Значення вербального спілкування в становленні іміджу ділової людини

Чому ми не вміємо часом вислухати і зрозуміти партнера по спілкуванню? Тому що наша увага не стабільна, вона коливається. Так звані думи спотворюють зміст повідомлень. Наш емоційний стан також відволікає увагу від того, про що говорить співрозмовник, і ми відключаємося. Зафіксовано навіть феномен "перцептивного перекручення". Виявилося, що люди здатні змінювати або ж узагалі не сприймати ту інформацію, яка їм видається небезпечною, тривожить, викликає почуття невпевненості, не відповідає уявленню про себе чи про ту картину світу, яка для них є надійною. Якщо людина не хоче, то може не чути критику на свою адресу або не запам'ятати чиєсь прохання, виконати яке важко. За дослідженнями вчених лише 10 % людей вміють по-справжньому слухати інших. Аналітики з Гарвардського університету вивчали здатність людей слухати інших. Згідно з отриманими ними даними, відразу після завершення розмови середньо-статистичний респондент пам'ятав лише 50 % з того, що сказав його співрозмовник (хоч він був упевнений у тому, що слухав дуже уважно). Через вісім годин після розмови людина забувала третину прослуханої інформації. Через два місяці в пам'яті залишилося лише 23 % з того, що було прослухано. Буває так, що і бізнесмена, якого переслідує власна думка, глибоко не вникає в аргументи іншого (підлеглого, клієнта, партнера по бізнесу), і як результат - ображена людина і не вирішена справа.

Спеціалісти наголошують на тому, що активному слуханню слід вчитися так само, як вчаться писати та читати. Американський психолог І. Атватер дає поради щодо ефективного слухання співрозмовника, серед них такі :

• покажіть співрозмовнику своїми діями, що вам цікаво його слухати;

• дайте йому час, щоб він повністю зміг висловити свою думку;

• під час говоріння співрозмовника, кивком голови чи іншим жестом (можна і словом) покажіть свою зацікавленість у тому, що він говорить;

• намагайтеся зрозуміти справжній підтекст сказаного;

• повторіть основні думки, висловлені співрозмовником, для того щоб показати, що ви його правильно зрозуміли;

• не робіть поспішних висновків.

 

3.2 Слухання

Слухання - це активна діяльність, своєрідна робота, їй передує бажання почути, інтерес до співрозмовника. Те, як людина реагує на повідомлення іншого, залежить від рівня ЇЇ моральності, її культури. Слухати партнера і здійснювати вербальний зворотний зв'язок можна по-різному. Психологи розрізняють такі типи реакцій людини на говоріння співрозмовника: оцінювання, тлумачення, підтримку, уточнення, чуйність та розуміння [131]. Найчастіше маємо справу із оцінюванням та зворотним зв'язком, рідше - з тлумаченням (інтерпретацією). Уточнення, підтримка та розуміння зустрічаються дуже рідко.

Кожна, навіть не дуже освічена, людина користується рідною мовою, але це так звана побутова розмовна мова. Від неї відрізняється мова наукової і художньої літератури, офіційних документів, мова газет і журналів. Це - так звана літературна мова. Вона спирається на прийняті у суспільній практиці людей правила вимови, вживання слів, граматичних форм, побудови словосполучень і речень - тобто на норми літературної мови. Це сукупність загальноприйнятих правил реалізації мовної системи, які закріплюються у процесі суспільної комунікації. Володіння нормами літературної мови, вміння користуватись всіма її засобами залежно від умов спілкування, мети й змісту мовлення становить культуру мови

 

 

 

 

 

 

4 Ділове спілкування – запорука успіху

Спілкування тісно пов'язане з діяльністю. Будь-яка форма спілкування є формою спільної діяльності. У ній формуються не тільки суб'єкт — об'єктні (людина — предмет діяльності), а й суб'єкт — суб'єктні відносини (людина — людина). Суть спілкування полягає у взаємодії суб'єктів діяльності.

Спілкування може розглядатися як сторона, умова діяльності або як окремий її вид. Але зв'язок між ними полягає саме в тому, що завдяки спілкуванню діяльність організовується. Розбудова плану спільної діяльності вимагає від кожної людини розуміння мети діяльності, засобів реалізації, розподілу функцій для її досягнення. Специфіка спілкування в процесі дій полягає в створенні можливості організації та координації діяльності окремих її учасників. У спілкуванні відбувається збагачення діяльності, розвиваються й утворюються нові зв'язки та стосунки між людьми.

