Подготовка к переговорам

Введение

 

Актуальность выбранной  темы заключается в том, что в  современном мире, в условиях рынка  для успешного развития бизнеса, фирмы, предприятия необходимо умение вести переговоры со сторонней организацией. Переговоры - это взаимозависимые  процессы выработки, обмена и выполнения определенных наборов обещаний, удовлетворяющих  основные интересы всех сторон, непосредственно  участвующих в переговорах. Переговоры - большое искусство, которому можно  научиться.

Целью контрольной работы является создание правил ведения переговорного процесса, внедрение его в организацию, оценка эффективности.

  Исходя из цели поставлены следующие задачи:

- проанализировать понятие, функции и виды переговоров;

- выработать практические  рекомендации по порядку подготовки  и ведения переговоров;

- рассмотреть технику  ведения переговоров

-изучить недостатки и  национальные особенности при  ведении переговоров.

Объектом исследования моей контрольной работы являются переговоры. Предметом исследования – подготовка и проведение переговоров. К методам исследования относятся рассуждения Д. Анзье, Б. Трейси, П. Мицича, Р.Фишера и т.д

Переговоры – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. На протяжении всей нашей жизни мы ведем переговоры, обмениваемся обязательствами и обещаниями. Всякий раз, когда двум людям нужно прийти к согласию, они должны вести переговоры.

Переговоры протекают  в виде деловой беседы по вопросам, представляющим интерес для обеих  сторон, и служат налаживанию кооперационных связей. Переговоры существенно различаются по своим целям: заключение договора о поставках, на проведение научно-исследовательских или проектных работ, соглашение о сотрудничестве и координации деятельности и т. д. В процессе переговоров люди хотят:

-добиться взаимной договоренности  по вопросу, в котором как правило сталкиваются интересы;

-достойно выдержать конфронтацию, неизбежно возникающую из-за противоречивых  интересов не разрушая при  этом отношения.   

    Чтобы достичь этого надо уметь: 
     -решить проблему; 
     -наладить межличностное взаимодействие; 
     -управлять эмоциями.

За столом переговоров  могут сойтись люди, имеющие различный  опыт ведения переговоров. Они могут  иметь различный темперамент (например, сангвиник и холерик) и различное  специальное образование (например, техническое и экономическое).

В соответствии с этим большим  разнообразием отличается и сам  ход переговоров. Они могут протекать  легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда или с большим трудом или вообще не прийти к какому-либо соглашению.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Понятие, функции и виды переговоров

Под «переговорами» в теории управления понимается процесс диалога, направленного на преодоление разногласий  и достижение соглашения по какому-то предмету. Как утверждает Д. Анзье, переговоры – это типично человеческая форма поведения, она не наблюдается у животных, возможно потому, что ведется на языке, а возможно, потому, что решение конфликта между отдельными людьми или их группами приводит к замене некоторых законов природы законами культуры. [1]

Таким образом, основными  признаками настоящих переговоров  являются:

- наличие предмета переговоров;

- наличие расхождения  интересов сторон;

- поочередный обмен мнениями.

Целью таких переговоров  является достижение соглашения.

 

1.1 Функции переговоров

Существуют следующие  функции переговоров:

-поиск совместного решения проблемы;

-информационная функция;

-коммуникативная функция;

-регулятивная функция;

-пропагандистская функция;

-решение собственных внутренне и внешнеполитических задач

В целом же следует отметить, что любые переговоры многофункциональны и предполагают одновременную реализацию нескольких функций. Но при этом функция  поиска совместного решения должна оставаться приоритетной.

 

 

 

1.2 Виды переговоров

Существуют две основные разновидности переговоров:

-позиционные;

-рациональные.

Описанные выше две разновидности  переговоров также могут проходить  как:

-мягкие переговоры;

-жёсткие переговоры.

Позиционные переговоры могут  протекать в двух формах — мягкой и жёсткой. Суть первой состоит в том, что стороны готовы ради достижения соглашения и сохранения хороших отношений идти на бесконечные уступки друг другу, что, в конце концов, приводит к принятию неэффективного для обеих сторон решения. Суть жёстких переговоров — настаивание любой ценой на своей, обычно крайней позиции, большей частью игнорирующей интересы другой стороны.

