Этикет встреч и переговоров

Тема 9. Этикет встреч и переговоров

1. Подготовка программы пребывания иностранной делегации
2. Порядок встречи делегации
3. Представление членов делегации
4. Рассадка по автомобилям
5. Визит вежливости (протокольный визит)
6. Подготовка к переговорам
7. Подготовка помещения к переговорам
8. Рассадка за столом переговоров

Список  литературы

1. Браим И.Н. Этика делового общения. – Минск: «Экоперспектива», 1996, - 208 с.
2. Венедиктова В.И. О деловой этике и этикете. - М., 1994 - 176 с.
3. Все об этикете. Книга о нормах поведения в любых жизненных ситуациях. - Ростов/Дону.: «Феникс»,1995, - 512 с.
4. Гришина Н.В. Я и другие. Общение в трудовом коллективе. - Л.: ЛГУ, 1990.
5. Деловой этикет.- Киев: «Альтерпрес», 1998.- 320 с.
6. Деловой этикет и культура общения специалистов/ Уч. пособие.– Воронеж: ВГАХ, 1998. – 116 с.
7. Золотая книга хорошего тона/ Пер. с франц. – Смоленск: Русич, 1999. – 368 с.
8. Курбатов В.И. Стратегия делового успеха. - Ростов/Д.: «Феникс». - 416 с.
9. Мы живем среди людей: Кодекс поведения.- М.: Политиздат, 1989. - 383с.
10. Смелкова З.С. Деловой человек: культура речевого общения/ Пособие и словарь - справочник.- М.: КУбКа, 1997. - 192 с.
11. Сухарев В. Этика и психология делового человека.- М.: Агенство «Фаир», 1997.- 400 с.
12. Уткин Э.А. Этика бизнеса.– М.: Зерцало, 1998.– 256 с.
13. Тимченко Н.М. Тайны успеха делового общения.- СПб.: С-П. ГУП, 1995. - 255с.
14. Шейнов В.П. Психология и этика делового контакта.– Минск.: Амалфея, 1997. – 384 с.
15. Шепель В.М. Имиджелогия: секреты личного обаяния.- М.: Культура и спорт, 1994.- 319 с.
16. Энциклопедия хороших манер/ Составитель В.Пивовар.- СПб.: ТОО «Диамант», ООО «Золотой век», 1996.- 512 с.
17. Ягер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. Пер. с англ.- М.,1994.- 284 с.

 

Целью визита представителей иностранных фирм может быть выяснение  возможностей установления контактов; проведение переговоров; подписание документов; организация семинаров, ярмарок, выставок и т.д. Цель визита делегации, ее персональный состав и уровень представительства  с точки зрения протокола –  самые существенные моменты, которые  определяют уровень делегации и  особенности ее приема. Другими словами, форма приема делегации зависит  от цели приезда делегации и ранга  ее главы.

Подготовка  программы пребывания иностранной  делегации

До приезда иностранной  делегации принимающая сторона  должна разработать 2 программы ее пребывания в стране:

• общую программу, предназначенную для гостей;
• подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций.

Общая программа включает в себя информацию о:

• встрече делегации;
• деловой части программы (переговорах, встречах, беседах);
• приемах (завтраках, обедах и т.д.);
• культурной программе;
• поездке по стране;
• проводах делегации.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и  накладок необходимо отразить все организационные  моменты, связанные с приемом  иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:

• персональный состав встречающих;
• участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио,телевидения;
• преподнесение цветов;
• приветственные речи;
• обеспечение транспортом;
• размещение в гостинице и т.д.

Каждый пункт подробной  программы требует детальной  проработки с обязательным указанием  ответственных исполнителей.

В случае если глава делегации  прибывает с супругой, то принимающая  сторона должна предусмотреть специальную  программу или отдельные мероприятия  в общей программе для супруги  гостя и супруг лиц, сопровождающих его.

При разработке программы  следует учесть, что во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные (неформальные) встречи  как хозяевами, так и гостями. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной.

Для того чтобы и гости  могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу для  нашей делегации, необходимо запланировать  в программе один свободный вечер.

В программе каждого дня  полезно оставлять свободное  время для 2-го завтрака и личных дел.

Делегации, прибывающие с  краткосрочным визитом на 2 – 3 дня, лучше принимать в течение  рабочей недели, не занимая суббот и воскресений, в противном случае необходимо предусмотреть программу  на выходные дни.

Вечерние прогулки по западным столицам обычно приятны, что не всегда скажешь о прогулках вечером  по нашим городам. Поэтому, приглашая  иностранцев в свой город, желательно продумать, чем их занять по вечерам.

Вместе с тем при  составлении программы внимание принимающей организации должно быть, конечно, сосредоточено на основной цели визита делегации (переговоры, встречи, беседы и т.д.).

Самое главное в программе  – это ее сбалансированность. С  одной стороны, она должна удовлетворять  профессиональным интересам членов делегации, а с другой – носить и общеобразовательный характер.

Порядок встречи делегации

Итак, программа составлена, пора ехать встречать зарубежную делегацию. Здесь также следует  иметь в виду необходимость соблюдения некоторых протокольных правил.

Ранг и должность встречающего главы делегации должны соответствовать  рангу и должности приезжающего главы делегации. Другими словами, если приезжает глава иностранной  фирмы, то его должен также встретить  глава фирмы принимающей.

