Кредитная политика фирмы

В качестве примера документа по кредитной политике на предприятии можно привести Стандарт ПСК «Пулково» -- «Управление дебиторской задолженностью Корпорации» (Приложение 1). Изложенный материал полезен тем предприятиям, которые планируют создание системы управления дебиторской задолженностью. В документе изложены основные подходы к учету и управлению дебиторской задолженностью, которые могут быть реализованы в любой компании, но с учетом специфики работы предприятия со своими клиентами.

Управление кредитной политикой - одна из наиболее актуальных проблем многих российских предприятий. Так «Сталепромышленная компания - М» из-за отсутствия систематизированной работы с дебиторами столкнулась с неконтролируемым ростом дебиторской задолженности и снижением ликвидности. Решить эту проблему удалось благодаря созданию регламента присвоения кредитных лимитов покупателям и системы мотивации сотрудников отдела продаж.

До внедрения системы управления кредитной политикой в  ООО «Сталепромышленная компания - М» информацию о задолженности клиентов можно было получить только из первичных документов (договора, выставленные счета)¹⁰. На основании этих сведений невозможно было определить объем и период просрочки дебиторской задолженности в разрезе клиентов. Отсутствие системы контроля также приводило к тому, что при увеличении плановых объемов продаж менеджеры отдела сбыта в несколько раз увеличивали дебиторскую задолженность, отдавая продукцию в долг. В результате, в начале года, когда из-за фактора сезонности объем продаж снижался, уровень дебиторской задолженности превышал выручку компании.

Были введены четыре основных направления работы по управлению кредитной политикой предприятия:

1. планирование размера дебиторской задолженности по компании в целом;

При составлении годового бюджета компании планируемый уровень дебиторской задолженности определяется в несколько этапов. Допустимый объем дебиторской задолженности не должен превышать 50 млн. руб. Этот лимит был определен исходя их накопленной статистики работы предприятия за предшествующие годы. Считается, что если поставленный план продаж выполняется, то при наличии дебиторской задолженности, не превышающей 50 млн. руб., компания не будет испытывать острого дефицита денежных средств.

2. управление кредитными лимитами покупателей;

В большинстве случаев работа с новыми клиентами начинается на условиях предоплаты. После того, как накоплена статистика платежей и поставок по контрагенту, ему может быть предоставлен кредитный лимит. Такой лимит принимается или отклоняется исходя из данных отчета, подготавливаемого финансовым контролером. Отчет содержит следующую информацию по клиенту: наименование клиента, дата начала работы с компанией, отдел (менеджер, работающий с покупателем), выгодность клиента, надежность клиента, средний срок просрочки по клиенту (дни), надежность бизнеса (баллы), маржинальная прибыль (тыс.руб.), количество отгрузок, количество отгрузок с просроченным платежом, кредитный лимит (если установлен, тыс. руб.)

3. контроль дебиторской задолженности;

Финансовый контролер ежедневно вносит данные по оплате ранее произведенных отгрузок в информационную систему компании, в которой формируются отчеты о задолженности клиентов. Отчеты о состоянии дебиторской задолженности формируются в информационном разрезе «отдел - менеджер - клиент - счета». В них включается информация о сумме и дате отгрузки, количестве дней предоставленной отсрочки, дате оплаты по плану, оплаченной сумме и размере долга, сумме просроченного платежа и количестве дней просрочки. По компании в целом формируется сводный отчет, в котором клиенты разделены на группы в зависимости от лимитов задолженности и количества дней просрочки каждого из платежей1.

Все операции по управлению и контролю дебиторской задолженности автоматизированы с помощью собственной программной разработки компании. Информационная система автоматизации позволяет контролировать более 200 дебиторов компании ежедневно, затрачивая на это около 20 минут в день. За время использования данной системы количество дебиторов выросло более чем в два раза, но управляемость не снизилась.

Как показал проведенный в компании анализ, в большинстве случаев причиной просрочки платежей становится не сложное финансовое положение клиента, а желание использовать средства продавца для финансирования собственной деятельности. При этом сотрудники компании могут ссылаться на неэффективную работу казначейства, а также на забывчивость и отсутствие ключевых сотрудников. В большинстве случаев избежать подобных ситуаций можно, направив клиентам письмо с уведомлением о необходимости погасить задолженность.

