Организационно-экономические механизмы на всех уровнях системы образования

Второй вариант - подчинить главного бухгалтера ректору в вопросах налоговой  и бухгалтерской отчетности, а  проректору по экономике - во всем, что  касается подготовки и представления  внутренней отчетности. На наш взгляд, такой вариант предпочтительнее.

Все остальные отделы финансовой службы должны быть подчинены непосредственно  проректору по экономике.

Рассмотрим структуру финансовой службы образовательного учреждения на примере (см. рисунок 1).

Проректор по экономике подчиняется непосредственно ректору. Проректор определяет финансовую стратегию образовательного учреждения, информирует руководителей подразделений об их "бюджетной позиции", контролирует выполнение бюджетов доходов и смет расходов. В его обязанности входит утверждение финансовых процедур, координация бюджетных процессов и управленческий учет.

Кроме того, проректор разрабатывает  и представляет на утверждение ректора  и ученого совета должностные  оклады профессорско-преподавательского состава и обслуживающего персонала.

Главный бухгалтер определяет учетную  политику. Он руководит составлением налоговой и бухгалтерской отчетности, подчиняясь в этом ректору, а проректору по экономике - в вопросах подготовки и представления внутренней отчетности.

Кратко остановимся на некоторых  подразделениях финансовой службы.

В рамках структуры финансового  отдела рекомендуется использовать ряд подразделений, редко применяющихся  в отечественной практике.

В первую очередь, это служба внутреннего  аудита и финансового контроля. Служба внутреннего аудита контролирует ведение учета хозяйственных операций, инвентаризации активов и пассивов, подготовку отчетности, а также занимается аудитом подразделений. Служба финансового контроля анализирует полноту выполнения бюджетов, целевое использование выделенных средств и предоставляет соответствующие рекомендации. Обе службы подчиняются проректору по экономике.

Выделенный в отдельное подразделение  отдел закупок обеспечивает максимальную эффективность потраченных университетом средств. Здесь разрабатывают все внутренние процедуры, касающиеся закупок - начиная от форм заявок на приобретение и заканчивая правильным отражением в учете оприходования товаров, материалов и услуг. Представители отдела также контролируют отражение в учете списания активов.

Отдел оплат обеспечивает своевременность  и аккуратность проведения запланированных  и утвержденных выплат на основании  заявок, оформленных отделом закупок. Ведет учет всех банковских операций, проверяет исполнение бюджета денежных средств (Cash Flow).

Отдел работы со студентами отвечает за своевременность и полноту  поступления средств за платные  образовательные услуги и за начисление студентам стипендий. Руководит  созданной при образовательном  учреждении кассой взаимопомощи студентам (КВС). При необходимости помогает учащимся получить кредиты и займы на оплату образования. А также ведает распределением гуманитарной помощи и отражает в системе учета денежные поступления от студентов.⁹

 

 

                            ┌──────────────┐

                    ┌───────┤    Ректор    │

                    │       │              │

                    │       └──────┬───────┘

                    │              │

                    │       ┌──────┴───────┐

                    │  .....│  Проректор   │

                    │  .    │ по экономике  ├────────┬─────────────┐

                    │  .    └──────┬───────┘        │             │

                    │  .           │                │             │

                    │  .    ┌──────┴───────┐        │             │

                    │  .    │     Зам.     │  ┌─────┴────┐  ┌─────┴────┐

                    │  .    │  проректора  │  │Внутренний│  │Финансовый│

                    │  .    │ по экономике  │  │   аудит  │   │ контроль │

                    │  .    └──────┬───────┘  └──────────┘  └──────────┘

                    │  .           ├────────────────┬─────────────┬─────┐

              ┌─────┴────┐  ┌──────┴───────┐  ┌─────┴────┐  ┌─────┴────┐│

              │ Главный  │  │     Отдел    │  │ Бюджетный│  │Работа со ││

              │бухгалтер │  │    закупок   │  │   отдел  │   │студентами││

              └─────┬────┘  └──────────────┘  └──────────┘  └──────────┘│

      ┌─────────────┼──────┬─────────┐               ┌───────────────┬──┘

┌─────┴─────┐ ┌─────┴────┐ │ ┌───────┴──────┐  ┌─────┴──────┐  ┌─────┴────────┐

│Подготовка │  │Заработная│ │ │     Отдел    │  │Внебюджетные│  │Управленческий│

│отчетности │  │  плата   │ │ │     оплат    │  │ разработки │  │     учет     │

└───────────┘ └──────────┘ │ └──────────────┘  └────────────┘  └──────────────┘

      ┌─────────────┬──────┴─────────┐

┌─────┴─────┐ ┌─────┴────┐   ┌───────┴──────┐

│   Учет    │ │   Учет   │   │  Подотчетные │

│ основных  │ │материалов│   │     лица     │

│  средств  │ └──────────┘   └──────────────┘

└───────────┘

 

Рис.1 Структура  финансовой службы образовательного учреждения

 

 

Работники отдела внебюджетных разработок контролируют поступление, расход и отражение в учете  средств от заказчиков, спонсоров  за научные исследования и разработки, которые ведутся всеми подразделениями. И следят за финансированием контрактных работ.

Бюджетный отдел (преобразованный  из планового) занимается подготовкой  бюджетов и прогнозов. Сотрудники собирают и обрабатывают информацию о выполнении бюджетов доходов и смет расходов по всем подразделениям.

