Внутренняя среда организации

Под сбытом следует понимать комплекс процедур продвижения готовой продукции на рынок (формирование спроса, получение и обработка заказов, комплектация и подготовка продукции к отправке покупателям, отгрузка продукции на транспортное средство и транспортировка к месту продажи или назначения). А так же организацию расчетов за нее (установление условий и осуществление процедур расчетов с покупателями за отгруженную продукцию).

 

 

Основной рынок сбыта продукции - Санкт-Петербург, Ленинградская область, регионы России.

Обязанности отдела сбыта:

-изучить перспективные  и текущие возможности сбыта  продукции;

-заключить договоры  на поставку продукции и оформить  договорные взаимоотношения;

-оформить документацию, связанную с отгрузкой продукции;

-обеспечить учет  и контроль выполнения договорных  обязательств;

-согласовать номенклатуру  и сроки поставки изделий;

-обеспечить контроль  отгрузки готовой продукции, составлять  заявки на железнодорожные вагоны  и платформы, контейнеры, автомобили  и другие виды транспорта.

2)Отдел  закупок.

Деятельность по организации и управлению закупками направлена на то,

чтобы компания получила необходимые по качеству и количеству абразивные материалы, услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене. Осуществление закупок (снабжения) - одна из важнейших функций в каждой фирме.

Значение деятельности по организации и управлению закупками можно рассматривать в двух аспектах - тактическом и стратегическом.

1. Снабжение (закупки) в тактическом, оперативном плане - ежедневные операции, традиционно  связанные с закупками и направленные  на избежание дефицита, отсутствия  материальных ресурсов или готового  продукта. Отсутствие товара - необходимого  количества и качества, его несвоевременная  доставка могут создать проблему  у конечного потребителя продукции  или услуги.

2. Стратегическая  сторона снабжения - собственно сам  процесс управления закупками, связи  и взаимодействия с другими  отделами компании, внешними поставщиками, потребностями и запросами конечного  потребителя, планирование и разработка  новых закупочных схем и методов  и т.п.

 

 

Обязанности отдела закупок:

-определение потребности  в абразивных материалах;

-поиск потенциального  поставщика;

-оценка возможности  закупки в нескольких альтернативных  источниках;

-выбор метода  закупки;

-установление приемлемой  цены и условий поставки;

-мониторинг товара  до момента его доставки;

-оценка продукции  поставщика и услуг.

3)Транспортный  отдел

Под транспортным обслуживанием подразумевается деятельность, связанная с перемещением грузов, которая направлена на осуществление перевозок грузов, погрузочно-разгрузочных и складских работ на всем протяжении от грузоотправителя до грузополучателей. Он координирует отправку железнодорожных вагонов с отгруженной продукцией, отслеживает прохождение вагонов до потребителей, контролирует погашение транспортных расходов и др.

Обязанности транспортного отдела:

-Планирование маршрутов (город, регион, область).

-Оформление заявок  для бронирования грузовых емкостей. - Заполнение заявления на страхование груза. При наступлении страховых

событий составление актов.

-Оптимизация процесса  доставки и экспедирования груза. Выделение

приоритетных отгрузок.

-Оптимизация транспортных  расходов на отправки.

-Отправка и получение  грузов железнодорожным транспортом.

-Отправка и получение  грузов автомобильным транспортом.

-Получение груза  от поставщиков, отправка возвратов  поставщикам.

-Проведение маркетинговых  исследований рынка перевозок.

-Ведение первичной  бухгалтерской документации.

-Получение от  транспортных кампаний пакета  документов за оказанные услуги.

-Архивирование  документов и ведение архива.

4) Отдел  маркетинга.

На данном предприятии отдел маркетинга занимает не последнее место, так как его работа способствует развитию деятельности организации. Предприятие давно на рынке и укрепило свои позиции, однако появляется большое количество поставщиков абразивного материала, что создаёт огромную конкуренцию на данном рынке.

Исходя из общих целей предприятия, целью отдела маркетинга является выработка рекомендаций по формированию и проведению сбытовой политики предприятия, а также координация деятельности в этой области всех подразделений предприятия. Его рекомендации по рыночной ориентации производственно-хозяйственной и сбытовой деятельности предприятия после утверждения руководством предприятия обязательны для соответствующих служб, занятых указанными видами деятельности.

