Автоматизация гостиничного комплекса

•  
  История гостя;

•  
  Групповые продажи (групповое бронирование, работа с компаниями);
•  
  Счета к получению (работа с организациями-дебиторами);
•  
  Туристские агентства (работа с туристскими агентствами);
•  
  Управление тарифами;
•  
  Автоконсьерж;
•  
  Продажи и маркетинг (работа с контактами);
•  
  Контракты;
•  
  Управление мероприятиями (организация мероприятий);
•  
  Центральное бронирование (централизованное управление группой гостиниц);
•  
  Модуль управления номерным фондом.

 
Каждый модуль имеет свои особенности. 
 
Модуль гостевой истории хранит информацию о гостях и компаниях. Функция планирования проживания гостя дает возможность указания автоматического изменения тарифа, комнаты, типа номера, а также других условий на каждый день проживания гостя [5]. 
 
Модуль управления номерным фондом позволяет составлять графики уборки номеров, организовывать работу горничных – календарный статус номерного фонда показывает статус и состояние каждого номера на текущую 
и будущие даты. 
 
Взаимосвязанность модулей «Лоджинг Тач» обеспечивает доступность информации:

1.  
   по каждому гостю из любого модуля;
2.  
   по состоянию гостиницы на текущий момент времени, включая сведения об уровне загрузки, состоянии номеров, количестве приходящих броней и др. при помощи мастера запросов;
3.  
   по любым критериям и условиям сортировки и простоту ее представления в виде экранных таблиц и отчетов;
4.  
   в любой момент времени доступна статистика по каждому клиенту, данные по количеству броней, ночей проживания, незаездов и отмен, а также полученному гостиницей доходу от каждого гостя или компании. Системная документация и инструкции пользователя доступны из любого модуля системы нажатием клавиши помощи;
5.  
   использование современных информационных технологий  
   – система работает под управлением операционной среды Windows NT и СУБД MS SQL Server, является 32-битным клиент-серверным приложением. Использует графический пользовательский интерфейс (GUI). Простота, универсальность, стандартность структуры экранов модулей, каждый модуль системы имеет свой цвет. Ориентироваться в системе легко, процесс обучения прост;
6.  
   система имеет функции обработки кредитных карт  
   – заносит в картотеку все полученные коды подтверждения, отслеживает кредитное состояние счета каждого клиента. При использовании интерфейса с системами авторизации кредитных карт запрос на авторизацию посылается автоматически с получением подтверждения в реальном режиме времени. Система также позволяет мгновенно выводить на экран необходимую для поселения или расчета форму гостя при считывании его кредитной карты [5];
7.  
   позволяет организовывать экспорт и импорт данных в разных форматах и обмениваться данными с приложениями MicrosoftOffice (Word, Excel, Access и др.).

 
Libra Hospitality 
 
Компания Libra Hospitality является официальным партнером и дистрибьютором компании SoftBrands, Inc., крупнейшего мирового поставщика решений автоматизации для индустрии гостеприимства с опытом около 5000 установок в более чем 100 странах мира. Libra Hospitality работает на рынках стран СНГ и Балтии с 1998 года. Головной офис находится в Москве, компания имеет представительства в Киеве и Праге.  
 
Основное направление деятельности Libra Hospitality – предоставление эффективных бизнес-решений и комплексных услуг для автоматизации предприятий гостиничной отрасли. Предлагаемые решения основаны на системах семейства epitome Solutions и Core и включают системы управления для гостиниц, системы корпоративного управления, электронной коммерции и бизнес-аналитики. Libra Hospitality эксклюзивно предоставляет Karyon – сервис провайдинга в международных каналах продаж.  
 
Для предоставления клиентам полного комплекса взаимосвязанных систем, Libra Hospitality имеет партнерские соглашения с ведущими поставщиками смежных систем, среди которых – системы интерактивного телевидения, системы электронных замков, телефонные станции, системы управления санаторной деятельностью и системы безопасности.  
 
Поставляемые системы прошли локализацию в соответствии с требованиями России и других стран СНГ. Изменения в законодательстве и требованиях рынка, а также пожелания пользователей систем регулярно находят отражение в новых версиях программных продуктов.  
 
Libra Hospitality оказывает широкий спектр профессиональных услуг, направленных на достижение наибольшей эффективности проектов автоматизации с учетом особенностей и индивидуальных требований каждого клиента. Консультационные услуги компании помогают клиентам успешно применять новейшие методы управления и стандарты обслуживания гостей с использованием современных технологических решений [4]. 
 
Cистемы семейства epitome Solutions предоставляют высокоэффективные инструменты управления бизнесом и обслуживания гостей, а также полную информацию о работе гостиничных предприятий. Системы epitome Solutions направлены на

•  
  повышение операционной эффективности;
•  
  улучшение уровня обслуживания гостей;
•  
  оптимизацию доходов;
•  
  интеграцию бизнес-процессов;
•  
  увеличение прибыли.

