Внутренняя среда организации

 

«Самоуправление - это управление в полном объеме, но развернутое не вовне, а на субъекта управления - менеджера. Это многоуровневый процесс самодеятельности, преодоления и возвышения себя, способ организации жизни. Исходя из уникальности индивидуальной жизни, самоуправление своей первоочередной проблемой имеет развитие, преобразование личности менеджера. Огарков А.А. Управление организацией, - М.: Эксмо, 2006. - 410 с.»

 

   Самоуправление - это творчество, импровизация, нестандартный подход, который носит ситуационный характер, разрушает любой стереотип, это искусство открывания себя в окружающей действительности.

 

«Самоуправление - это целенаправленное и последовательное применение практических методов менеджмента в повседневной деятельности для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Егошин А.П., Зайцев А.К. Организация труда персонала. - М.: ИНФРА-М, 2008 с. - 241 с.»

 

   Система самоуправления включает следующие шесть процедур:

Постановка цели - анализ и формирование личных целей, выбор количественных критериев их достижения.

 

Сбор и обработка информации - сбор первичной информации и ее обработка по выбранному плану действий.

 

 

 

 

Планирование - разработка планов и вариантов своей деятельности.

Принятие решений по предстоящим делам для достижения критериев управления.

Реализация решений и организация их исполнения включают - составление распорядка дня и организацию личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.

Контроль (самоконтроль и контроль итогов, в случае необходимости - корректировка целей).

Цели самоуправления: преобразование личности менеджера как основа успеха в жизни и деятельности (первоочередная методологическая проблема); экономия времени; выявление и использование собственных возможностей; проектирование внешней среды; выявление и анализ уроков своего опыта; рациональная организация самодеятельности.

Также следует отметить, что в управлении самим собой нужны те же умения, что и в руководстве другими людьми, т.е. способность планировать, организовывать, делегировать, стимулировать, координировать и контролировать. Без этого невозможно эффективно работать.

Что касается понятия самоорганизации, то в настоящее время общепризнанным можно считать представление о самоорганизации как о спонтанном переходе открытой неравновесной системы от менее сложных и упорядоченных форм организации к более сложным.

 

«Различать самоорганизацию и организацию при анализе сложных явлений можно только на основе различий их сущности. Самоорганизация предполагает изменение состояния естественным образом, организация - соответственно, искусственным. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 108 с.»

 

«Организация может рассматриваться как объект или самостоятельная цель, а также как качество или средство, способ внутренней, качественной реорганизации. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 132 с.»

 

Понятие организации в первом-смысле подразумевает существование у нее двух целей: внешней, провозглашаемой цели, которая видится как средство достижения скрытой, и внутренней цели. Эти цели, утверждаемые организацией как неразделимые, не имеют отношения друг к другу. Во втором смысле слова эти цели слиты, их взаимосвязь растет: понятие организации представляет собой некий внутренний процесс реорганизации, когда внешнее преображение - лишь следствие, своего рода побочный эффект накопления внутреннего потенциала, не связанный с какой-либо целью.

 

   В первом случае необходимы усилия для оформления и поддержания организации, во втором - этот процесс происходит автоматически. Влияние организации первого типа направлено на человека, которое он испытывает на себе, а в организации второго типа человек может действовать самостоятельно.

 

«Таким образом, реализация всех процессов организации основана на общих способах взаимодействия активностей-сопротивлений и их сочетаниях. Наиболее явно это проявляется в процессе самоорганизации, в ходе которого организация самообразуется, самовоспроизводится и самосовершенствуется как сложная динамическая система. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 134 с.»

   Отличительной особенностью процессов самоорганизации является целенаправленный, хотя и естественный характер: процессы, протекающие во взаимодействии с окружающей средой, при этом автономны, что, кстати, не противоречит эволюционной теории.

Можно выделить три типа процессов самоорганизации:

процессы возникновения качественно нового целостного формирования из некой совокупности объектов определенного уровня;

процессы, поддерживающие определенный уровень организации при учете внешних и внутренних условий ее функционирования;

процессы совершенствования организаций, которые способны накапливать и использовать прошлый опыт.

Основной характеристикой самоорганизации любой системы, ее эволюции является необратимость, выражающаяся в определенной направленности ее изменений. Действительно, поскольку организация как совокупность активностей не может быть замкнутой, ее развитие направлено не только внутрь системы, но и за пределы системы, где она сталкивается с другими совокупностями активностей, преодолевает их сопротивление и движется дальше.

Иначе говоря, самоорганизация - это процесс развития системы, для которого характерны два принципа:

принцип отрицательной обратной связи, показывающий, как поддерживается спонтанно возникающий порядок;

принцип положительной обратной связи, согласно которому прогрессивные изменения, возникающие в системе, не подавляются, а накапливаются и усиливаются.

 

«Характерным условием самоорганизации является свойство автономности, означающее, что система реагирует, прежде всего, на внутренние связи, т.е. ориентируется на личные цели. Внешняя среда в лучшем случае инициирует определенные изменения. При этом итог смены состояний также определяется именно взаимосвязями во внутренней структуре, а не извне. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации. - М.: КноРус, 2007. - 136 с.»

 

Процесс самоорганизации системы подтверждает, что с усилением организации эффективность рациональных и целенаправленных действий ослабевает, организация сама создает себя, порой противодействуя сознательному руководству. Исследования процессов самоорганизации дают возможность не только выявлять механизм автономного циклического самоподдержания, но и позволяют найти возможность запускать этот механизм.

 

Оказалось, что в отношении социальной организации невозможно говорить о ее полной самоорганизации, разум человека позволяет усовершенствовать структуру обратных связей, а значит, осуществлять целенаправленные изменения в интересах общества.

