Методологические аспекты рациональной организации труда специалиста

 

После производится обработка карт самофотографии. Суммируются все  затраты рабочего времени на выполнение i-го вида работ за весь период наблюдения (N_i):

N_i = å n_ij  (1)

j

где n_ij – затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-ому виду работ, мин.

Определяется удельный вес каждого  вида затрат в суммарных затратах рабочего времени каждого рабочего дня, а также в суммарных затратах рабочего времени за весь период наблюдений.

На основании полученных данных заполняется таблица: "Структура фактических затрат рабочего времени помощника менеджера" (табл. 1) и "Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям помощника менеджера" (табл. 2). Графа 2 табл. 2 (плановые затраты) заполняется на основании экспертного опроса руководителя и специалистов соответствующей службы, с учетом их мнения о целесообразной структуре затрат рабочего времени. Анкета опроса сотрудников представлена в приложении 3. Экспертный опрос позволит определить рациональную структуру затрат рабочего времени с точки зрения задач отдела и функций, порученных конкретному специалисту.

С использованием результатов сравнения  рекомендуемой (плановой) структуры затрат рабочего времени и фактической проводится анализ рациональности использования рабочего времени специалистом, заполняется таблица, представленная в приложении 4. На базе полученных аналитических данных разрабатываются организационно-технические мероприятия, позволяющие снизить нерациональные потери рабочего времени специалиста, в соответствии с разделом 5 настоящих указаний.

Таблица 2.1

Структура фактических  затрат рабочего времени  
за каждый день

 

Наименование работ   (перечень элементов затрат)	Всего за 24.09, мин	Удельный вес, %	Всего за 25.09, мин	Удельный вес, %	Всего за 26.09, мин	Удельный вес, %	Всего за 27.09, мин	Удельный вес, %	Всего за 28.09, мин	Удельный вес, %	Всего за 01.10, мин	Удельный вес, %	Всего за 02.10, мин	Удельный вес, %	Всего за 03.10, мин	Удельный вес, %	Всего за 04.10, мин	Удельный вес, %	Всего за 05.10, мин	Удельный вес, %
1	5	1	5	1	5	1	5	1	5	1	5	1	5	1	5	1	5	1	5	1
2	5	1,1	5	1	15	3,1	10	2,1	10	2,1	20	4,2	15	3,1	20	4,2	15	3,1	20	4,2
3	65	13,5	-	-	-	-	-	-	-	--	100	20,1	-	-	50	10,3	-	-	55	11,3
4	15	3,1	15	3,1	45	9,4	-	-	10	2,1	10	2,1	5	1	20	4,2	5	1	5	1
5	25	5,2	10	2,1	10	2,1	-	-	10	2,1	35	7,2	10	2,1	25	5,2	-	-	35	7,2
6	25	5,2	10	2,1	15	3,1	-	-	-	-	50	10,4	5	1	40	8,3	-	-	10	2,1
7	-	-	-	-	-	-	45	9,4	60	12,5	-	-	-	-	15	3,1	-	-	15	3,1
8	75	15,6	-	-	40	8,3	-	-	20	4,2	35	7,2	40	8,3	-	-	60	12,3	30	6,2
9	125	26	-	-	-	-	-	-	-	-	20	4,2	85	17,6	50	10,3	-	-	-	-
10	-	-	20	4,2	-	-	-	-	95	19,7	15	3,1	-	-	-	-	-	-	-	-
11	-	-	315	65,6	115	24	-	-	-	-	65	13,5	110	22,9	20	4,2	45	9,4	195	40,2
12	80	16,7	-	-	155	32,3	305	63,6	110	22,9	-	-	130	26,8	70	14,3	250	51,5	25	5,2
13	-	-	45	9,4	10	2,1	-	-	70	14,3	25	5,2	-	-	-	-	45	9,4	-	-
14	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	95	19,6	-	-	15	3,1
15	10	2,1	5	1	5	1	5	1	5	1	5	1	5	1	5	1	5	1	5	1
16	45	9,4	45	9,4	45	9,4	60	12,4	50	10,4	60	12,3	45	9,4	45	9,4	45	9,4	45	9,4
17	-	-	-	-	-	-	5	1,1	-	-	15	3,1	5	1	-	-	-	-	-	-
18	-	-	-	-	15	3,1	20	4,2	30	6,2	10	2,1	15	3,1	15	3,1	-	-	15	3,1
19	5	1	5	1	5	1	10	2,1	5	1	10	2,1	10	2,1	10	2,1	10	2,1	10	2,1
20	-	-	-	-	-	-	15	3,1	5	1	5	1	-	-	-	-	-	-	-	-

