Банковские правила и порядок хранения в архивов банковских документов

Банковские правила и порядок хранения в архивов банковских документов.

Банковские правила - не относящиеся к законодательным правовые нормы, регулирующие деятельность кредитных организаций. Б.п. существуют преимущественно в форме инструкций, распоряжений, инструктивных писем и телеграмм ЦБ РФ. Подобными нормами обычно устанавливаются правила выпуска ценных бумаг кредитными учреждениями, порядок оформления платежных и иных банковских документов, порядок банковских расчетов (с помощью тех или иных платежных документов), правила осуществления различных банковских операций, в т.ч. обслуживания клиентов. ;

Согласно Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 года N28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам) в главе 11 описано, что банковские правила являются внутренним документом кредитной организации и включают в себя следующие положения:

• о распределении между структурными подразделениями банка компетенции в области открытия и закрытия банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), в том числе порядок ведения и хранения Книги регистрации открытых счетов;
• о процедурах установления наличия по местонахождению юридического лица, его постоянно действующего органа управления, иного органа или лица, которые имеют право действовать от имени юридического лица без доверенности;
• о порядке открытия и закрытия банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам) с учетом требований, установленных настоящей Инструкцией, а также об организации работы по соблюдению при открытии физическому лицу банковского счета (счета по вкладу) требования о личном присутствии лица, открывающего банковский счет (счет по вкладу), либо его представителя;
• о порядке изготовления кредитной организацией документов, используемых при открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), а также порядке изготовления и заверения кредитной организацией копий документов, представляемых клиентом;
• о правилах документооборота с момента получения документов от клиента (его представителя) до момента сообщения клиенту номера банковского счета, счета по вкладу (депозиту);
• об организации работы по подготовке и направлению сообщений налоговому органу об открытии (закрытии) банковских счетов, об изменении номеров банковских счетов;
• о процедурах приема документов для открытия банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам);
• о порядке оформления карточки;
• о порядке получения и оформления образца подписи клиента - физического лица в случае, предусмотренном пунктом 1.12 настоящей Инструкции;
• о порядке уведомления клиентов о реквизитах их банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам);
• о порядке учета и хранения документов (в том числе в электронной форме), полученных при открытии, ведении и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам);
• о случаях и порядке формирования одного юридического дела по нескольким счетам клиента;
• о порядке доступа к юридическим делам клиентов;
• о порядке передачи юридических дел в подразделениях кредитной организации;
• о порядке обновления информации о клиентах и лицах, личности которых необходимо установить при открытии банковского счета, счета по вкладу (депозиту);
• иные положения, регулирующие открытие и закрытие банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам).

Банковские правила не могут содержать положения, противоречащие законодательству Российской Федерации.

В целях организации работы по открытию и закрытию банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам) подразделения расчетной сети Банка России вправе принять внутренние документы, содержащие положения, указанные в пункте 11.1 настоящей Инструкции, с соблюдением требований, установленных пунктом 11.2 настоящей Инструкции.

Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные документы клиентов банка.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.

Все документы хранятся как в бумажной, так и в электронной форме.

В письме от 17 ноября 1994г. № 78К «Об оказании методической помощи архивам коммерческих банков» (по состоянию на 20 октября 2006 года) Банк России довел до сведенья, что коммерческие банки в своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела должны руководствоваться Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, а также методическими разработками Государственной архивной службы России: Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления , Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения .

Кроме того, специально для кредитных организаций разработан и утвержден специальный «Типовой перечь документов, образующихся в деятельности кредитных организаций с указанием сроков хранения», утвержденный Федеральной архивной службой (от 16.01.1996 г. № 10-2-1/65) и согласованный с Банком России и Ассоциацией российских банков.

В целях обеспечения сохранности бухгалтерских документов ( кассовые документы, бухгалтерских документов, реестров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета, и бухгалтерской (финансовой) отчетности) кредитные организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях  в течении нормативных сроков хранения, но не менее  пяти лет согласно Части № 3 разделу 4  ст. 4.1.  Положение « О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных  на территории РФ ЦБ РФ от 16 июня 2012г. N 385-п. При этом на основании на основании Распоряжения Правительства РФ от 21.03.94 г. № 358-Р Центробанк издал указание от 12.04.94 г. № 100-94 о включении в уставы банков положения, касающегося обеспечения учета и сохранности указанных документов.

Согласно ФЗ от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ « Об архивном деле В РФ»  Банк России  архивные документы относятся  к государственной собственности ( ст.7). Архивные документы кредитных организаций относятся к частной собственности (Глава 2 ст. 9). В главе  4 «Хранение  и учет архивных документов»  ст. 18 говорится ,что Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности ( т.е. Банка России), хранятся:

1. постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;
2. временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Сроки временного хранения документов  Архивного  фонда РФ до их передачи  на постоянное хранение  для Центрального Банка России составляет 15 лет. (Ст. 22.).

При этом после истечения сроков их временного хранения в государственных органов, органах местного самоуправления либо государственных или муниципальных организаций, передаются на постоянное хранения в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов. ( ст.21 глава 5).

Федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

Банк России и кредитные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности (ст. 23).

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения)( Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Уничтожение или передача в архивы

Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые счета работников, договоры, соглашения и др.) в Перечне, помимо указания срока хранения, помечены абравиатурой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что "часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации".

Перечнем выделяются организации, являющиеся источниками комплектования архивов, и не являющиеся. К первым относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры. Ко вторым относятся "организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы".

По истечении сроков хранения в архивах организаций-источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.

Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат - "уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период» Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации. Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренные Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели).

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т.п.

Результаты работы комиссии должны быть оформлены актом, который подлежит утверждению руководителем организации.

Статьей 23 Закона № 125-ФЗ устанавливается, что "при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами". Этой же статьей определено, что при ликвидации организации их документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.

В работе банка количество документов очень велико и хранение документов всегда остается злободневным вопросом. Некоторые банки микрофильмируют документы. При этом после уничтожения документов, по истечении срока хранения, в банке остаются микрофильмы. Однако микрофильмы не заменяют первичные документы до истечения срока их хранения, что подтверждено письмом ЦБ РФ от 30.11.94 г. № 09-10-2/1141.

Руководителем банка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения.

Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве.

При ликвидации банка часть документов сохраняется и в дальнейшем. Сроки и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. № 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций», которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

(ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ)

КРЕДИТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ, ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ ПОСЛЕ

ЗАВЕРШЕНИЯ ЛИКВИДАЦИОННЫХ ПРОЦЕДУР

┌───┬──────────────────────────────────────────────────┬─────────┐

│ N │                Наименование дел                  │  Срок   │

│п/п│                                                  │хранения │

├───┼──────────────────────────────────────────────────┼─────────┤