 
Различные варианты комплектации и конфигурации систем epitome позволяют их успешно использовать гостиничными предприятиями различного типа, класса и размера. Libra Hospitality предлагает ряд вертикальных решений, основанных на системах epitome Solutions.  
 
Основные типовые решения автоматизации гостиниц

•  
  управляющие компании и гостиничные цепочки; 
•  
  городские гостиницы категории 4-5 звезд;
•  
  городские гостиницы категории 2-3 звезды; 
•  
  курортные гостиницы и пансионаты;
•  
  санатории;
•  
  горнолыжные курорты;
•  
  апарт-отели.

 
Услуги Libra Hospitality по технической поддержке включают круглосуточную горячую линию и возможность удаленного модемного доступа в установленные системы для проведения технических работ и оказания технологических консультаций. 
 
Новые версии систем поставляются клиентам, находящимся на лицензионном обслуживании, автоматически по мере их выпуска производителем.

2.2 Отечественные автоматизированные системы

 
Невский портье 
 
Универсальная компьютерная система для автоматизации гостиниц, пансионатов и санаториев «Невский портье» разработана в г. Санкт-Петербурге в 2001 г. При создании системы был обобщен многолетний опыт работы авторов по развитию и внедрению гостиничной системы «Актис-отель» (первая версия которой была создана еще в 1989 году и первоначально называлась Actis SHS), а также учтены пожелания персонала гостиниц, в которых на протяжении многих лет успешно эксплуатируется эта система [4]. 
 
Основные принципы, которые были заложены в основу системы «Актис-отель» – это высокая надежность при круглосуточной работе, сохранность информации и возможность ее восстановления при любых сбоях, полнота охвата функциональных обязанностей служб, связанных с размещением гостей, простота освоения и эксплуатации, защита от некорректных действий оператора, эффективный контроль за решениями, принимаемыми персоналом. Эти же качества авторы постарались сохранить и в своей новой разработке, названной ими «Невский портье». 
 
Особенности системы «Невский портье». 
 
«Невский портье» – это принципиально новая система, обладающая более широкими возможностями, гибкостью настроек и перспективой развития. В частности, в системе «Невский портье» заложена возможность индивидуальной работы с каждым гостем в отдельности, как на основе алгоритма, принятого в России (расчетный метод с предоплатой за проживание), так и на основе принципов расчетов с гостем, принятых на Западе (начисление сумм за услуги на лицевой счет клиента с оплатой при выезде, по факту), причем оба принципа расчетов могут применяться одновременно для одного и того же гостя [4]. 
 
В системе «Невский портье» имеется возможность расчетов с каждым гостем исходя из индивидуального значения расчетного часа. Это качество особенно полезно для пансионатов и санаториев гостиничного типа, одновременно принимающих гостей по заранее проданным путевкам и по свободному поселению. 
 
Использование понятия «расчетный час» не только полностью соответствует «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ», утвержденным соответствующим постановлением Правительства РФ, но и позволяет системе «Невский портье» автоматически начислять оплату за 0,5 суток. В импортных системах, основанных на принципе ночного аудита, подобное начисление производится оператором вручную, при оформлении выезда гостя. 
 
Система «Невский портье» может работать в режиме удаленного доступа. Это удобно в том случае, когда офис, в котором занимаются бронированием мест (продажей путевок) и гостиница (пансионат) территориально разъединены. Или когда несколько гостиниц управляются из одного центра.  
 
Система «Невский портье» предназначена для автоматизации работы служб размещения в гостиницах, пансионатах и домах отдыха с общим количеством номеров от одного до 10000 и количеством корпусов от одного до 10. 
 
Система «Невский портье» может устанавливаться как в локальном варианте (совмещенное рабочее место администратора-кассира-портье), так и в сетевом варианте, с установкой рабочих мест в службе приема (администратор, кассир), в службе бронирования (работа с заявками, предварительная продажа путевок для пансионатов), в дирекции, на этажах и т. д. [4]. 
 
В системе «Невский портье» автоматизируются все этапы работы с гостем. Основные модули системы: 

•  
  модуль работы с заявками; 
•  
  модуль предварительной продажи путевок (для пансионатов); 
•  
  модуль бронирования (резервирования) мест; 
•  
  модуль поселения (свободное поселение, поселение по заявкам, ускоренное поселение группы гостей, поселение по предварительно проданным путевкам для пансионатов); 
•  
  модуль контроля должников и выселения; 
•  
  модуль переселения, продления проживания, корректировки данных о госте, изменения способа оплаты и т.д.; 
•  
  модуль справок о проживающих; 
•  
  модуль безналичных расчетов (предварительный расчет по заявкам, формирование расчета по факту за проживание); 
•  
  модуль учета и оформления расчетов за телефонные переговоры, контроль должников; 
•  
  модули справочников: номерной фонд, потребители, дополнительные услуги, налоги и т.д.; 

 
Эдельвейс 
 
Разработчиком системы является компания «Рексофт», основанная в 1991 году. В настоящее время в России «Эдельвейс» используют около 20 гостиниц. Среди них: «Victoria Palace Hotel» (Астрахань), «Версаль» (Хабаровск), «Скандинавия» (Сестрорецк), санаторий «Черноморье», пансионат «Шексна» (Сочи). Особенность этого программного продукта-широкое распространение за рубежом. В мире насчитывается более 600 инсталляций системы. Она используется во многих странах: Швейцарии, Испании, Великобритании, Германии, Голландии и др. [2]. 
 
