Организация учета труда и заработной платы

 

1.5 Учет оплаты отпусков и резерва на их оплату

 

Работникам, заключившим с организацией трудовой договор, нормами действующего трудового законодательства гарантируется право на отдых, включая:

-ограничение рабочего времени,

-предоставление ежедневного отдыха,

-выходных и нерабочих праздничных дней,

-оплачиваемого ежегодного отпуска.

Ежегодные отпуска предоставляются сотрудникам с сохранением места работы и  должности, а так же - среднего заработка в соответствии с положениями ст.114 ТК РФ. Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. В общем случае длина ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст.115 ТК РФ).

Однако в некоторых случаях, предусмотренных ТК РФ и другими нормативными актами, сотрудникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск).

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Стаж работы и право на ежегодный оплачиваемый отпуск:

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев. Отдельным категориям работников оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы по их заявлению. Отпуск полагается сотруднику, отработавшему год (12 месяцев). Начало первого рабочего года считается с первого дня работы сотрудника.

Соответственно, у каждого работника будет индивидуальный рабочий год. При этом, если в течение года были периоды, которые необходимо исключить из расчета стажа для отпуска, то дата окончания рабочего года подлежит переносу. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. Количество дней отпуска «заработанного» сотрудником, определяется с учетом стажа работы, дающего право на отпуск.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (а так же на дни отпуска, компенсация за которые выплачивается сотруднику при увольнении) включаются:

-Время фактической работы.

-Время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством, коллективным либо трудовым договором (и любыми другими документами), сохранялось место работы.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

-Время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст.76 ТК РФ.

-Время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными, опасными условиями труда, включается:

-только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Средний заработок:

Порядок расчета среднего заработка регламентируется ст.139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007г. №922, утвердившим Положение «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат.

К таким выплатам относятся:

1. Заработная плата, включая надбавки  и коэффициенты:

-по окладу,

-тарифам,

-сдельная,

-в виде % от выручки и пр.,

в том числе - в не денежной форме (например – оплата питания сотрудникам, предусмотренная системой оплаты труда).

При этом, если зарплата рассчитана по итогам прошедшего года, то она учитывается в расчетах, как относящаяся к прошлому году, независимо от времени ее начисления.

2. Премии и другие вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

3. Другие виды выплат относящиеся  к заработной плате у соответствующего  работодателя.

Все выплаты, которые не относятся к оплате труда, в расчете среднего заработка не участвуют.

Например, не включаются в расчет:

-Пособия (и прочие выплаты социального характера).

-Подарки.

-Материальная помощь.

-Прочие выплаты, не относящиеся к оплате труда.

При любом режиме работы расчет средней заработной платы производится исходя из фактически:

-начисленной сотруднику заработной платы,

-отработанного сотрудником времени,

-за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.

Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно). Средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетным 12 месяцам (п.6 Постановления №922).

Порядок расчета среднего заработка для выплаты отпусков и компенсаций за неиспользованный отпуск. Согласно ст.139 ТК РФ, средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска считается за последние 12 календарных месяцев.

Сумма заработной платы и прочих выплат, учитываемых для расчета делится на 12 и на 29.4 (среднемесячное число календарных дней). Таким образом определяется «цена дня» для отпускных выплат.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных ТК РФ, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Формула для определения среднего заработка при расчете отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск:

1. Предыдущие 12 месяцев отработаны  сотрудником полностью.

«Цена отпускного дня» составит = Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка за 12 месяцев/12*29,4.

2. Предыдущие 12 месяцев отработаны  сотрудником не полностью.

«Цена дня» составит = Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка /(Х*29,4 + У*29,4/С).

Где:

Х - количество месяцев, отработанных полностью.

У - количество отработанных календарных дней в месяце (месяцах) отработанном (отработанных) не полностью.

С – общее количество календарных дней в месяце (месяцах) за каждый не полностью отработанный месяц (месяцы).

 

1.6 Автоматизация учета труда и заработной платы

Одним из важнейших участков учета является расчет заработной платы. С этой стороны деятельности бухгалтерии сталкивается не только руководство, но и весь персонал предприятия. Разумеется, всем бы хотелось, чтобы он происходил своевременно и безошибочно. Препятствием в этом служит высокая трудоемкость начисления заработной платы на предприятиях со значительным количеством работающих. Естественно, что многим бухгалтерам, рассчитывающим заработную плату, хотелось бы облегчить свой труд, возложив на компьютер рутинную работу. Для решения этой проблемы созданы как специализированные программы, так и модули, входящие в состав больших программных комплексов.

