Официально деловой стиль речи

- Лаконичность и информативность содержания. Оптимально письмо не должно превышать одной - двух страниц. Одновременно документ должен быть достаточно информативен. Недостаточность информации может вынуждать к дополнительным запросам, избыточность – привести к затруднению восприятия сути документа.

- Объективность  информации. Деловое письмо отражает реальное состояние дел и дает непредвзятую оценку событий.

- Структурированность изложения. Это последовательность расположения составных частей документа – аспектов. Структура аспекта состоит из двух частей: информация об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса) и предполагаемые, желательные события (просьбы, предложения, требования).

- Стандартизация  и унификация языковых и текстовых  средств. Одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, характеризующее все типы деловых бумаг, определяющее строгую закрепленность частей делового письма, его композицию.

 

3.2. Языковые  формулы официальных документов

 

В сфере культуры официально-деловой  речи действуют текстовые и языковые нормы. Основные различия между ними сводятся к следующему: для текстовых  норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа.

За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы для типовых  официально-деловых ситуаций и соответствующего им жанра документа.

Языковые формулы –  это устойчивые языковые обороты, используемые в регулярно повторяющихся ситуациях  делового общения. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги.

 

3.3. Приемы унификации  языка служебных документов

 

Унификация – это  приведение чего-либо к единообразию, единой системе, форме.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации  их форм, снижения трудоемкости их обработки, более эффективного использования вычислительной техники.

Особенность унификации языка служебных документов заключается  в формировании системы стандартных  языковых моделей, отражающих типовые  ситуации делового общения. При этом языковая модель понимается как логическая и синтаксическая конструкция, охватывающая максимальное количество управленческих функций. Языковая модель обычно состоит из двух частей – мотивации действия и собственно речевого действия:

В соответствии с Вашим запросом (мотивация) информируем Вас… (речевое действие).

Как правило, документы  составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее  решение было обязательно исполнено.

Цель совершения речевого действия обусловливает тип и  стиль создаваемого документа, выбор языковых моделей.

 

4. Жанровые  особенности официально-делового  стиля

 

Многообразие жанров в официально-деловом стиле дает основание выделить в его составе  официально-документальные и обиходно-деловые  жанры. В официально-документальных жанрах представлены особенности языка дипломатии и законов. Обиходно-деловые жанры отличаются языком служебной переписки, деловых бумаг.

Точность и стандартизация официально-делового стиля влекут за собой употребление специальных  языковых средств, языковых формул, образующих относительно замкнутую систему официально-деловой речи.

 

4.1. Жанр дипломатических  документов

 

Язык дипломатических  документов разнообразен: у него есть своя терминология (атташе, коммюнике, демарш, саммит, пакт, конвенция), некоторые термины исконно русские (посол, посланник, поверенный в делах). Иногда слова в дипломатии получают особое, специальное значение. Например, слово протокол, известное нам в его общеупотребительном значении (протокол собрания -  документ с записью всего происходившего на собрании; протокол допроса – точное отражение вопросов и ответов), в речи дипломатов получает иной смысл: это «совокупность общепринятых обязательных правил, традиционно соблюдаемых в международном общении».

Правила дипломатической  вежливости требуют обращения к высокопоставленным особам с указанием их титулов и форм титулования (принц, королева, Его Высочество, Его Превосходительство и т.п.).

Выработаны строгие  формы начала и окончания различных  документов. Например, личная нота должна быть написана от первого лица (от имени того, кто ее подписывает). Обращение требует добавления слова уважаемый, а в конце, перед подписью, обязательна формула вежливости («комплимент»): «Прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моем весьма высоком уважении».

Синтаксис дипломатических  документов отличается сложностью, в  нем преобладают длинные предложения, осложненные причастными оборотами, придаточными (преимущественно определительными и изъяснительными), пространным  перечнем однородных членов, нередко подчеркнутым графически при помощи абзацного членения текста.

 

4.2. Жанр законодательных  документов

 

Язык законов отличается иным стилистическим оформлением: он всегда должен быть прост и краток, главное в нем – точность выражения мысли. Четкость и точность формулировок здесь абсолютно необходимы, так как законы рассчитаны на однозначность восприятия, они не должны быть истолкованы по-разному:

«Статья 1. Все  люди рождаются свободными и равными  в своем достоинстве и правах. Они наделены разумом и совестью и должны поступать в отношении друг друга в духе братства.»

                             (Всеобщая декларация прав человека).

 

Лексика таких важных документов не лишена некоторой высокопарности, что определяется содержанием текста. Возвышенное звучание речи вполне закономерно в подобных случаях. Так пишутся ноты правительств, международные договоры и т.д. Однако в ряду законодательных документов немало и таких, которые отличаются сухим, даже скучным языком. Такую репутацию ему создает употребление специальных слов и выражений, так называемых канцеляризмов (жилплощадь, проживает, зачислить на работу, предоставить отгул, завизировать, заслушать, надлежащий, по истечении срока, в установленном порядке, вступить в законную силу и т.д.). Этот стиль изобилует стандартными формулировками, множеством повторов, что также функционально обусловлено:

«Гражданам, имеющим  не менее половины стажа на подземных  работах, на работах с вредными условиями  труда и в горячих цехах, пенсия назначается с уменьшением возраста, предусмотренного статьей 10 Закона, на один год за каждый полный год такой работы мужчинам и женщинам;

б) мужчинам –  по достижении 55 лет и женщинам –  по достижении 50 лет, если трудились  соответственно на работах с тяжелыми условиями труда не менее 12 лет 6 месяцев и 10 лет и имеют общий трудовой стаж, указанный в статье 10 Закона».

