Неформальные коммуникации в организации

Самарский государственный экономический  университет 

Заочный факультет

 

                       Трофимова Виктория Александровна

______________________________________________________________ 
                      Фамилия, Имя, Отчество студента

 
 
Курс 3  
Направление Экономика и бух. учет

Профиль Бух. учет анализ и аудит     
Контрольная работа №  1 Вариант №  7  

По дисциплине Деловые коммуникации    
 
Дата получения работы деканатом________ 
Дата сдачи работы на кафедру_____ 
Дата рецензирования работы______ 
Дата возвращения работы кафедрой в деканат___ 

 

 

 

 

 

 

Самара 2013

 

Содержание

Введение.........................................................................................................................................2

Раздел1. Коммуникации в организации. Значение...............................................................3

1.1Понятие коммуникации. Коммуникационный процесс.......................................................3

1.2 Неформальные  коммуникации в организации.....................................................................6

Раздел 2. Практические советы по управлению неформальными

коммуникациями.......................................................................................................................11

Заключение.................................................................................................................................16

Список литературы...................................................................................................................17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тема 7.Неформальные коммуникации в организации.

Введение

Коммуникация лежит в основе функционирования любой организации и пронизывает все системы управления человеческими ресурсами. Для выполнения своих производственных функций сотрудники организации должны взаимодействовать, т. е. вступать в общение друг с другом. От того, насколько эффективно это общение, во многом зависит производственное поведение каждого из сотрудников и успех организации в целом.

Размышляя об обмене информацией в  организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс. Качество организационной коммуникации оказывает непосредственное влияние на производственное поведение сотрудников, а также на функционирование других процессов управления персоналом: подбора и приема на работу, развития, оценки, компенсации.

Значение коммуникации в управлении возрастает по мере увеличения уровня информатизации современных  организаций и ускорения перемен  во внешней среде их деятельности, поэтому повышение ее эффективности  является важным источником конкурентного преимущества в современном мире. Поэтому нельзя поверхностно относиться к тому, что происходит с общением внутри организации. Именно неформальные коммуникации являются тем элементом, который полностью характеризует сильные и слабые стороны организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 1. Коммуникации в  организации. Значение.

 

1.1Понятие коммуникации. Коммуникационный процесс.

 

Коммуникация - процесс передачи информации от одного человека (отправителя) к другому (получателю). Коммуникационный процесс содержит несколько этапов: кодирование послания, его передача, расшифровка, обратная связь. Осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия.

Коммуникация - это обмен  информацией между людьми. Между организацией и ее окружением, между выше и ниже расположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители связываются напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы.

Неформальная  коммуникация - вид внутриорганизационной коммуникации, при котором информационный обмен совершается между сотрудниками организации вне связи с их производственными обязанностями и местом в организационной иерархии.

Формальная  коммуникация - вид внутриорганизационной коммуникации, при котором информационный обмен совершается в соответствии с формальной организационной структурой и выполняемыми сотрудниками производственными функциями.

Коммуникационная  сеть включает потоки посланий, или  сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

При обмене информацией  отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение  и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

Указанные взаимосвязанные  этапы таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование  и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается  за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы показать какие  проблемы могут возникать в разных точках. Этот анализ подобен внимательному разглядыванию каждого кадра короткого эпизода на кинопленке.

Зарождение  идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую  значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонацию и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Общение является неотъемлемой чертой организационного бытия. Каждый член организации, будь то руководитель или сторож, участвуют в коммуникационном процессе.

Традиционно выделяют две формы коммуникации: вербальную и невербальную. При вербальной коммуникации в качестве символов используются слова человеческого языка. Невербальная коммуникация предполагает передачу информации при помощи движений человеческого тела. В свою очередь, вербальная коммуникация подразделяется на устную и письменную.

Устная коммуникация является наиболее эффективной с  точки зрения привлечения и сохранения внимания получателя информации, а  также получения обратной связи. В то же время устная коммуникация не позволяет отправителю послания в полной мере контролировать его содержание, сопряжена со значительным уровнем помех в системе.

Письменная  коммуникация обеспечивает более высокую  степень чистоты передачи информации и позволяет сохранить ее в неизменном виде в течение неопределенного времени, что является очень важным для реализации функции управленческого контроля, а также дает возможность получателю информации уточнять ее неограниченное число раз. Современные организации используют практически все доступные методы коммуникации для достижения стоящих перед ними целей. Пять наиболееажных коммуникационных средств: внутриорганизационные правила и процедуры, меморандумы, справочник сотрудника, внутриорганизационные издания, электронная почта.

Обмен информацией  широко охватывает разные части организации, хотя известно, что обмен информацией  в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

 

1.2 Неформальные коммуникации  в организации.

