Организация и планирование сбытовой деятельности

Централизованная  доставка является наиболее эффективным методом товароснабжения, так как осуществляется силами и средствами поставщика. В его обязанности при этом входит погрузка транспортных средств, перевозка грузов (собственным автотранспортом или принадлежащим автотранспортным организациям), обеспечение сохранности и своевременной доставки товаров в магазин.

Далее организация товароснабжения  розничной торговой сети рассматривается  на примере централизованной доставки товаров в магазины со склада оптового предприятия.

Для правильной организации  централизованной доставки товаров  в магазины на складе проводятся подготовительные мероприятия. Они включают в себя:

1. анализ расположения магазинов;
2. определение перечня и минимальных норм доставляемых в них товаров;
3. определение грузооборота (количества товаров, доставляемого в магазин за определенный период, выраженного » тоннах);
4. расчет частоты завоза товаров для каждого магазина и оптимальных размеров поставок;
5. разработку маршрутов и графиков завоза товаров в магазины;
6. расчет потребности в инвентарной таре и автотранспортных средствах.

Анализ расположения розничной  торговой сети проводят на основании  таких данных о каждом магазине, как его тип (ассортиментный профиль), место расположения, расстояние до склада, среднемесячный товарооборот, режим работы (часы работы, время  обеденного перерыва, выходные дни).

Перечень товаров, централизованно  доставляемых со склада, будет зависеть от ассортиментного профиля магазина. Он должен составляться с учетом того, что часть товаров может поступать в магазины непосредственно с промышленных предприятий.

Для расчета грузооборота используют данные о товарообороте за соответствующий период и средней цене 1 т товара.

бесперебойную продажу товаров до их следующего завоза. Учитывают также физико-химические свойства и сроки реализации товаров. Например, хлеб и хлебобулочные изделия завозятся в магазины ежедневно. Такой же может быть и частота завоза молока и молочных продуктов, колбасных изделий и копченостей. Другие продовольственные товары, имеющие ограниченные, по более продолжительные сроки реализации, завозятся реже (2-3 раза в неделю). Поскольку со склада оптового предприятия н магазины, как правило, поступают продовольственные товары с длительными сроками реализации, а также непродовольственные товары, то они завозятся один раз в неделю или реже.

Частота завоза и размер поставки товаров во многом зависят  и от технических возможностей магазина: наличия помещений для приемки, хранения и подготовки товаров к продаже и их емкости, а для магазинов, торгующих скоропортящимися товарами, — холодильного оборудования.

На основании данных о  расположении магазинов и размерах партий и частоте завоза в них  товаров разрабатывают маршруты централизованной доставки. Они составляются таким образом, чтобы более эффективно использовать грузоподъемность автомобилей и сократить их непроизводительные пробеги. При этом маршруты могут быть маятниковыми или кольцевыми.

Маятниковые (линейные) маршруты разрабатывают для магазинов, объем поставки в которые равен или кратен грузоподъемности автомобиля с учетом объемной массы груза. Их используют для доставки товаров в один магазин либо одним автомобилем (за один или несколько рейсов), либо несколькими автомобилями. Кольцевые маршруты применяют для доставки товаров в магазины, размер поставок в которые меньше грузоподъемности автомобиля. Завоз товаров осуществляется за один рейс в несколько находящихся по пути движения автомобиля магазинов. Такие маршруты составляют с учетом кратчайших расстояний между магазинами с одинаковой частотой завоза товаров. Учитывают также размер поставок, с тем чтобы полностью загрузить автомобиль. При этом в него сначала загружают товары, предназначенные для магазина, находящегося в конечном пункте маршрута.

Для составления маршрутов  используют карту-схему зоны обслуживания склада. На ней указывают места  расположения самого склада, населенных пунктов, в которых имеются обслуживаемые им магазины, а также дороги, соединяющие их.

Составление маршрутов проводится в определенном порядке: сначала разрабатывают маятниковые, а затем кольцевые.

После определения количества маршрутов рассчитывают время оборота автомобиля на каждом из них и составляют график завоза товаров. Он представляет собой расписание, а котором указано время отборки и доставки товаров в каждый магазин. При этом время доставки товаров не должно совпадать со временем обеденного перерыва в магазине.