4. мотивация сотрудников.

Мотивация сотрудников коммерческих подразделений основана на возможности перераспределения кредитных лимитов. Отдел, обеспечивший компании высокий уровень наценок при минимальной просрочке платежа, получает возможность увеличить объем продаж. При этом вознаграждение менеджеров составляет фиксированный процент от объема продаж и соответственно увеличивается при эффективном управлении дебиторской задолженностью.

Вместе с тем при превышении выделенного отделу кредитного лимита на руководителя накладывается штраф. Размер штрафа определяется как произведение суммы превышения кредитного лимита на ставку рефинансирования ЦБ РФ и на 10%.

С внедрением системы управления кредитной политикой ситуация в компании значительно улучшилась. Вдвое снизилась просроченная дебиторская задолженность, примерно на 30% возросла оборачиваемость. 

    Далее рассмотрим основные моменты профилактики в кредитной политике, на которые необходимо обратить внимание руководства компании, т.к. мероприятия, направленные на профилактику, обойдутся компании в меньшие затраты, чем возврат дебиторской задолженности или понесенные потери от невозвратных долгов¹¹. 

На начальном этапе развития взаимоотношений существует  риск заключения договора с клиентом-мошенником, цель которого получить в Вашей компании максимальный торговый кредит.

Для получения более полной информации о контрагенте рекомендуется ввести в регламент проведения преддоговорной работы внутренний документ «Карточка клиента», который содержит более полную информацию о клиенте и порядке работы с ним должностных лиц компании:

В карточке рекомендуется ставить визы

• инициатора заключения договора (торгового представителя);
• специалиста кредитного отдела;
• юриста;
• специалиста службы безопасности.

Одной из ошибок, которые допускают предоставляющие товарный кредит компании, является отсутствие работы по дальнейшему мониторингу деятельности клиента. 

В основном, компания осуществляет проверку клиента только на момент первичного заключения договора, а после заключения забывает про него, считая работу по анализу его деятельности выполненной. Однако, собственники, реквизиты, условия деятельности компании-клиента могут меняться, о чем компания-поставщик узнает уже постфактум, когда вскрывается факт неплатежей, зачастую немалых. 

В связи с этим в договорах поставки необходимо прописывать обязанность уведомления об изменениях в компании: смене учредителей, директора, главного бухгалтера, смене адреса, лиц, имеющих право подписывать документы и др. При не выполнении клиентом обязательств можно предусмотреть штрафные санкции.

Однако не стоит забывать и о системе бонусов клиенту при соблюдении им финансовой дисциплины. Бонус может предоставляться, например, как процент скидки на следующий календарный год.

Помимо деятельности по мониторингу компании-клиента необходимо контролировать работу собственного персонала, торговых представителей, сотрудников филиалов своей компании.

В обязательном порядке служба экономической безопасности должна проводить инструктажи, ознакомление персонала (торговых представителей, менеджеров) с регламентами кредитной политики компании, правилами заключения договоров, вести контроль за соблюдением режимов, проводить проверку знаний сотрудников, выборочный аудит оформления документов.  
     Персоналу необходимо объяснять, что главное не раздать товар, а получить деньги. Можно привести аналогию предоставления кредита в банке. Если вы желаете получить кредит в банке, то вы должны предоставить документы, подтверждающие ваш доход, заручиться поручителями. Товарный кредит ничем не отличается от банковского. Сумма товарного кредита может составлять более  1 000 000 рублей, попробуйте так просто получить эту сумму в банке.

Пусть персонал представит, что дает свои деньги в долг. Дали ли они их клиенту, которому так легко отгрузили товар с отсрочкой платежа.  
     Зачастую руководство коммерческой службы в погоне за выполнением плана продаж для получения премиальных процентов отгружает клиентов, пренебрегая требованиями внутренних нормативных документов. 
Немаловажную роль при мотивации персонала, ориентированной на достижение результатов по плану продаж, играет положение о премировании коммерческой службы. 

