Діловий етикет і діловий протокол

 Захист  ділової інформації.

Розробляючи заходи по захисту комерційної таємниці, необхідно економічно обгрунтувати доцільність засекречування тієї або іншої ділової інформації.

 В  першу чергу виділяється інформація, витік якої може привести фірму до банкрутства. Це строго конфіденційна інформація, до неї відносяться «ноу-хау», зведення про перспективи розвитку фірми, її клієнтів, терміни і суму кредитування. Не підлягає розголосу інформація, розкриття якої може бути зв'язане з несприятливими наслідками, а саме: адреси керівників і співробітників фірми, номери домашніх телефонів, поточні плани роботи, інформація про конфліктні ситуації в колективі.

 При  підписанні договору рекомендується, щоб представники сторін ставили підписи не тільки в кінці договору, але і на кожному листі щоб уникнути заміни одного тексту іншим. Слід встановити строгий порядок зберігання перших екземплярів договорів і правила роботи з ними.

Їх  треба зберігати у визначеному  місці і видавати тільки під розписку з письмового дозволу керівника. На обличчя, відповідальні за зберігання договорів і роботу з ними, покладається персональна відповідальність за втрату договорів або просочування інформації з них.

 Захист  інтелектуальної власності.

 З комерційною таємницею пов'язано таке поняття, як інтелектуальну власність, яка в широкому сенсі слова може бути визначена як комерційно цінні ідеї. Не обов'язково, щоб це було щось нове, головне, щоб інформація не належала до загальновідомої.

 Інтелектуальна  власність має не тільки реальну  вартість, в яку входять витрати  на отримання інформації і  її захист, але і потенційну  вартість (можливий прибуток при її реалізації). Можливими джерелами витоку інтелектуальної власності можуть стати конгреси, конференції, симпозіум, торговельно-промислові виставки.

 Існують  три загальноприйняті методи  захисту інтелектуальної власності:

 Патентом  оформляється право винахідника «законно монополізувати» використання винаходу протягом певного часу. Патент є способом захисту промисловою, а не комерційній інформації.

Авторське право захищає тільки форму, в  якій виражена конкретна ідея, а не саму ідею. Оригінальні думки, що містяться в книгах і наукових статтях, після їх прочитання належать кожному, ними можна вільно користуватися, але при цьому необхідно робити посилання на конкретного автора.

Комерційна  таємниця як форма інтелектуальної  власності в нашій країні ще далеко не повністю охоплена правовим регулюванням, тому великого значення набувають інші заходи захисту (морально-етичні, адміністративні заходи, фізичні заходи захисту, технічні системи охорони, криптографічні методи, контракти найму-звільнення).

 Робота  з документами.

 При роботі з документами, що містять комерційну таємницю, слід дотримувати певні правила. Для цього необхідно:

 розробити  інструкцію по роботі з секретними документами;

призначити  відповідальних осіб для контролю над секретним діловодством;

 здійснювати  строгий контроль за допуском  персоналу до секретних документів.

 Найбільш  важливі документи слід зберігати  в сейфі, менш важливі –  в спеціальному металевому контейнері.

 Документи,  які правомірно можуть зажадати  співробітники податкової інспекції  або правоохоронних служб, слід  тримати окремо від решти конфіденційних  паперів.

Підготовку документів, що містять важливі відомості, слід довіряти перевіреним людям. Кількість екземплярів повинна бути строга обмеженим. При необхідності слід визначати ступінь конфіденційності документа, а також термін дії обмежувальних грифів. Розмножувальна техніка повинна знаходитися під надійним контролем. Кількість копій повинна строго враховуватися, їх знищення – контролюватися. Існує правило – найбільш цінні документи керівники копіюють самі.

 Чернетки  секретних документів повинні  готуватися в зошитах з пронумерованими  листами. Після підготовки документів «начисто» чернетки знищуються.

 В  процесі зберігання і пересилки  секретних документів можуть  бути застосовані засоби захисту  і сигналізації при несанкціонованому  доступі до них.

 Робота  з персоналом.

Головне місце в організації надійного захисту секретної інформації повинне відводитися роботі з кадрами. Робота повинна бути організована так, щоб співробітник мав доступ тільки до тієї інформації, яка необхідна йому в процесі виконання прямих службових обов'язків. Фахівці в області протидії промисловому шпигунству дають наступні рекомендації: використовувати будь-яку можливість для пропаганди програм забезпечення режиму секретності;

 всемірно  стимулювати зацікавленість співробітників у виконанні режиму секретності; періодично винагороджувати співробітників за успіхи в захисті секретної інформації. Інформація про клієнтів і конкурентів.

 У  капіталістичних країнах зведення про клієнтів прийнято вважати не комерційної таємної фірми, а швидше, її капіталом. Тому список клієнтів фірми і інші відомості про них складаються в першу чергу зусиллями керівника, і ця інформація не довіряється навіть його найближчому оточенню.

