Методологические аспекты рациональной организации труда специалиста

Составление исполнительных отчетов(12)

Совещания (03)

Составление планов производственных работ (11)

Проверка полученных заказов (08)

Проверка и корректировка заказов(13)

Проверка баз. (07)

Отправка данных по почте (20)

• Время на работу, не предусмотренную должностными обязанностями

                          Звонки  клиентам(04)

             Звонки менеджерам (05)

• Время непроизводительной работы

Загрузка компьютера и программ (01)

                         Обработка полученной информации  и составления плана работ  (06)

   Заполнение накладных (14)

                        Завершение работы программ и  компьютера (15)

Компоновка  документации  (18)

К времени перерывов относятся:

• Регламентированные перерывы

Регламентированные перерывы (обед, отдых) (16)

• Нерегламентированные перерывы

                     Приготовление кофе (19)

 

Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы) обусловленные нарушением нормального хода технологического процесса (17)

 

Для оценки результативности использования  рабочего времени применяется коэффициент  экстенсивности (К_Э), рассчитываемый по формуле:

К_Э = (Ф – П)/Ф = 1 - П/Ф, (5)

где П – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, (мин);

Ф – фактический фонд рабочего времени (мин).

П = 485+25+80 =590 мин.

Ф = 4830 мин.

К_Э = (4830 – 590)/4830 =0,87

Далее определяется показатель, характеризующий  величину потерь рабочего времени по различным причинам.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, К_ПР:

К_ПР =  ПР/Ф,  (6)

где ПР – потери рабочего времени, зависящие от исследователя, (мин).

ПР = 25 мин.

К_ПР =  25/4830 = 0,005

Коэффициент потерь, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, К_ПО:

К_ПО =  ПО/Ф,  (7)

где ПО – потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, (мин).

ПО = 485+80 = 565 мин.

К_ПО =  565/4830 = 0,11

Коэффициент потерь рабочего времени  на регламентированные перерывы, К_ОТ:

К_ОТ =  ОТ/Ф,  (8)

потерь и определить меры по их устранению или сокращению.

Для анализа содержания труда и  оценки отдельных сторон организации  труда проводится расчет показателей, характеризующих структуру затрат времени по различным признакам его классификации, по соответствию выполненной работы запланированным мероприятиям, по содержанию работы, однородности выполненных работ, характеру деятельности, уровню механизации труда, которые также дают качественную характеристику использования рабочего времени.

Анализ затрат времени на выполнение работ, включенных и не включенных в план, дает материал для совершенствования процедур планирования в будущих периодах.

Уровень затрат времени на выполнение работ, не включенных в план (К_НП), определяется делением затрат времени на выполнение данных работ (НП) на все время работы:

К_НП = НП/Р = НП/Ф–П (11)

НП = 160+130 = 290 мин.

Р = 4830-590 = 4240 мин.

К_НП = 290/4240 = 0,07

Коэффициент, характеризующий затраты  времени на выполнение работ, включенных в план, находится по формуле:

К_ВП = 1 – К_НП  (12)

К_ВП = 1 – 0,07 = 0,93

Далее анализируются затраты времени на выполнение работ. В соответствии с принятой классификацией, они распадаются на подготовительно-заключительное время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Определив их величину и удельный вес в общем времени, затраченном на выполнение данной группы работ, получаем представление о фактической укрупненной структуре затрат по содержанию труда. Дальнейшая задача – определить насколько эта структура рациональна. При проведении анализа в этом направлении следует считать, что на подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места может приходиться по 2-4% фонда рабочего времени. Если фактическая величина этих затрат значительно больше, то следует определить причины превышения.

 

Таблица 6

Классификация элементов затрат

Перечень элементов затрат	Шифр затрат	Классификация
Загрузка компьютера и программ	01	время обслуживания рабочего места
Проверка электронной  почты	02	подготовительно-заключительное время
Совещание	03	время основной работы
Звонки клиентам	04	подготовительно-заключительное время
Звонки менеджерам.	05	подготовительно-заключительное время
Обработка полученной информации и составления плана работ.	06	подготовительно-заключительное время
Проверка баз.	07	время основной работы
Проверка полученных заказов.	08	время основной работы
Составление актов скрытых работ.	09	время основной работы
Составление объемных ведомостей.	10	время основной работы
Составление планов производственных работ.	11	время основной работы
Составление исполнительных отчетов.	12	время основной работы
Проверка и корректировка  заказов.	13	время основной работы
Заполнение накладных.	14	время основной работы
Завершение работы программ и компьютера	15	время обслуживания рабочего места
Компоновка  документации	18	время обслуживания рабочего места
Отправка данных по почте	20	подготовительно-заключительное время

 

Подготовительно-заключительное время = 605мин. = 14,3 %.

Время оперативной (основной) работы = 3410 мин. = 80,4%.

Время обслуживания рабочего места = 225 мин. = 5,3%.

Значительно превышает предел в 2-4% подготовительно-заключительные работы. Это связано с тем, что много  времени приходится на обработку  входящих писем по электронной почте, а так же дальнейший разбор заявок и бумаг. Данный показатель уменьшить невозможно т.к. подшивание всех заявок и документов является обязательным этапом в работе помощника менеджера.

Данный анализ дает необходимый  исходный материал для разработки конкретных мероприятий по улучшению организации и обслуживанию рабочих мест.

Определив затраты времени на основную (оперативную) работу, следует проанализировать их по характеру деятельности.

