Первичный документ

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение  последних таким путём предоставляет  возможность на другом уровне анализировать  информацию о совершаемых хозяйственных  операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении  отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные  документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).

Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных  кассовых ордеров и приложенных  к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных  ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.).

Первичные и сводные учётные  документы могут составляться как  на бумажных, так и машинных носителях  информации. Если документ составлен  на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.

По способу использования  применяются разовые и накопительные документы. Их различие - в степени охвата хозяйственных операций.

Разовые документы – фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.

Накопительные документы - формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц). Их преимущество проявляется в сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учёта.

Они, как правило, ведутся  на бригаду и закрываются один-два  раза в месяц.

По месту составления  документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы  оформляются в организации. Они  имеют внутреннее применение. К ним  относится подавляющая часть  документов, имеющих документов, имеющих  обращение на данном предприятии. Это  авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта  основных средств, приходные ордера и пр.

Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями  и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения  и т.п. Требования, предъявляемые  к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все  внешние документы должны быть оформлены  на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.

По количеству учётных  позиций различают однопозиционные  и многопозиционные документы.

Однопозиционные документы носят узко -специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).

Многопозиционные документы  находят в последнее время  широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их - в  уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся  в такие документы один раз. Они  более удобны в условиях внедрения  автоматизированного учёта.

По оформлению однородных операций выделяют унифицированные  и прочие документы.

Унифицированные документы  - это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РК.

Унификация документов ведёт  к упорядочению документации. Она  должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой  одинаковых размеров их бланков. Это  позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Не вошедшие в указанный  перечень документы представляют собой  прочие документы. К прочим документам принято относить документы накопительного характера: ведомость расчёта износа (амортизация основных средств, ведомость  распределения торговой наценки между проданными и не проданными товарами и пр.)

Наконец, по способу заполнения различают документы, заполняемые:

• вручную;
• на пишущей машинке;
• полностью составляемые автоматизированным путём.

К документам, заполняемым  вручную, относятся документы внутреннего  пользования. К ним в первую очередь  относятся различного рода разработочные  таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные  ведомости и пр.

Документы, заполняемые частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идёт не столько  о заполнении документов указанным  путём, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения  хозяйственных операций. С этой целью  применяются различного рода приборы  и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические  и иные машины и т.п.

1.3 Формы ведения бухгалтерского учёта.

В зависимости от характера  регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. 

С целью облегчения обработки  документов, применяемых в бухгалтерском  учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной  жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

• Назначению.
• Порядку формирования.
• Способу использования.
• Статусу в системе информационного обеспечения.
• Месту составления.
• Количеству учетных операций.
• Оформлению однородных операций.
• Способу заполнения.

К обязательным реквизитам относятся:

• наименование документа (формы), реквизит присутствует на бланках конкретных видов документов;
• наименование организации - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением).
• дата составления документа позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц;
• указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);
• содержание хозяйственной операции;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
• личные подписи указанных лиц.

Унифицированные формы первичных  документов должны применяться в  организации без изменений. Формы  первичных документов, не предусмотренных  альбомами унифицированных первичных  документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

В целях реализации приведенных  законодательных положений об унифицированных  формах первичной учетной документации Правительство РК Постановлением от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных документах"возложило на Гоcком РК по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. В названном Постановлении также предусмотрено, что при этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются комитетом с Министерством финансов РК и Министерством экономики РК.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим  организационно-распорядительным документом организации;

Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно -цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска.

Наряду с унификацией  важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных  размеров бланков типовых документов.

В настоящее время существуют следующие унифицированные формы  первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом РК по согласованию с Минфином РК и Минэкономразвития РК.

 

 

 

 

2. ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ  ТОО «ДЕКО» И ЕГО УЧЕТНАЯ  ПОЛИТИКА .

2.1 Описание деятельности  предприятия ТОО «ДЕКО».

Товарищество с ограниченной ответственностью “Деко” зарегистрировано в качестве хозяйствующего субъекта 11.04.1996г. (свидетельство №30954369).

Расположено по адресу: г. Алматы, пл. Республики,15. Головное предприятие  имеет два филиала: в городе Павлодаре  – филиал№1 и Атырау – филиал №2.

Филиал №1ТОО «Деко» зарегистрирован  в г. Павлодаре 2 июля 1999 года и с  момента регистрации предприятие  является юридическим лицом.

Предприятие имеет круглую  печать с указанием своего полного  наименования, а так же регистрационный  номер налогоплательщика и свидетельство  налогового органа. ТОО имеет статистическую и регистрационную карточки, расчетные  счета в банках.

Основными задачами ТОО «Деко» являются:

• удовлетворение общественных потребностей в канцелярских товарах;
• розничная и оптовая реализация товаров;
• приобретение товаров и его продажа.

Предприятие осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом  и законодательством РК.

Участниками ТОО “Деко” являются физические лица:

1. Демешев В.Н.-50% доли в  Уставном фонде;

2. Демешев А.Н.-50% доли в  Уставном фонде.

Основным видом деятельности предприятия является торговля.

Предприятие работает с 10 до 19.00. Средняя продолжительность рабочего дня составляет 9 часов.

Поставщиками филиала  №1, как правило, является центральный  склад головного предприятия. Поставка осуществляется путем железнодорожного или автотранспорта и сопровождается накладной. Также ТОО «Деко» работает по взаиморасчету, с организациями  информационных услуг, коммунальных и  другими коммерческими организациями, по бартеру, с фирмами канцелярских товаров и бланочной продукции в г. Павлодаре. Фирмы по реализации канцелярских товаров и являются конкурентами на павлодарском рынке, это такие фирмы как:

• ЧП Коханова (магазин «Деловой»);
• ЧП Мари (магазин «Кленовый лист»);
• ТОО НПФ «Эко» (бланочная продукция);
• ПФ ТОО «Асем»;

Учетная политика-совокупность способов ведения бухгалтерского учета: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки  и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности, необходимых  для достижения целей и решения  задач организации

Распределение обязанностей:

Главный бухгалтер - обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных  операций законодательству РК, контроль за движением имущества и выполнением  обязательств, несет ответственность  за формирование учетной политики, ведения бухгалтерского учета, своевременное  предоставление полной и достоверной  бухгалтерской отчетности.

Расчетный отдел - контроль за движением имущества и выполнением  обязательств, несет ответственность  за формирование учетной политики, ведения бухгалтерского учета,. Осуществление персонифицированного учета по пенсионному фонду.