Организация информационного обеспечения коммерческой деятельности на предприятии

Кроме ведения информационно-аналитической  деятельности в интересах инвестора  и предприятий-заказчиков, данная структура может также предлагать свои услуги конкурентной разведки и информационной поддержки другим компаниям.

 

1.2 Передача информации и её  значение для фирмы

 

Организация информационного  обмена требует создания линии или  канала передачи информации. Свойства канала должны обеспечить точную, надежную и быструю передачу сообщения, а значит, необходима адекватность типа канала виду сигнала. Проблема сигнала и его передачи имеет многовековую историю - от звука барабана примитивных племен до Интернета и спутниковой связи.

В настоящее  время можно считать успешно  разрешенными основные технологические  проблемы, сдерживающие возможность  воплощения сложных алгоритмов управления, а следовательно и маркетинга - созданы качественные каналы связи (в том числе световоды) и практически безграничные вычислительные мощности. Однако препятствий дальнейшему прогрессу в строительстве систем еще множество: создание и развитие информационных сетей, организация диалога человека с машиной и др.

В деятельности крупных  фирм, в особенности в ТНК, представляющих собой комплексы большого числа  повседневно связанных и взаимодействующих  предприятий, расположенных в разных странах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм система внутрифирменной информации решает задачи организации технологического  процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающих со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Большое значение имеет информация о возникновении в ходе производства  отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в  принятии решений играет научно-техническая  информация, содержащая новые научные  знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.  

Информация служит основой  для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для  выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностям управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации, предъявляются определенные требования:

-краткость; 

-четкость формулировок;

-точность;

-достоверность.

Особую роль для фирм имеет внешняя информация, поступающая  из внешней среды. Чаще всего такой  информацией является информация о конъюнктуре, которая складывается на рынке. Особую важность эта информация приобретает  для фирм и предприятий, собирающихся выходить на рынок. Эта информация разрешает такие важные проблемы для фирм: что производить, в каком объеме, и для кого будет выпускаться продукция. Без решения этих проблем, фирма обречена. Информация подобного рода может быть получена, куплена за определенную сумму у специализированных компаний, занимающихся сбором информации, у фирм-конкурентов, статистических органов, кроме того, может быть получена из средств массовой информации и других источников. Таким образом, информация играет огромную роль и является неотъемлемой частью ее функционирования.

В настоящее время  программа всеобщей информатизации общества подразумевает применение стратегии коммерческой информации на всех уровнях общественного устройства (микро и макро уровни).

Как фактор производства информация имеет особые, отличительные  характеристики, свойства, которые  резко выделяют ее из других факторов производства: избыток и редкость, объективность с субъективностью и др. Уникальность информации как производственного фактора обусловлена заключенной в ней дихотомией распространенности и редкости, неисчерпаемости и конечности. Ни одно из ранее известных условий производства не отличалось подобным сочетанием соответствующих свойств и характеристик. Хотя информация, создаваемая в условиях товарного хозяйства, может выступать объектом собственности и обмена, остаются широкие возможности для распространения информации, на основе которой генерируются новые знания; при этом само право собственности на информацию не только не противоречит возможности ее максимального распространения, но предполагает таковую.

 

 

2. Источники получения коммерческой информации

 

Информационное обеспечение коммерческой деятельности представляет собой систему сбора и обработки данных, позволяющих изучить ситуацию на рынке товаров и услуг в статике и динамике, измерить влияние определяющих ее факторов и выявить возможности управления ею в соответствии с выбранным стратегическим направлением.

Главным источником получения  коммерческой информации является комплексное  изучение рынка путем проведения маркетинговых исследований, включающих как изучение рынка и его конъюнктуры, так и оценку возможностей торгового  предприятия.

 

2.1 Понятие источников получения  коммерческой информации

 

Коммерческая информация может быть получена на основе первичных  и вторичных данных.

Первичные источники  коммерческой информации содержат сведения, полученные из устных бесед со специалистами в процессе деловых контактов, переговоров, при заключении договоров, путем проведения опросов, интервью.

Что касается вторичных  источников, они бывают внутренними  и внешними. К внутренним вторичным  источникам получения коммерческой информации относятся данные статистической и бухгалтерской отчетности торгового предприятия, а также данные оперативного учета результатов коммерческой работы.

Из внутренних источников информации можно получить сведения об общем объеме товарооборота, его  структуре, динамике, объеме закупок, размере товарных запасов, товарооборачиваемости, размерах дебиторской и кредиторской задолженности, выполнения договоров поставки, издержках обращения, рентабельности и др. На основании этой информации выявляются проблемы в коммерческой работе торгового предприятия, вырабатываются направления по ее совершенствованию.

К внешним источникам вторичной информации относятся  сведения об изменениях, происходящих на рынке товаров и услуг. К  ним относятся данные государственной  статистики; статистическая информация и результаты ее обработки, публикуемая министерствами и ведомствами; материалы обследования домашних хозяйств; периодической печати; платная информация коммерческих исследовательских организаций и др.

Внешние источники информации дают сведения об изменениях, происходящих на рынке товаров и услуг. К ним относятся данные государственной статистики, периодической печати, консультации специалистов и организаций, специализирующихся на рыночных исследованиях, информация, полученная при специальных обследованиях, и др.

Информацию о потребителях частично можно получить из государственной  статистической отчетности (численность  населения, половозрастной и социальный состав, состав семей, денежные доходы, структура денежных доходов и  расходов, покупательная способность). Однако основным источником получения информации о потребителях является проведение специальных наблюдений, выборочных обследований, на основании которых можно выявить основные типы потребителей, мотивы их покупок и т. д.

Можно выделить несколько этапов работы с внешней информацией: оценку сведений, выявление их достоверности, точности; отбор наиболее ценных сведений; распространение информации, передачу ее специалистам в кратчайшие сроки; накопление полезной информации и обеспечение возможности получения ее в нужный момент заинтересованными пользователями. [15стр.15-19]

Основными источниками  информации о состоянии рынка  товаров и услуг являются: статистическая отчетность, данные статистики бюджетов, нормы и нормативы потребления, данные оперативного и бухгалтерского учета, материалы специальных обследований, опросов, наблюдений.

Для того чтобы информация о рынке была достаточно полной, своевременной и точной, используются различные методы ее получения.

Для изучения рыночной ситуации применяются:

• изучение данных статистической отчетности;
• учет и анализ данных о динамике и структуре продажи и остатков по материалам инвентаризаций;
• учет и анализ данных, полученных при изучении спроса населения;
• изучение данных специально проводимых исследований (сплошные и выборочные обследования, опросы, интервью);
• изучение данных экспертных оценок;
• изучение материалов конъюнктурных совещаний;
• изучение опыта работы конкурентов.

Информация, полученная в результате комплексного исследования рынка, должна отвечать следующим требованиям :

• необходимость и достаточность по объему;
• своевременность получения и передачи;
• достоверность;
• полнота;
• сопоставимость.

Эти требования выполняются  при создании информационной системы  обеспечения данных коммерческой деятельности, представляющей собой систему сбора, накопления и обработки коммерческой информации о рынке товаров и услуг, для обеспечения эффективной деятельности торговых предприятий в условиях рыночной экономики. Это позволяет упорядочить поток коммерческой информации.

Следует отметить, что существуют и незаконные методы получения коммерческой информации:

• выведывание интересующей информации у специалистов конкурентов;
• переманивание ведущих специалистов для получения интересующей информации;
• подкуп сотрудников конкурента;
• засылка агентов на фирму или в близкое окружение ведущих специалистов;
• похищение материалов: чертежей, документов, образцов изделий;
• негласный контроль за деловой корреспонденцией;
• незаконное получение информации у государственных чиновников, имеющих интересующие сведения (например, таможенных и налоговых инспекторов) путем подкупа;
• получение информации с использованием технических средств (контроль телефонных переговоров, установление подслушивающей аппаратуры и т.д.);
• ложные переговоры якобы с целью приобретения лицензии и последующий отказ от договора после получения необходимой информации.
• промышленный шпионаж – незаконный сбор сведений, составляющих коммерческую тайну, незаконное использование секретной информации лицом или предприятием, неуполномоченным на его использование владельцем.

При сборе коммерческой информации используют два основных метода:

• метод кабинетных исследований, предполагающий изучение вторичной информации в справочниках, периодических изданиях, конъюнктурных публикациях и т. д.;
• метод внекабинетных, или полевых, исследований, предполагающий сбор первичной информации непосредственно у покупателей и потребителей товара, получаемой путем опроса, наблюдения, эксперимента и имитации.

 

2.2. Понятие коммерческой тайны. Конфиденциальность  информации

 

Предпринимательская деятельность тесно взаимосвязана с получением, накоплением, обработкой и использованием разнообразных информационных потоков, поступающих от различных источников. Что следует понимать под источником вообще и под источником конфиденциальной информации, в частности. Это объект, обладающий определенной информацией, которую можно получить (получать) одноразово или многократно интересующимися ею лицами. Источник связан с каким-то получателем (субъектом), имеющим ту или иную возможность доступа к информации. Источник в этой паре выступает как бы пассивной стороной, а получатель - субъект - активной. Тогда под источником конфиденциальной информации будем понимать объект, обладающий определенными охраняемыми сведениями, представляющими интерес для злоумышленников. С учетом изложенного, с некоторой степенью обобщения и с определенным допущением можно привести следующие категории источников, обладающих, владеющих или содержащих в себе конфиденциальную информацию: