Деловые переговоры

 

      Предпосылки успешности деловых переговоров касаются ряда как объективных, так и субъективных факторов и условий. Прежде всего партнеры по переговорам должны выполнить следующие условия: обе стороны должны иметь интерес к предмету переговоров; они должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений (соответствующее право на ведение переговоров): партнеры должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в отношении предмета переговоров; должны уметь максимально полно учитывать субъективные и объективные интересы другой стороны и идти на компромисс; партнеры по переговорам должны в определенной мере доверять друг другу.

    Для обеспечения эффективности переговоров следует придерживаться следующих правил :

1. Основное правило заключается в том, что обе стороны должны прийти к убеждению, что они что-то выиграли в результате переговоров. Самое главное на переговорах - это партнер. Его нужно убедить в принятии предложения. На него надо ориентировать весь процесс переговоров, всю аргументацию.

2.    Переговоры - это сотрудничество. Любое сотрудничество должно иметь общую базу, поэтому важно найти общий знаменатель для различных интересов партнеров. Очень редко переговоры проходят без проблем, поэтому важна склонность к компромиссу.

3.   Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому важно уметь правильно поставить вопросы и выслушать партнера.

4.   Позитивные результаты переговоров следует рассматривать как их естественное завершение, поэтому напоследок необходимо остановиться на содержании договора, в котором нашли отражение все интересы партнеров.

5. Переговоры считаются завершенными, если их результаты подверглись тщательному анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы.

     Общие рекомендации участникам переговоров с позиции того, чего не следует и что следует делать для их успешного завершения и достижения желаемых результатов .

    Чего НЕ СЛЕДУЕТ делать:

- недооценивать враждебный настрой оппонента отношении вас или других участников переговоров, равно как и переоценивать его готовность к сотрудничеству;

- быть слишком самоуверенным (переоценивать себя; вашу роль в процессе; ваш авторитет; вашу компетенцию и умение; правильность вашего дела, а также вашей стратегии);

- затягивать процесс подготовки решений, потому что вы должны знать основные факты, законы, правила, политику, аргументы в пользу вашего дела и критерии определения практичности и возможности выполнения решений;

- уступать целостностью своих принципов, ценностей и интересов; применять неправильные коммуникативные приемы.

- необходимо быть красноречивым, говорить точно, четко, ясно и не выходить из себя, не перебивать, слушать и узнавать новую информацию; информировать, а не произносить истины;

- быть навязчивым, так как это часто вызывает недоверие и может повредить объективности; использовать время ненадлежащим образом, а именно: тратить впустую, но вместе с тем торопиться и торопить других участников, осуществляя давление на них, если есть сомнения, использовать отсрочку решения и др.;

- утрачивать бдительность, а именно: почувствовав усталость, прекращать переговоры; не занимать оборонительную позицию; никого не винить и не каяться чрезмерно в своих ошибках, но быть искренним, честным и ответственным и др.;

- в случае выдвижения предложений: допускать увеличения требований; устраивать ненужные сюрпризы; стремиться заставить противоположную сторону пойти на уступки, пока не выяснится, что оппонент понимает значение этой уступки и имеет полномочия предлагать ее; беспокоиться постоянно об конечный результат.

     - при этом следует вести переговоры о том, что непосредственно стоит на повестке дня, не забывая о предмете переговоров в целом и о будущем;

- не следует брать на себя чью-то ответственность;

- не следует лишать ни себя, ни оппонента чувство причастности как к успеху, так и к провалу переговоров;

- во время завершения переговоров: заканчивать на негативной ноте;

- забывать о возможности продолжения конфликта после его формального завершения;

- забывать включать конкретные сроки и условия, по которым достигнуто соглашение;

- никогда не надо: давать невыполнимых обещаний;

- прибегать к лишних откровенных угроз;

- лгать, блефовать, хитрить;

- делать необоснованные предложения;

- забывать законность интересов ваших противников и ваших собственных интересов;

- делать переговоры более конфронтационные, чем это необходимо.

       Бессмысленно пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет от вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. Прежде чем перейти к этому, выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).

     Что НАДО делать:

 - быть подготовленными (знать правила, законы, политику, факты и т.п. обеих сторон);

- вести переговоры только с теми, кто имеет власть, т.е. действительными или уполномоченными представителями, заранее знать: кто будет принимать решение, кто будет подписывать соглашение; последствия конфликта или безысходности и т. п.;

- быть уверенными относительно ваших интересов и интересов другой стороны;

- вести переговоры с позиции взаимного удовлетворения основных интересов всех сторон; предварительно производить процедурные соглашения;

- избегать ненужного огласку;

- слушать противоположную сторону и своих коллег внимательно.

- уделять особое внимание как самым соглашениям, так и конкретным деталям;

- анализировать внесенные предложения и основу, что вызывает сопротивление другой стороны;

- обеспечивать эффективность коммуникации, т.е. слушать активно, проявляя заботу о обратную связь с оппонентами;

- способствовать коммуникации внутри команды;

- убеждаться, что стороны действительно слушают друг друга;

- уточнять и обобщать услышанное;

- правильно задавать вопросы, используя различные формы;

- снижать сопротивление оппонентов вашим предложениям такими приемами, как формулировки вопросов с заранее предусмотренной вероятностью положительного ответа;

- апелляцией к интересам оппонента;

- объяснения выгодности или невыгодности предложения;

- подходить к предложениям реалистично.

     При этом необходимо содействовать тому, чтобы:

- ваша собственная команда и противоположная сторона сосредоточились на реалистической рассмотрении каждого предложения и понимании аргументации, которая стоит за ним, внимательно изучать альтернативные варианты и новую информацию;

- помогать участникам проявлять гибкость;

- откладывать дискуссии по ключевым вопросам в случае отсутствия ответа на них или четкой позиции по ним;

- тщательно и умело вести записи (кратко, точно, стенографично);

- придерживаться регламента, определенного процедурной соглашением; уважать конфиденциальность;

 -при необходимости добиваться, чтобы оппонент сохранял лицо, используя при этом такие приемы: разрешать участникам переговоров исправлять свои ошибки, не теряя лица, в случае уступки оппоненту, отдавать ему должное за искренность и объективность; не смаковать ваши победы; вырабатывать способы разрядки напряженности в процессе переговоров, а именно: знать (представлять) как разрядить обстановку, в случае, когда обсуждение заходит в тупик;

- устраивать перерывы ;

- вносить в обсуждение немного юмора;

- откладывать обсуждение, когда кажется, что все пути к решению блокировано;

- поддерживать связь внутри организации (фирмы) с помощью вертикальных и горизонтальных связей;

- производить сделки по урегулированию новых конфликтов;

- заканчивать каждую встречу на позитивной ноте.

     При этом, в частности, рекомендуется показать, что вы цените время и усилия, потраченные вашими оппонентами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Этическая сторона деловых переговоров

 

      Умение общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать одним из определяющих факторов в процессе ведения переговоров. Это умение главенствует не только на деловых переговорах. Если человек умеет побуждать к деятельности других людей, то он состоится в качестве руководителя.

      В основе человеческого поведения лежат сокровенные желания. Прежде всего, надо понять эти желания, затем надо заставить вашего собеседника страстно чего-то пожелать. Тот, кто сможет это сделать, завоюет весь мир, а кто не сможет – останется в одиночестве. Человек, который пытается бескорыстно служить другим людям, приобретает огромное преимущество. Человеку, способному поставить себя на место других людей и понять ход их мыслей , нет необходимости беспокоится о своем будущем.

     В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии переговорных процессов занимаются не только отдельные исследователи, но и специальные центры, а методика ведения переговоров включается в программы подготовки специалистов различных профилей.

      Деловые беседы и переговоры осуществляется в вербальной форме (англ. verbal - словесный, устный). Это требует от участников общения не только грамотности, но и следования этике речевого общения. Кроме того, важную роль играет, какими жестами, мимикой мы сопровождаем речь (невербальное общение). Особую важность знание невербальных аспектов общения приобретает при ведении переговорных процессов с иностранными партнерами, представляющими иные культуры и религии. Самое существенное, заключено в умении слушать собеседника, постоянно проявлять к нему внимание и поощрять его наградами, т.е. отмечать положительные качества, помогать самоутверждению партнера по переговорам.   

      Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может иметь самостоятельный характер, предварять переговоры или быть их составной частью.

       Переговоры имеют более официальный, конкретный характер и, как правило, предусматривают подписание документов, определяющих взаимные обязательства сторон (договоров, контрактов и т.д.).

      Основные элементы подготовки к переговорам: определение предмета (проблем) переговоров, поиск партнеров для их решения, уяснение своих интересов и интересов партнеров, разработка плана и программы переговоров, подбор специалистов в состав делегации, решение организационных вопросов и оформление необходимых материалов - документов, чертежей, таблиц, диаграмм, образцов предлагаемых изделий и т.д.).

        Ход переговоров укладывается в следующую схему: начало беседы - обмен информацией - аргументация и контраргументация - выработка и принятие решений - завершение переговоров.

      Первым этапом переговорного процесса может быть ознакомительная встреча (беседа), в процессе которой уточняется предмет переговоров, решаются организационные вопросы, или встреча экспертов, предваряющая переговоры с участием руководителей и членов делегаций. Успех переговоров в целом во многом зависит от результатов таких предварительных контактов. Заслуживают внимания шесть основных правил налаживания отношений между партнерами на предварительных переговорах и рекомендации по их реализации, предлагаемые американскими специалистами. Эти правила, кстати, сохраняют свое значение и в ходе ведения переговоров.

1. Рациональность. Необходимо вести  себя сдержанно. Неконтролируемые  эмоции отрицательно сказываются  на переговорном процессе и  способности принятия разумных  решений.

2. Понимание. Невнимание к точке  зрения партнера ограничивает  возможности выработки взаимоприемлемых  решений.

3. Общение. Если ваши партнеры  не проявляют большой заинтересованности, все же постарайтесь провести  с ними консультации. Это позволит  сохранить и улучшить отношения.

4. Достоверность. Ложная информация  ослабляет силу аргументации, а  также неблагоприятно влияет  на репутацию.

5. Избегайте менторского тона. Недопустимо  поучать партнера. Основной метод - убеждение.

6. Принятие. Постарайтесь принять другую сторону и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.

      Наиболее оптимальными днями для переговоров являются вторник, среда, четверг. Самое благоприятное время дня - через полчаса - час после обеда, когда мысли о еде не отвлекают от решения деловых вопросов. Благоприятная среда для переговоров может быть создана, в зависимости от обстоятельств, в вашем офисе, представительстве партнера или на нейтральной территории (конференц-зал, приспособленные для переговоров номер гостиницы, зал ресторана и т.д.).