Таблица 2.2

Структура фактических  затрат рабочего времени  
за весь период

 

Наименование работ  (перечень элементов затрат)	Всего за период  наблюдения,   мин	Удельный вес,   %
1	2	3
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20	50 135 270 130 160 155 135 300 280 130 865 1125 195 110 55 485 25 120 80 25	1,04 2,80 5,59 2,69 3,31 3,21 2,80 6,21 5,80 2,69 17,91 23,29 4,04 2,28 1,14 10,04 0,52 2,48 1,66 0,52

 

Таблица 3

Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени  
выполняемым функциям

Наименование работ  (перечень элементов затрат)	Плановые затраты  рабочего времени,   %	Фактические затраты  рабочего времени,   %	D  (±)
1	2	3	4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20	1,0 2,3 5,9 1,9 2,8 4,5 4,8 7,6 2,2 2,1 16,9 21,7 4,1 7,5 1,0 10,0 0,6 0,8 1,4 1,0	1,04 2,80 5,59 2,69 3,31 3,21 2,80 6,21 5,80 2,69 17,91 23,29 4,04 2,28 1,14 10,04 0,52 2,48 1,66 0,52	-0,04 -0,5 0,31 1,21 -0,51 1,29 2 1,39 -3,6 -0,59 -1,01 -1,59 0,06 5,22 -0,14 -0,04 0,08      -1,68 -0,26 0,48

 

 

4.2. Анализ затрат рабочего времени (обработка собранных данных)

 

Для обеспечения возможности анализа  затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого определяются затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификаторов, представленный в приложении 2:

n_i = å n_ij (2)

                                                         j

где n_ij – затраты рабочего времени в j-и день наблюдений по i-му виду работ, мин.

Таблица 4

Затраты времени по каждому виду затрат

Наименование работ   (перечень элементов затрат)	Всего за день, мин	Всего за день, мин	Всего за день, мин	Всего за день, мин	Всего за день, мин	Всего за день, мин	Всего за день, мин	Всего за день, мин	Всего за день, мин	Всего за день, мин	Итого за весь период, ми
1	5	5	5	5	5	5	5	5	5	5	50
2	5	5	15	10	10	20	15	20	15	20	135
3	65	-	-	-	-	100	-	50	-	55	270
4	15	15	45	-	10	10	5	20	5	5	130
5	25	10	10	-	10	35	10	25	-	35	160
6	25	10	15	-	-	50	5	40	-	10	155
7	-	-	-	45	60	-	-	15	-	15	135
8	75	-	40	-	20	35	40	-	60	30	300
9	125	-	-	-	-	20	85	50	-	-	280
10	-	20	-	-	95	15	-	-	-	-	130
11	-	315	115	-	-	65	110	20	45	195	865
12	80	-	155	305	110	-	130	70	250	25	1125
13	-	45	10	-	70	25	-	-	45	-	195
14	-	-	-	-	-	-	-	95	-	15	110
15	10	5	5	5	5	5	5	5	5	5	55
16	45	45	45	60	50	60	45	45	45	45	485
17	-	-	-	5	-	15	5	-	-	-	25
18	-	-	15	20	30	10	15	15	-	15	120
19	5	5	5	10	5	10	10	10	10	10	80
20	-	-	-	15	5	5	-	-	-	-	25

 

Определяется удельный вес каждого  вида затрат (М_i) в суммарных затратах

М_i = n_i /N ´ 100, (3)

где N – общее время наблюдений, мин.

