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованного лица.

Основными из них являются "Анкета застрахованного лица" и "Индивидуальные сведения". Анкета заполняется на вновь принятого сотрудника, если ему еще не присвоен страховой номер и направляется в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд присваивает застрахованному лицу регистрационный номер и возвращает его обратно на предприятие. Индивидуальные сведения подготавливаются ежегодно и содержат сведения о застрахованных лицах, их заработке и стаже. При передаче документов в Пенсионный фонд предприятие также формирует "Опись документов".

 

1.7.3 Отдел кадров  – руководство

Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые "любимые" отчеты руководства.

Можно выделить следующие основные типы отчетов руководству [5]:

– индивидуальные сведения по сотруднику;

– списки сотрудников;

– события (приемы, увольнения, перемещения, больничные и т.д.);

– штатное расписание.

 

1.7.4 Отдел кадров  – органы статистики

С разной периодичностью отдел кадров обязан представлять в статистические органы несколько отчетов. Среди них есть такие, как "Принятые / Уволенные", "Отчет по среднесписочной численности" и т.д.

 

1.8 Процесс обработки  кадрового учёта

 

Приведём обобщённый алгоритм процесса обработки кадрового учёта.

 

1.8.1 Прием на  работу

При приеме на работу нового сотрудника на основании его заявления начальником предприятия подписывается "Приказ о приеме на работу". Форма этого приказа и пример заявления приводятся в приложении Б.

Последовательность событий при приеме на работу такова [5]:

– прием на работу нового сотрудника устно согласуется с начальником предприятия и начальником объекта, на который принимается сотрудник, также определяется его должность, специальность и оклад, если он отличен от положенного по штатному расписанию;

– сотрудник пишет заявление о приеме на работу;

– отдел кадров подготавливает приказ о приеме на работу;

– сотрудник подписывает приказ о приеме ("с приказом ознакомлен");

– приказ о приеме направляется на подпись начальнику;

– начальник подписывает приказ и возвращает его в отдел кадров.

Приказ о приеме на работу содержит следующие реквизиты [6]:

– № документа;

– дата документа;

– ФИО;

– дата приема;

– сведения о сотруднике;

– (Категория, Объект, Должность, Оклад и т.д.).

Приказ о приеме подготавливается в отделе кадров и направляется на подпись начальнику. После того, как приказ подписан начальником и сотрудником, документ приобретает юридическую силу и сотрудник считается работающим, начиная с даты приема.

Категория — присваивается в соответствии с принятой на предприятии классификацией. Классификация по категориям утверждается руководством предприятия приказом. Перечень категорий может меняться примерно раз в год.

Список категорий:

– руководители и специалисты;

– линейные ИТР;

– рабочие постоянные;

– рабочие временные;

– совместители;

– учащиеся.

Под "линейными ИТР" понимаются начальники объектов. Рабочие временные принимаются на определенный срок. Для совместителей работа на этом предприятии является не основной. Учащиеся — это сотрудники, которые учатся и проходят практику на этом предприятии. Руководители и специалисты, а также линейные ИТР "сидят" на окладе, тогда как остальные категории работают по тарифу, который напрямую зависит от разряда.

Для временных рабочих, совместителей и учащихся обязательно указывается реквизит "Конец контракта", так как они принимаются на определенный срок: учащиеся — на время прохождения практики, временные рабочие и совместители — обычно на срок 3 или 6 месяцев, но может быть и другой, совершенно произвольный.

Должность — это должность или специальность нового сотрудника. У каждой должности или специальности есть соответствующие ей условия труда. Для категорий "Руководители и специалисты" и "Линейные ИТР" (коды 1 и 2) указывается должность, для остальных категорий — специальность и разряд.

Условия труда по ОКПДТР бывают:

– нормальные;

– тяжелые или вредные;

– особо тяжелые или особо вредные.

Условия труда по каждой специальности определяются в соответствии со "Справочником о льготном пенсионном обеспечении по спискам №1 и 2". Причем для тех специальностей, которые вошли в Список №1, условия труда "особо тяжелые или особо вредные", для Списка №2 — "тяжелые или вредные".

Для вредных условий труда на предприятии коллективным договором предусмотрены некоторые льготы: доплата "молоко" и дополнительный отпуск 6 дней.

Разряд — отражает квалификацию рабочего по специальности. Для категорий "Руководители и специалисты" и "Линейные ИТР" (коды 1 и 2) разряд не указывается. От разряда рабочих напрямую зависит почасовая тарифная ставка, по которой будет работать новый сотрудник. Тарифная сетка утверждается руководством предприятия и может иногда меняться (примерно, раз в полгода).

Пример тарифной сетки указан в таблице 1.1.

 

Таблица 1.1 – Тарифная сетка

Разряд	Тариф (руб/час)
Первый	3,72
Второй	4,00
Третий	4,42
Четвертый	4,97
Пятый	5,73
Шестой	6,69

 

 

Оклад — устанавливается для категорий "Руководители и специалисты" и "Линейные ИТР" (коды 1 и 2). Оклад определяется по утвержденному руководством штатному расписанию, а может устанавливаться произвольно для каждого конкретного сотрудника. При этом штатное расписание используется лишь в качестве ориентира. В действительности у 90% персонала оклад установлен индивидуально. Штатное расписание действует только для первых двух категорий, пример штатного расписания приведён в таблице 3.

Таблица 1.2 - Штатное расписание для категорий 1 и 2.

Код ОКПДТР	Название должности	Ставки	Оклад
Руководство
2 0568 4	Начальник предприятия	1	10 000
2 0672 7	Главный инженер	1	7 000
Бухгалтерия
2 0088 8	Бухгалтер	4	5 000
Компьютерный отдел
2 0112 8	Инженер-программист	2	5 000

 

 

Оклад по штатному расписанию имеет рекомендательный характер и для конкретного сотрудника оклад может быть установлен индивидуально.

Испытательный срок — сотрудники 1, 2, 3 категорий могут быть приняты на работу с испытательным сроком (1, 3 или 6 месяцев). По окончании испытательного срока сотрудник или явно увольняется приказом об увольнении, или продолжает работать уже как постоянный работник.

График работы— обычно сотрудник работает по 8-часовому графику. Но сотрудники с возрастом до 16 лет работают по 6-часовому графику, от 16 до 18 лет — по 7-часовому графику. Совместители работают по 4-часовому графику, причем для них указывается время работы — или "с 18:00 до 22:00", или "с 8:00 до 12:00".

Остальные реквизиты, встречающиеся в форме приказа, заполняются на основе вышеприведенной информации. Характер работы — для 1, 2, 3 категорий "постоянно", для остальных "на определенный срок". Вид работ — для 1, 2, 3, 4 категорий — "основная", для остальных категорий — "по совместительству". Режим труда — для графиков 8, 7, 6 часов — "полное рабочее время", для графика 4 часа — "неполное рабочее время". Реквизит структурное подразделение на нашем предприятии не заполняется. Форма оплаты труда для всех сотрудников "повременная". Система оплаты труда — для 1, 2 категорий — "оклад", для остальных категорий — "тариф".