Официально деловой стиль речи

Существуют примеры  фраз-клише, используемых в регламентированных текстах.

1. В письмах, содержащих  мотивацию тех или иных действий, пишут:

 

В соответствии с       На основании     В связи с

Протоколом  о взаимных поставках Предварительной договоренностью Решением арбитража   Протокола о  взаимных поставках Прейскуранта   Открытием новой  линии Выходом из строя  агрегата

 

При этом обычно используют устойчивую речевую формулу ввода  информации:

Ставлю Вас  в известность…

Требуем принять  решение о…

Просим принять  меры к…

Сообщаем Вам…

Мотивация должна быть выражена в убедительной и вежливой форме:

    Мы будем рады получить от Вас ответ не позднее…

Просим незамедлительно  погасить задолженность…

Выработаны разнообразные  языковые формулы, которые удобно использовать при объяснении причин, мотивов, цели написания делового письма. Так, ряд  стандартных выражений указывает  на причину составления текста:

По причине  задержки оплаты…

В связи с  неполучением счета-фактуры…

Вследствие  изменения цен на энергоносители…

Учитывая социальную значимость объекта…

При ссылках на известные  документы приняты такие формулы:

Ссылаясь на Ваше письмо от…

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…

В ответ на Ваше письмо…

Согласно постановлению  правительства…

При указании на цель отправления  письма употребляются такие обороты:

В целях скорейшего решения вопроса…

В целях выполнения распоряжения…

Для согласования вопросов участия…

Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ…

Все перечисленные выражения  используются с учетом контекста  и речевой ситуации. Есть множество  и других стандартных выражений, используемых в различных видах  деловой переписки. Их лексика определяется содержанием писем (письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-напоминание, предложение (оферта), рекламация и др.).

 

Для морфологии административно-канцелярского жанра характерно употребление личных форм глагола и личных местоимений, что объясняется конкретизацией речевых средств в деловых документах этой группы. Правда, здесь чаще представлены формы множественного числа, поскольку адресат и автор деловой переписки выступают от имени коллектива. И только в заявлении, объяснительной записке, расписке, автобиографии личные формы глаголов и местоимений употребляются в единственном числе (Прошу предоставить мне отпуск…; Я, Комарова Елена Ивановна, взяла в библиотеке…).

Административно-канцелярской речи чужда экспрессия, но в особых случаях (праздничный приказ по учреждению, почетная грамота, адрес юбиляру) возможно использование оценочных суффиксов, степеней сравнения имен прилагательных, образных выражений.

 

Синтаксис канцелярских документов отличается сложностью: употребительны сложноподчиненные предложения, длинный перечень однородных членов, причастные и деепричастные обороты. В приказах и распоряжениях преобладают побудительные предложения с инфинитивом, выступающим в значении повелительного наклонения (зачислить,  назначить, представить развернутый план работы, контроль за исполнением приказа возложить на…). Однако в других видах административно-канцелярских документов побудительные предложения используются редко. Это объясняется тем, что по сравнению с законодательным в канцелярском подстиле смягчена модальность долженствования (она характерна лишь для приказов и распоряжений), поэтому способ изложения в канцелярских текстах в основном описательный (в отчете, акте, характеристике) и повествовательный (в автобиографии), менее распространено рассуждение, оно употребляется главным образом в служебном письме, где нужно что-либо обосновать, доказать. В канцелярских документах повествование, описание и рассуждение часто сочетаются между собой. Директивный стиль изложения в этих документах встречается редко (в основном в приказах, распоряжениях(.

Большую роль в канцелярском подстиле играет графика, написание  и расположение реквизитов.

 

5. Классификация  документов по жанрам

 

Деятельность организаций, предприятий, фирм так или иначе  связана с документацией. Классификация  документов осуществляется по различным основаниям.

По отражаемым в них  видам деятельности подразделяются на две группы: документы по общим  и административным вопросам и документы  по группам управления.

Первая группа документов – по вопросам общего руководства  организацией (предприятием) и его деятельности – может составляться работниками всех подразделений. Вторая группа документов составляется работниками финансовых органов, бухгалтерии отделов планирования, снабжения и сбыта и др.

Документы классифицируются также:

- по наименованиям: приказы, протоколы, акты, служебные записки, договоры и т.д.;

- по месту составления: внутренние (документы, составляемые между должностными лицами одной организации) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций, от частных лиц);

- по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие ряд вопросов);

- по форме: индивидуальные (когда содержание каждого документа имеет свои особенности), трафаретные (когда часть документа отпечатана, а часть заполнена) и типовые (созданные для группы однородных предприятий, организаций);

- по срокам исполнения: срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

- по происхождению: служебные (затрагивающие интересы предприятия, организации, фирмы) и личные (касающиеся конкретного лица и являющиеся именными);

- по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации: письменные, графические, фото- и кинодокументы и др.;

- по форме отправления: традиционные почтовые пересылки, электронная почта, факсовые отправления.