Программа состоит из двух частей: основного модуля и конфигуратора. Количество модулей может наращиваться за счёт стыковки « Эдельвейса» с другими программами и комплексами, например, с бухгалтерской программой, автоматизированной системой управления ресторана, телефонным тарификатором. 
 
Основной модуль устанавливается на рабочее место сотрудника отеля и содержит 10 взаимосвязанных функциональных частей.

1.  
   План.
2.  
   Счета (управление счетами гостей).
3.  
   Группы (для группового бронирования).
4.  
   Бухгалтерия (контроль дебиторской задолженности партнёров, разнесение услуг по разным счетам одного гостя).
5.  
   Текст (встроенный текстовый редактор для печати писем и отчётов).
6.  
   Отчёты.
7.  
   Архив.
8.  
   Горничные (трёхуровневый статус номера, автоматическое изменение статуса номера с телефонного аппарата, лист уборки, блокировка номеров).
9.  
   Статистика.
10.  
    Журнал (хранение данных о гостях, фирмах, статистика неприездов, по обороту, гостям, фирмам, турфирмам, статистика всех событий и проводок по гостю и по фирме в целом).

 
Основные функции системы «Эдельвейс»:

•  
  управление индивидуальным и групповым бронированием;
•  
  управление размещением и выездом гостей из отеля; 
•  
  управление телефонными переговорами;
•  
  управление управленческой информации по доходам гостиницы за анализируемый период;
•  
  контроль за работой персонала гостиницы [2].

 
Бронирование осуществляется на плане резервирования, что позволяет проводить эту операцию максимально быстро и удобно. По желанию на плане резервирования могут быть показаны только комнаты с заданными характеристиками. Существуют широкие возможности этих счетов. Можно вести дебиторские счета, в том числе специальные для любых кредитных карточек. Гость оплачивает свой счёт в любой форме: наличными, чеком, кредитной картой. Одно из важнейших преимуществ системы – использование визуального плана резервирования, что позволяет проводить все операции легко и быстро. Функциональные возможности «Эдельвейса» обеспечивают автоматизацию бронирования как для индивидуалов, так и для групп, работу с номерным фондом, счетами гостей, ведение архивов. «Эдельвейс» обеспечивает работу с рядом внешних систем, в том числе с «Pay TV» –платными телеканалами. При этом автоматически начисляется стоимость просмотра платных телеканалов и стоимость дополнительных услуг, заказываемых через систему, на лицевой счёт гостя в системе «Эдельвейс». 
 
Возможна также совместная работа с системами управления рестораном, в частности, с «R-keeper» и «Компас» и стыковка с системой бронирования на основе «WEM International» (бывшая система «Ключ») или с другими глобальными системами бронирования [2]. 
 
Реализован интеллектуальный интерфейс с бухгалтерскими системами (1С), а также с биллинговой системой «Барсум Про», предназначенной для тарификации телефонных переговоров по установленным гостиничным тарифам с одновременной проводкой соответствующих сумм на счёт клиента в системе «Эдельвейс». 
 
Программный комплекс обеспечивает поддержку систем контроля доступа в гостиницу при помощи электронных замков. При этом система генерирует специальную информацию для записи на магнитной или чиповой карточке-ключе. Такой карточка-ключ может быть использована и в качестве внутригостиничной клубной карты, по которой осуществляется идентификация гостя в службе приёма и размещения, ресторанах, барах, кафе, точках продаж: ресторане, баре, сауне, казино, спортивном зале. На базе системы контроля доступа возможна работа системы внутреннего кредита. При оказании дополнительных услуг в точках продаж оплата осуществляется через считыватели электронных карт. Система «Эдельвейс» позволяет учитывать счета за такие услуги на общем счёте гостя, причём последующий расчёт возможен при выезде из гостиницы. Действуют кредитная и депозитная схемы оплаты с контролем остатка. Таким образом в гостинице создаётся единое расчётно-платёжное пространство «портье-ресторан-бар-точки продаж», что существенно упрощает и ускоряет обслуживание клиентов, повышает его качество. Кроме того, единое расчётно-платёжное пространство позволяет персонифицировать обслуживание постоянных гостей, предоставляя им определённые привилегии, кредитование, зачёты, авансы. Появляется возможность использовать различные схемы кредитования и авансов (минимальные и максимальные границы, текущее состояние), разных форм клубных технологий (членство, абонементы, взносы, льготы, клубные карты). 
 
Стоимость системы «Эдельвейс» зависит от количества рабочих мест, общей функциональности системы, процедуры поставки и сопровождения.