Решения, влияющие на рыночную ориентацию предприятия, все подразделения предприятия принимают на основе рекомендаций и по согласованию с отделом маркетинга. Все подразделения предприятия обязаны предоставлять отделу маркетинга любую информацию о характере и результатах своей деятельности. В свою очередь отдел маркетинга обязан предоставлять всем другим подразделениям предприятия информацию, необходимую для рыночной ориентации их деятельности.

Обязанности отдела маркетинга:

-работа с системой  внутренней информации;

-приобретение, хранения  и предоставление информации  из внешних источников;

-сбор информации  о рынке и конкурентах;

-исследование рекламы.

-оценка конъюнктуры  рынка, постоянный анализ результатов  коммерческой деятельности предприятия  и факторов, на них влияющих; разработка  прогнозов продаж и рыночной  доли предприятия, проведение ситуационного  рыночного анализа;

- выработка целей и стратегий рыночной деятельности предприятия на внутреннем и внешнем рынках в целом и в отношении отдельных видов товарной продукции, относительно продуктовой и ценовой политики, выбора рациональных каналов товародвижения и методов продвижения продуктов;

- разработка для предприятия в целом и отдельных товарных групп долгосрочных и текущих планов маркетинга и координация в данной области деятельности подразделений предприятия;

- выработка рекомендаций по установлению контактов с внешними организациями;

2.3 Функциональные  обязанности сотрудников ЗАО  «Александр»

 

Директор - Управляет фирмой, контролирует деятельность и взаимодействие структурных подразделений, занимается ведением переговоров с крупными поставщиками и клиентами. Управляет развитием внешнеэкономических связей предприятия. Организует всю работу предприятия, несет полную ответственность за его состояние и состояние трудового коллектива, представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, издает приказы по предприятию в соответствии с трудовым законодательством, принимает и увольняет работников.

Заместитель директора - Наряду с директором определяет политику и стратегию развития предприятия. Участвует в составлении заказов и договоров на поставку товаров, контролирует их исполнение. Проводит анализ структуры товарных запасов, динамики товарооборота по отдельным группам товаров. Отвечает за рекламу изготовляемой продукции, налаживание сбыта, связь с другими предприятиями, ведёт контроль и анализ финансового состояния фирмы. Отвечает за управление процессами снабжения и сбыта. В его подчинении находится транспортное управление, занимающееся организацией и осуществлением перевозок.

Бухгалтер - также является заместителем директора по экономическим вопросам. Ведёт учёт хозяйственных средств и анализирует финансовое состояние предприятия, следит за точными и своевременными выплатами налогов и денежных обязательств. Обеспечивает соблюдение кассовой и расчётной дисциплины, не допускает нецелевого использования средств и обеспечивает порядок хранения бухгалтерских документов. Руководит работой по планированию и экономическому стимулированию на предприятии, проводит анализ результатов деятельности предприятия, производит финансовые расчеты с заказчиками и поставщиками, связанные с приобретением необходимой продукции.

Офис-менеджер (секретарь) - выполняет функции помощника генерального директора в полном объеме, следит за контролем документопотоков, решает организационные вопросы с партнерами компании, выполняет хозяйственно-административные функции. Выполняет работу с банковскими выписками, ведёт учет основных средств компании, занимается начислением заработной платы. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу. Составляет и оформляет трудовые договоры и контракты, ведет личные дела работников.

Менеджеры по продажам - Занимаются поиском новой и развитием существующей клиентской базы, ведением переговоров, составлением и заключением контрактов с клиентами. Осуществляют работы по анализу рынка.

Менеджеры по закупкам - Занимаются обработкой и размещением заказов, контролируют своевременные поставки продукции. Занимаются сбором информации о специальных предложениях и акциях поставщиков и производителей-партнеров. Занимаются согласованием оптимальных цен по конкретным сделкам. Работают с поставщиками, контролируют ценообразование.

Менеджеры отдела маркетинга - отвечают за удовлетворение потребностей компании в исследовании клиентов, продуктов и услуг, конкурентов, уделяя основное внимание параметрам потребителей, продуктов и услуг, моделям потребления. Участвуют в маркетинговых проектах связанных с ценообразованием, сегментацией рынка, продвижением продуктов и услуг, их доставкой, пакетированием продуктов и услуг, анализом предпочтений потребителя, прогнозом продаж и каналов реализации, открытием новых рынков, оценкой эффективности рекламы, деятельностью конкурентов, и т.д.

Менеджеры транспортного отдела - функции менеджера по транспорту заключаются в координации транспортировки абразивной продукции для достижения оптимального соотношения затрат и качества услуг, организации транспорта для импортных и экспортных поставок, выборе поставщиков транспортных услуг, внедрении время- и ресурсосберегающих процедур.

2.4 Анализ  внутренней среды ЗАО «Александр»

Высшей, основной целью деятельности предприятия в условиях рыночной экономики является максимизация прибыли. Однако на определённых этапах развития и функционирования организации существуют и промежуточные цели, например:

- обеспечить безубыточную  работу;

- завоевать большую  долю на рынке товаров и  услуг;

- регулировать товарное  предложение в соответствии со  спросом;

- расширить рынок  сбыта в страны СНГ;

- получить выход  на мировой рынок;

- развивать связи  с родственными западно-европейскими  фирмами;

- обеспечить максимальный  рост показателей;

Каждая из этих промежуточных целей всегда выступает средством для достижения основной (главной) цели.

Для того чтобы целенаправленно воздействовать на изменение торговой конъюнктуры, ЗАО «Александр» собирает информацию о состоянии и перспективных изменениях ситуаций на отраслевых и региональных рынках, о возможностях поставщиков, а также исследует и прогнозирует спрос на товары.

Информацию для анализа рынка закупок организация получает из внутренних источников (поставщики, с которыми ведётся или велась работа), и из внешних источников (данные о статистике товарооборота и розничных или оптовых ценах, путеводители по закупкам, ярмаркам, каталоги и проспекты по продажам и т.п.).

   Для предприятия очень важно глубоко изучать вопросы поставок товаров. Нужно не только оценить долю каждого поставщика в общем объёме поставок, но и постоянно иметь информацию об объёмах и сроках поставок, о количестве товаров, учитывать политику и стратегию промышленных предприятий и других поставщиков в ценообразовании и использовать её в своих интересах.

   В условиях развития рыночных отношений особое внимание ЗАО «Александр» уделяет оперативному и практически повседневному анализу различных сторон маркетинговой деятельности предприятия. Одно из основных его направлений - это анализ спроса на продаваемую продукцию.

   Ценовая политика ЗАО «Александр» строится на установлении цен на 10% ниже, чем у конкурентов. Цены на продукцию определяются исходя из требований рыночного спроса и складывающейся структуры затрат.

   Особое значение придается поставкам продукции по договорам. Предприятие реализует свою продукцию крупным заводам других отраслей промышленности. ЗАО «Александр» принимает представителей предприятия-заказчика или отправляет своих представителей к нему, с целью согласования цен, условий поставки товара, заключения контракта и решения иных сопутствующих вопросов.

   Мелкие партии продукции реализуются предприятиям малого и среднего бизнеса. С крупными производителями ЗАО «Александр» заключает долгосрочные договора по сложившимся хозяйственным связям.

   Основной показатель хозяйственной деятельности ЗАО «Александр» - оптовый товарооборот. Он отражает переход товаров из сферы производства в сферу обращения и их движение внутри сферы обращения.

   На предприятии ведётся оперативный контроль, как за отгрузкой, так и за реализацией товаров. Для склада устанавливаются планы и графики поставки товаров отдельным покупателям на месяц, по декадам, а нередко и отдельным дням. На основании данных товарно-транспортных накладных и других документов в специальных таблицах определяют фактические объёмы отгрузки товаров за день (пятидневку, неделю) и нарастающим итогом с начала месяца.

   По этим данным можно установить отклонения от плана по поставке товаров и принять оперативные меры по улучшению товароснабжения. На основании данных выписок из счетов в банке и приложенных к ним документов ЗАО «Александр» оперативно контролирует ход поступления денежных средств за реализованные товары, выполнение плана и динамику товарооборота. Эта информация используется при оперативном анализе издержек обращения, финансовых результатов, платёжеспособности предприятия.