У спілкуванні реалізується система ставлення людини до інших. Соціальна функція спілкування полягає в тому, що воно є засобом передачі суспільного досвіду.

Специфіка спілкування визначається тим, що в його процесі суб'єктивний світ однієї людини розкривається для іншої, відбувається взаємний обмін діяльністю, інтересами, почуттями тощо. У спілкуванні людина формується і самовизначається, виявляючи свої індивідуальні особливості.

Результатом спілкування є налагодження певних стосунків з іншими людьми. Завдяки цьому здійснюється інтеграція людей, виробляються норми поведінки, взаємодії. Зв'язок людей у процесі спілкування є умовою існування групи як цілісної системи.

Цей процес координує спільні дії людей і задовольняє потребу в психологічному контакті. Потреба у спілкуванні є однією з первинних потреб дитини. Вона розвивається від простих форм (потреба в емоційному контакті) до складніших (співробітництво, інтимно-особисте спілкування тощо).

Якщо ділова людина хоче переконати слухача (читача) в правдивості запропонованої теми, їй варто подбати, щоб слово її було зрозумілим, тема була переконливо обґрунтована. Слід навчитися контролювати свої емоції та інтонації, які диктують міміку і жести.

Ділове спілкування регулює офіційні стосунки комунікантів у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах.

Ділове спілкування існує в двох формах: усній і писемній.

Усне ділове мовлення — це спілкування людей під час виконання ними службових обов'язків (під час бесід, нарад, у години приймання відвідувачів тощо). Це може бути мовлення однієї службової особи перед іншою або перед колективом чи зібранням.

Писемне спілкування є вторинним щодо усного мовлення. Воно й виникло пізніше. Писемне мовлення офіційно-ділового стилю є монологічним.

Усне мовлення ділової людини має бути:

1) виразним;

2) точним і недвозначним;

3) логічним;

4) відповідним ситуації;

5) нестандартним;

6) доречним;

7) змістовним;

Готового рецепту проведення ділового спілкування і досягнення успіху немає, тому що це багато в чому залежить від ситуативних факторів. Але існують загальні правила, яких бажано дотримуватися:

- сформулювати конкретну  мету спілкування, скласти план  його проведення;

- створити атмосферу довіри  і взаєморозуміння. Привернути увагу  партнера, говорити про спільні  проблеми;

- уміти переконливо висловлювати  свої думки, уважно слухати і задавати запитання;

- не відволікатися від  поставленої мети. Уміти правильно  сприймати партнера і володіти  своїми емоціями;

- робити нотатки, фіксуючи  одержану інформацію;

- закінчувати обговорення  після досягнення мети.

Досвід свідчить, що в практиці ділового спілкування особливе значення має уміння говорити, слухати, ставити запитання, сприймати партнера, стримувати емоції.

На процес спілкування і його ефективність виливає ряд факторів суб'єктивного характеру, які є більш менш змінними. До них належать:

- зовнішність людини: привабливість  чи непривабливість; фізична врода, почуття смаку, що проявляється  в одязі;

- вираз очей і обличчя: міміка обличчя, пропорційність, зміна  виразу;

- інтелект, професійна компетенція, яка проявляється в розумінні даної проблеми, прийняття відповідного рішення і відповідних дій;

- мотиваційний фактор, який  характеризує зацікавленість сторін  у переговорах, їх істинні інтереси, які можуть явно не проявлятися;

- моральний фактор, який  проявляється як деякі психологічні якості, риси людини, її життєві принципи, світогляд, життєве кредо;

- емоційний фактор як  прояв ставлення до партнера, психологічна установка на нього, формування першого враження.

Цей перелік необхідно доповнити ще одним важливим фактором. Це ситуація, в якій проходить ділове спілкування і яка завжди знаходиться у відповідному часі та просторі. Тобто ділове спілкування реалізується в конкретних умовах і протягом відповідного часу.

До різновидів усного спілкування належать: діалоги, бесіди, виступи, промови, доповіді, дискусії, переговори тощо. Бесіда належить до спілкування у формі діалогів.

