Анализ эффективности использования трудовых ресурсов

 
 

 Рис. 2 Планирование трудовых ресурсов.

     Следующим этапом планирования является прогнозирование  численности персонала, необходимого для реализации краткосрочных и  перспективных целей. Так, например, когда компания «Ай Би Эм» приняла решение о выходе на рынок персональных ЭВМ с тем, чтобы захватить значительную долю этого рынка, руководству компании пришлось включить в свои планы вопросы найма и перевода научно-исследовательских кадров с опытом работы в области микро-ЭВМ, а также коммерческих работников и специалистов по маркетингу, знакомых с бытовой электроникой.[4] Точно также, если администрация местного универсального магазина решает организовать в первую неделю января широкую продажу бельевых товаров, ей необходимо определить, сколько при этом потребуется дополнительных продавцов для обслуживания возросшего потока клиентов. Естественно, что при крупных организационных изменениях, например, при создании нового завода, внедрении новой важной продукции, оценка будущей потребности в рабочей силе представляет собой сложную и весьма важную задачу. В этих случаях необходимо оценить внешний рынок труда и определить имеющуюся на нем рабочую силу. В помощь организациям в деле прогноза потребности в людских ресурсах наука управления разработала целый ряд моделей.

     Изменения во внешней среде, особенно экономической, могут оказать сильное влияние на перспективные потребности организации в трудовых ресурсах. Серьезный экономический спад 1980-1982 гг., например, привел к снижению численности рабочей силы в различных отраслях промышленности и к перемещению производственных мощностей в страны тихоокеанского региона, где стоимость труда значительно ниже.

     Определив свои будущие потребности, руководство  должно разработать программу их удовлетворения. Потребности — это цель, программа — средство ее достижения. Программа должна включать конкретный график и мероприятия по привлечению, найму, подготовке и продвижению работников, требующихся для реализации целей организации

     Для того чтобы нанять соответствующих  работников, руководство должно в  деталях знать, какие задачи они  будут выполнять во время работы и каковы личные и общественные характеристики этих работ. Эти знания получают посредством  анализа содержания работы, который является краеугольным камнем управления трудовыми ресурсами. Без него трудно реализовать все остальные функции управления. Всесторонняя оценка всех конторских, оперативных, технических и административных специальностей создает надежное основание для принятия будущих решений о найме, отборе, назначении зарплаты, оценке деятельности и повышении в должности.

     Существует  несколько методов анализа содержания работы. Один из них заключается в наблюдении за работником и формальном определении и регистрации всех выполняемых им задач и действий. Другой метод предусматривает сбор такой информации посредством собеседования с работником или его непосредственным начальником. Этот метод может оказаться менее точным из-за искажений, вносимых восприятием опрашиваемого или опрашивающего. Третий метод заключается в том, что работника просят заполнить вопросник или дать описание его работы и требований к ней. Информация, полученная при анализе содержания работы, является основой для большинства последующих мероприятий по планированию, набору рабочей силы и т.п. На ее основе создается должностная инструкция, которая представляет собой перечень основных обязанностей, требующихся знаний и навыков, а также прав работника. Она должна разрабатываться по всем должностям и специальностям организации, например, для секретаря, экспедитора, управляющего по рекламе и т.д.

 

 2.3 Анализ использования  фонда рабочего времени

     Величина  рабочего времени устанавливается  путем планирования дней работы на протяжении календарного периода и  регламентации продолжительности  рабочей недели и рабочего дня  в зависимости от характера должности  и условий работы. Анализ величины и использования рабочего времени  предполагает использование данных следующих источников информации:

     • штатного расписания, тарификации;

     • материалов табельного учета;

     • отчета о труде и движении рабочей  силы формы I 1-труд;

     • отчета лечебно-профилактического  учреждения за год фор мы I 30;

     • отчета о развитии штатов и контингентов формы I 3-2;

     • отчета учреждения здравоохранения  о размерах заработной платы рабочих  и служащих по отдельным профессиям и должностям формы 1 55-Т (здрав.);

     • материалов нормирования рабочего времени  и прочей документации.

     Анализ  использования рабочего времени  осуществляется путем сравнения  фактического количества рабочих дней с плановым в расчете на одну должность  и на весь персонал больницы. При  анализе рабочего времени календарный  фонд включает в себя фонд внерабочего  времени (выходные и праздничные  дни) и номинальный фонд рабочего времени, который в учреждениях  здравоохранения увеличивается  на количество дней, отработанных персоналом больницы в выходные и праздничные  дни. С целью оценки эффективности  использования рабочего времени  необходимо выделить величины нормируемых  и ненормируемых потерь времени.[5]

     В ходе анализа использования рабочего времени оценивается полнота  использования рабочего времени. На основании баланса рабочего времени, отчета по труду и табельного учета  составляется баланс рабочего времени  по организации, по каждому ее подразделению  и каждой категории работников.