                                          (Закон о пенсиях РФ).

 

Повторяемость ситуаций, рассматриваемых в законодательных  документах, ведет к стандартизации способов выражения. Это накладывает печать и на морфологию этого подстиля. Для него характерно частое использование отыменных предлогов, которые, как правило, «тянут» за собой отглагольные существительные (достижение, урегулирование, установление и т.д.). Кроме отглагольных существительных, здесь часто употребляются и личные, то есть существительные, обозначающие названия людей по их действиям, социальным ролям, иным признакам: усыновитель, свидетель, задержанный, отдыхающий, клиент, абитуриент, покупатель, зритель, пассажир, посетитель и т.д. Все эти и подобные слова получают негативную оценку за пределами официально-деловой речи как типичные канцеляризмы. Здесь же употребление их оправдано, они выполняют стилеобразующую функцию.

Для языка законов  свойственна безличная форма  изложения, поскольку в законодательстве отражается воля не отдельного лица, а государства (Пенсия назначается; По окончании расследования составляется обвинительное заключение). Это объясняет обилие глаголов страдательного залога (сравним: Дом строится акционерным обществом «тема»; Стадион построен и оборудован спонсорами школы-интерната). Из других форм здесь наиболее употребительны инфинитивы: они нужны для императивных конструкций, выражающих предписание, приказ (обеспечить своевременную выплату зарплаты; восстановить в должности; отчитаться; отказать).

Для синтаксиса законодательных  документов характерно преобладание сложных  предложений; в сложноподчиненных  обычны придаточные условные. Здесь  много условно-инфинитивных конструкций, что определяется целевым заданием – оговорить обусловленность правовой нормы, а также тем, что законы не имеют обратной силы.

В законодательном языке  выработался тип предложения, связанный  с особой композицией текста законов. В таких случаях важную роль играет рубрикация, отражающая композиционную структуру текста. Простейшей рубрикой является абзац, который служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Абзац всегда внутренне замкнутая смысловая единица.

Характерной чертой законодательного жанра является употребление специальных сочинительных союзов: а равно, равно как, а также, как … так и. Здесь отмечается преимущественное использование косвенной речи (прямая речь возможна только тогда, когда дословно цитируются законодательные акты, а также в устной судебной речи адвокатов, прокуроров и других членов суда).

Способ изложения в  законодательном жанре – директивный.

 

 

4.3. Административно-канцелярский  жанр

 

Язык административно-канцелярского  жанра заслуживает особого внимания, так как знание его важно для каждого гражданина, поскольку деловые бумаги, такие как заявление, расписка, объяснительная записка и многие другие, постоянно сопровождают нас в работе и даже на отдыхе.

Умение написать нужную «бумагу» является неотъемлемой чертой грамотности, культуры речи человека. Однако назначение административно-канцелярского жанра шире, чем составление обиходно-деловой документации. Сфера функционирования канцелярского жанра – это административно-ведомственные отношения, с которыми связаны различного рода канцелярии, ведающие служебной перепиской, оформлением документации. У административно-канцелярского жанра две функции: информационно-содержательная (повестка, объявление) и организационно-регулирующая (распоряжение, приказ, деловая переписка). Административно-канцелярский жанр включает в себя много жанров. К ним относятся так называемые подзаконные (то есть издаваемые на основании и во исполнение закона) документы, выпускаемые исполнительно-распорядительными органами (административные акты, циркуляры, приказы, распоряжения), и договорные документы, а также различная канцелярская документация: заявление, характеристика, автобиография, доверенность, расписка и т.п.

Административно-канцелярские документы выделяются на фоне других деловых текстов некоторыми особенностями  в использовании языковых средств.

Лексика этой документации включает различную терминологию (профессионально-техническую, бухгалтерскую, торговую, спортивную и т.п.), обращение к которой обусловлено ситуацией. Используются номенклатурные обозначения различных предприятий, учреждений (Центральный Банк России, Государственная налоговая инспекция, Открытое акционерное общество (ОАО), Московская товарная биржа и др.); наименования должностей, ученых званий, степеней; специальная терминология, связанная с оформлением деловых бумаг: входящий, исходящий (документ), документооборот (движение документов в учреждении), индекс (условные обозначения, присваемые документам в процессе их учета (регистрации) и исполнения), гриф (пометка, указывающая на особый характер документа – «секретно», «срочно», «лично»), реестр (перечень, список чего-либо, применяемый в делопроизводстве, реквизиты (обязательные элементы служебных документов), формуляр документа (совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа) и т.д.

Устойчивый характер получили многие обороты речи, постоянно  используемые в деловой переписке:

Настоящим отвечаю  на Ваше письмо от…

В соответствии с протоколом о взаимных поставках  прошу Вас…

Фирма «Салют»  заявляет о…

Надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество…

К сему прилагается…

Обращение к ним составителя  письма упрощает задачу: он выбирает готовую  формулировку, вставляя ее в соответствующую  часть текста.

Стандартизация делового письма привела к созданию готовых  текстов (типовые тексты, трафаретные письма), в которые следует лишь вписать конкретную информацию. Появление таких образцов для деловых писем связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле.

Такие письма имеют преимущества благодаря гораздо меньшим затратам рабочего времени на их составление и обработку.

 

Типовой текст строится на основе не только клишированных  фраз, но и клишированных предложений:

В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию.

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.

Считаем необходимым  выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.

Однако трафаретных  текстов сегодня становится все  меньше, потому что увеличивается  количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Отсутствие типовых текстов затрудняет делопроизводство.