Таблица 5

Удельный вес каждого вида затрат

Наименование работ   (перечень элементов затрат)	Удельный  вес, %	Удельный вес, %	Удельный вес, %	Удельный вес, %	Удельный вес, %	Удельный вес, %	Удельный вес, %	Удельный вес, %	Удельный вес, %	Удельный вес, %	Итого за весь период, %
1	1	1	1	1	1	1	1	1	1	1	1,04
2	1,1	1	3,1	2,1	2,1	4,2	3,1	4,2	3,1	4,2	2,8
3	13,5	-	-	-	--	20,1	-	10,3	-	11,3	5,59
4	3,1	3,1	9,4	-	2,1	2,1	1	4,2	1	1	2,69
5	5,2	2,1	2,1	-	2,1	7,2	2,1	5,2	-	7,2	3,31
6	5,2	2,1	3,1	-	-	10,4	1	8,3	-	2,1	3,21
7	-	-	-	9,4	12,5	-	-	3,1	-	3,1	2,8
8	15,6	-	8,3	-	4,2	7,2	8,3	-	12,3	6,2	6,21
9	26	-	-	-	-	4,2	17,6	10,3	-	-	5,8
10	-	4,2	-	-	19,7	3,1	-	-	-	-	2,69
11	-	65,6	24	-	-	13,5	22,9	4,2	9,4	40,2	17,91
12	16,7	-	32,3	63,6	22,9	-	26,8	14,3	51,5	5,2	23,29
13	-	9,4	2,1	-	14,3	5,2	-	-	9,4	-	4,04
14	-	-	-	-	-	-	-	19,6	-	3,1	2,28
15	2,1	1	1	1	1	1	1	1	1	1	1,14
16	9,4	9,4	9,4	12,4	10,4	12,3	9,4	9,4	9,4	9,4	10,04
17	-	-	-	1,1	-	3,1	1	-	-	-	0,52
18	-	-	3,1	4,2	6,2	2,1	3,1	3,1	-	3,1	2,48
19	1	1	1	2,1	1	2,1	2,1	2,1	2,1	2,1	1,66
20	-	-	-	3,1	1	1	-	-	-	-	0,52

 

 

Для нахождения величины N можно использовать формулу

N= å(24 – S_j) ´ 60,  (4)

j

где S_j – количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час.

N= å(24 –14) ´ 60 = 4830 мин.

 

Для оценки уровня организации  труда могут использоваться такие  показатели, как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и др. – отражающие как положительные стороны, так и существенные недостатки.

При анализе затрат рабочего времени  необходимо использовать их классификацию. В процессе выполнения курсового  проекта использовалась классификация затрат рабочего времени, представленная в учебном пособии Л.Н.Зудиной “Организация управленческого труда”.

Согласно данной классификации  все рабочее время в процессе анализа следует подразделить на время работы и время перерывов.

Время работы – это период, в  течение которого выполняется работа, соответствующая достижению тех  или иных целей. Затем время работы должно быть подразделено на время  выполнения должностных обязанностей; время на работу, не предусмотренную должностными обязанностями; и время непроизводительной работы.

Время перерывов охватывает время, когда исследователь не занят  какой-либо деятельностью и включает в себя как регламентированные, так  и нерегламентированные перерывы.

Регламентированные перерывы –  это время на отдых и время на личные надобности. Оно предназначено для поддержания работоспособности и предотвращения утомления. Время перерывов на личные надобности не должно превышать 30 мин в день.

Нерегламентированные перерывы –  это перерывы, вызванные нарушением трудовой дисциплины и посторонними разговорами, зависящими от исследователя, а также организационно-техническими причинами, не зависящими от него. К числу последних следует отнести все перерывы, вызванные нарушением режима работы.

Данную классификацию необходимо использовать для выявления величины и удельного веса различных видов затрат рабочего времени в общих его затратах (структуры затрат), для определения и анализа занятости отдельными видами работ (определение содержание труда), установления продолжительности и периодичности выполнения отдельных видов работ и мероприятий, уровня их автоматизации и механизации.

К времени работы из классификатора затрат рабочего времени относится:

• Время выполнения должностных обязанностей

Проверка электронной почты (02)

Составление актов работ (09)

Составление объемных ведомостей (05)

Общение с клиентом по телефону (10)