Кредитная политика фирмы

 

Для особо важных контрагентов по решению генерального директора действует максимальная отсрочка -- до 60 календарных дней -- нормативный срок оборачиваемости дебиторской задолженности, или другой период. 

Срок погашения дебиторской задолженности подотчетных лиц регламентируется Стандартом Корпорации «Учетная политика в целях бухгалтерского и налогового учета», но не может превышать 60 календарных дней. В отношении сотрудников действует правило -- не допускать такой задолженности, которая бы превысила размер его заработной платы. 

Срок погашения дебиторской задолженности относительно регламентирующих документов может быть сокращен финансовым директором или генеральным директором Корпорации. Увеличение срока погашения дебиторской задолженности относительно регламентирующего документа утверждается генеральным директором или финансовым директором в письменной форме.

 

Контроль исполнения сроков погашения дебиторской задолженности и распределение ответственности.

Контроль за соблюдением срока погашения дебиторской задолженности осуществляется ответственными распорядителями, ответственными исполнителями и ответственными менеджерами в текущем режиме в информационных системах «1С УСО Версия 8,1» и «АСУ «ПСК-Менеджмент».

Информационная система «АСУ «ПСК-Менеджмент», при помощи которой осуществляется управление дебиторской задолженностью, позволяет учитывать дату признания дебиторской задолженности, условия отгрузки по каждому контрагенту, а также срок исполнения обязательств; указывает ответственного менеджера и распорядителя, ответственных за работу с данным Контрагентом; бизнес-направление, где произошло возникновение дебиторской задолженности.

Ответственные исполнители, ответственные менеджеры и ответственные распорядители, ответственные за осуществление расчетов, обязаны принимать меры к взысканию дебиторской задолженности. 

Контроль за соблюдением сроков погашения дебиторской задолженности осуществляется в текущем режиме. Пример распределение ответственности по видам задолженности:

 
    

Вид дебиторской задолженности	Ответственный за контролем срока дебиторской задолженности	Осуществляет контроль за формированием информации	Ответственный распорядитель за процесс
Выполнение СМР	Ответственный менеджер ПТО	Начальник ПТО	Директор по строительству
Продажи сэндвич-панелей, фасонных и доборных элементов.	Экономист службы продаж	Зам. Директора по продажам	Директор по продажам
Комплектные поставки	Ответственный менеджер ПТО	Начальник ПТО	Директор по строительству
Продажи металлоконструкций	Ответственный менеджер ПТО	Начальник ПТО	Директор по строительству
Продажи транспортно-экспедиторских услуг	Ответственный менеджер	Заместитель начальника отдела логистики	Начальник отдела логистики
Продажи прочие	Ответственный менеджер	Начальник подразделения	Директор направления или службы
Закупки материальных ценностей	Ответственный менеджер	Начальник отдела закупок	Начальник отдела закупок

 

О каждом случае нарушения сроков погашения дебиторской задолженности ответственный за осуществления контроля за формированием дебиторской задолженности по ее видам информирует в письменной форме финансового директора, директора службы или исполнительного директора направления. 

Письменное уведомление должно содержать: 

• наименование, адрес, ИНН организации - должника;
• сумма задолженности;
• основание, по которому образовалась дебиторская задолженность;
• дата образования задолженности; 
• первичные документы, подтверждающие факт возникновения задолженности, их реквизиты; 
• документы, свидетельствующие об истребовании задолженности, их реквизиты; 
• предложения по дальнейшей работе с дебитором и дебиторской задолженностью; 
• ФИО ответственного менеджера.

 

Распределение ответственности за выявление случаев нарушения сроков погашения дебиторской задолженности по ее видам: 

Вид дебиторской задолженности	Ответственные за выявление нарушений сроков погашения задолженности	Срок представления информации
Выполнение СМР	Начальник ФЭО	По истечению установленного срока погашения задолженности
Продажи сэндвич-панелей, фасонных и доборных элементов,	Начальник ФЭО	По истечению установленного срока погашения задолженности
Комплектные поставки	Начальник ФЭО	По истечению установленного срока погашения задолженности
Продажи металлоконструкций	Начальник ФЭО	По истечению установленного срока погашения задолженности
Продажи противопожарных дверей	Начальник ФЭО	По истечению установленного срока погашения задолженности
Продажи автотранспортных и экспедиторских услуг	Начальник ФЭО	15 число месяца, следующего за отчетным периодом
Продажи прочие	Начальник ФЭО	15 число месяца, следующего за отчетным периодом
Закупки материальных ценностей	Главный бухгалтер	15 число месяца, следующего за отчетным периодом
Закупки услуг, работ и прочих активов, по выданным подотчетным сумам.	Главный бухгалтер	15 число месяца, следующего за отчетным периодом

 

 

 

 

Дополнительно, на усмотрение вышестоящих руководителей, может быть введен обязательный порядок их информирования. 

Срок проведения полной инвентаризации дебиторской задолженности -- не реже одного раза в год. Результаты инвентаризации оформляются в произвольной форме. Дебиторская задолженность, признанная безнадежным долгом, уменьшает финансовый результат периода признания задолженности безнадежной. 

Ответственность за своевременное информирование финансового директора и начальника юридического отдела о необходимости списания задолженности в момент поступления информации о невозможности ее востребовать возлагается на ответственных распорядителей и главного бухгалтера Корпорации. 

Ответственность за контроль и погашение дебиторских задолженностей возлагается на ответственных распорядителей. В случае, когда предусмотрено погашение дебиторской задолженности сотрудников прямым удержанием из зарплаты, ответственность возлагается на главного бухгалтера Корпорации.