 На  кожного клієнта збирається інформація про його звички, характерні риси поведінки, інтереси в особистому житті, про тих, що надаються йому фірмою привілеях. У цій інформації відбиваються також зведення про вимоги клієнта до якості товарів і послуг, про режими доставки йому товарів, періодичності постачань, зведення про особливості оплати і інші специфічні риси контрактів з цим клієнтом. Тут позначаються і дані, що визначають прибутковість співпраці з ним.

 Збір інформації про клієнтів і конкурентів повинен бути впорядкований самим ретельним чином і ця інформація повинна знаходитися тільки у керівника фірми.

 Ринок,  його інформаційні структури  ще знаходяться на початковій стадії розвитку, тому отримання достовірної інформації може здійснюватися:

 власними  силами через створення аналітичного  відділу, відділу маркетингу, служби  вивчення попиту і пропозиції;

 отриманням  потрібної інформації у тих  комерційних структур, які їй  розташовують (банки, страхові компанії, біржі);

зверненням  по допомогу до служб промислової  контррозвідки, до приватних розшукових агентств.

 

  Висновок

 

 

 Отже, хотілося б підвести підсумок вищесказаному і дати декілька рад діловій людині. Бізнесмен перекладається з англійської мови як «ділова людина», а правильніше було б – «людина справи», але щоб їм стати, необхідно зжити дві якості, властиві більшості з нас: некомпетентність і необов'язковість.

Завжди  негайно відповідайте на будь-який прояв зацікавленості, навіть якщо Ви ще не ухвалили остаточного рішення. Було б непогано узяти на озброєння гасло японських бізнесменів: реагувати негайно, діяти блискавично.

Перш  ніж встановлювати контакти з  партнерами, необхідно знати, чи зможуть  вони без особливих проблем зв'язатися з Вами – звернете увагу на засоби зв'язку.

 Особливе  місце в діяльності ділової  людини займає підбір партнерів. Тому Ваше завдання встановити, що фірма, з якою Ви збираєтеся мати справу, дійсно існує, що вона надійна і досягає успіху.

 У  діловому світі широко поширені «листи про наміри». Компанії пишуть один одному, щоб проінформувати про свої наміри щодо співпраці в якійсь справі. Це ні на кого не накладає ніяких зобов'язань. Такі листи указують лише на те, що люди серйозно відносяться до бізнесу, і якщо у Вас дійсно є, що запропонувати, то провести переговори для укладення оборудки слід без зволікання. Вчитеся мистецтву переговорів, ретельно готуйтеся до будь-якої ділової зустрічі і тісної роботи з будь-яким партнером і обов'язково прорахуйте все аж до дрібниць, перш ніж почати будь-яку справу. Не приступайте до виробництва товарів і послуг, поки не переконаєтеся, що зможете реалізувати свою продукцію. Якщо на неї немає попиту, то немає сенсу її випускати. Дізнатися, що потрібне людям, можна після ретельного вивчення ринку, що вимагає часу і грошей. Але ці засоби багато разів окупляться в майбутньому – ринком володіє той, хто володіє інформацією.

Непогано  задуматися про те, як би Ви хотіли себе представити, який образ фірми створити. Імідж можна створити за допомогою  слоганів, що запам'ятовуються, фірмових бланків, конвертів, візиток. Не слід недооцінювати дії, яка надає на одержувача зовнішній вигляд Вашого листа, Вашої візитної картки.

 Не  перешкодить і знання іноземної  мови, оскільки переговори через  перекладача – не кращий варіант.

 Ваше  робоче місце повинне випромінювати  радість і спокій як для  Вас, так і для відвідувача.  Інтер'єр формує внутрішній стан. Це веде до зростання продуктивності праці і поліпшення самопочуття людей. Тому турбота про додання привабливості робочому місцю повинна значною мірою визначати діяльність кожної ділової людини. Поклопочіться про інтер'єр.

 У  1912 році російськими підприємцями  було вироблено сім принципів  ведення справ в Росії:

 поважай  владу;

поважай право приватної власності;

поважай людину праці;

 будь  цілеспрямованим;

будь  вірний своєму слову;

 будь  чесний;

 живи  по засобах.

До  вищесказаного можна додати:

 не  гарячіться, не втрачайтеся, не  розпилюйтеся;

 пам'ятаєте, що немає нічого болезненнее для людини, чим приниження;

 будьте  терпимі до недоліків партнерів, якщо ці недоліки не заважають Вашому бізнесу.

 

 

 

 

 

 

Список  використаної літератури

 

 

 Соловьев  Э. Я. «Современный этикет. Деловой  протокол» – М., 2003.

 «Этика  российского рынка. Антология», редакторы  Марк Р. Эллиотт, Скотт Лингенфельтер  – М., 1992.

 Холопова  Т. И., Лебедева М. М. «Протокол  и этикет для деловых людей»–  М., 1995.