В процессе анализа необходимо рассчитать показатели, характеризующие структуру  занятости. Для этого определяется значение коэффициентов, характеризующих удельный вес соответственно творческой (К_Т), организационно-административной (К_ОА), формально-логической (К_ФЛ) и исполнительской (К_И) работы в затратах времени на основную работу.

 

Таблица 7

Классификация элементов затрат

Перечень элементов затрат	Шифр затрат	Классификация
Совещание	03	КОА
Проверка смет и чертежей.	07	КТ
Проверка полученных заказов.	08	КФЛ
Составление актов скрытых работ.	09	КИ
Составление объемных ведомостей.	10	КИ
Составление планов производственных работ.	11	КФЛ
Составление исполнительных отчетов.	12	КТ
Проверка и корректировка  заказов.	13	КИ
Заполнение накладных.	14	КИ

 

К_Т = Т/О  (13)

К_ОА = ОА/О  (14)

К_ФЛ = ФЛ/О   (15)

К_И = И/О  (16)

где Т, ОА, ФЛ и И – затраты времени на выполнение соответственно творческой, организационно-административной, формально-логической и исполнительской работы, (мин);

О – время основной работы, (мин).

К_Т = 1260/3410 = 0,37

К_ОА = 270/3410  = 0,08

К_ФЛ = 1165/3410 = 0,34

К_И = 715/3410 = 0,21

 

Рассчитав эти коэффициенты, получаем необходимый материал для оценки рациональности разделения труда, что дополняет качественную характеристику использования рабочего времени с позиций оценки рациональности его структуры.

Принимая во внимание представленную систему количественных и качественных показателей использования рабочего времени, определяются приоритетные направления и комплекс мер по совершенствованию организации труда.

В ходе дальнейшего анализа рекомендуется  получить ответы на вопросы:

Таким образом, получаем, что на самые важные обязанности (Составление исполнительных чертежей и отправка данных по почте) в разные дни расходовалось разное время. Самым удачным днем, с точки зрения затраты времени на важные функции был четверг 27.09, а самым неудачным днем стал вторник 25.09 т.к. на самые важные  функции почти не было выделено время, как и на многие другие, причиной этому стал сбой в работе интернета и телефонии.

За исследуемый период на основную функцию «Составление исполнительных чертежей»  потрачено 1125 мин. Это составляет 23,29% от общего времени исследования, а на основную функцию «отправка данных по почте»  ушло 25 мин., что составило 0,52% от общего времени исследования. Получается, что основные функции заняли 1/4 часть времени, это не плохо, если учесть что много и других вспомогательных обязанностей. Но при этом весомым фактором является то, что потери рабочего времени больше этого показателя.  Тенденция плохая, но объясняется спецификой работы. Т.к. фотография рабочего времени проводилась в последнюю неделю сентября и первую неделю октября, это совпало с ежемесячно повторяющимся периодом затишья в работе клиентов. Все основные отгрузки уже прошли, а на новые еще не пришли заявки. Если бы фотография рабочего времени проводилась позже на 2 недели, то удельный вес основных функций был выше в несколько раз. Выполнение основных функций тесно связано с выгодой, полученной от них, но т.к. время их выполнения было не очень велико, то соответственно и выгода соразмерно мала.

Вся работа выполняется в офисе, за моим рабочим столом. Все функции тесно связаны с компьютером и интернетом. Походы в другие отделы редки и носят исключительно разовый характер, предполагающий отнести документы или другие материалы.

На выполняемы работы, приходится стандартный список затрат. К ним относится обеспечение рабочего места канцтоварами, интернет, телефонная связь, электроэнергия, заправка картриджей. То есть эти затраты связаны с обычным жизнеобеспечением офиса, и в сравнении с затратами времени на выполнение функций они достаточно малы.

Загружает мое рабочее время  мои клиенты. Они присылают заявки, отправляют вопросы, просят объяснить, прислать фотографию. Все мои обязанности  крутятся вокруг них и, соответственно, если не работает телефония и интернет, то я работать в данный момент мен  не с чем.

Самым удачным днем за время сбора  информации был вторник 27.09. Мене всего удалось достигнуть поставленной цели 25.09. Большую часть дня у нас были неполадки в работе с интернетом и телефонией, что вызвало большие потери рабочего времени.

В целях проведения детального изучения содержания труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение самого удачного и самого неудачного дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работе по следующим критериям:

● необходимость выполнения работы;

● оправданы ли затраты времени  на ее выполнение;

● целесообразность выполнения работы;

● сознательно ли определен временной  интервал для выполнения работы.

 

 

 

 

Таблица 8.1

Оценка выполненных работ

Наименование работ (перечень элементов  затрат)		Критерии оценки в  самый неудачный день
	Общая продолжи-тельность  работ	Необходимость выполнения работы	Оправданы ли затраты  времени на ее выполнение	Целесообраз-ность выполнения работы	Сознательно ли определен  временной интервал для выполнения работы
Загрузка компьютера и программ	5	да	да	да	да
Проверка электронной  почты	5	да	да	да	да
Совещание	-
Звонки клиентам	15	да	да	да	да
Звонки менеджерам.	10	да	да	да	да
Обработка полученной информации и составления плана работ.	10	да	да	да	нет
Проверка заказов	-
Проверка полученных заказов.	-
Составление актов скрытых работ.	-
Составление объемных ведомостей.	20	да	да	нет	нет
Составление исполнительных отчетов	-
Проверка и корректировка заказов	45	нет	да	да	да
Заполнение накладных.	-
Завершение работы программ и компьютера	5	да	да	да	да
Компоновка  документации	45	да	нет	да	да
Отправка данных по почте	-