Стоит обратить внимание на то, что политика начисления бонуса (премии) коммерческой службе должна строиться от фактического поступления денежных средств в компанию, а не от даты отгрузки товара клиентам. При этом учитываются все поступления Денежных средств до конкретного числа текущего месяца. В этом случае персонал будет заинтересован не только в объеме отгрузки («продаж»), но и в своевременной оплате товара.

Следует отметить, что на этапе предупреждения, снижения рисков возникновения дебиторской задолженности регламенты не смогут помочь в аналитической работе. 

Компании необходим современный программный продукт, в функции которого включены не только учет клиентов, условий заключенных договоров и платежной истории клиентов, но и немедленное информирование пользователей о возникшей просрочке клиентом. 
     Желательно также разработать и контролировать разграничение прав доступа на возможность выписки документов, проведение корректировок «задним числом», формирование аналитических отчетов по дебиторской задолженности.

Предоставление отсрочки платежа на российском рынке - обычное дело. Более того, если раньше коммерческий кредит был привилегией рынка товаров народного потребления, то сейчас это повсеместная практика. Выгод у этого решения предостаточно - для обеих сторон. Поставщик получает лояльных покупателей, покупатель - возможность заплатить не сразу, а, скажем, через 2-3 месяца. Однако, появляются сопутствующие трудности. Покупатель, как правило, вынужден немного доплатить за получение коммерческого кредита, а поставщик сталкивается с кассовыми разрывами. И с вероятностью возможной неоплаты товара, отгруженного покупателю с отсрочкой платежа.

Одно из самых удобных решений в данной ситуации - появление третьей стороны, которая и кассовый разрыв «закроет», и риск неоплаты на себя возьмет. Такой стороной может выступить факторинговая компания, предоставляющая комплекс услуг, включающий в себя финансирование поставок, гарантирование поступления платежей или просто покупку дебиторской задолженности. Все услуги сопровождаются управлением дебиторской задолженностью, т.е. сопровождению оплаты поставок, начиная с мониторинга сроков оплаты и заканчивая комплексом мероприятий по возврату дебиторской задолженности.

Также могут быть использованы такие меры как:

1. Учет векселей, выданных покупателями продукции, представляет собой финансовую операцию по их продаже банку по определенной цене, устанавливаемой в зависимости от номинала векселя, срока, оставшегося до его погашения, и величины применяемой банком учетной ставки.
2. Форфейтинг соединяет в себе элементы факторинга и учета векселей и используется при осуществлении долгосрочных экспортных поставок, позволяя экспортеру немедленно получать денежные средства путем учета векселей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

На основании проделанной работы можно сделать следующие выводы. 
Что касается вопросов управления дебиторской задолженности, сегодня многие руководители российских компаний зачастую действуют интуитивно. Однако в сложившейся рыночной ситуации, когда конкуренты буквально «дышат в затылок», оказывается, что одной интуиции уже мало. Чтобы принимать обоснованные эффективные решения, необходимо обладать специальными знаниями, следовать определенной кредитной политике.

Кредитная политика - это система мер и правил, направленных на реализацию контроля над проведением и использованием кредитов, предоставляемых компанией, чаще всего оформленная в виде стандартного документа. Кредитная политика компании в числе прочего может включать в себя систему правил по выстраиванию отношений с заказчиками, куда входит и процедура взыскания задолженности.

Преимуществами письменно зафиксированной кредитной политики являются:

• в компании имеется распределение полномочий и ответственности;
• существуют наработанные алгоритмы действий;
• внутри компании нет противоречий в кредитных вопросах, на которых мог бы сыграть дебитор;
• исключено недопонимание действий руководства, сведены к минимуму проблемы между сотрудниками и с заказчиками;
• все одинаково понимают правила взаимодействия с клиентами;
• сокращаются финансовые затраты и потери времени;
• стимулируется обучение персонала и повышается профессионализм сотрудников;
• любой новый работник компании всегда легко войдет в курс дела, если у него на руках будет документ с прописанной кредитной политикой.