Іс қағаздарын жүргізу тарихы мен жіктемесі

М.В. Ларин  «Управление документацией в  организациях» (Ұйымдарда құжаттаманы басқару) атты еңбегінде құжатты мынадай үш басты компонент құрайтынын атап көрсетеді: ақпарат, негіз (материал жеткізгіш) және ақпараттың сәйкестендірілу мүмкіндігі. Ақпарат негізіндегі сәйкестендірілу мүмкіндігі құжатты басқа ақпарат негіздерінен түпкілікті түрде ерекшелендіреді.

Қазақстан Республикасында  «құжат» ұғымының ресми түсіндірмесі ҚР Экономика және сауда министрлігі  Стандарттау, метрология және сертификаттау  жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 14 мамырдағы  № 140 бұйрығымен бекітіліп, күшіне енгізілген 1037-2001 ҚР СТ-да былай баяндалады: «Құжат (құжатталған ақпарат) – сәйкестендіру  мүмкіндігі бар материалдық жеткізгіште  тіркелген ақпарат». Қазіргі заманғы  отандық құжаттану ісі дәл  осы анықтамаға сүйенеді.

«Құжат» стандартталған термин, яғни бұл осы ұғымды айқындауға арналған жалғыз термин болып табылады. «Құжатталған ақпарат» термині синоним-термин рөлін атқарады. Аталмыш стандартта ол деректер анықтамалығы тұрғысында келтірілген.

Сонымен қатар, осы стандартпен белгіленген  барлық терминдер заңды тұлғалар қызметінде түзілетін құжаттама  түрінің бәрінде, сондай-ақ ғылыми-әдістемелік, нормативтік-әдістемелік, іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі жөніндегі  анықтамалық пен оқулық әдебиеттерде міндетті түрде қолданылуы қажет. Қазақстан  Республикасындағы «құжат» терминіне  берілген ресми түсіндірме Ресей  Федерациясы мемлекеттік стандарты  бекіткен (МемСТ Р 51141-98) анықтамаға қарағанда өзгешелеу. Толықтай беріп, салыстырып көрелік: «құжатталған ақпарат (құжат) – материал жеткізгішке тіркелген  сәйкестендіруге мүмкіндік беретін  деректемелері бар ақпарат».

Анықтамадан көріп отырғанымыздай, Қазақстанда  қабылданған түсіндірмеден айырмашылығы, ресейлік анықтамада құжаттың деректемелері  ескеріледі. Бұл материал жеткізгішке  тіркелген ақпарат анықтамасында  айқындаушы орында тұр.

Өнеркәсіптік, ақпараттық технологиялардың қарқынды дамуы дәстүрлі құжаттау тұрғысынан алғанда жаңа, тек өзіне ғана тән  ерекшеліктері бар, өзгеше электронды құжат түрінің түзілуіне алып келді.

Кеңселік  қызмет барысында құжат еңбек  құралы ретінде де әрі жұмыс нәтижесі ретінде де көрінеді. Осыған сәйкес ұйымның тиімділікпен қызмет етуі құжат  бойынша жұмыс жүргізу ісін дұрыс  ұйымдастыруға тікелей байланысты.

Құжат функцияларын жалпы және арнайы функциялар деп  екі салаға бөлуге болады. Жалпы  функциялар құжаттардың бәріне ортақ. Ал арнайы функциялар – құжаттардың  тек шектеулі топтарына ғана тән.

Құжаттың  жалпы функцияларына мыналарды  жатқызуға болады:

1) әлеуметтік – құжат әлеуметтік мәнге ие объект болып табылады, өйткені ол әлеуметтік қажеттіліктен туындаған әрі сол әлеуметтік жүйеде жүзеге асырылады;

2) ақпараттық – құжат ақпаратты жазып алу, сақтау және тарату құралы ретінде қызмет етеді;

3) қарым-қатынастық – құжат қоғамдық құрылымдар мен жеке адамдар арасында байланыс құралы ретінде жүреді, ол жай хабарландырып қана қоймайды, сонымен бірге қоғамдық сананы шоғырландырып, бірыңғай пікір қалыптастыруға, ұжымдық реакция туғызуға,  бүкіл қауымды жұмылдыруға ықпал етеді;