На рынке бухгалтерских программ встречаются довольно известные автономные программы расчета заработной платы, такие как «Зарплата» фирмы «Инфософт» 1С: «Зарплата + кадры», эти продукты недорого стоят и продаются большими тиражами.

Функциональный комплекс программ по учету труда и расчету заработной платы должен включать решения следующих основных задач:

¾  ведение справочников подразделений, сотрудников, начислений и удержаний, бухгалтерских счетов, шифров производственных заказов и пр.;

¾  ведение табелей рабочего времени, расчет начислений, связанных с повременной и сдельной формами оплаты труда, в том числе по КТУ;

¾  расчет отпусков, больничных листов и других отклонений от нормального режима работы;

¾  автоматическое начисление различных надбавок, пособий, доплат, регулярных премий и автоматическое удержание алиментов, кредитов, сумм по исполнительным листам судов;

¾  разовые премии, работа с произвольными начислениями и удержаниями;

¾  расчет налогов для штатных и внештатных сотрудников;

¾  печать платежных ведомостей, расчетных листков, лицевых счетов, межрасчетных ведомостей, платежных поручений, налоговой карточки и пр.;

¾  контроль выдачи денежных сумм, ведение депонентов;

¾  распределение заработной платы по бухгалтерским счетам и объектам затрат;

¾  составление отчетов в ПФ и МНС в электронной форме.

Чрезвычайно важно также при рассмотрении всех этих вопросов обратить внимание на возможности настраивать программу, ведь, с одной стороны, методики расчета заработной платы на предприятиях разных отраслей и форм собственности сильно отличаются, с другой стороны - происходят постоянные изменения в законодательстве.

К настройке следует отнести: задания и изменение ставок налогов, минимального размера оплаты труда, методик расчета начислений, нерабочих дней, реквизитов предприятия и прочее.

Теперь, когда мы перечислили основные требования, рассмотрим на примере программы 1С:Предприятие версия 7.7 Конфигурация «Зарплата + кадры» как эти задачи могут решаться.

Данная программа представляет собой готовое решение задачи расчета заработной платы и ведения кадрового учета на предприятиях и организациях любой формы собственности и типа финансирования. Конфигурация «Зарплата + Кадры» включает необходимый набор справочников для ввода и хранения информации, набор документов, регистрирующих факты хозяйственной деятельности, алгоритмы проведения расчетов, набор отчетов и других вспомогательных средств управления данными для расчета заработной платы.

В поставку программы входит несколько экземпляров типовой конфигурации. Один из них—основной, с пустой информационной базой, то есть с пустыми справочниками и пустыми журналами документов.

Остальные представляют собой демонстрационные примеры (с наполненной информационной базой), при помощи которой можно познакомиться и конфигурацией.

Основная конфигурация предназначена для работы с системой на вашем предприятии и проведения реальных расчетов заработной платы.

Демонстрационные конфигурации служат для того, чтобы продемонстрировать практическую работу описываемой конфигурации в различных вариантах и уже содержат целый набор документов и предысторию расчетов по нескольким сотрудникам абстрактных предприятий. В данной документации описываются основные принципы и последовательность заполнения справочников, а также практическая работы с основным, не заполненным данными экземпляров конфигурации.

Первоначально демонстрационная конфигурация программы предполагает 4 типа пользователей, имеющих следующие условные названия: «администратор», «главный бухгалтер», «расчетчик», «кадровик»

Тип пользователя определяет интерфейс работы с информационной базой: полный интерфейс работы с информационной базой: полный интерфейс для «администратора», а также интерфейсы для «главного бухгалтера», «расчетчика» и «кадровика».

Под интерфейсом здесь понимается состав главного меню программы и набор панелей инструментов первоначально предлагаемый программой пользователю.

Данная конфигурация предполагает следующую общую последовательность действий бухгалтера-расчетчика или кадровика от начала периода до закрытия месяца:

¾  смена расчетного периода журнала заработной платы;

¾  ввод одного или нескольких регламентных документов « Начало месяца»;

¾  прием на работу новых сотрудников или увольнение;

¾  кадровые перемещения сотрудников;

¾  ввод различных документов по начислениям: наряды, договора подряда и другие;

¾  ввод и расчет документов типа больничных, приказов на отпуск, приказов на оплату по среднему заработку, то есть отклонений от нормального ре жима работы);

¾  ввод документов типа «Платежная ведомость» для осуществления межрасчетных выплат и аванса;

¾  расчет заработной платы;

¾  депонирование не выданных сумм по платежной ведомости;

¾ закрытие (то есть оплата, частичное депонирование или перечисления заработной платы в банк) документов « Платежная ведомость», полученных в расчетном периоде;