     Анализ  использования фонда рабочего времени  можно рассмотреть на примере (рис.3).

     Рисунок 3 - Использование фонда рабочего времени.

     Анализ  использования рабочего времени  показал, что в организации имеется  резерв повышения производительности труда рабочих за счет ликвидации потерь рабочего времени.

     Так как фактически один рабочий отработал  за год 1653,6 часов, то при ликвидации 95,4 часов потерь его рабочее время  увеличится на 5,8% (95,4 : 1653,6 × 100).

     Для разработки в результате анализа  использования рабочего времени  предложений по улучшению использования  рабочего времени необходимо дополнительно  выявить причины потерь рабочего времени, которые могут происходить  из-за увеличения текучести кадров, прогулов, целодневных и внутрисменных  простоев и неявок с разрешения администрации, и определить, каковы в результате этого потери по выпуску продукции.

     Вышеуказанное свидетельствует о том, что величина объема выпуска продукции зависит  от полноты использования рабочего времени. В ходе проводимого анализа  использования фонда рабочего времени  необходимо:

     - дать общую оценку полноты  использования рабочего времени;

     - определить основные факторы  и размер влияния каждого из  них на использование рабочего  времени;

     - выяснить причины возникших целодневных  и внутрисменных потерь рабочего  времени;

     - произвести расчет влияния простоев  на производительность труда  и изменение объема выпуска.

     Источниками необходимой информации в этом случае являются плановый и фактический  учет в организации рабочего времени, статистический отчет по труду, табельный  учет.

     При осуществлении расчета баланса  рабочего времени целесообразно  использовать не только данные текущего периода, но и аналогичные данные за предшествующие периоды (неявки работников из-за болезни, отвлечение работников на выполнение государственных и  общественных обязанностей и др.), табельный  учет явок и неявок на работу с расшифровкой по причинам. Баланс рабочего времени  необходимо составлять не только в  целом по организации, но и по каждому  производственному участку и  каждой категории работников.

     Использование рабочего времени анализируется  путем сопоставления отчетных данных с плановыми показателями. Но прежде всего необходимо дать общую оценку использования рабочего времени. В  этом случае объектом анализа является величина отклонения фактически отработанного  времени в человеко-часах в  отчетном периоде от аналогичного показателя за предыдущий период или от планового  показателя.[6]

     На  изменение фонда рабочего времени  оказывают влияние следующие  факторы:

     - изменения среднесписочной численности  рабочих;

     - изменения продолжительности рабочего  года или количества отработанных  дней в среднем за год одним  рабочим;

     - изменения средней продолжительности  рабочего дня.

     Иначе говоря, фонд рабочего времени (Т) равен  произведению изменения среднесписочной  численности рабочих (ЧР), продолжительности  рабочего года (количества отработанных дней одним рабочим в среднем  за год) (Д), средней продолжительности  рабочего дня (П).

Т = ЧР × Д × П.

     Снижение  продолжительности рабочего года отражает целодневные потери рабочего времени, а изменение в сторону снижения продолжительности рабочего дня - величину внутрисменных простоев.

     Кроме прямых потерь рабочего времени, можно  также выявить посредством проведения анализа непроизводительные затраты  рабочего времени, к которым относится, в частности, время на исправление  допущенного брака и на работы, связанные с нарушениями нормальных условий труда, и др.

     Расчет  количественного влияния факторов на изменение фонда рабочего времени  можно определить способ абсолютных разниц. Суть данного способа заключается  в том, что по каждому фактору  определяется абсолютное отклонение, которое затем необходимо умножить на плановое или фактическое значение всех остальных факторов:

     ΔТ_ОБЩ = Т_Ф - Т_ПЛ;

     ΔТ_ОБЩ =2417563,2 – 2588520 = -170956,8 (ч);

     ΔТ_ЧР = (ЧР_Ф – ЧР_ПЛ) × Д_ПЛ × П_ПЛ;

     ΔТ_ЧР = (1480 – 1475) × 220 × 7,95 = + 8745(ч);

     ΔТ_Д = (Д_Ф – Д_ПЛ) × ЧР_Ф × П_ПЛ;

     ΔТ_Д = (212 – 220) × 1480 × 7,95 = - 94128(ч);

     ΔТ_П = (П_Ф – П_ПЛ) × Д_Ф × ЧР_Ф;

     ΔТ_П = (7,8 – 7,95) × 212 × 1480 = - 47064(ч).

     Таким образом, расчеты показали, что положительно на изменение фонда рабочего времени  повлияло увеличение средней численности  персонала на 5 человек, однако совокупный фонд рабочего времени уменьшился за счет сокращения количества фактически отработанных дней в отчетном году по сравнению с планом, а также  по причине внутрисменных простоев.