4) мәдени – құжат әлеумет тәжірибесі мен мәдени дәстүрлерді бекіту және оларды болашаққа қалдыру құралы ретінде қызмет етеді;

 Құжаттың  арнайы функцияларына мыналар  жатады:

1) құқықтық – құжат қоғамдағы құқықтық нормалар мен құқықтық қарым-қатынастарды бекіту және өзгерту құралы ретінде қызмет етеді. Хабарланып отырған мәліметтерге, оқиғаларға баға беру арқылы құжат құқықтық сананың қалыптасуына, мінез-құлықтың әлеумет тарапынан қолдау тапқан үлгілерін әзірлеуге, моральдық-этикалық нормаларды игеруге ықпал етеді;

2) дәрістік – құжат жинақталған әлеуметтік тәжірибелерді ой елегінен өткізе отырып, бұл жөніндегі білім қазынасын ұрпақтан ұрпаққа жеткізуге көмек береді, тұлғаның қалыптасу процесіне қатысады;

3) танымдық – құжат ой елегінен өткізіліп жазылған мәтін негізінде шындықтың неғұрлым ауқымды, абстрактылы, теориялық үлгісін жасауға мүмкіндік береді.

4) басқарушылық – құжат басқару құралы болып табылады, қоғам мүшелерінің ұжымдық қызметін мейлінше тиімді ұйымдастыру мақсатына сәйкес жоспарлау, үйлестіру және реттеу ісіне көмектеседі;

5) мемориальдық – құжат қоғамның, ондағы жекелеген құрылымдардың дамуы туралы және дербес тұлғалар жайлы тарихи дерек көзі ретінде көрінеді;

6) есептік – құжат өндірістік және шаруашылық қызметтің барлық кезеңдерінде атқарылған жұмыс процестерін сүзгіден өткізіп отыратындықтан, оның нәтижелерін есептеп  шығаруға мүмкіндік береді.

7) эстетикалық – құжат өзінің материалдық негізі құрамына болмысты образды-көркем игеру нәтижелерін түсіру арқылы жинақтап қорытылған эстетикалық тәжірибелерді сақтайды және таратады;

8) релаксациялық (ойын-сауықтық, компенсаторлық) – құжаттардың бірқатар түрлерін эмоционалдық шиеленісті ширығуларды өзге нысандарға аудару арқылы түсіруге, сөйтіп артық ширығу деңгейін көздеген дәрежеге дейін азайтуға пайдалану;

Ұйымда құжаттарды түзу, қолжазбадан қайта басу, оқу, есепке алу, сұрыптау, сақтау, іздестіру, ақпараттарды ұқсату т.б. жөнінде қыруар жұмыстар атқарылады.

Ұйымның коммерциялық қызметі табысты жүргізілуі үшін ақпараттардың сақталу жағдайы  ондағы мәліметтер  құпиялылығы  сенімді түрде қамтамасыз етілетіндей  дәрежеде болуы шарт.

Терминдердің  бірыңғайлығын бекітіп, басқаруды  құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесінің  республикадағы даму бағытын көрсететін бірқатар анықтамаларды келтіріп өтейік.

Төменде беріліп  отырған негізгі терминдер мен  анықтамалар Қазақстан республикасының  «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат  ісі. Терминдер мен анықтамалар» 1037-2001 Стандартына сәйкес, заңды  тұлғалар қызметінде түзілетін құжаттаманың барлық түрлерінде, сондай-ақ іс қағаздарын жүргізу мен мұрағат ісі  бойынша  шығарылатын ғылыми-әдістемелік, нормативтік-әдістемелік, анықтамалық және оқулық әдебиеттерде бір ізбен қолданылуы міндетті.