В зависимости от количества маршрутов, среднедневного грузооборота и ассортимента доставляемых со склада товаром рассчитывают необходимое количество инвентарной многооборотной тары (в том числе и тары-оборудования) и транспортных средств.

Основанием для завоза товаров в магазин служит заявка. Ее составляют по установленной форме в двух экземплярах. В заявке указывается необходимое количество товаров каждого наименования (с учетом основных ассортиментных признаков). Подписанная заведующим или директором магазина и заверенная печатью заявка направляется на склад оптового предприятия.

Заявки поступают в  диспетчерскую службу склада. Работники службы обобщают поступившие заявки и дают задания соответствующим подразделениям склада на комплектование и отправку товаров в магазины. В обязанности диспетчеров входит поддержание постоянной связи с магазинами, контроль обеспеченности их товарами в соответствующем ассортименте.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4.Ведение внутреннего контроля сбытовой деятельности

Внутренний контроль (аудит) сбытовой деятельности — это система, состоящая из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов  выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных  звеньев: среда контроля сбытовой деятельности, центры ответственности, техника контроля (информационно-вычислительная техника  и технология), процедуры контроля, система учета сбытовой деятельности.

Следует указать, что система  внутреннего контроля сбытовой деятельности — это основа функционирования управленческой информационной системы (УИС), т.е. системы  обработки и интеграции разнообразной  внутренней и внешней информации, необходимой для принятия решений  на всех уровнях управления сбытом.

В качестве основных целей  функционирования системы внутреннего  контроля (аудита) сбытовой деятельности коммерческой организации можно назвать:

·           хранение и эффективное использование  разнообразных ресурсов и потенциала коммерческой организации;

·           своевременная адаптация организации  к изменениям во внутренней и внешней среде;

·           обеспечение эффективного функционирования организации и ее устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.

Функционирование системы  внутреннего контроля сбыта призвано сводить к минимуму различного рода риски в сбытовой деятельности организации (здесь риск — возможность неблагоприятных событий в деятельности организации: хищений, порчи ценностей, недополучения доходов, санкций, потери рыночных долей и т.д.).

Достижение целей системы  внутреннего контроля обеспечивается реализацией задач, в которых  от взаимосвязи и взаимодействия, различных ее элементов требуется  достичь общие или конкретные показатели (рубежи), по которым с  различных сторон можно судить об эффективности управления и развитии организации. Основные задачи системы  внутреннего контроля (аудита) сбытовой деятельности заключаются в достижении следующих показателей эффективности управления организацией:

1. Соответствие сбытовой  деятельности организации принятому  курсу действий (целевым установкам и ориентирам) и стратегии.

2. Устойчивость организации с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения.

3. Сохранность ресурсов  и потенциала организации (внеоборотных активов и оборотных средств), в том числе сохранность систематизированных и обобщенных данных для их использования в управлении. Здесь два аспекта контроля:

a) контроль, ориентированный  на адекватность оргмероприятий по обеспечению физической безопасности ресурсов — обеспечение защиты от воровства, потерь в результате пожаров, наводнений, отказов компьютеров, перебоев в энергоснабжении, умышленных повреждений и т.д.;

б) контроль на предмет обоснованности и рациональности финансово-хозяйственных операций и политики в области управления, платежеспособности и добросовестности контрагентов по договорам, добросовестности менеджеров, принимающих решения по данным операциям.

 

4. Должный уровень полноты  и точности первичных документов  и качества первичной информации  для успешного руководства и  принятия эффективных управленческих решений по сбыту продукции.

5. Безошибочность регистрации  и обработки финансово-хозяйственных  операций организации — наличие,  полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная  разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности.

6. Рациональное и экономное  использование всех видов ресурсов.

7. Соблюдение работниками  организации установленных администрацией  требований, правил и процедур  — положений о подразделениях, должностных инструкций, правил  поведения, планов документации  и документооборота, планов организации  труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений.

8. Соблюдение требований  федеральных законов и подзаконных  актов Российской Федерации, субъектов  Российской Федерации и полномочных  органов местного самоуправления.

Эти и многие другие задачи обусловливают создание в организации  эффективной системы внутреннего  контроля сбытовой деятельности.