Неформальная  коммуникация - вид внутриорганизационной коммуникации, при котором информационный обмен совершается между сотрудниками организации вне связи с их производственными обязанностями и местом в организационной иерархии.

Основным методом неформального общения является передача устных сообщений (в последнее время все более широко используется электронная почта) - информация передается от одного участника информационной цепи к другому. Эта особенность обусловливает две характеристики неформальной коммуникации: относительно высокую скорость распространения информации и относительно высокий риск ее искажения, поскольку при длинной цепи вступает в действие правило "испорченного телефона". Под неформальной коммуникацией в первую очередь понимают слухи и сплетни.

Слухи - это устное сообщение, включающее в себя вымышленные факты или дающее фактам необъективную интерпретацию.

Вообще если проанализировать историю человечества, то можно заметить, что формирование и передача слухов является одним из древнейших приемов общения. В отношении циркуляции слухов важно понимать, что их трудно остановить, поскольку источник любого слуха не поддается обнаружению, а распространяются же они со скоростью звука. Содержание слуха изначально выглядит правдоподобным (в этом и заключается их особенность). В то же время практически всегда содержатся либо мнимая, либо запретная информация, которая содержит элементы опровержения или отрицания каких-либо общеизвестных или общедоступных сведений.

Таким образом, содержание слуха может быть достоверным  или недостоверным, но он должен быть актуальным для той группы людей, которой, собственно, и адресуется. Поэтому события, попадающие в сферу  слуха, касаются того, что интересует самых обычных людей.

Считается, что  в среднем слух живет 12-15 дней, после  чего автоматически исчезает, полностью  исчерпав себя. Свое существование  слух прекращает после официального подтверждения информации или же после ее опровержения, либо по причине уменьшения актуальности той или иной темы.

Основная задача слуха - нести дискомфортную информацию, вызывающую бурю негативных и тревожных  эмоций. Как правило, эта информация нарушает привычный ход событий  и сталкивает интересы людей.

Как пишет  Д.В. Ольшанский, появление и активная циркуляция слухов и сплетен являются особой, информационной формой массового поведения формирующейся психологии масс. Исследователь выделят четыре типа слухов.

К первому  относится так называемый слух-желание, отражающий сильное эмоциональное желание публики, связанное с каким-либо событием.

Второй тип - слух-пугало, возникающий, как правило, в период сильного социального напряжения. Слухи такого рода можно перечислять  бесконечно, они витают практически  во всех сферах общественной жизни. По сути, именно по ним можно проследить массовые настроения, и реакцию на определенные события. Это слух, несущий и вызывающий выраженные негативные, пугающие настроения и эмоциональные состояния, отражающие некоторые актуальные, но нежелательные ожидания аудитории, в которой они возникают и распространяются.

Третий вид - слух-агрессия направленный на конкретное стимулирование агрессивного состояния. Обычно такой слух сопровождается самыми неприятными последствиями. Агрессивные  слухи -- продолжение «слухов-пугал». В основе их сюжетов присутствует агрессивный заряд. Слух, не просто вызывающий негативные настроения и состояния, отражающие нежелательные ожидания аудитории, а конкретно направленный на стимулирование агрессивного эмоционального состояния и поведенческого «ответа», жесткого агрессивного действия. Слухи такого рода возникают в ситуациях острых противоречий, связанных с социальными межгрупповыми и межэтническими, межнациональными конфликтами. Основная функция агрессивных слухов -- не просто запугивание, а провокация агрессивных действий. Эти слухи строятся не повествовательно, что свойственно «слухам-желаниям» и «слухам-пугалам», а отрывочно, «телеграфно». Короткие, рубленые фразы сообщают о конкретных «фактах», что называется, «взывающих к отмщению»! Они несут более сильный эмоционально-отрицательный заряд, формируя аффективную общность «мы» («нормальных людей») в противовес общности «они» («зверствующих нелюдей»). Такие слухи требуют ответной агрессии.

И, наконец, четвертая  разновидность - нелепые слухи, главным в них является подчеркнутая нелепость происходящего. Слухи такого рода часто появляются самопроизвольно, как результат путаницы, свойственной обыденному сознанию. Особенно часто они появляются на переломах массового сознания, когда люди находятся в растерянности в связи с тотальной сменой систем ценностей, представлений, картин мира. Их основная функция заключается в попытках построения нового, более адекватного образа мира из обломков предыдущих и зачатков новых представлений. Тогда появляются слухи, в которых соединяется несопоставимое.

Слухи - вид информации, появляющиеся спонтанно в силу информационного вакуума среди определенных слоев.

Может быть и  другой вариант: кто-то распространяет ложную информацию для того, чтобы  воздействовать на общественное сознание. Условием превращения обычной информации в слухи является то, что информация должна быть значимой и понятной для объекта воздействия, а обладание этой информацией должно способствовать повышению социального престижа для того, кто является распространителем слуха.