Рациональные переговоры – это  решение, принятое при взаимном обмене мнениями, когда обе стороны демонстрируют  откровенность, лояльность. Участники  создают своеобразный моральный  фон: они ссылаются на справедливость, на достоинство личности, на честь  и честность.

Рациональные переговоры строятся на следующих основных принципах:

1. Вопросы, относящиеся к личностям переговорщиков и их разногласиям, никогда не обсуждаются одновременно с основным вопросом:

  - участники переговоров являются прежде всего людьми;

            - они имеют двойственный мотив поведения: разногласие и отношение с партнером;

            - эмпатия обоих сторон  поможет принять возможность позиции другого и учесть его интересы, не в ущерб собственным;

            - нужно говорить так, чтобы быть понятым, механизм обратной связи должен контролироваться постоянно;

           - критика обращена не на личность, а на предмет разногласий;

2. Концентрация здравого смысла на интересах, а не на позициях сторон:

           -  следует осознать, что каждая из сторон имеет больше одного интереса;

           - открыто признавать, что интересы противоположной стороны составляют часть предмета обсуждения;

          - задавать вопросы следует до принятия решения;

          - необходимо забыть о прошлом непонимании и неудачах для обращения в будущее;

          - проявлять твердость в обсуждении предмета переговоров и мягкость в отношении собеседника;

3. Принимать решения, сохраняя и учитывая совместную выгоду:

          - не искать одного и единственно правильного решения;

          - отвергать позицию о «трудностях другого, касающихся только его»;

- предлагать решения различной степени важности и изменять поле напряженности в переговорном процессе;

- делать расходящиеся решения и интересы «второстепенными»;

- облегчать задачу противнику, когда он высказывается, демонстрируя свою лояльность и заинтересованность;

4. Требовать принятия решения, основанного на объективных критериях:

- рассуждать открыто и оставаться доступным для критики противоположной стороной;

- никогда не уступать давлению;

- эффективность принятых решений отражается в их гибкости и плюрализме.

Таким образом, рациональные переговоры основываются прежде всего на теории свободного выбора, ограниченного здравым смыслом и уважении к другому.

 

2 Подготовка к переговорам и ее основные составляющие

Стадия подготовки переговоров  включает определение целей вашей команды, выбор и подготовку основной и альтернативных стратегий, подготовку плана ведения переговоров, определение членов команды и распределение их ролевого участия.

В процессе подготовки к  переговорам необходимо досконально узнать все или почти все о ваших партнерах. Кто Ваш партнер? Какое место на рынке они занимают, в каком состоянии дела в компании на момент переговоров и т.д.

На практике переговоры включают следующие основные стадии:

-подготовка;

-ведение переговоров;

-подведение итогов, их анализ и выработка мер по реализации достигнутых договоренностей.

Подготовка к переговорам  является одним из важнейших этапов, на котором закладывается успех  предстоящих решений.

К переговорам следует  готовиться всегда, а не только в  случае объективной слабости позиции. Сильная позиция при плохой подготовке на переговорах может оказаться  довольно уязвимой.

Хорошо подготовиться  к важным деловым переговорам  помогает планирование. План переговоров должен содержать:

-место, дату и время  встречи;

-состав участников;

-вопросы для обсуждения;

-альтернативы на случай  контрпредложений;

-ответственного за подготовку справочных материалов (образцы товаров, каталогов, рекламы);

-ответственного за встречу проводы представителей;

-ответственного за организацию  угощения в ходе переговоров;

Практика показывает, что  при планировании переговоров важно  представлять возможную реакцию  партнера на Ваши предложения и учитывать  его собственные ожидания от этих переговоров. Поэтому план должен быть достаточно гибким, но предусматривающим  получение ответа на все интересующие Вас вопросы. Известно, что непредвиденная ситуация может привести к срыву  переговоров. Избежать этого можно  только заблаговременной подготовкой  альтернативных предложений. Очень важно уметь слушать партнера. По словам Брайана Трейси «Нет лучшего метода, чтобы возбудить доверие людей, чем внимательно выслушать то, что хочет высказать собеседник. Умение слушать приносит много пользы, которой никогда не принесет умение говорить» [4]

Любые переговоры должны быть ограничены по времени. Крайне неблагоприятное  впечатление оставляют не лимитированные по продолжительности переговоры. Они свидетельствуют о неподготовленности и формальном отношении к ним инициатора переговоров, о его профессиональной неподготовленности и неспособности принимать ответственные решения, о неуважении к своему партнеру.