И хотя, как было сказано вначале, универсального рецепта не существует, при создании структуры финансовой службы порекомендуем придерживаться основных принципов, рассмотренных  выше.

 

4.  Бюджетирование и анализ расходов в бюджетных образовательных учреждениях

 

В бюджетных организациях на сегодняшний день используются две  модели финансового управления.

Первая, затратная, модель основана на детальном контроле и  управлении расходами. Эта модель, известная  как сметное финансирование, - "управление бюджетными ресурсами". В ней приоритет отдается контролю затрат бюджетополучателей с помощью системы целевого финансирования и контроля бюджетных ассигнований в разрезе экономической классификации расходов. Предполагается, что при полном финансировании в соответствии с бюджетной росписью результаты заложены уже при распределении бюджетных ресурсов.

Вторая модель финансирования, ориентированная на управление результатами, основана на прямой взаимосвязи "средства - результат" даже на уровне получателей бюджетных средств. По данной модели финансирования выделяются средства в рамках программно-целевого метода. Результатом в данном случае является конкретное исполнение цели, ради которой денежные средства были выделены.

 

 

┌─────────────┐                                         ┌───────────────┐

│    модель   │                                         │               │

│  затратная  ├────┐                               ┌────┤     модель    │

│ ("управление├──┐ │   ┌─                    ─┐    │ ┌──┤  "средства -  │

│  бюджетными │  │ │   │   результативность   │    │ │  │   результат"  │

│ ресурсами") │  │ │   │  и эффективность     │    │ │  │               │

└─────────────┘  │ │   │ по степени обобщения  │    │ │  └───────────────┘

                 │ │   └─                    ─┘    │ │

┌─────────────┐  │ │                               │ │  ┌───────────────┐

│             │/└┘ │                               │ └┘\│   от каждого │

│   заложена  │\┌──┘                               └──┐/│   получателя  │

│  на уровне  │                                         │   бюджетных   │

│   отрасли   │                                         │    средств    │

│ как системы  ├────┐                               ┌────┤  как единицы  │

│             ├──┐ │                               │ ┌──┤   бюджетного  │

│             │  │ │  ┌─                       ─┐  │ │  │    процесса   │

└─────────────┘  │ │  │сравнимость показателей, │  │ │  └───────────────┘

                 │ │  │    расчет стоимости     │  │ │

                 │ │  │   единицы продукции,    │  │ │  ┌───────────────┐

                 │ │  │       работ,  услуг      │  │ │  │   отсутствие  │

                 │ │  └─                       ─┘  │ │  │  базы данных  │

┌─────────────┐  │ │                               │ │  │  для создания │

│             │/└┘ │                               │ └┘\│   сравнимых   │

│             │\┌──┘                               └──┐/│ показателей │

│             │                                         └──────┬──┬─────┘

│   большая   │                                                │  │

│   степень   │                                               ─┘  └─

│ обобщенности│                                               \    /

│      и      │                                                \  /

│усредненности│            ┌─          ─┐                       \/

│             │/└───────┐┌┐│            │┌┐┌─────────┘\┌──────────────────┐

│             │ затраты ││││ управление ││││результаты │    отсутствие    │

│             │\┌───────┘└┘│            │└┘└─────────┐/│регламентированной│

└─────────────┘            └─          ─┘              │ базы формирования│

                                                       │    затратности   │

                                                       │единицы продукции,│

                                                       │   работ (услуг)  │

                                                       └──────────────────┘

 

Рис. 2  Системы финансирования с точки зрения управления

 

Для определения эффективности  деятельности учреждения недостаточно знать, что результат получен. Он есть как при первой системе финансирования, так и при второй. Важно дать оценку эффективности полученного результата. Оценка эффективности предполагает по своей сути наличие базы сравнимых экономических показателей (плановых показателей с фактическими, одного учреждения с другим и т.п.), а также регламентированной базы формирования затратности единицы продукции, работ (услуг) (рисунок 2).

На сегодняшний день экономической базы формирования сравнимых  показателей нет, существует лишь укрупненная  база формирования затрат учреждения, основанная на принципе совокупного покрытия затрат.

Для решения подобных задач необходимо создание управленческого  учета в системе данных бухгалтерского учета учреждений бюджетной сферы  как на уровне получателей государственных  средств, так и на уровне федерального агентства по образованию.

Управленческий учет - это не что иное, как система  информационной поддержки управления.

Система управленческого  учета определяет:

- объекты финансового  учета, их подчинение в системе  управленческого учета;

- структуру пользователей  информации (уровни, объем получаемых данных, периодичность);

- общую структуру данных, предполагаемых к сбору в разрабатываемой  системе управленческого учета;

- требования к набору  ключевых показателей, предполагаемых  для использования оценки деятельности  учреждения;

- ключевые показатели  для оценки эффективности и  мониторинга финансово-хозяйственной  деятельности каждого объекта  управленческого учета;

- формы и сроки представления  управленческой отчетности, удовлетворяющей  требованиям различных пользователей  (руководство учреждения, учредители и т.п.);

- методику анализа  финансово-хозяйственной деятельности;

- схему и процедуры  принятия бюджетов на следующий  период.¹⁰

Система управленческого  учета в наибольшей степени выполнит свои задачи, если будет основана на данных бухгалтерского учета и отчетности. К сожалению, на сегодняшний день эта задача осложнена слишком узким кругом показателей бухгалтерской отчетности (таблица 1).