 

Основа служебной документации – управленческие документы – организационные и распорядительные. Принято также выделять инструктивно-методические документы и коммерческую корреспонденцию.

Для всех видов служебных  бумаг общим является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими государственными стандартами.

 

5.1. Организационно-распорядительные  документы

 

Организации, учреждения, предприятия наделены правом издания  распорядительных документов, посредством  которых решаются важнейшие вопросы управления.

В соответствии с действующим  законодательством и компетенцией органы управления издают следующие  распорядительные документы: администрация  предприятий (объединений), учреждений, организаций – приказы, инструкции, указания; кооперативные организации – решения; общественные организации – постановления, распоряжения.

Язык, стиль, структура  распорядительных документов имеют  особенности, обусловленные их особой ролью в системе управленческой документации: жесткую регламентированность, стандартизацию языковых моделей, четкую структуру.

 

Текст распорядительного  документа, как правило, состоит  из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются мотивы, причины, цели данного распоряжения. Она начинается словами: В соответствии…, В целях…, Во исполнение… и др. В этой части могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящей организации, во исполнение которого издается данный распорядительный документ.

Констатирующая часть  не обязательна, она может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, в которой содержится перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения. Данная часть излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет, в коллегиальном постановлении, решает, решил – в решении, приказываю – в приказе, предлагаю – в распоряжении.

Далее следует постановляющая часть, к которой предъявляются  наиболее жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить  по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований. Используются языковые формулы: создать комиссию в составе…, назначить…на должность…, освободить от занимаемой должности…,контроль за исполнением… возложить на…, представить к награждению…и др.

Предписываемые к распорядительным документам действия выражаются также глаголами в неопределенной форме: зачислить, подготовить, организовать, обеспечить. Здесь следует избегать употребления глаголов с неконкретным, абстрактным значением (усилить, увеличить, повысить, улучшить, активизировать), поскольку неконкретные, «расплывчатые» формулировки затрудняют проверку их выполнения.

Текст распорядительного  документа должен иметь заголовок, который начинается предлогом о/об и формируется с помощью отглагольных существительных (О реорганизации…, О выполнении…, О создании…, Об утверждении…) или существительных, указывающих на предмет разъяснения (Об итогах…, О мерах…).

Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа: о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, предприятий и организаций, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в устав, структуру, штатное расписание, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы – созданы унифицированные формы документов, в которых предопределен состав и порядок расположения информации.

 

5.1.1. Виды распорядительных  документов

 

Постановление. Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Текст постановления  может содержать констатирующую часть. В этом случае излагается вступление (указание причины издания документа), доказательство (перечисление основных фактов), заключение (формулировка цели издания постановления).

Обязательной является постановляющая часть, включающая действие, которое необходимо предпринять, срок исполнения, ответственных за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица (лиц). Ключевым словом этой части является «ПОСТАНОВЛЯЕТ: …». Например: Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ: …

 

Решение. Это правовой акт, принимаемый коллегией министерств или ведомств, учеными советами и т.д. в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решения оформляются  по той же схеме, что и постановления, но ключевым словом текста является «РЕШИЛ». Например: «Ученый Совет… университета РЕШИЛ…», «Коллегия … РЕШИЛА …».

 

Распоряжение. Это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции в целях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, предприятий, организаций, учреждений. Для граждан и организаций, которым  распоряжение адресовано, оно имеет обязательную силу.

Распоряжение может  включать констатирующую часть, в которой, как и в постановлении, есть вступление, доказательство, заключение. Основная часть этого документа – распорядительная. В ней указывается действие, которое  необходимо предпринять, конкретные поручения, срок исполнения, ответственные за исполнение. Ключевое слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части, отсутствует.

 

Указание. Распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, руководителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

В зависимости от содержания распорядительная часть указания начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ…» или «ОБЯЗЫВАЮ…». Далее следуют пронумерованные указания, пункт о контроле над исполнением. Указание должно иметь заголовок. Вступительная часть не обязательна.

 

Приказ. Это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия.

Приказ издается для  решения оперативных задач. Он является самым распространенным видом распорядительного  документа, применяемого в практике управления. В деятельности организаций различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и кадровому составу. Приказ обязателен для всех работников данной организации.