Құжаттың  сыртқы белгілері: Құжаттың көлемі мен пішімін, ақпарат жеткізушіні, жазу түрін, рәсімдеу құрамын көрсететін белгілер (2.4 тармақ);

Жазба құжат түрі: Мазмұны мен мақсаттық белгілері бойынша құжаттама жүйесіне жатқызылатын жазба құжат (3.1.5 тармақ);

Ресми құжат: Заңды немесе жеке тұлға дайындаған, бекітілген тәртіппен куәландырылған және ресімделген құжат (2.24 тармақ);

Қызметтік құжат: Ұйымның күнделікті қызметінде пайдаланылатын ресми құжат (2.25 тармақ);

Жазба құжат: Ақпараты жазудың кел-келген түрімен түсірілген мәтіндік құжат (2.15 тармақ);

Қолжазба   құжат:   Жазу  белгілері  қолмен түсірілген  жазба құжат (2.16 тармақ);

Таза  құжат: Мәтіні алғашқы құжаттан көшірілген немесе түзетусіз жазылған қолжазба немесе машинкалық жазба құжат (2.16 тармақ).

Құжаттың бастапқы жазбасы: Автордың не редактордың өз мәтінімен жұмысын көрсететін қолжазба немесе машинкалық жазба құжат 2.21 тармақ);

Түпнұсқа  құжат: Автор жөніндегі мәлімет, уақыты мен жасалу орны құжаттың өзінде сақталатын немесе басқа жолмен табылған, оның шығу тегіне шек келтірмейтін құжат (2.27 тармақ);

(Ресми)  кұжаттың түпнұсқасы: Ресми кұжаттың алғашқы немесе жалғыз нұсқасы (2.28 тармақ);

Телқұжат: Құжаттың түпнұсқасының заңды күші бар қайталанған нұсқасы (2.29 тармақ);

Құжат көшірмесі: Түпнұсқа құжаттағы ақпаратты түгелдей және оның сыртқы белгілерін немесе заңды күші жоқ бөлігін көшірмелейтін құжат (2.30 тармақ);

Құжаттың  куәландырылған көшірмесі: Заңдық күш беретін, белгіленген тәртіпке сай қажетті деректемелер қойылатын құжат көшірмесі (2.31 тармақ).

Мұрағаттық  құжат – қоғам үшін маңыздылығына байланысты сақталып тұрған немесе сақтауға жататын, сонымен қатар, оның иесі үшін де құнды болып табылатын құжат (Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Заңы, 1-бап, 2-тармақ).

Жеке  құрам бойынша құжаттар – жұмыскерлердің еңбек қызметін растайтын құжаттар мен оларды зейнеткерлік қамтамасыз етуге ақша аудару жөніндегі мәліметтер кешені (Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы Заңы, 1-бап, 16-тармақ).

Жеке  тектік құжат (жеке құжат): Жеке тұлғаның негізгі қызметінен немесе қоғамдық міндеттерінен тыс жинақталған құжат (2.23 тармақ);

Құжаттау: Құжаттарды жасау (3.1.1 тармақ).

Құжаттау  тәртібі: Құжаттау тәртібін белгілейтін талаптар мен нормалар, қалыптар (3.1.2 тармақ);

Құжаттау  жүйесі: Шығу тегі, саласы, түрі, қызмет ету аясы, оларды рәсімдеуге бірыңғай талап белгілері бойынша өзара байланысты құжаттар жиынтығы (3.1.3 тармақ);

Іс  жүргізу: басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету. Құжаттау мен жұмысты құжаттамалау және ұйымдастыруды қамтамасыз ететін заңды тұлғалар әрекетінің қызмет ету аясы (2.1 тармақ).

Іс қағаздарын жүргізу  тарихы және міндеттері

 

Құжаттардың пайда болуына байланысты олармен  жұмыс істеуді реттеу қажеттігі  туындады, оны қазіргі кезде іс қағаздарын жүргізу деп атайды. 1720 жылы құжаттармен жұмыс істеудің тәртібін анықтайтын «Бас регламент» шығарылған. Санкт-Петербургте 1857 жылы шыққан Н. Воронцовтың «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» деген кітабында:

"Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг" делінген.

Осы ұғымның мәні осы күнге дейін, тіпті компьютер пайда болғанда да өзгерген жоқ. Сонымен, іс қағаздарын жүргізуге мынадай анықтама беруге болады:

Іс қағаздарын жүргізу – мемлекеттік стандарттарға сәйкес құжаттар мен іс қағаздарын жасау және солармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру, атап айтқанда құжаттардың жүру барысына, іздестіруге және сақтауға жағдай жасау қызметі.