Одним из не приемлемых условий  контактов с представителем других организаций (фирм) является предварительная  договоренность о времени и месте  встречи. Переговоры не всегда проводятся в служебных помещениях. Встречи  с деловыми партнерами, носящий неофициальный  характер, возможны в театре, кафе, на спортивном мероприятии, на пикнике и т.д. Переговоры в неофициальной обстановке требуют особенно тщательной подготовки. Желательно не иметь при себе ни плана переговоров, ни документов подкрепляющих ваши аргументы. Не исключено что свидетелями могут оказаться представители конкурирующих фирм.

При подготовке переговоров  важнейшее значение имеет правильный выбор языка общения. Если деловые  партнеры свободно владеют одним  и тем же языком, то проблем не возникнет. Если языковая среда различна, то как правило, переговоры ведутся на языке принимающей стороны с участием переводчика. Многие намеренно скрывают знания языка, для того чтобы другая сторона, думающая что их не понимают, может произнести фразу или реплику, которая может дать полезную информацию или повлиять на ход решения.

 

3 Проведение и недостатки ведения переговоров

Переговоры следует проводить  в отдельном помещении. Участники  переговоров от принимающей стороны  должны занять место в комнате  переговоров до прихода туда представителей другой стороны.

Принимающий должен представить  своих коллег по фамилиям и занимаемым должностям, включая и приглашенных на переговоры представителей других организаций. Затем представляет своих  коллег руководитель другой стороны. Если участники переговоров не очень  хорошо знают друг друга или встречаются  впервые, то следует предварительно обменяться визитными карточками. Положив  карточки перед собой в то порядке, в котором сидят партнеры по переговорам, легко вести беседу, обращаться друг к другу по имени и при этом хорошо представляя себе уровень  полномочий и компетентности собеседников.

Традиционно гости занимают места лицом к окну, спиной к  двери. В неофициальной обстановки рассадка участников встречи предпочтительна смешанная, так как это облегчает откровенный обмен мнениями. Руководители сторон обычно садятся рядом, остальные участники встречи – по симпатиям или по принципу субординации. После того как все займу свои места за столом переговоров, доступ в комнату встречи должен быть прекращен, за исключением дополнительно приглашаемых, что крайне нежелательно. Следует особо подчеркнуть, что присутствие на переговорах анонимных свидетелей воспринимается с предубеждением, вызывает тревожное беспокойство, не способствующее откровенному деловому разговору.

Независимо от важности переговоров, начинаться они должны с неофициальных  фраз, подчеркивающих внимание принимающего к собеседникам, его личную благожелательную заинтересованность в них. Эффективности  беседы зависят от стиля ее проведения, содержания вопросов, очередности и  правильности их постановки. Хотя в  переговорах с обеих сторон могут  принимать участия несколько  человек, как правило, беседа должна вестись между руководителями. Недопустимо, если во время переговоров ведущего перебивают его коллеги. Конечно, он может предоставить слово одному из них, особенно по специфическим проблемам, но в большинстве случаев всю  тяжесть беседы по всему кругу  обсуждаемых проблем ведущий  должен брать на себя.

Начинать переговоры следует  с наиболее важных вопросов повестки дня, пытаясь постепенно достигнуть согласия по принципиальным вопросам. Затем обсуждаются проблемы, по которым  можно договориться сравнительно легко  и без особых затрат времени, и  только после этого переходить к  ключевым вопросам, требующим подробного разбора.

Имеется тактика ведения  переговоров проверенная временем: