Организация информационного обеспечения коммерческой деятельности на предприятии

1. Люди.

2. Документы. 

3. Публикации.

4. Технические  носители.

5.Технические  средства обеспечения производственной  и трудовой деятельности.

6. Продукция.

7. Промышленные и производств 

Информация, имеющая исключительное значение для фирмы , может требовать  особой защиты. Это может быть информация, обеспечивающая экономическую безопасность фирмы, содержащая «ноу-хау», сведения и документы об изобретениях и рационализаторских предложениях и др. Такая информация относится к категории коммерческой тайны.

Коммерческая  тайна – это преднамеренно скрываемая по коммерческим и экономическим соображениям сведения о разных сторонах и сферах производственно-хозяйственной, управленческой, научно-технической, финансовой деятельности фирмы, охрана которых обусловлена интересами конкуренции и возможными угрозами экономической безопасности фирмы. Коммерческая тайна возникает тогда, когда она представляет интерес для конкурентов. Существуют так же коммерческие секреты, как форма проявления коммерческой тайны, которая может быть как тайной технического порядка. Виды документов: отчеты, схемы изделий или формулы, относящиеся к особым разработкам фирмы.

Признаки документов:

1. По природе  коммерческой тайны: 

• технологические,
• маркетинговые,
• интеллектуальные,
• организационные,
• рекламные

2. По принадлежности собственнику:

• собственность предприятия,
• собственность отдельного лица,
• собственность группы лиц,
• собственность группы предприятий

3. По назначению  коммерческих секретов:

• гриф совершенно секретно,
• ДСП (для служебного пользованию),
• не подлежит публикации в открытой печати.

Термин «конфиденциальность» относится непосредственно к коммерческой тайне, а термин «секретность» употребляется в отношении государственной тайны.

Ценность конфиденциальной информации выражается в приносимой ею доходе, являющимся разницей между стоимостью и величиной затрат на ее защиту. Целесообразность проведения защитных мероприятий определяется на основе расчета экономической эффективности ценной информации по следующему алгоритму:

1. расчет величины капитальных вложений и единовременных затрат;
2. определение эксплуатационных либо текущих затрат;
3. выявление экономии;
4. расчет экономического эффекта и срока окупаемости затрат.

Годовой прирост  прибыли в результате внедрения  коммерчески ценной информации рассчитывается:

 

 

где А₁ и А₂ – годовой объем реализуемой продукции соответственно до и после внедрения коммерчески ценных сведений, руб.;

С₁ и С₂ – затраты на рубль реализованной продукции, соответственно до и после внедрения, коп.;

П₁ – годовая прибыль до внедрения коммерчески ценных сведений.

Годовой экономический  эффект определяется:

 

Э = ∆Прибыли – Е*К = ∆Прибыли – З

 

 

где К – капитальные вложения и единовременные затраты;

Е – коэффициент, равный 1/время засекречивания или годовая процентная ставка;

З - затраты на реализацию и защиту коммерчески ценных сведений.

Срок окупаемости  определяется:

 

 

В результате сортировки информации по стоимостному показателю она делится на три  группы:

1) Строгоконфиденциальная – наиболее ценная информация предприятия;

2) Конфиденциальная – ценная собственная информация предприятия;

3) Только для внутрифирменного использования, либо для служебного использования – менее ценная информация предприятия. В случае наличия данной информации проводится проверка возможности компенсации затрат на мероприятия по ее защите и в случае отрицательного ответа (Э<0), такая информация исключается из предварительного перечня ценной информации предприятия.

Для обеспечения  защиты сведений, составляющих коммерческую тайну, на предприятии должен вводится определенный порядок работы с закрытой информацией, включающий комплекс правовых, административных, инженерно-технических, финансовых, психологических и иных мер, основывающихся на правовых нормах и организационно-распорядительных положениях руководства предприятия.

В виду вышеизложенного  самые распространенные и эффективные  методы и источники получения  коммерческой информации можно изложить в следующих пунктах:

1. Маркетинговые  исследования по конкретным товарам

2. Внутренние  материалы и документы торговой фирмы. Сведения об объемах товарооборота, затратах на продажу, товарных запасах, прибыли предприятия, расходах на рекламу

3. Данные внешней  статистики и публикуемые в  средствах массовой информации  сведения о состоянии рынка

4. Покупка чистой информации различных фирм, основным видом деятельности которых является «производство и продажа чистой информации» (международное бюро информации и телекоммуникации).

Коммерческая информация сегодня является важнейшим условием обеспечения хозяйственной деятельности предприятий и организаций. И как было выяснено, существует довольно большое количество различных способов её получения и анализа, и выбор оптимального из них определяется условиями хозяйственной деятельности компаний.

 

3. Анализ эффективности и полезности полученной коммерческой информации.

 

Для эффективной коммерческой деятельности важно объективно оценить возможности торговой организации.

Первостепенное значение для коммерческой деятельности имеет информация об экономическом потенциале фирмы, результатах хозяйственной деятельности, финансовом положении и ее платежеспособности, оценка конкурентоспособности.

Для этого могут быть использованы различные экономические показатели или их сочетание: активы торговой организации, основной и оборотный капитал, объем товарооборота, валовая и чистая прибыль, рентабельность, издержки обращения и их структура, инвестиции, их размещение и динамика, размер собственного и заемного капитала и др.

Изучив показатели хозяйственной деятельности торговой организации, можно выявить тенденции развития фирмы, сравнить ее показатели с аналогичными показателями фирм-конкурентов. Эта информация - необходимое условие для принятия правильных решений.

Данный анализ предполагает выяснение экономического потенциала предприятия, общих результатов хозяйственной деятельности и эффективности финансового положения и платежеспособности.

В зависимости от конкретных целей и задач используются следующие экономические, финансовые показатели.

Показатели, характеризующие экономический потенциал фирмы:

• активы организации, характеризующие состав и размещение имеющихся в распоряжении фирмы и контролируемых средств;
• основной капитал, характеризующий мощность фирмы (здания, сооружения, оборудование, предназначенные для торгово-технологического процесса, оказания услуг, сдачи в аренду и т.д.);
• объем товарооборота, его структура, позволяющие судить о доле торговой фирмы в общем товарообороте на том рынке, где она работает;
• размер капитальных вложений, их размещение, показывающие потенциальные возможности развития.

Факторы, влияющие на потенциал фирмы:

1. Имидж фирмы. 

2. Концепция продукта, на которой базируется деятельность  фирмы. 

3. Качество продуктов,  уровень их соответствия мировому  уровню (обычно определяется путем  опросов или сравнительных тестов).

4. Уровень диверсификации  производственно-хозяйственной деятельности, разнообразие номенклатуры продуктов. 

5. Суммарная рыночная  доля главных видов бизнеса. 

6. Мощность научно-исследовательской  и конструкторской базы, характеризующей  возможности по разработке новых продуктов

7. Мощность производственной  базы, характеризующей возможности  перестраиваться на выпуск новых  продуктов и наращивать объемы  выпуска освоенных продуктов 

8. Финансы, как собственные,  так и привлекаемые со стороны. 

9. Рыночная цена с учетом возможных скидок или наценок.

10. Частота и глубина  проводимых маркетинговых исследований, их бюджет.

11. Предпродажная подготовка, которая свидетельствует о способности  фирмы привлекать и удерживать  потребителей за счет более  глубокого удовлетворения их потребностей.

12. Эффективность сбыта  с точки зрения используемых  каналов товародвижения.

13. Уровень стимулирования  сбыта (работников сбытовых служб  предприятия, торговых организаций  и потребителей).

14. Уровень рекламной  деятельности.

15. Уровень послепродажного  обслуживания.

16. Политика фирмы во  внешней и внутренней предпринимательской  среде

При правильной организации  всех вышеперечисленных пунктов  предприятию гарантировано успешное продвижение на рынке, однако правильной организации можно добиться тщательным анализом определённой и достоверной информации.

Таким образом, полезность и эффективность полученной информации определяется результатом, к примеру, размером прибыли или выходом  на новый уровень сбыта предприятия, благодаря использованию данной информации, а показатели, которые характеризуют результат фирмы можно разделить на следующие группы:

Показатели, характеризующие хозяйственную деятельность фирмы.

Показатели поступления и расходования средств.

Показатели эффективности деятельности фирмы.

Показатели финансового положения и платежеспособности фирмы.

Анализ всех вышеприведенных показателей осуществляется для выявления тенденции развития фирмы, сравнения ее деятельности с деятельностью конкурентов, в целях разработки идеальной стратегии производства и сбыта продукции, работ, услуг. [7стр.53-57]

 

 

 

 

\

 

Заключение

 

Коммерческая информация на сегодняшний день является важной частью хозяйственной деятельности компаний. Коммерческая информация –  это по сути все чем владеет фирма в интеллектуальном смысле, информация связанная с производственной, технической и технологической, финансовой, экономической, маркетинговой, организационной и другими сферами деятельности предприятия – является одним из основополагающих факторов функционирования любого подразделения фирм.

Коммерческая информация играет огромную роль в анализе каких-либо составляющих хозяйственной деятельности предприятия, она является главной  причиной возникновения промышленного  шпионажа, и главным источником анализа, прежде всего в силу своей уникальности и, как следствие, высокой стоимости.

Правильное или неправильное распоряжение ею может иметь колоссальные последствия для организации, например, выход на лидирующие позиции на рынке  либо, наоборот, банкротство.

Как известно, самой важной информацией имеющейся на предприятии  является коммерческая тайна, так как  коммерческая тайна – это чаще всего секрет фирмы, который содержит в себе новые инновационные технологии, или новые более эффективные  методы производства, производственные, технические разработки, уникальные рецепты, и другие сведения, обеспечивающие высокие потребительские характеристики продукции предприятия. Следовательно, чем более уникальна информация, чем больше важных и сложных сведений она содержит, тем она более ценна, а значит, подвергается более пристальному вниманию и большей вероятности охоты за ней.

Эффективность информации определяется экономическим, финансовым или социальным результатом, который  был получен в результате правильного  анализа подходящей информации, либо тщательном скрытии определённой информации, благодаря, конфиденциальности которой был получен положительный результат.

Существует множество  способов получения и использования  коммерческой информации. Выбор конкретного  источника информации определяется условиями хозяйственной деятельности компаний, целями, задачами, структурой и содержанием производственной и организационной программы, а также наличием проблем, для решения которых необходимы дополнительные источники информации.

Тем самым, владение и распоряжение коммерческой информацией является основополагающим фактором хозяйственной деятельности предприятий, так как информация-это главный сопутствующий материал любой деятельности и сферы предприятия.