При этом на определенном этапе развития в механизм самоорганизации вмешивается разум человека, способный внести в этот процесс качественно новые элементы. Главное свойство разума заключается в способности предвидеть отдельные фрагменты будущего развития, оценить некоторые из последствий отбора и тем самым влиять на его характер.

   Признание самоорганизующих свойств в развитии организации позволяет увидеть ее в новом свете, по-новому интерпретировать знакомые явления и, возможно, справиться с отдельными проблемами, которые при традиционном подходе кажутся неразрешимыми.

 

Глава 2. Внутренняя среда компании ЗАО «Александр»

 

2.1 Характеристика  деятельности ЗАО «Александр» 

Закрытое акционерное общество «Александр», создано в июне 1998 года, в соответствии с действующим Законодательством Р.Ф. и по решению учредителей.

ЗАО «Александр» обладает правами юридического лица с момента его государственной регистрации в установленном порядке, имеет расчетный счет в банке, круглую печать со своим наименованием, товарный знак (знак обслуживания), эмблему, штампы, бланки и другие реквизиты. Все товары имеют соответствующие сертификаты качества.

На сегодняшний день ЗАО "Александр" представляет собой развитую коммерческую инфраструктуру, с широкой сбытовой сетью. Предприятие является одним из поставщиков абразивного материала и инструмента на Северо-Западе России.

На складе в Санкт-Петербурге поддерживается в ассортименте более 300 тонн различной абразивной продукции. ЗАО «Александр» - является официальным представителем заводов: ОАО "Волжский абразивный завод, ОАО "Ильич", ОАО "Белгородский абразивный завод".

Приоритетом деятельности предприятия является продажа абразивного и шлифовального инструмента вышеуказанных производителей России, а также продажа металлорежущего инструмента.

В предлагаемой предприятием номенклатуре товаров, продукция всех основных российских абразивных заводов: ОАО "Лужский абразивный завод"; ОАО "Абразивный завод "Ильич"; ОАО "Опытный абразивный завод"; ОАО "Белгородский абразивный завод"; ОАО "Запорожский абразивный комбинат"; ОАО "Златоустовский абразивный завод"; ОАО "Волжский абразивный завод"; ЗАО "Самарские абразивы"; ОАО "Косулинский абразивный завод".

2.2 Организационная  структура ЗАО «Александр»

Функции управления деятельностью предприятия реализуются подразделениями аппарата управления и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические отношения друг с другом.

Организационная структура - это схематическое отображение структурных подразделений, где отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. Чёткое разграничение компетенций, определяют высокую эффективность этой организационной структуры.

Штат ЗАО «Александр» составляет 46 человек. Из них 18 человек - рабочие (грузчики, водители, кладовщики), привлеченные на постоянной основе, и обслуживающий персонал. Остальные - это руководство предприятия, менеджеры и прочие специалисты.

Функции управления деятельностью предприятия реализуются подразделениями аппарата управления и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические отношения друг с другом.

Чёткое разграничение компетенций, определяют высокую эффективность этой организационной структуры.

Определяющим элементом структуры управления выступают связи - отношения, имеющие многогранное и многоаспектное содержание.

Выделяют функциональные связи (вертикальные и горизонтальные), линейные (отношения руководства и подчинения), формальные (регламентированные) и неформальные (доверительные).

Организационная структура ЗАО «Александр» является линейной.

В ней четко проявляется иерархия: в каждом звене сосредоточены все функции, полномочия и ответственность за управление конкретными подразделениями.

В линейной структуре управления компании «Александр» каждый руководитель обеспечивает руководство нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности.

Формирование управленческих структур тесно связано с организационным оформлением функциональных связей между отделами и сотрудниками организации.

При изменении целей и задач организации структурное проектирование инициируется сверху.

Происходит группирование должностных позиций по рабочим процессам и функциям.

Уровнями управления организационной структуры ЗАО «Александр» выступают:

   -высший - институциональный уровень (директор). Деятельность руководителя обусловлена целями и стратегиями развития предприятия в целом, здесь реализуется большая часть внешних связей;

   -средний - управленческий уровень, объединяющий руководителей среднего звена и их аппарат.

   -низший - производственно-технический уровень, объединяющий руководителей низового звена, находящихся непосредственно над рабочими (грузчики, водители, кладовщики).

 

 

 

 

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям.

В организации выделяются вертикальные и горизонтальные, линейные и функциональные связи.

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и в её частях.

Горизонтальные связи образуют связи между двумя и более равными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации.

Линейные связи определяют отношения, в которых директор реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е. эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п.

Функциональные связи реализуются посредством информационного обеспечения координации деятельности.

 

Итак, предприятие «Александр» характеризуется высокой концентрацией полномочий по принятию решений.

Фактически - многие вопросы решает сам руководитель по принципу подчиненности «директор - функциональные отделы» и «функциональные отделы - управление предприятием».

Предприятию свойственна разобщенность структурных подразделений аппарата управления. В существующей организации, в основном, указаны вертикальные связи, а горизонтальные между структурами затруднены и официально не прописаны.

Основные обязанности и полномочия функциональных подразделений ЗАО «Александр» изложены в следующем параграфе.

 

2.3 Предназначение  отделов ЗАО «Александр» 

 

   В хозяйственной деятельности предприятия «Александр», основными вопросами являются снабжение и сбыт (реализация) продукции (абразивных материалов). Таким образом, отдел продаж и отдел снабжения играют важную роль в деятельности фирмы.

 

1) Отдел  сбыта.

 

Основу коммерческой деятельности отдела сбыта составляет процесс продажи товаров. Отдел сбыта осуществляет продажу абразивных материалов, различным оптовым покупателям, организующим процесс их последующей реализации конечным потребителям.