Сучасне ділове життя неможливо уявити без телефону. Завдяки йому багаторазово підвищується оперативність рішень багатьох проблем і питань, немає необхідності писати листи, телеграми, а також здійснювати поїздки в інші установи, міста для вияснення обставин якоїсь справи. По телефону можна зробити дуже багато, а саме: провести переговори, дати розпорядження і т.д.

Дуже часто першим кроком до вкладання ділового договору є телефонна розмова.

Людство користується телефоном уже більше століття. Здавалось би часу більш ніж достатньо для того, щоб навчитися розумно користуватися цим технічним засобом. Але нажаль вміння говорити по телефону не передається по спадковості. Культурою спілкування по телефону володіє не кожен. Погана підготовка, невміння виділяти головне, чітко і грамотно висловлювати свої думки призводять до значних утрат робочого часу (до 20-30%). Так стверджує американський менеджер А. Маккензі. Серед 15 головних причин втрати робочого часу, на його думку, перше місце займають телефонні розмови, які залежать від емоційного забарвлення. Лишня емоційність збільшує час телефонної розмови.

Відомо також, що при телефонній розмові спостерігається таке явище, як надто насичена розмова.

Вона може бути джерелом напруги між двома сторонами, тому потрібно дотримуватись певної міри, оскільки можна втратити сенс розмови, що спричинять конфлікти.

Діловий етикет приписує беззаперечного дотримання при переговорах правил поведінки країн партнерів. Правила спілкування зв’язані з характером і стилем життя, націями і традиціями та звичаями. Які б не були традиції, правила поведінки – їх приходиться виконувати, якщо, звичайно ви хочете добитись успіху.

Діловий етикет вимагає особливої поведінки в спілкуванні з клієнтом. в кожному виді послуг, які надаються клієнтам є свої пріоритетні тонкощі в поведінці. Але завжди слід пам’ятати, що найголовнішими правилами поведінки є: клієнт найдорожчий і найбажаніший гість в вашому офісі (крамниці, підприємстві).

 

4.1 Структура ділового  спілкування

Структуру ділового спілкування можна охарактеризувати шляхом виділення в ньому трьох взаємозв'язаних сторін: комунікативної, інтерактивної і перфективної.

Комунікативна сторона ділового спілкування. Спілкування - це комунікація, тобто обмін думками, переживаннями, настроями, бажаннями і т.д. Зміст конкретної комунікації може бути різним: обговорення новин, повідомлення про погоду або суперечка про політику, рішення ділових питань з партнерами і ін. Комунікація в спілкуванні завжди значуща для її учасників, оскільки обмін повідомленнями відбувається не без причини, а ради досягнення якихось цілей, задоволення якихось потреб і т.д.

Інтерактивна сторона ділового спілкування полягає в організації взаємодії між людьми, тобто в обміні не тільки знаннями і ідеями, але і діями. Дія - головний зміст спілкування. Описуючи його, ми часто використовуємо терміни дій. Також дуже важливо уміти співвідносити дії і ситуацію. Адже одна і та ж ситуація може бути по-різному висвітлена партнерами і відповідно їх дії в одній і тій же ситуації можуть бути різними.

Перфективна сторона ділового спілкування означає процес сприйняття одного партнерами по спілкуванню і встановлення на цьому ґрунті взаєморозуміння. Спілкуючись з людиною, ми як би читаємо його, і це збігле читання дозволяє нам розуміти його поведінку. Дуже часто важливо не тільки саме по собі розуміння тієї або іншої поведінки, але і основ, витоків, рушійних сил і механізмів.

 

4.2. Рівні ділового  спілкування

Управлінці та підприємці в процесі ділового спілкування виступають або як рівні та рівноправні партнери, або хтось має певну залежність (моральну, матеріальну тощо) та менше повноважень, тоді проявляється нерівноправність.

Коли ту чи іншу проблему вирішують представники фірми, концерну чи відповідальні особи на найвищому державному рівні, то за ними завжди стоїть їхнє фінансове, економічне, політичне становище чи досить значна інша сила. За всіх економічних негараздів Росія може вести розмови із США більш-менш на рівні, оскільки володіє потужним ядерним потенціалом, з яким інша сторона змушена рахуватись. Для України, в її нинішньому становищі, така рівноправність просто неможлива.

Це ж стосується і сфери управління та підприємницької діяльності. Сфера управління будується по вертикалі (керівник — підлеглий, керівник — керівник вищого рангу) та по горизонталі (рівнозначні керівні посади).