Для встречи обычно прибывает  глава принимающей делегации  в сопровождении 2 – 3-х человек. Если гость приезжает вместе с супругой, то его встречает глава делегации  также с супругой.

Зарубежных гостей, приезжающих  на фирму по приглашению или для  ознакомления с ее деятельностью, глава  фирмы должен встретить, проводить  и приветствовать на торжественном  приеме. Остальное время гостями  могут заниматься другие сотрудники фирмы.

Встречая делегацию в  аэропорту или на вокзале, глава  принимающей стороны должен вручить  цветы всем дамам, входящим в состав делегации или прибывшим вместе с членами делегации. Причем при  встрече и проводах в аэропорту  или на вокзале уместно преподносить цветы, завернутые в целлофан. Мужчинам цветы не дарят, за исключением юбилеев.

Представление членов делегации

Первым представляется глава  принимающей делегации, и если с  ним приехала его супруга встречать  супругу гостя, то он представляет и  ее.

Вторым представляется гость  – глава иностранной фирмы  – и представляет свою супругу.

Затем глава принимающей  делегации представляет своих сотрудников  – членов делегации, которые приехали встречать гостей, по рангам (по нисходящей). Если среди встречающих есть женщины, то их представляют в первую очередь. Если женщин несколько, то их представляют по рангам, а затем муж-чин - также  по рангам. После этого глава прибывшей  делегации таким же образом представляет членов своей делегации.

Международный этикет приветствий  основывается на следующих правилах:

• мужчина приветствует женщину первым;
• младший по возрасту первым приветствует старшего. Младшая по возрасту женщина – старшую, а также мужчину, который намного старше ее;
• младший по должности сотрудник – старшего. Член делегации – руководителя делегации, своей и зарубежной;
• женщина первой приветствует мужчину, если она его обгоняет, проходит мимо стоящей или сидящей группы людей или присоединяется к ней.

Очевидно, что теплая встреча  и прощание – важный элемент во взаимоотношениях между людьми, который  способствует созданию дружеской атмосферы  в процессе работы.

Что же касается самого процесса представления, т.е. знакомства, то здесь  тоже существуют определенные правила. Представляют человека ранее неизвестного, вновь прибывшего – собравшимся, мужчину – женщине, менее известного – более достойному (в соответствии со служебным положением и т.д.).

Во время представления  людей старшего возраста обычно называют их титулы и звания. Это имеет  место и на официальном мероприятии  при представлении присутствующих. Во время представления не благодарят, а лишь приветствуют друг друга и  обмениваются рукопожатиями. Мужчинам рекомендуется это делать всегда, а женщинам – по обоюдному согласию.

Когда мужчину представляют женщине, то руку первой подает женщина. Тот же приоритет принадлежит  и более пожилым людям. Старшая  по возрасту женщина подает руку младшей, руководитель – подчиненному и т.п.

Если встречаются супружеские  пары, то сначала женщины здороваются  друг с другом, затем мужчины приветствуют женщин и только после этого мужчины  приветствуют друг друга. Женщина представляется супружеской паре первой.

Рассадка  по автомобилям

Итак, после взаимных представлений  и приветствий хозяева и гости  рассаживаются по автомобилям и  отправляются к месту проживания прибывших.

В международной протокольной практике места в автомобилях  делятся на почетные и менее почетные. Первым почетным местом является место, на заднем сиденье справа по ходу движения автомобиля.

Рис. Размещение по автомобилям

Порядок рассадки по старшинству  показан на рис. 1. Машина подается таким  образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару. Первым садится и выходит  пассажир, занимающий наиболее почетное место.

Если гость прибыл с  супругой, то рассадка по автомобилям  выглядит следующим образом (рис. 2).

Если рассадка производится по многоместным машинам, то в этом случае она выглядит так, как показано на рис. 3.

Если в автомобиль должен сесть еще один пассажир, то он занимает место между двумя главными пассажирами (рис. 4).

В многоместной автомашине с откидными сиденьями места  распределяются согласно рис. 5.

При следовании на какие-либо церемонии в автомашинах, как  правило, занимается только заднее сиденье. Если в автомашину садится еще  один пассажир, то он занимает либо откидное сиденье, либо место между двумя  почетными лицами, чтобы не мешать сидящему на почетном месте во время  движения и при выходе (см. рис. 6) .

Если условия не позволяют  подать автомашину правой стороной к  тротуару, пассажир, занимающий наиболее почетное место, садится через левую  дверцу и остальные также через  левую дверцу. По прибытии автомобиль паркуется таким образом, чтобы  выход был с правой стороны.

В том случае, когда в  качестве транспорта используется такси, то нарушением протокола считается  предложение почетному гостю  сесть на переднее место рядом  с водителем. Если же в качестве транспорта используется личный автомобиль и водитель – встречающий член делегации, то тогда самым почетным местом для  гостей будет место рядом с  ним.

Заказывая места в гостинице  для гостей, надо заранее поинтересоваться, сколько ожидается мужчин, сколько  женщин и есть ли среди них супружеские  пары. Необходимо также заблаговременно решить вопрос о том, кто будет платить за номер – приглашающая сторона или сами гости. Это же касается и приобретения билетов в увеселительные заведения, если в гостинице существует этот вид услуг.

Теперь, как вежливые хозяева, нужно убедиться в том, что  размещение гостей проходит нормально. Но как сделать это в наиболее тактичной форме?