Ежегодно в Корпорации по состоянию на 30 ноября составляется отчет «Дебиторская задолженность по срокам долга на ______ год» -- опись всех дебиторских задолженностей по срокам возникновения долга и видам задолженности. Отчет с отражением имеющихся решений по зависшей задолженности представляется финансовому директору и директору службы, которые в течение 30 календарных дней должны рассмотреть все случаи зависшей дебиторской задолженности и принять решение по каждому случаю. Итоговая информация о принятых директорами служб решениях предоставляется начальнику юридического отдела, финансовому директору и генеральному директору Корпорации. Ответственные за составление описи: директор службы (ответственные распорядители), главный бухгалтер.

Ответственность за соблюдение сроков принятия решений по зависшим дебиторским задолженностям возлагается на директора службы или исполнительного директора. 

По истечении 30 календарных дней генеральному директору предоставляется информация о зависших на 31 декабря дебиторских задолженностях, решения по которым так и не были приняты. Информация предоставляется в форме служебной записки, копия которой представляется финансовому директору. Ответственные за своевременное предоставление информации: директор службы или исполнительный директор, главный бухгалтер.

Сроки, установленные в данном Стандарте, действуют при отсутствии каких-либо регламентирующих документов, закрепляющих срок погашения дебиторской задолженности.

При работе с особо ценными и исключительными контрагентами (например: крупные поставщики, заказчики, покупатели) по решению генерального директора отдельным локальным нормативным актом могут устанавливаться эксклюзивные правила работы, превалирующие над данным Стандартом.

Ответственность сотрудников компании за этапы управления дебиторской задолженностью.

 

Этап управления дебиторской задолженностью	Процедура	Ответственное лицо (подразделение)
Критический срок оплаты не наступил	Заключение договора	Ответственный Менеджер
	Контроль отгрузки	Директор службы
	Выставление счета	Ответственный Менеджер
	Уведомления об отгрузке (номера вагонов, машин, даты, вес)
	Уведомление о сумме и расчетных сроках погашения дебиторской задолженности
	За 2-3 дня до наступления критического срока оплаты - звонок с напоминанием об окончании периода отсрочки, а при необходимости - сверка сумм
Просрочка до 10 дней	При неоплате в срок - звонок с выяснением причин, формирование графика платежей	Ответственный Менеджер
	Прекращение поставок и сделок (до момента оплаты)	Директор службы
	Направление Контрагенту Письменного напоминания о просрочке дебиторской задолженности.      Передача копий документов, на основании которых возникла задолженность (счет, ТТН, акт или справка о выполненных работах, счет-фактура), в юридический отдел для подготовки претензии.	Ответственный Менеджер
Просрочка от 10 до 30 дней	Подготовка предарбитражной претензии с начислением штрафных санкций	Юридический отдел
	Предарбитражное письменное предупреждение Контрагента	Юридический отдел
	Ежедневные звонки с напоминанием	Ответственный Менеджер
	Переговоры с ответственными лицами
Просрочка от 30 до 60 дней	Командировка ответственного менеджера, принятие всех возможных мер по досудебному урегулированию	Директор службы
	Официальная претензия (заказным письмом) Контрагенту	Юридический отдел
Просрочка более 60 дней	Подача иска в Арбитражный суд	Юридический отдел

 

 

 

Порядок списания безнадежных долгов.

Следует помнить, что списание дебиторской задолженности может использоваться недобросовестными сотрудниками как источник личных доходов, поэтому следует подробно прописать порядок списания безнадежных долгов, прозрачность шагов по их списанию.

По невостребованной дебиторской задолженности по оплаченным и не полученным ценностям (или услугам), отраженным в бухгалтерском учете, ежемесячно формируется отчет «Дебиторская задолженность по срокам долга на ______ год» -- опись всех дебиторских задолженностей по срокам возникновения задолженности и видам.

Ежемесячно главным бухгалтером Корпорации формируется отчет «Дебиторская задолженность по срокам долга на ______ год» по сроку на конец отчетного месяца, который представляется на рассмотрение директору службы и финансовому директору 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Директор службы предпринимает необходимые меры, чтобы истребовать с должника платеж. Если в течение 30 календарных дней с даты истечения срока погашения просроченной задолженности дебиторскую задолженность вернуть не удалось, ответственный распорядитель готовит служебную записку, в которой излагает причины, делающие погашение задолженности невозможной. Этот документ согласовывается финансовой службой, бухгалтерией, юридическим отделом. На основании полученных предложений и заключений ответственный распорядитель формирует окончательное заключение относительно дебиторской задолженности и представляет на утверждение генеральному директору Корпорации. Решение о списании дебиторской задолженности с учета принимает генеральный директор Корпорации. 

Ответственный менеджер по истечении срока погашения дебиторской задолженности направляет письменное уведомление директору службы и финансовому директору. Письменное уведомление должно содержать:

• наименование, адрес, ИНН организации - должника;
• сумму задолженности;
• основание, по которому образовалась дебиторская задолженность; 
• дату образования задолженности; 
• первичные документы, подтверждающие факт возникновения задолженности, их реквизиты;
• документы, свидетельствующие об истребовании задолженности, их реквизиты; 
• предложения по дальнейшей работе с дебитором и дебиторской задолженностью.

Директор направления предпринимает необходимые меры, чтобы истребовать с должника платеж. Если в течение 30 календарных дней с даты истечения срока погашения безнадежной задолженности дебиторскую задолженность вернуть не удалось, ответственный распорядитель готовит служебную записку, в которой излагает причины, делающие погашение задолженности невозможной. Этот документ согласовывается финансовой службой, бухгалтерией, юридическим отделом. На основании полученных предложений формируется окончательное заключение относительно дебиторской задолженности и представляется на утверждение генеральному директору Корпорации. Решение о списании дебиторской задолженности с учета принимает генеральный директор Корпорации.