Одной из форм внутреннего  контроля сбытовой деятельности является внутренний аудит. Внутренний аудит  — это регламентированная внутренними  документами организации деятельность по контролю различных элементов  управления сбытовой деятельностью, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации (общему собранию участников хозяйственного товарищества или общества или членов производственного кооператива, наблюдательному совету, совету директоров, исполнительному органу). Цель внутреннего  аудита сбытовой деятельности — помощь органам управления организации в осуществлении эффективного контроля над различными звеньями (элементами) системы сбыта. Под главной задачей внутренних аудиторов следует понимать обеспечение удовлетворения потребностей органов управления сбытовой деятельностью в части предоставления контрольной информации по различным интересующим их вопросам. Под общей же функцией внутренних аудиторов следует понимать: а) оценку адекватности систем контроля: осуществление проверок звеньев управления (контроля) сбытом, предоставление обоснованных предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению эффективности управления; б) оценку эффективности сбытовой деятельности: осуществление экспертных оценок различных элементов сбытовой деятельности и предоставление обоснованных предложений по их совершенствованию. Деятельность внутренних аудиторов для органов управления организацией имеет информационное и консультационное значение.

Администрация разрабатывает  политику и процедуры управления сбытовой деятельностью. Однако персонал может не всегда их понимать или  не всегда их выполнять. Менеджеры не имеют достаточного времени проверить  это выполнение и своевременно обнаружить недостатки. Внутренние аудиторы помогают им в этом, обеспечивают защиту от ошибок и злоупотреблений, определяют «зоны  риска» и возможности устранения будущих недостатков или недостач, помогают идентифицировать и устранить  слабые места в системах управления и найти те принципы управления, которые были нарушены. Все эти  действия дополняются обсуждениями с высшими органами управления, нужды  и предложения которых и определяют процедуры внутреннего аудита (внутренние аудиторы должны обеспечить управляющих  любой информацией, касающейся их компетенции). Таким образом, органы управления организацией пользуются услугами внутренних аудиторов  как дополнительными ресурсами, помогающими им осуществлять свои функции. Аудит сбытовой деятельности в свою очередь может рассматриваться в различных аспектах.

Функциональный аудит  систем управления сбытом проводится для оценки производительности и  эффективности в любом функциональном разрезе сбытовой деятельности. К  нему, например, относятся аудиторские  проверки каких-либо операций, проводимых отделом сбыта (маркетинга) в разрезе своих функций. При межфункциональном внутреннем аудите качество исполнения различных функций оценивается в их взаимосвязи и взаимодействии. Организационно-технологический аудит систем управления сбытом выражает проводимый органом внутреннего аудита контроль разнообразных звеньев управления сбытом на предмет их организационной и/или технологической (т.е. в плане оценки совокупности применяемых способов, приемов, технологий управления, осуществляемых процедур) целесообразности (рациональности). Аудит видов деятельности по сбыту продукции предполагает объективное обследование и всесторонний анализ определенных видов сбытовой деятельности, бизнес-проектов с целью выявления возможностей улучшения хозяйственной деятельности. Кроме того, внутренними аудиторами может проводиться более глубокий контроль организации, который выражается в совокупности организационно-технологического и функционального аудитов систем управления, аудита видов деятельности, а также аудита элементов и процессов, связывающих организацию с внешней средой, например, системы внешних профессиональных связей, имиджа, общественных связей и др. Здесь определяются все сильные и слабые стороны деятельности организации, оценивается устойчивость ее положения в социальных системах более высокого порядка, а также перспективы ее развития. Поэтому такие контрольные мероприятия, осуществляемые внутренними аудиторами, относятся к всестороннему аудиту системы управления организацией. Аудит на соответствие предписаниям выражает процедуры аудиторского контроля на предмет соблюдения: 1) установленных внешними полномочными органами законов, подзаконных актов, стандартов (правил, методик) сбыта продукции; 2) предписанных органами управления формальных правил, заданий и т.п. Аудит на соответствие целесообразности выражает процедуры аудиторского контроля деятельности должностных лиц (субъектов управления) на предмет целесообразности (рациональности, разумности, обоснованности, полезности) ее продуктов (принятых решений).