Осы анықтаманы жадымызда ұстай  отырып, іс қағаздарының міндеттерін  былайша тұжырымдаймыз:

- іс құжаттарын стандарттардың  талаптарына сәйкес ресімдеу;

- құжаттардың жүру барысына  жағдай жасау (құжаттарды тіркеуді  ұйымдастыру, құжаттардың жүру  барысын және орындалуын мерзімдерін  бақылау);

- орындалған құжаттарды іздестіруге жағдай жасау (іс қағаздарының номенклатурасына сәйкес құжаттарды істерге қалыптастыру);

- құжаттарды сақтауға жағдай  туғызу.

1917 жылдың  қазанындағы большевиктер жеңісі, мұнан кейінгі Ресей империясы  мемлекеттік машинасының күйреуі  іс қағаздарын жүргізу тарихында  төңкеріске дейінгі кезеңді қорытындылап, жаңа – кеңестік дәуірді бастап  берді. 

Бұл ретте  іс қағаздарын жүргізу тарихы мысал  ретінде келтіріліп отырғандықтан, кеңестік кезеңнен тек бір ғана жәйтті бөліп атағымыз келеді. 1973 жылы КСРО Министрлер Советіне қарасты Ғылым  мен техника жөніндегі мемлекеттік  комитет Іс қағаздарын жүргізудегі  бірыңғай мемлекеттік жүйенің негізгі  ережелерін бекітті. Бұл ережелер іс қағаздарын жүргізуді тиімділікпен жүзеге асыру мақсатында барлық министрліктерге  және ведомстволарға таратылды.

Аталмыш құжат іс қағаздарын жүргізу жөніндегі  ережелердің, нормативтер мен ұсынымдардың ғылыми-реттемелік кешені сипатында  еді. Ол құжаттардың жасалуынан бастап мұрағатқа тапсырылғанға дейінгі  кезеңдерін түгел қамтыды. Мұнда  сондай-ақ мекемелердегі іс қағаздарын жүргізу қызметіне қойылатын  талаптар мен олардың жұмыс тәртібі  де көрініс тапты. Іс қағаздарын жүргізудегі  бірыңғай мемлекеттік жүйенің негізгі  ережелері Ұйымдық өкімдік құжаттардың  бір ізге түсірілген жүйесімен толықтырылып, тиісті мемлекеттік стандарттар  арқылы беки түсті. 

Қазақстанның  өз алдына тәуелсіз ел болып қалыптасуы, оның нарықтық экономикаға негізделген  демократиялық құқықтық мемлекет болуға бет алуы іс қағаздарын жүргізу қызметін, құжаттамаларды жедел пайдалану  мен оларды тарихи-мәдени мақсатта ұзақ уақыт сақтау ісін мемлекеттік  деңгейдегі міндеттер қатарына қойды. Ақпараттар мен құжаттамалар алмасу саласында қазіргі заманғы мемлекеттік  саясатты және Қазақстан азаматтары құқықтарын айғақтайтын негізгі  құқықтық акті Республика Конституциясы  болып табылады. Конституцияның 20-бабының 2-тармағында былай деп жазылған: «2. Әркімнің заң жүзінде тыйым салынбаған кез келген тәсiлмен еркiн ақпарат алуға және таратуға құқығы бар. Қазақстан Республикасының мемлекеттiк құпиясы болып табылатын мәлiметтер тiзбесi заңмен белгiленедi»¹. 

Қазақстанда «іс қағаздарын жүргізу» ұғымы алғаш  рет Республиканың 1037-2001 стандартында «іс жүргізу» түрінде көрініс  тауып, оған негізгі түсініктер берілді. Бұл стандарт Қазақстан Республикасы Экономика және сауда министрлігінің Стандарттау, метрология және сертификаттау  жөніндегі комитетінің 2001 жылғы 14 мамырдағы  № 140 бұйрығымен (Іс қағаздарын жүргізу: басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету: құжаттауды қамтамасыз ететін және құжаттар бойынша жұмыс жүргізуді  ұйымдастыратын заңды тұлғалардың  қызмет аясы) бекітіліп, қолданысқа ендірілген² болатын.